Smartphone steuerlich absetzen: So geht's

Smartphones sind aus unserem Alltag, sei es privat oder beruflich, nicht mehr wegzudenken. Sie sind ständige Begleiter, Kommunikationsmittel und oft auch mobiles Büro. Doch die Anschaffungs- und laufenden Kosten können sich summieren. Für viele stellt sich daher die wichtige Frage: Kann ich die Kosten für mein Smartphone steuerlich absetzen?

Die gute Nachricht ist: Ja, das ist grundsätzlich möglich, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige und Unternehmer. Allerdings gibt es dabei einige Regeln und Besonderheiten zu beachten, insbesondere wenn das Gerät nicht ausschließlich beruflich genutzt wird – was bei Smartphones die Regel ist. Dieser Artikel beleuchtet, unter welchen Voraussetzungen Sie Ihr Smartphone von der Steuer absetzen können, ob es als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) zählt und wie Sie den beruflichen Nutzungsanteil korrekt ermitteln und nachweisen.

Smartphone als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen

Die steuerliche Absetzbarkeit von Smartphones hängt von Ihrer beruflichen Situation ab:

• Arbeitnehmer: Können die Kosten für ein beruflich genutztes Smartphone als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.
• Selbstständige und Unternehmer: Können die Kosten als Betriebsausgaben in ihrer Gewinnermittlung berücksichtigen.

In beiden Fällen ist entscheidend, in welchem Umfang das Smartphone beruflich genutzt wird. Nur dieser berufliche Anteil ist steuerlich relevant.

Ist ein Smartphone ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)?

Die Frage, ob ein Smartphone ein GWG ist, ist zentral für die Art der steuerlichen Behandlung. Ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein bewegliches, abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, dessen Anschaffungs- oder Herstellungskosten einen bestimmten Grenzwert nicht überschreiten. Der große Vorteil bei GWG ist, dass sie im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuerlich abgesetzt werden können (Sofortabschreibung), anstatt über mehrere Jahre abgeschrieben zu werden.

Der GWG-Grenzwert

Der aktuelle Grenzwert für GWG, die sofort abgeschrieben werden können, beträgt 800 Euro netto (ohne Umsatzsteuer). Liegen die Anschaffungskosten Ihres Smartphones unter diesem Betrag, können Sie es als GWG behandeln und die Kosten sofort im Jahr des Kaufs absetzen.

Was passiert, wenn das Smartphone teurer ist?

Übersteigen die Anschaffungskosten des Smartphones den GWG-Grenzwert von 800 Euro netto, kann es nicht als GWG behandelt werden. In diesem Fall müssen die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Geräts verteilt abgeschrieben werden (Abschreibung, kurz AfA - Absetzung für Abnutzung).

Abschreibung (AfA) bei teureren Smartphones

Die Nutzungsdauer für Smartphones und ähnliche Kommunikationsgeräte wird vom Bundesfinanzministerium in den AfA-Tabellen festgelegt. Aktuell beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Kommunikationsgeräte, zu denen auch Smartphones zählen, 5 Jahre.

Die Abschreibung erfolgt linear. Das bedeutet, der Betrag, der abgeschrieben werden kann (Anschaffungskosten abzüglich eines eventuellen Restwerts, der bei Smartphones meist null ist), wird gleichmäßig auf die Jahre der Nutzungsdauer verteilt.

Beispiel: Sie kaufen ein Smartphone für 1.200 Euro netto. Die Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre. Der jährlich absetzbare Betrag beträgt 1.200 Euro / 5 Jahre = 240 Euro.

Die Abschreibung beginnt im Monat der Anschaffung. Kaufen Sie das Smartphone also unterjährig, wird die Jahresabschreibung anteilig berechnet (z.B. Kauf im Juli bedeutet Abschreibung für 6 Monate im ersten Jahr).

Der Knackpunkt: Gemischte private und berufliche Nutzung

Die wenigsten Smartphones werden ausschließlich beruflich genutzt. Meist dienen sie sowohl der Arbeit als auch privaten Zwecken (Telefonieren mit Freunden, Surfen, soziale Medien, Spiele etc.). Nur der Anteil der beruflichen Nutzung ist steuerlich absetzbar. Hier liegt oft die größte Herausforderung: Wie ermittelt man diesen Anteil korrekt und wie weist man ihn dem Finanzamt gegenüber nach?

Methoden zur Ermittlung des beruflichen Nutzungsanteils

Es gibt verschiedene Wege, den beruflichen Nutzungsanteil zu bestimmen:

1. Pauschale Schätzung (Vorsicht!)

Viele Steuerpflichtige versuchen, den Anteil pauschal zu schätzen, oft mit 50%. Das Finanzamt akzeptiert in manchen Fällen eine Schätzung, *wenn sie plausibel erscheint*. Eine pauschale 50%-Regel ist jedoch nicht gesetzlich verankert und das Finanzamt kann Nachweise verlangen. Verlassen Sie sich nicht blind auf diese Methode, insbesondere bei höheren Kosten.

2. Nachweis durch detaillierte Aufzeichnungen

Die sicherste Methode ist der Nachweis des beruflichen Nutzungsanteils durch detaillierte Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum. Ein Zeitraum von drei Monaten wird vom Finanzamt in der Regel als ausreichend angesehen. In diesen drei Monaten dokumentieren Sie sorgfältig:

• Dauer und Zweck jedes beruflichen Telefonats
• Nutzung von beruflich bedingten Apps (E-Mail, Kalender, spezielle Business-Anwendungen)
• Nutzung von beruflichem Datenvolumen
• Andere berufliche Nutzungen

Anhand dieser Aufzeichnungen ermitteln Sie den prozentualen Anteil der beruflichen Nutzung an der Gesamtnutzung (z.B. nach Gesprächsminuten, Datenvolumen oder Nutzungszeit). Dieser Prozentsatz wird dann auf die gesamten Kosten (Anschaffung und laufende Kosten) angewendet.

Beispiel: Sie nutzen Ihr Smartphone laut Aufzeichnungen zu 70% beruflich. Die Anschaffungskosten betrugen 1.200 Euro (AfA 240 Euro/Jahr). Die monatlichen Kosten für den Vertrag betragen 40 Euro. Sie können 70% von 240 Euro (168 Euro/Jahr AfA) und 70% von 40 Euro/Monat (28 Euro/Monat = 336 Euro/Jahr) als Werbungskosten/Betriebsausgaben absetzen. Gesamtabsetzung pro Jahr: 168 € + 336 € = 504 €.

3. Trennung der Nutzung (Optimal, aber oft unpraktisch)

Wenn Sie ein Smartphone *ausschließlich* beruflich nutzen und ein separates Gerät für private Zwecke haben, können Sie die Kosten des beruflich genutzten Geräts zu 100% absetzen. Dies ist die einfachste Methode, aber in der Praxis nutzen die meisten Menschen nur ein Smartphone für alles.

Welche Kosten können abgesetzt werden?

Neben den reinen Anschaffungskosten des Smartphones können Sie auch weitere Kosten geltend machen:

• Laufende Kosten: Die monatlichen Kosten für den Mobilfunkvertrag (Grundgebühr, Gesprächsgebühren, Datenvolumen). Auch hier gilt: Nur der berufliche Anteil ist absetzbar.
• Reparaturen: Kosten für die Reparatur eines beruflich genutzten Smartphones.
• Zubehör: Kosten für Zubehör wie Schutzhüllen, Displayschutzfolien, Ladegeräte, Kopfhörer, *sofern diese überwiegend beruflich genutzt werden*.

Sonderfälle und Wichtiges

Smartphone vom Arbeitgeber

Stellt Ihnen Ihr Arbeitgeber ein Smartphone zur Verfügung, das Sie auch privat nutzen dürfen, handelt es sich in der Regel um einen steuerfreien Sachbezug. Für Sie als Arbeitnehmer entstehen dadurch keine absetzbaren Kosten.

Apps und Software

Kosten für beruflich benötigte Apps oder Software, die Sie auf dem Smartphone nutzen, können ebenfalls absetzbar sein. Beispiele sind Navigations-Apps für Dienstreisen, spezielle Branchensoftware oder Tools zur Zeiterfassung.

Altes Smartphone weiter nutzen

Wenn Sie ein älteres Smartphone weiterhin beruflich nutzen, das bereits vollständig abgeschrieben ist, können Sie keine weiteren Anschaffungskosten absetzen. Allerdings sind laufende Kosten (anteilig) und Reparaturkosten weiterhin absetzbar.

Dokumentation ist entscheidend

Unabhängig davon, ob Sie das Smartphone als GWG sofort absetzen oder über die Nutzungsdauer abschreiben: Bewahren Sie die Kaufrechnung sorgfältig auf. Wenn Sie den beruflichen Anteil durch Aufzeichnungen ermitteln, legen Sie diese Ihren Steuerunterlagen bei.

Vergleich: GWG vs. Abschreibung

Häufig gestellte Fragen

F: Muss ich für die steuerliche Absetzbarkeit des Smartphones ein separates Geschäftshandy haben?

A: Nein, das ist nicht zwingend erforderlich. Sie können auch die Kosten für ein privat mitgenutztes Smartphone anteilig absetzen. Der Nachweis des beruflichen Anteils ist dabei entscheidend.

F: Akzeptiert das Finanzamt immer eine Schätzung von 50% für die berufliche Nutzung?

A: Nein. Eine Schätzung ist nur zulässig, wenn sie plausibel ist. Das Finanzamt kann jederzeit detailliertere Nachweise verlangen. Eine Schätzung von 50% wird zwar oft akzeptiert, ist aber keine Garantie und kann bei höheren Kosten oder Zweifeln des Finanzamts hinterfragt werden.

F: Wie lange muss ich die Aufzeichnungen für die berufliche Nutzung führen?

A: In der Regel genügt ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten. Das Ergebnis dieses Zeitraums kann dann für das gesamte Jahr hochgerechnet werden.

F: Kann ich die Umsatzsteuer vom Kaufpreis absetzen?

A: Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind (als Unternehmer), können Sie die im Kaufpreis enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Die steuerliche Bemessungsgrundlage für GWG oder AfA sind dann die Nettokosten (ohne Umsatzsteuer). Als Arbeitnehmer können Sie die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen, sie gehört zu den Anschaffungskosten.

F: Was passiert, wenn ich das Smartphone vor Ablauf der Nutzungsdauer verkaufe oder nicht mehr nutze?

A: Wenn Sie das Smartphone verkaufen, müssen Sie den Verkaufserlös (anteilig für den beruflichen Anteil) als Einnahme versteuern. Wenn Sie es nicht mehr beruflich nutzen, endet die Möglichkeit zur steuerlichen Absetzung der laufenden Kosten. Eine eventuell noch nicht vollständig abgeschriebene AfA kann in bestimmten Fällen als Restbuchwert auf einmal abgesetzt werden, wenn das Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen ausscheidet.

Fazit

Die steuerliche Absetzbarkeit von Smartphones bietet eine gute Möglichkeit, die beruflichen Kosten zu mindern. Ob das Gerät als GWG sofort abgesetzt oder über Abschreibung verteilt wird, hängt vom Kaufpreis ab. Der wichtigste Schritt ist jedoch die korrekte Ermittlung und, falls nötig, der Nachweis des Anteils der betrieblichen Nutzung. Während eine pauschale Schätzung manchmal akzeptiert wird, bieten detaillierte Aufzeichnungen oder eine klare Trennung der Nutzung die größte Sicherheit gegenüber dem Finanzamt. Bewahren Sie alle relevanten Unterlagen auf und informieren Sie sich bei Unsicherheiten oder komplexen Fällen gegebenenfalls bei einem Steuerberater.

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