MwSt. auf Druckertinte: Abzugsfähig?

Die Frage, ob und wie Kosten für Büromaterialien wie Druckertinte steuerlich geltend gemacht werden können, beschäftigt viele Unternehmen. Insbesondere die Mehrwertsteuer (MwSt.), in Deutschland auch Umsatzsteuer (USt.) genannt, wirft oft Fragen auf. Können Sie die auf Druckerpatronen gezahlte Mehrwertsteuer einfach vom Finanzamt zurückfordern? Die Antwort ist, wie so oft im Steuerrecht: Es kommt darauf an. Entscheidend ist Ihr Status beim Finanzamt, genauer gesagt, ob Sie der Regelbesteuerung unterliegen oder die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Betriebsausgaben spielen eine zentrale Rolle bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns eines Unternehmens. Sie reduzieren die Bemessungsgrundlage für die Einkommen- oder Körperschaftsteuer. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Umsatz von 100.000 Euro erzielt und abzugsfähige Betriebsausgaben von 30.000 Euro hat, wird nur der Differenzbetrag von 70.000 Euro besteuert. Neben den reinen Kosten für die Anschaffung von Materialien wie Druckertinte ist für viele Unternehmen jedoch auch die darin enthaltene Mehrwertsteuer relevant, da sie unter bestimmten Umständen als sogenannte Vorsteuer vom Finanzamt zurückverlangt werden kann.

Was ist die Mehrwertsteuer (MwSt.) / Umsatzsteuer (USt.)?

Die Mehrwertsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf den Austausch von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Unternehmen agieren dabei quasi als Inkassostelle für das Finanzamt. Sie schlagen die Mehrwertsteuer auf ihre eigenen Verkaufspreise auf (dies ist die Umsatzsteuer, die sie dem Kunden in Rechnung stellen und später an das Finanzamt abführen müssen) und zahlen gleichzeitig Mehrwertsteuer auf die Waren und Dienstleistungen, die sie von anderen Unternehmen beziehen (dies ist die sogenannte Vorsteuer).

Das System der Mehrwertsteuer in Deutschland sieht vor, dass Unternehmen, die selbst umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen, die ihnen in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer – die Vorsteuer – unter bestimmten Voraussetzungen vom Finanzamt zurückfordern können. Dieser Prozess wird als Vorsteuerabzug bezeichnet. Im Wesentlichen saldieren Unternehmen am Ende einer Abrechnungsperiode (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) die erhaltene Umsatzsteuer mit der gezahlten Vorsteuer. Ist die Umsatzsteuer höher als die Vorsteuer, muss die Differenz an das Finanzamt abgeführt werden. Ist die Vorsteuer höher, erhält das Unternehmen eine Erstattung.

Druckertinte als Betriebsausgabe und Vorsteuerabzug

Druckertinte ist zweifellos eine typische Betriebsausgabe für die meisten Unternehmen, die regelmäßig drucken müssen. Die Kosten für die Tinte fallen im Rahmen der Geschäftstätigkeit an und dienen dazu, Einnahmen zu erzielen. Wenn Sie Druckertinte für geschäftliche Zwecke kaufen, erhalten Sie in der Regel eine Rechnung vom Lieferanten. Auf dieser Rechnung ist, sofern der Lieferant selbst umsatzsteuerpflichtig ist, die Mehrwertsteuer separat ausgewiesen.

Für ein Unternehmen, das der Regelbesteuerung unterliegt, ist die auf der Rechnung für die Druckertinte ausgewiesene Mehrwertsteuer die sogenannte Vorsteuer. Diese Vorsteuer kann im Rahmen der regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldung oder der jährlichen Umsatzsteuererklärung vom Finanzamt zurückgefordert oder mit der eigenen Umsatzsteuerschuld verrechnet werden. Voraussetzung dafür ist eine ordnungsgemäße Rechnung, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält, einschließlich des separaten Ausweises der Mehrwertsteuer.

Kann ich eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer absetzen?

Diese Frage zielt auf den Fall ab, dass Sie eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten, auf der keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. Solche Rechnungen stammen typischerweise von Unternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Der häufigste Fall in Deutschland ist hier die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Wenn Sie eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer erhalten, bedeutet das schlicht und einfach: Auf dieser Rechnung gibt es keine Vorsteuer, die Sie vom Finanzamt zurückfordern könnten. Es gibt nichts abzusetzen im Sinne des Vorsteuerabzugs. Der gesamte Betrag der Rechnung ist in diesem Fall die reine Ausgabe für das Produkt oder die Dienstleistung und wird als Betriebsausgabe behandelt, die Ihren steuerpflichtigen Gewinn mindert. Aber eben ohne einen zusätzlichen Vorsteuerabzug.

Für ein Unternehmen, das der Regelbesteuerung unterliegt, kann der Bezug von Waren oder Dienstleistungen von einem Kleinunternehmer ein Nachteil sein. Denn hätte derselbe Lieferant eine Rechnung mit Mehrwertsteuer ausgestellt, hätte das regelbesteuerte Unternehmen die darauf ausgewiesene Vorsteuer geltend machen können. Kauft es stattdessen bei einem Kleinunternehmer, entfällt diese Möglichkeit.

Für einen Kleinunternehmer selbst ist der Bezug von Waren oder Dienstleistungen von einem anderen Kleinunternehmer (oder einem anderen Anbieter, der keine MwSt. ausweist) der Normalfall. Da ein Kleinunternehmer ohnehin keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann, entsteht ihm hierdurch kein zusätzlicher Nachteil im Vergleich zum Bezug von einem regelbesteuerten Unternehmen.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG im Detail

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachungsregelung im deutschen Umsatzsteuerrecht. Sie richtet sich an kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler und entbindet diese unter bestimmten Voraussetzungen von der Pflicht zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer. Gleichzeitig sind sie aber auch vom Recht auf Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Wer kann Kleinunternehmer werden? Die Regelung steht verschiedenen Arten von Unternehmern offen, darunter Einzelunternehmer, Freiberufler, aber auch Gesellschaften (wie eine UG oder GmbH, sofern sie die Grenzen nicht überschreiten) und sogar Vereine. Die Inanspruchnahme der Regelung muss dem Finanzamt mitgeteilt werden.

Die zentralen Voraussetzungen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sind die Umsatzgrenzen nach § 19 Abs. 1 UStG. Seit 2020 darf der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten haben. Gleichzeitig darf der voraussichtliche Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht überschreiten. Werden diese Grenzen eingehalten, kann die Regelung in Anspruch genommen werden.

Der Hauptvorteil für Kleinunternehmer liegt im geringeren administrativen Aufwand. Sie müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und lediglich einmal jährlich eine vereinfachte Umsatzsteuererklärung (in der sie die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bestätigen) einreichen. Dies spart Zeit und potenzielle Kosten für Steuerberatung.

Ein weiterer potenzieller Vorteil kann sich im Verkauf an Privatkunden ergeben. Da Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer auf ihre Preise aufschlagen müssen, können sie ihre Produkte oder Dienstleistungen netto anbieten, was sie im Vergleich zu regelbesteuerten Wettbewerbern, die 19% (oder 7%) MwSt. hinzurechnen müssen, günstiger machen kann.

Der entscheidende Nachteil der Kleinunternehmerregelung, insbesondere im Zusammenhang mit Betriebsausgaben wie Druckertinte oder anderen Büromaterialien, ist der bereits erwähnte Ausschluss vom Vorsteuerabzug. Kleinunternehmer können die auf ihren Eingangsrechnungen ausgewiesene Mehrwertsteuer nicht vom Finanzamt zurückfordern. Das bedeutet, die Mehrwertsteuer wird zu einem echten Kostenfaktor. Für Unternehmen mit hohen Material- oder Anschaffungskosten, auf die viel Mehrwertsteuer anfällt, kann dies die Kleinunternehmerregelung unattraktiv machen.

Kleinunternehmer, die sich für diese Regelung entschieden haben, müssen auf ihren Rechnungen einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aufnehmen. Eine übliche Formulierung ist zum Beispiel: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Dieser Zusatz ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG), um dem Leistungsempfänger (Ihrem Kunden) klar zu signalisieren, dass auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen und somit auch kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Es ist wichtig zu wissen, dass ein Unternehmer, der eigentlich die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllt, auch freiwillig zur Regelbesteuerung optieren kann. Dies kann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen plant, hohe Investitionen zu tätigen (und somit viel Vorsteuer anfallen würde) oder wenn die Kunden überwiegend andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sind, für die der Vorsteuerabzug relevant ist.

Was passiert, wenn die Mehrwertsteuer nicht oder falsch abgeführt wird?

Für Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen, ist die korrekte und fristgerechte Abführung der Umsatzsteuer eine wichtige Pflicht. Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen müssen pünktlich beim Finanzamt eingereicht und die errechnete Zahllast beglichen werden. Die Fristen für die Einreichung und Zahlung sind gesetzlich festgelegt (in der Regel bis zum 10. des Folgemonats der Abrechnungsperiode, mit Möglichkeit einer Dauerfristverlängerung).

Werden Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder die Jahreserklärung nicht fristgerecht eingereicht oder Zahlungen nicht geleistet, kann das Finanzamt Säumniszuschläge und Verspätungszuschläge erheben. Bei Fehlern in der Abrechnung, z.B. wenn zu wenig Umsatzsteuer deklariert oder zu viel Vorsteuer geltend gemacht wurde, kann das Finanzamt Nachzahlungen festsetzen, ebenfalls zuzüglich Zinsen und eventuell Strafen. Es ist daher für regelbesteuerte Unternehmen unerlässlich, eine sorgfältige Buchhaltung zu führen und die steuerlichen Pflichten korrekt zu erfüllen. Fehler in bereits eingereichten Abrechnungen müssen proaktiv korrigiert werden, sobald sie festgestellt werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Zusammenfassende Übersicht: MwSt. auf Druckertinte

Um die Frage nach dem Vorsteuerabzug auf Druckertinte und anderen Büromaterialien zu klären, hilft eine Gegenüberstellung der beiden Steuerregelungen:

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

F: Kann ich als Kleinunternehmer die MwSt. auf meine Büromaterialien zurückbekommen?
A: Nein, als Kleinunternehmer haben Sie keinen Anspruch auf den Vorsteuerabzug. Die auf Ihren Einkaufsrechnungen ausgewiesene Mehrwertsteuer wird für Sie zu einem Kostenbestandteil, den Sie nicht vom Finanzamt zurückerhalten.

F: Was ist der Hauptvorteil der Kleinunternehmerregelung in Bezug auf die Buchhaltung?
A: Der Hauptvorteil ist der deutlich geringere administrative Aufwand. Sie müssen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen und keine regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen.

F: Was ist der größte Nachteil der Kleinunternehmerregelung?
A: Der größte Nachteil ist, dass Sie die Vorsteuer, die Ihnen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wird (z.B. auf Miete, Büromaterial, Beratungsleistungen etc.), nicht vom Finanzamt zurückfordern können. Dies kann insbesondere bei hohen Ausgaben ins Gewicht fallen.

F: Muss auf einer Rechnung von einem Kleinunternehmer ein besonderer Hinweis stehen?
A: Ja, auf Rechnungen, die von einem Kleinunternehmer ausgestellt werden, muss ein klarer Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG angebracht sein, da keine Mehrwertsteuer ausgewiesen wird.

F: Gilt die Regelung zum Vorsteuerabzug nur für Druckertinte oder auch für andere Büromaterialien?
A: Die Regeln zum Vorsteuerabzug gelten generell für alle Betriebsausgaben, die im Rahmen Ihrer umsatzsteuerpflichtigen Tätigkeit anfallen und für die Sie eine ordnungsgemäße Rechnung mit separat ausgewiesener Mehrwertsteuer erhalten. Dies umfasst neben Druckertinte auch Papier, Stifte, Ordner, Schreibtischzubehör und vieles mehr.

F: Kann ich von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln?
A: Ja, Sie können auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren. Diese Option bindet Sie in der Regel für fünf Kalenderjahre. Ein Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, aber nicht beliebig oft.

Fazit

Ob Sie die Mehrwertsteuer auf Ihre Druckertinte (oder andere Büromaterialien) zurückfordern können, hängt maßgeblich von Ihrem umsatzsteuerlichen Status ab. Als Unternehmen, das der Regelbesteuerung unterliegt, können Sie die auf Ihren Einkäufen gezahlte Vorsteuer grundsätzlich geltend machen, sofern die Ausgaben betrieblich veranlasst sind und Sie eine korrekte Rechnung besitzen. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist der Vorsteuerabzug hingegen ausgeschlossen. Sie profitieren von vereinfachten umsatzsteuerlichen Pflichten, tragen aber die Mehrwertsteuer auf ihre Einkäufe als endgültige Kosten. Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung sollte daher gut überlegt sein und die voraussichtlichen Einnahmen sowie Ausgaben des Unternehmens berücksichtigen.

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