Bürokosten absetzen: Arbeitszimmer & Homeoffice

Die Arbeit von zu Hause aus ist für viele Menschen zum Alltag geworden. Ob im Homeoffice oder in einem dedizierten Arbeitszimmer – die Kosten, die dabei entstehen, können eine erhebliche Belastung darstellen. Glücklicherweise bietet das deutsche Steuerrecht Möglichkeiten, diese Ausgaben zumindest teilweise vom Finanzamt zurückzubekommen. Doch die Regeln sind komplex und haben sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Dieser Artikel beleuchtet die aktuellen Regelungen seit 2023 und erklärt, wie Sie Ihre Bürokosten korrekt in der Steuererklärung angeben.

Die zentrale Frage lautet oft: Kann ich meine Büroeinrichtung oder die Kosten für mein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen? Die Antwort ist ja, aber das 'Wie' hängt stark von Ihrer individuellen Arbeitssituation ab. Seit dem Steuerjahr 2023 gelten neue, vereinfachte Regeln, die sowohl das klassische Arbeitszimmer als auch das flexible Arbeiten im Homeoffice besser berücksichtigen sollen.

Die neue Tagespauschale: Flexibilität für Homeoffice

Eine der wichtigsten Neuerungen ist die Weiterentwicklung der sogenannten Homeoffice-Pauschale. Seit 2023 heißt sie offiziell Tagespauschale und ist nun entfristet im Steuergesetz verankert. Diese Pauschale ist besonders relevant für all jene, die nicht über ein separates, den strengen Kriterien entsprechendes Arbeitszimmer verfügen, sondern beispielsweise am Küchentisch oder im Wohnzimmer arbeiten. Sie ist explizit unabhängig von einem 'richtigen' Arbeitszimmer.

Die Tagespauschale ermöglicht es Ihnen, für jeden Tag, an dem Sie überwiegend von zu Hause aus gearbeitet haben, einen festen Betrag geltend zu machen. Dieser Betrag liegt seit 2023 bei 6 Euro pro Arbeitstag. Es gibt allerdings eine Obergrenze: Maximal können Sie die Pauschale für 210 Arbeitstage im Jahr nutzen. Das ergibt einen maximalen Abzugsbetrag von 1.260 Euro pro Jahr (210 Tage * 6 Euro). Dieser Betrag kann als Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) angesetzt werden.

Der Vorteil dieser Pauschale ist die Einfachheit. Sie müssen keine Belege für Miete, Strom oder Heizung sammeln und aufwendig anteilig berechnen. Es genügt, die Anzahl der Tage zu dokumentieren, an denen Sie von zu Hause gearbeitet haben.

Kosten für das Arbeitszimmer absetzen: Was gilt seit 2023?

Für Personen, die ein dediziertes Arbeitszimmer nutzen, das den Anforderungen des Finanzamts genügt, haben sich die Regeln ab der Steuererklärung für 2023 ebenfalls geändert und vereinfacht.

Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit

Ab dem Steuerjahr 2023 gibt es nur noch eine primäre Möglichkeit, die Kosten für ein Arbeitszimmer unbegrenzt abzusetzen: Das Zimmer muss den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit darstellen. Dies ist typischerweise der Fall, wenn Sie Ihre Arbeit überwiegend von zu Hause aus erledigen und nicht über einen anderen Arbeitsplatz verfügen, an dem Sie Ihre wesentlichen beruflichen Tätigkeiten ausüben können. Beispiele hierfür sind Schriftsteller, freie Journalisten, Künstler oder viele Selbstständige, die kein externes Büro haben.

Wenn Ihr Arbeitszimmer dieser Bedingung entspricht – es ist der Mittelpunkt Ihrer Arbeit – dann können Sie alle darauf entfallenden Kosten in voller Höhe von der Steuer absetzen. Dazu gehören anteilige Miete, Heizung, Strom, Reinigungskosten sowie Kosten für Renovierung und Ausstattung.

Alternative: Die Jahrespauschale für das Arbeitszimmer

Seit 2023 können Sie alternativ zur Berechnung der tatsächlichen Kosten auch eine feste Jahrespauschale von 1.260 Euro ansetzen, wenn Ihr Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit bildet. Diese Pauschale entspricht dem Höchstbetrag der Tagespauschale und bietet eine weitere Vereinfachung. Sie müssen die tatsächlichen Kosten des Zimmers nicht exakt ermitteln und nachweisen.

Es ist ratsam zu prüfen, ob Ihre tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer über 1.260 Euro im Jahr liegen. Falls ja, lohnt es sich, die tatsächlichen Kosten zu berechnen und geltend zu machen, um eine höhere Steuerersparnis zu erzielen. Liegen die tatsächlichen Kosten unter 1.260 Euro, wählen Sie die Pauschale.

Monatsweise Absetzung bei Arbeitszimmer als Mittelpunkt

Wichtig ist, dass Sie sowohl die tatsächlichen Kosten als auch die Jahrespauschale nur für die Monate ansetzen dürfen, in denen Ihr Arbeitszimmer tatsächlich den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit bildete. War dies beispielsweise nur für acht Monate im Jahr der Fall, dürfen Sie auch nur die Kosten oder die Pauschale anteilig für diese acht Monate berechnen. Bei der Jahrespauschale von 1.260 Euro wären das dann 8/12 davon, also 840 Euro (1.260 Euro / 12 Monate * 8 Monate).

Was, wenn das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt ist (seit 2023)?

Wenn Ihr Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt (z.B., weil Sie noch einen Arbeitsplatz im Büro haben und das Homeoffice nur ergänzend nutzen), dann können Sie ab dem Steuerjahr 2023 die Kosten für dieses Zimmer nicht mehr als Arbeitszimmerkosten absetzen. In diesem Fall können Sie jedoch auf die Tagespauschale zurückgreifen. Sie können dann für jeden Tag, an dem Sie im Homeoffice gearbeitet haben, 6 Euro geltend machen, maximal bis zu 210 Tage im Jahr (ebenfalls maximal 1.260 Euro).

Rückblick: Die Regeln bis 2022

Um die Änderungen seit 2023 besser zu verstehen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die bis Ende 2022 geltenden Regelungen für das Arbeitszimmer:

1. Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Tätigkeit (bis 2022)

Hier galt bereits, dass die Kosten unbegrenzt absetzbar waren, wenn das Homeoffice den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildete. Diese Regelung bleibt im Kern auch für 2023 und darüber hinaus bestehen.

2. Kein anderer Arbeitsplatz (bis 2022)

Bis einschließlich 2022 gab es eine zweite Möglichkeit, ein Arbeitszimmer abzusetzen: Wenn Ihnen für eine bestimmte berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand (z.B. im Büro des Arbeitgebers), konnten Sie die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Jahr absetzen. Diese Regelung war für bestimmte Berufsgruppen wie Außendienstmitarbeiter, Handelsvertreter oder Lehrer relevant, die oft keinen eigenen Schreibtisch beim Arbeitgeber hatten und zu Hause vorbereiten oder nachbereiten mussten.

Diese Möglichkeit, das Arbeitszimmer bis 1.250 Euro abzusetzen, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, ist seit 2023 weggefallen. An ihre Stelle ist die Homeoffice-Pauschale getreten, die unabhängig von der Existenz oder Beschaffenheit eines separaten Zimmers ist und ebenfalls maximal 1.260 Euro pro Jahr ermöglicht.

Der Höchstbetrag von 1.250 Euro (bis 2022) war übrigens personenbezogen. Auch wenn mehrere Personen dasselbe Arbeitszimmer nutzten, konnte jede Person bis zu 1.250 Euro geltend machen, sofern sie anteilig die Kosten trug. Dies ist bei der neuen Jahrespauschale von 1.260 Euro ab 2023, die ebenfalls personenbezogen ist, ähnlich zu handhaben.

Was zählt als Arbeitszimmer für die Steuer?

Damit das Finanzamt die Kosten für ein Arbeitszimmer anerkennt (sei es unbegrenzt bei Mittelpunkt oder bis 2022 mit 1.250 Euro bei fehlendem Arbeitsplatz), musste der Raum bestimmte Kriterien erfüllen. Diese Kriterien sind auch heute noch relevant, wenn Sie das Arbeitszimmer als Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit absetzen möchten:

• Es muss sich um einen separaten Raum handeln, der baulich von den privaten Wohnräumen getrennt ist.
• Der Raum muss nahezu ausschließlich (mindestens zu 90 %) für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt werden.
• Der Raum muss büromäßig eingerichtet sein.

Eine bloße Arbeitsecke im Wohnzimmer, Schlafzimmer oder Flur erfüllte diese Kriterien nicht und war nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH, Urteil vom 27. Januar 2016, GrS 1/14) grundsätzlich nicht als Arbeitszimmer absetzbar. Genau hier setzt die Tagespauschale an, die gerade für solche Fälle geschaffen wurde.

Welche Kosten sind absetzbar?

Die absetzbaren Kosten unterscheiden sich je nachdem, ob Sie ein anerkanntes Arbeitszimmer als Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit haben und die tatsächlichen Kosten ansetzen, oder ob Sie die Tagespauschale nutzen.

Absetzbare Kosten bei anerkanntem Arbeitszimmer (tatsächliche Kosten)

Wenn Ihr Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit bildet und Sie sich entscheiden, die tatsächlichen Kosten statt der Jahrespauschale anzusetzen, können Sie alle Kosten, die dem Arbeitszimmer direkt oder anteilig zugeordnet werden können, geltend machen. Dazu gehören:

• Direkt zuordenbare Kosten: Kosten, die ausschließlich für das Arbeitszimmer anfallen. Dazu gehören beispielsweise Renovierungskosten für das Zimmer (Farbe, Bodenbelag), Reparaturen nur in diesem Raum oder Kosten für spezielle Beleuchtung, die nur dort installiert wurde.
• Anteilige Kosten: Kosten, die für die gesamte Wohnung oder das gesamte Haus anfallen, aber anteilig auf das Arbeitszimmer umgelegt werden. Dies sind typischerweise Miete, Nebenkosten (Strom, Heizung, Wasser, Müllabfuhr), Grundsteuer, Gebäudeversicherungen oder bei Wohneigentum die Abschreibung für das Gebäude.

Absetzbare Kosten als Arbeitsmittel

Unabhängig davon, ob Sie ein anerkanntes Arbeitszimmer haben, die Tagespauschale nutzen oder gar kein Homeoffice, können Sie Kosten für Arbeitsmittel steuerlich geltend machen. Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Sie überwiegend für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen. Hierzu zählt klassische Büroeinrichtung wie:

• Schreibtisch
• Bürostuhl
• Regale für Fachliteratur oder Akten
• Schreibtischlampe
• Computer, Laptop, Monitor, Tastatur, Maus
• Drucker, Scanner
• Büromaterialien (Papier, Stifte, Ordner)

Arbeitsmittel können in der Regel in voller Höhe im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden, sofern die Kosten pro Gegenstand einen bestimmten Betrag nicht überschreiten (Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter - GWG). Liegen die Kosten darüber, müssen sie über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (AfA - Absetzung für Abnutzung). Die Kosten für typische Büromöbel wie Schreibtisch und Stuhl können oft direkt im ersten Jahr abgesetzt werden, wenn sie unter der GWG-Grenze liegen. Auch wenn sie darüber liegen, sind sie als Arbeitsmittel absetzbar, nur eben über mehrere Jahre verteilt.

Die Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln ist ein wichtiger Punkt, der oft unabhängig von der Diskussion über das Arbeitszimmer oder die Tagespauschale betrachtet werden muss. Selbst wenn Sie nur an Ihrem Küchentisch arbeiten und die Tagespauschale nutzen, können Sie die Kosten für den angeschafften Laptop oder den ergonomischen Bürostuhl, den Sie für die Arbeit nutzen, zusätzlich als Arbeitsmittel absetzen.

Übersicht absetzbarer Kosten

Berechnung des anteiligen Arbeitszimmers

Wenn Sie die tatsächlichen Kosten für Ihr anerkanntes Arbeitszimmer ansetzen möchten (weil es den Mittelpunkt bildet und Ihre Kosten über 1.260 Euro liegen), müssen Sie den Flächenanteil des Arbeitszimmers an Ihrer gesamten Wohnung oder Ihrem Haus berechnen. Nur dieser Anteil der Gesamtkosten kann steuerlich geltend gemacht werden.

Die Formel zur Berechnung des Anteils ist simpel:

Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtwohnfläche der Wohnung x 100 = Anteil des Arbeitszimmers in Prozent

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:

Konrad ist Schriftsteller und arbeitet fast ausschließlich von zu Hause aus. Sein 15 qm großes Arbeitszimmer ist der Mittelpunkt seiner Tätigkeit. Seine Wohnung hat eine Gesamtwohnfläche von 100 qm. Seine jährlichen Kosten für Miete, Heizung, Strom, Wasser und Müll betragen insgesamt 12.000 Euro.

Konrads Arbeitszimmeranteil beträgt: 15 qm / 100 qm * 100 = 15 %

Von seinen jährlichen Gesamtkosten kann Konrad 15 % als Kosten für sein Arbeitszimmer geltend machen: 12.000 Euro * 15 % = 1.800 Euro.

Da seine tatsächlichen Kosten von 1.800 Euro über der Jahrespauschale von 1.260 Euro liegen, lohnt es sich für Konrad, die tatsächlichen Kosten anzusetzen.

Arbeitsecke vs. Arbeitszimmer

Wie bereits erwähnt, ist eine bloße Arbeitsecke – also ein Bereich im Wohnzimmer, Schlafzimmer oder einem anderen privat genutzten Raum, der für die Arbeit genutzt wird – steuerlich nicht als Arbeitszimmer absetzbar. Das hat der Bundesfinanzhof mit seinem Urteil von 2016 klargestellt.

Genau für diese Fälle, in denen kein separates, nahezu ausschließlich beruflich genutztes Zimmer zur Verfügung steht, ist die Tagespauschale gedacht. Sie deckt pauschal die durch die Nutzung der Wohnung für berufliche Zwecke entstehenden Kosten ab, unabhängig davon, ob ein separater Raum vorhanden ist oder nicht. Wenn Sie also eine Arbeitsecke nutzen, können Sie die Tagespauschale von 6 Euro pro Homeoffice-Tag (maximal 210 Tage, 1.260 Euro) geltend machen.

Die Kosten für Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Bürostuhl, Computer etc., die Sie in Ihrer Arbeitsecke nutzen, sind davon unberührt und können zusätzlich als Arbeitsmittel abgesetzt werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier beantworten wir einige gängige Fragen zum Thema:

Was ist die Tagespauschale (früher Homeoffice-Pauschale)?

Die Tagespauschale ermöglicht es Ihnen, für jeden Tag, an dem Sie überwiegend von zu Hause aus arbeiten, einen Pauschalbetrag von 6 Euro als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzusetzen. Sie ist auf maximal 210 Tage im Jahr begrenzt, was einen Höchstbetrag von 1.260 Euro ergibt. Sie kann auch dann genutzt werden, wenn Sie kein separates Arbeitszimmer haben oder Ihr Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit bildet.

Wann kann ich ein Arbeitszimmer steuerlich absetzen (seit 2023)?

Seit 2023 können Sie ein häusliches Arbeitszimmer nur dann steuerlich absetzen, wenn es den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. In diesem Fall können Sie entweder die tatsächlichen Kosten (anteilige Miete, Nebenkosten etc.) unbegrenzt absetzen oder alternativ eine Jahrespauschale von 1.260 Euro wählen.

Kann ich eine Arbeitsecke steuerlich absetzen?

Nein, eine Arbeitsecke, die nicht als separates, nahezu ausschließlich beruflich genutztes Zimmer gilt, kann nicht als Arbeitszimmer abgesetzt werden. Für die Nutzung einer Arbeitsecke oder die Arbeit im Homeoffice ohne dediziertes Arbeitszimmer können Sie jedoch die Tagespauschale nutzen.

Kann ich Büromöbel absetzen, auch wenn ich kein Arbeitszimmer habe?

Ja. Kosten für Büromöbel wie Schreibtisch, Bürostuhl oder Regale sowie für Computer und andere Arbeitsmittel sind als Arbeitsmittel absetzbar, unabhängig davon, ob Sie ein Arbeitszimmer haben oder die Tagespauschale nutzen. Sie müssen lediglich nachweisen können, dass Sie die Gegenstände überwiegend beruflich nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen der Tagespauschale und der Jahrespauschale für das Arbeitszimmer?

Die Tagespauschale (6 Euro pro Tag, max. 1.260 Euro/Jahr) ist für das Arbeiten im Homeoffice gedacht, insbesondere wenn kein anerkanntes Arbeitszimmer vorhanden ist oder dieses nicht den Mittelpunkt bildet. Die Jahrespauschale (1.260 Euro/Jahr) ist eine Alternative zur Berechnung der tatsächlichen Kosten, die nur dann gewählt werden kann, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet.

Lohnt sich die Jahrespauschale für das Arbeitszimmer immer?

Nein. Die Jahrespauschale von 1.260 Euro lohnt sich, wenn Ihre tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer (anteilige Miete, Nebenkosten etc.) niedriger sind als 1.260 Euro. Liegen Ihre tatsächlichen Kosten darüber, sollten Sie diese stattdessen angeben, um eine höhere Steuerersparnis zu erzielen.

Fazit

Die steuerliche Behandlung von Kosten für Büroeinrichtung und Homeoffice/Arbeitszimmer ist seit 2023 klarer geregelt. Die Tagespauschale bietet eine einfache Möglichkeit für alle, die zu Hause arbeiten, aber kein anerkanntes Arbeitszimmer haben oder dieses nicht als Mittelpunkt nutzen. Für diejenigen, deren Arbeitszimmer den Mittelpunkt der Tätigkeit bildet, besteht weiterhin die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten unbegrenzt abzusetzen, wobei die neue Jahrespauschale eine attraktive Vereinfachung darstellt. Unabhängig von diesen Regelungen bleiben Kosten für Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Bürostuhl und Computer immer absetzbar. Es lohnt sich, die eigenen Kosten zu prüfen und die für Ihre Situation günstigste Variante zu wählen, um das Maximum an Steuern zu sparen. Im Zweifelsfall kann die Beratung durch einen Steuerberater hilfreich sein.

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