Büromaterial absetzen: So sparen Sie Steuern

Haben Sie sich jemals gefragt, was mit den Kosten für all die kleinen Dinge passiert, die Sie für Ihren Job kaufen – Stifte, Blöcke, Druckerpapier? Viele Arbeitnehmer kaufen Büromaterial aus eigener Tasche und fragen sich, ob und wie sie diese Ausgaben steuerlich geltend machen können. Die gute Nachricht ist: Ja, das ist möglich! Diese Kosten fallen unter die sogenannten Werbungskosten und können Ihre Steuerlast mindern. Doch wie genau funktioniert das, insbesondere wenn es um eine Pauschale geht?

Was sind Werbungskosten überhaupt?

Werbungskosten sind, vereinfacht gesagt, alle Ausgaben, die Ihnen als Arbeitnehmer entstehen, um Ihr Gehalt oder Ihren Lohn zu erhalten, zu sichern oder zu erhöhen. Sie haben nichts mit tatsächlicher Werbung zu tun, sondern sind im Grunde „Erwerbungskosten“. Für die meisten Arbeitnehmer sind sie der wichtigste Hebel, um Steuern zu sparen.

Der Gesetzgeber erkennt an, dass jedem Arbeitnehmer Kosten im Zusammenhang mit dem Beruf entstehen. Deshalb gibt es den sogenannten Werbungskostenpauschbetrag. Für das Steuerjahr 2023 beträgt dieser 1.230 Euro. Dieser Betrag wird vom Finanzamt automatisch von Ihrem Bruttoeinkommen abgezogen, selbst wenn Sie gar keine oder nur geringere Werbungskosten hatten. Diesen Pauschbetrag müssen Sie nicht durch Belege nachweisen.

Erst wenn Ihre tatsächlichen Werbungskosten diesen Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen, lohnt es sich, die einzelnen Ausgaben detailliert in Ihrer Steuererklärung anzugeben. Dann wird der höhere, nachgewiesene Betrag berücksichtigt.

Büromaterial: Ein typisches Arbeitsmittel

Ausgaben für Büromaterial wie Kugelschreiber, Notizblöcke, Druckerpatronen, Kopierpapier oder Briefumschläge gehören zu den klassischen Beispielen für Arbeitsmittel. Arbeitsmittel sind alle Gegenstände, die Sie zur Erledigung Ihrer beruflichen Aufgaben benötigen und die Sie selbst bezahlen mussten (nicht Ihr Arbeitgeber).

Neben Büromaterial zählen dazu auch weitere Gegenstände wie Fachliteratur, bestimmte Berufskleidung (die fast ausschließlich beruflich genutzt wird, z.B. Uniformen, Kittel), Werkzeuge (im Handwerk), Computer, Laptops, Handys oder sogar Büromöbel wie Schreibtisch und Bürostuhl, sofern sie überwiegend beruflich genutzt werden.

Die Pauschale für Arbeitsmittel: 110 Euro ohne Belege?

Eine oft gestellte Frage betrifft eine spezielle Pauschale für Arbeitsmittel, insbesondere für kleinere Ausgaben wie Büromaterial. Es gibt tatsächlich eine Grenze, bis zu der viele Finanzämter Ausgaben für Arbeitsmittel ohne detaillierte Nachweise anerkennen. Dieser Betrag liegt oft bei 110 Euro pro Jahr.

Wichtig ist dabei zu wissen:

• Diese 110 Euro sind keine gesetzlich garantierte Pauschale im Sinne des großen Werbungskostenpauschbetrags. Es handelt sich eher um eine von vielen Finanzämtern aus Praktikabilitätsgründen tolerierte "Nichtbeanstandungsgrenze".
• Sie können diesen Betrag angeben, wenn Sie keine höheren Ausgaben hatten oder die Belege für höhere Ausgaben verloren haben.
• Haben Sie tatsächlich höhere Ausgaben als 110 Euro für Arbeitsmittel, sollten Sie unbedingt versuchen, diese nachzuweisen und den höheren Betrag geltend zu machen.

Diese 110 Euro werden innerhalb der Kategorie "Arbeitsmittel" als Teil Ihrer gesamten Werbungskosten betrachtet. Sie addieren sich also zu anderen beruflich veranlassten Kosten (wie Fahrtkosten, Fortbildung etc.). Nur wenn die Summe aller Werbungskosten den allgemeinen Werbungskostenpauschbetrag von 1.230 Euro übersteigt, führt dies zu einer zusätzlichen Steuerersparnis.

Wann lohnen sich Belege und wann die Pauschale?

Die 110 Euro Pauschale für Arbeitsmittel ist praktisch, wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben für Büromaterial und andere kleine Arbeitsmittel geringer sind oder Sie keine Belege mehr finden. Sie erspart Ihnen das Sammeln und Einreichen von Quittungen.

Wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben für Arbeitsmittel (Büromaterial, Fachliteratur, kleinere Geräte etc.) die 110 Euro jedoch überschreiten, sollten Sie unbedingt alle Belege aufbewahren und die höheren, tatsächlichen Kosten in Ihrer Steuererklärung angeben. Das Finanzamt kann diese Belege anfordern, daher ist eine sorgfältige Dokumentation wichtig.

Denken Sie daran: Die 110 Euro sind nur ein kleiner Teil möglicher Arbeitsmittel. Ein neuer Laptop oder ein teures Fachbuch kann die Ausgaben schnell über diese Grenze treiben.

Umgang mit teuren Arbeitsmitteln: Die Abschreibung (AfA)

Arbeitsmittel, deren Nettopreis (Kaufpreis ohne Mehrwertsteuer) über 800 Euro liegt (brutto 952 Euro), können in der Regel nicht sofort im Jahr der Anschaffung komplett abgesetzt werden. Sie müssen über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Gegenstands abgeschrieben werden. Dies nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA).

Die Nutzungsdauer ist in offiziellen Tabellen (den sogenannten AfA-Tabellen) festgelegt. Zum Beispiel wird ein Schreibtisch in der Regel über 13 Jahre abgeschrieben. Die Kosten werden dann gleichmäßig auf diese Jahre verteilt.

Eine wichtige Ausnahme gilt seit dem 1. Januar 2021: Computerhardware (wie Laptops, PCs, Monitore) und Software können unabhängig vom Preis sofort im Jahr der Anschaffung vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden. Das ist eine erhebliche Vereinfachung und ein Steuervorteil.

Private versus berufliche Nutzung

Viele Arbeitsmittel, wie Laptops, Handys oder der Internetanschluss zu Hause, werden sowohl beruflich als auch privat genutzt. Das Finanzamt erkennt nur den beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten an.

Wie weisen Sie diesen Anteil nach? Am besten durch eine plausible Schätzung oder eine Dokumentation über einen repräsentativen Zeitraum (z.B. drei Monate). Für Telefon- und Internetkosten akzeptieren viele Finanzämter pauschal 20 Prozent der Kosten, maximal aber 20 Euro pro Monat (also 240 Euro im Jahr) ohne Nachweis. Wenn Sie höhere berufliche Kosten haben, müssen Sie diese detaillierter belegen.

Auch bei anderen Arbeitsmitteln, wie einem Bürostuhl, der im Wohnzimmer steht, müssen Sie den beruflichen Nutzungsanteil glaubhaft machen, wenn er nicht nahezu ausschließlich beruflich ist. Bei Fachliteratur wird oft eine berufliche Nutzung von 10 Prozent oder mehr angenommen, um eine steuerliche Berücksichtigung zu rechtfertigen.

Der große Werbungskostenpauschbetrag und seine Wirkung

Wie bereits erwähnt, gibt es neben der speziellen Pauschale für Arbeitsmittel (oft 110 Euro) den allgemeinen Werbungskostenpauschbetrag von 1.230 Euro (für 2023). Dieser Betrag wird jedem Arbeitnehmer automatisch gewährt.

Ihre individuellen Werbungskosten, einschließlich der Ausgaben für Büromaterial und andere Arbeitsmittel, werden summiert. Erst wenn diese Summe 1.230 Euro übersteigt, wirkt sich jede weitere Ausgabe steuermindernd aus. Die 110 Euro Pauschale für Arbeitsmittel können also hilfreich sein, um überhaupt über die 1.230 Euro Schwelle zu kommen, aber sie ersetzen nicht die Notwendigkeit, höhere Gesamtkosten nachzuweisen, um mehr als den Pauschbetrag abzusetzen.

Ein einfaches Beispiel: Wenn Ihre gesamten Werbungskosten, inklusive 100 Euro für Büromaterial (ohne Belege, daher 100 Euro angesetzt, oder mit Belegen über 100 Euro), nur 800 Euro betragen, erhalten Sie trotzdem den Pauschbetrag von 1.230 Euro. Haben Ihre Gesamtkosten aber 1.500 Euro betragen (davon z.B. 200 Euro für Arbeitsmittel mit Belegen), können Sie 1.500 Euro als Werbungskosten geltend machen. Die 110 Euro Pauschale für Arbeitsmittel spielt nur dann eine Rolle, wenn Sie keine Belege für Ihre Arbeitsmittel über diesem Betrag haben, aber dennoch Ausgaben hatten.

Weitere wichtige Werbungskosten im Überblick

Um das Bild abzurunden und zu zeigen, wo Büromaterial in der Steuererklärung seinen Platz hat, lohnt sich ein Blick auf weitere häufige Werbungskosten, die oft dazu beitragen, den Pauschbetrag von 1.230 Euro zu überschreiten:

• Fahrtkosten: Die Kosten für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind oft der größte Posten. Sie können pro einfachem Entfernungskilometer eine Pauschale geltend machen: 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer (Stand 2023). Dies gilt unabhängig vom Verkehrsmittel (Auto, Bahn, Fahrrad, zu Fuß). Es gibt eine Höchstgrenze von 4.500 Euro pro Jahr für die pauschale Geltendmachung, es sei denn, Sie nutzen ein eigenes oder Firmenfahrzeug und haben höhere Kosten, die Sie nachweisen können.
• Arbeitszimmer / Home-Office: Die Regeln wurden für 2023 angepasst. Wenn Ihr häusliches Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bildet, können Sie die Kosten unbegrenzt absetzen. Steht Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (z.B. weil Ihr Arbeitgeber Sie ins Home-Office schickt), können Sie die Kosten bis zu 1.250 Euro im Jahr absetzen. Neu ist die Home-Office-Pauschale für Tage, an denen Sie zu Hause arbeiten, auch ohne separates Arbeitszimmer: 6 Euro pro Tag, maximal 210 Tage im Jahr, also bis zu 1.260 Euro (Stand 2023).
• Kontoführungsgebühren: Für das Girokonto, auf das Ihr Gehalt überwiesen wird, können Sie pauschal 16 Euro pro Jahr als Werbungskosten angeben, ohne Nachweis.
• Fortbildungskosten: Ausgaben für Weiterbildungen, Umschulungen oder ein Zweitstudium, die der beruflichen Qualifikation dienen, sind in der Regel voll absetzbar. Dazu gehören Kursgebühren, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Fachliteratur.
• Bewerbungskosten: Alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Jobsuche entstehen (Fotos, Kopien, Porto, Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen), sind als Werbungskosten absetzbar. Oft werden hier auch Schätzungen akzeptiert, wenn keine Belege mehr vorhanden sind (z.B. 8,50 Euro pro Bewerbung mit Mappe, 2,50 Euro ohne Mappe, laut einem Urteil des Finanzgerichts Köln, auch wenn dies nicht garantiert ist).
• Umzugskosten: Wenn Sie aus beruflichen Gründen umziehen (z.B. um die Fahrzeit zur Arbeit um mindestens eine Stunde zu verkürzen), sind die Umzugskosten absetzbar. Neben Transport- und Reisekosten gibt es auch Pauschalen für sonstige Umzugsauslagen.

Besonderheiten für Rentner

Auch Rentner, deren gesetzliche Rente besteuert wird, können Werbungskosten geltend machen. Der Werbungskostenpauschbetrag für Rentner beträgt allerdings nur 102 Euro. Typische Werbungskosten für Rentner sind Kosten für die Rentenbeantragung, Steuerberatungskosten, Gewerkschaftsbeiträge und Kontoführungsgebühren (pauschal 16 Euro).

Fazit: Büromaterial und Ihre Steuererklärung

Ausgaben für Büromaterial sind als Arbeitsmittel steuerlich absetzbar. Während eine Pauschale von 110 Euro ohne Nachweis oft anerkannt wird, ist es ratsam, höhere tatsächliche Kosten durch Belege nachzuweisen, um eine größere Steuererstattung zu erzielen. Sammeln Sie das ganze Jahr über alle Belege für beruflich veranlasste Ausgaben. Nur wenn Ihre gesamten Werbungskosten den Pauschbetrag von 1.230 Euro (für Arbeitnehmer) bzw. 102 Euro (für Rentner) übersteigen, wirken sich zusätzliche Kosten steuermindernd aus.

Häufig gestellte Fragen

Wie hoch ist die Pauschale für Büromaterial?

Es gibt keine spezifische, gesetzlich festgeschriebene Pauschale nur für Büromaterial. Büromaterial gehört zur Kategorie der Arbeitsmittel. Für Arbeitsmittel wird von vielen Finanzämtern eine Pauschale von bis zu 110 Euro pro Jahr ohne Belege akzeptiert.

Brauche ich Belege für meine Büromaterial-Ausgaben?

Für die Inanspruchnahme der oft akzeptierten 110 Euro Pauschale für Arbeitsmittel benötigen Sie in der Regel keine Belege. Wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben für Arbeitsmittel jedoch höher sind und Sie diesen höheren Betrag geltend machen möchten, müssen Sie die entsprechenden Belege aufbewahren und auf Verlangen dem Finanzamt vorlegen können.

Was gehört alles zu den Arbeitsmitteln, die ich absetzen kann?

Neben Büromaterial zählen dazu unter anderem Fachliteratur, Werkzeuge, beruflich genutzte Kleidung (sofern typische Berufskleidung), Computer, Laptops, Handys, Internet- und Telefonkosten (anteilig für berufliche Nutzung) sowie Büromöbel wie Schreibtisch und Bürostuhl, wenn sie überwiegend beruflich genutzt werden.

Was passiert, wenn meine Arbeitsmittel mehr als 110 Euro gekostet haben?

Wenn Sie Belege für Arbeitsmittel im Wert von mehr als 110 Euro haben, sollten Sie den tatsächlichen Gesamtbetrag in Ihrer Steuererklärung angeben. Die 110 Euro Pauschale ist nur eine Option, wenn Sie keine Belege haben oder die Kosten darunter liegen.

Wie wirkt sich die 110 Euro Pauschale für Arbeitsmittel auf den allgemeinen Werbungskostenpauschbetrag aus?

Die 110 Euro sind Teil der Arbeitsmittel, die wiederum eine Kategorie der gesamten Werbungskosten darstellen. Alle Ihre Werbungskosten (Fahrtkosten, Arbeitsmittel, Fortbildung etc.) werden summiert. Nur wenn diese Summe den allgemeinen Werbungskostenpauschbetrag von 1.230 Euro (für Arbeitnehmer) übersteigt, wirkt sich die Angabe der tatsächlichen Kosten (inklusive der Arbeitsmittel) steuermindernd aus.

Kann ich einen neuen Laptop oder Computer sofort absetzen?

Ja, seit dem 1. Januar 2021 können Computerhardware und Software, die Sie beruflich nutzen, unabhängig von den Anschaffungskosten sofort im Jahr des Kaufs vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden. Dies gilt auch dann, wenn der Preis über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (800 Euro netto) liegt.

Wie teile ich Kosten auf, wenn ich etwas privat und beruflich nutze?

Wenn Sie einen Gegenstand (z.B. Handy, Internet, Laptop) sowohl privat als auch beruflich nutzen, müssen Sie die Kosten aufteilen. Sie können nur den beruflichen Anteil als Werbungskosten geltend machen. Dies kann durch eine Schätzung (z.B. 50% beruflich, 50% privat) oder durch eine detailliertere Aufzeichnung über einen repräsentativen Zeitraum erfolgen. Für Telefon- und Internetkosten werden oft pauschal 20% (max. 20 Euro/Monat) ohne Nachweis anerkannt.

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