Werbungskosten richtig absetzen als Arbeitnehmer

Als Arbeitnehmer haben Sie täglich Ausgaben, die direkt mit Ihrer beruflichen Tätigkeit verbunden sind. Diese Kosten – von der Fahrt zur Arbeit bis hin zu Ausgaben für Büromaterial – können Ihre Steuerlast mindern. Sie werden als Werbungskosten bezeichnet und spielen eine wichtige Rolle bei Ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung. Doch wie funktionieren Werbungskosten genau, welche Beträge können Sie geltend machen und was sollten Sie beachten, insbesondere wenn es um Arbeitsmittel geht?

Die gute Nachricht ist: Der Gesetzgeber erkennt an, dass das Erzielen von Einnahmen auch mit Ausgaben verbunden ist. Diese Ausgaben mindern Ihr zu versteuerndes Einkommen. Das Prinzip ist einfach: Je höher Ihre anerkannten Werbungskosten sind, desto geringer fällt Ihre Steuerlast aus.

Werbungskosten – Was ist das eigentlich?

Der Begriff Werbungskosten mag zunächst etwas irreführend klingen. Er hat nichts mit klassischer Produktwerbung zu tun. Im Einkommensteuerrecht sind Werbungskosten definiert als Aufwendungen zum Erwerb, zur Sicherung und zur Erhaltung der Einnahmen. Das bedeutet im Klartext: Alle Ausgaben, die Ihnen entstehen, um Ihren Job auszuüben und Ihr Gehalt zu verdienen, können potenziell als Werbungskosten abgesetzt werden.

Dazu gehören beispielsweise Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte, Kosten für Fortbildungen, Beiträge zu Berufsverbänden, aber auch Ausgaben für notwendige Arbeitsmittel. Es handelt sich also um eine breite Palette von möglichen Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit anfallen können.

Die automatische Werbungskostenpauschale

Für viele Arbeitnehmer ist das Sammeln und Auflisten jeder einzelnen Ausgabe, die als Werbungskosten in Frage kommt, mühsam. Um diesen Aufwand zu reduzieren und den Steuerzahlern entgegenzukommen, gibt es die sogenannte Werbungskostenpauschale. Dieser Pauschbetrag wird jedem Arbeitnehmer, der steuerpflichtige Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit bezieht, gewährt, ohne dass einzelne Ausgaben nachgewiesen werden müssen.

Für das Steuerjahr 2024 beträgt die Werbungskostenpauschale 1.230 Euro. Dieser Betrag wird Ihnen bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung automatisch von Ihrem Bruttolohn abgezogen. Dies führt direkt dazu, dass Ihr zu versteuerndes Einkommen sinkt und somit auch Ihre Steuerbelastung reduziert wird.

Die Pauschale steht Ihnen pro Steuerjahr nur einmal zu. Das gilt auch dann, wenn Sie im Laufe des Jahres den Arbeitgeber gewechselt haben oder sogar mehrere Arbeitsverhältnisse gleichzeitig hatten. Die Pauschale ist an die Person gebunden, nicht an die Anzahl der Jobs.

Ein wichtiger Punkt ist, dass der Jahresbetrag der Pauschale nicht gekürzt werden darf. Dies gilt selbst dann, wenn Sie nicht das gesamte Kalenderjahr über gearbeitet haben oder wenn Ihre tatsächlichen Werbungskosten offensichtlich unter dem Pauschbetrag von 1.230 Euro liegen. Sie erhalten immer die volle Pauschale, sobald Sie Einkünfte als Arbeitnehmer erzielt haben und eine Steuererklärung einreichen.

Leben Sie in einer Ehe oder eingetragenen Lebenspartnerschaft, so steht Ihnen und Ihrem Partner jeweils ein eigener Pauschbetrag zu. Jeder Partner kann dabei individuell entscheiden, ob er die Pauschale nutzt oder ob er versucht, höhere tatsächliche Kosten nachzuweisen, falls diese über der Pauschale liegen.

Arbeitsmittel als Werbungskosten geltend machen

Ein wesentlicher Bereich der Werbungskosten, der gerade für Angestellte relevant ist, betrifft die sogenannten Arbeitsmittel. Hierunter fallen Gegenstände, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen und nutzen. Die Definition im Einkommensteuerrecht ist, wie oft, nicht immer ganz trennscharf, aber im Kern geht es um Gegenstände, die Sie überwiegend für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen und privat anschaffen.

Typische Beispiele, die oft genannt werden, sind Werkzeuge für Handwerker oder spezielle Berufskleidung, die eindeutig nur im Job getragen wird (z. B. Uniformen). Doch auch im Büroalltag oder bei Berufen, die viel am Schreibtisch oder unterwegs stattfinden, fallen Kosten für Arbeitsmittel an.

Prinzipiell können Sie die Kosten für alle Gegenstände, die Sie nachweislich oder zumindest plausibel überwiegend für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen, steuerlich geltend machen. Hierzu zählen potenziell auch viele Artikel, die Sie vielleicht in unserem Sortiment finden könnten: von speziellem Bürobedarf über Fachbücher bis hin zu technischen Geräten.

Die Anerkennung durch das Finanzamt hängt in der Praxis stark von der Plausibilität Ihrer Angaben ab. Nutzen Sie beispielsweise ein Diktiergerät und sind Journalist, wird das Finanzamt in der Regel von einer beruflichen Nutzung ausgehen. Kaufen Sie hingegen einen Gegenstand, dessen Nutzung sowohl beruflich als auch privat naheliegend ist (z. B. ein Tablet oder ein Smartphone), kann es schwieriger werden, die berufliche Nutzung glaubhaft zu machen.

Wenn nicht klar ersichtlich ist, ob ein Gegenstand überwiegend beruflich oder privat genutzt wird, kann das Finanzamt den Werbungskostenabzug verweigern und die Ausgaben als Kosten der privaten Lebensführung ansehen. Hier gilt die Faustregel: Die berufliche Nutzung muss über 50 Prozent liegen, damit die Kosten (zumindest anteilig) als Werbungskosten anerkannt werden.

Es gibt jedoch auch hier Ausnahmen oder zumindest Erleichterungen. Ein Computer, Laptop oder Tablet kann beispielsweise relativ leicht in Ihrer Steuererklärung geltend gemacht werden, oft bis zu einem Anteil von 50 % beruflicher Nutzung, selbst wenn die private Nutzung ebenfalls gegeben ist. Argumente wie Weiterbildung, Recherche für den Job oder sogar die Nutzung für die Erstellung der eigenen Steuererklärung werden hier oft anerkannt.

Die Arbeitsmittelpauschale für kleinere Ausgaben

Nicht jeder Arbeitsmittelkauf ist eine große Investition. Oft fallen kleinere Ausgaben an, etwa für Schreibwaren, Notizblöcke, Büromaterialien oder kleinere Fachbücher. Für solche geringwertigen Arbeitsmittel gibt es eine Vereinfachungsregelung: die Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro.

Diese Pauschale wird vom Finanzamt in der Regel ohne die Vorlage von Belegen anerkannt. Sie erspart Ihnen das Sammeln vieler Kleinbelege über das Jahr hinweg. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass diese Pauschale nicht automatisch berücksichtigt wird. Sie müssen die Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro aktiv in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben.

Diese 110 Euro sind Teil Ihrer gesamten Werbungskosten. Sie sind besonders nützlich, wenn Ihre Gesamtkosten unter der großen Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro liegen. Durch die Angabe der 110 Euro können Sie Ihre absetzbaren Kosten erhöhen, auch wenn Sie keine größeren Anschaffungen getätigt haben.

Einzelnachweis versus Pauschale: Was ist besser?

Sie haben grundsätzlich immer die Wahl: Entweder Sie nutzen die automatische Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro, oder Sie weisen Ihre tatsächlichen, höheren Werbungskosten einzeln nach. Das Finanzamt berücksichtigt immer den für Sie günstigeren Betrag – mindestens aber die Pauschale.

Wenn Ihre gesamten Werbungskosten im Steuerjahr 1.230 Euro übersteigen (z. B. durch hohe Fahrtkosten, Fortbildungskosten und Ausgaben für Arbeitsmittel), dann sollten Sie unbedingt alle Ihre Kosten einzeln in der Steuererklärung auflisten. In diesem Fall werden nicht die 1.230 Euro Pauschale abgezogen, sondern Ihre tatsächlich angefallenen Kosten.

Liegen Ihre Kosten unter 1.230 Euro, müssen Sie nichts weiter tun (außer eine Steuererklärung abzugeben, falls Sie dazu verpflichtet sind) – Sie erhalten automatisch die volle Pauschale.

Die Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro können Sie zusätzlich zu anderen Werbungskosten geltend machen, solange Ihre Gesamtkosten die 1.230 Euro übersteigen und Sie den Einzelnachweis wählen, oder um Ihre Kosten näher an die 1.230 Euro Pauschale heranzuführen, falls Sie insgesamt unter diesem Betrag liegen, aber mehr als 110 Euro für Arbeitsmittel ausgegeben haben.

Hier eine vergleichende Übersicht:

Können Arbeitsmittel über mehrere Jahre abgesetzt werden?

Die Frage, ob die Kosten für Arbeitsmittel über mehrere Jahre steuerlich geltend gemacht werden können, ist relevant, insbesondere bei teureren Anschaffungen. Die uns vorliegenden Informationen legen den Fokus auf die generelle Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln, die überwiegend beruflich genutzt werden, und die Unterscheidung zwischen Pauschale und Einzelnachweis.

Grundsätzlich gilt: Die Kosten für Gegenstände, die Sie überwiegend beruflich nutzen, können Sie als Werbungskosten geltend machen. Die Art und Weise, wie diese Kosten über die Zeit verteilt werden, hängt vom Wert des Gegenstands ab. Kleinere Arbeitsmittel können in der Regel sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden. Bei teureren Arbeitsmitteln, die über einen längeren Zeitraum genutzt werden, erfolgt die steuerliche Berücksichtigung typischerweise verteilt über die voraussichtliche Nutzungsdauer. Dies ist das Prinzip der Absetzung für Abnutzung (AfA).

Wichtig ist, dass Sie die Kosten für Ihre Arbeitsmittel, ob sie nun sofort oder über mehrere Jahre verteilt abgesetzt werden, im Rahmen Ihrer Steuererklärung angeben müssen, wenn Sie den Einzelnachweis nutzen und Ihre Gesamtkosten die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro übersteigen.

Auch wenn Sie keine großen Anschaffungen getätigt haben, aber glauben, dass Ihre Ausgaben für kleinere Arbeitsmittel über das Jahr verteilt die 110 Euro Arbeitsmittelpauschale übersteigen, sollten Sie erwägen, die tatsächlichen Kosten anzugeben. Hierfür ist es ratsam, die Belege aufzubewahren.

Häufig gestellte Fragen zu Werbungskosten und Arbeitsmitteln

Um die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenzufassen, hier Antworten auf häufige Fragen:

• Wird die Werbungskostenpauschale automatisch abgezogen?
  Ja, die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (Stand 2024) wird automatisch berücksichtigt, wenn Sie eine Einkommensteuererklärung einreichen und Einkünfte als Arbeitnehmer haben.
• Was passiert, wenn meine tatsächlichen Werbungskosten unter 1.230 Euro liegen?
  Auch wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben geringer sind, erhalten Sie die volle Pauschale von 1.230 Euro. Sie müssen keine Belege einreichen, um diesen Betrag zu erhalten.
• Kann die Werbungskostenpauschale gekürzt werden, wenn ich nicht das ganze Jahr gearbeitet habe?
  Nein, die Pauschale wird nicht gekürzt, selbst wenn Sie nur für einen Teil des Jahres angestellt waren.
• Steht mir die Pauschale pro Job zu, wenn ich mehrere Arbeitgeber hatte?
  Nein, die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro gilt einmal pro Arbeitnehmer pro Steuerjahr, unabhängig von der Anzahl der Beschäftigungsverhältnisse.
• Wie ist die Regelung für verheiratete Paare oder Lebenspartner?
  Jeder Partner hat Anspruch auf die eigene Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro. Jeder kann individuell entscheiden, ob er die Pauschale nutzt oder seine höheren Kosten einzeln nachweist.
• Muss ich Belege für meine Arbeitsmittel sammeln?
  Für die Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro sind in der Regel keine Belege erforderlich. Wenn Sie jedoch höhere Kosten für Arbeitsmittel geltend machen möchten oder Ihre gesamten Werbungskosten über 1.230 Euro liegen und Sie den Einzelnachweis wählen, müssen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben nachweisen, wofür Belege notwendig sind.
• Was gilt als überwiegend berufliche Nutzung bei Arbeitsmitteln?
  Das bedeutet, dass Sie den Gegenstand zu mehr als 50 Prozent für berufliche Zwecke nutzen. Dies muss im Zweifelsfall dem Finanzamt gegenüber plausibel gemacht werden.

Fazit

Das Wissen um die Werbungskosten und die verschiedenen Möglichkeiten, diese steuerlich geltend zu machen, kann sich für Arbeitnehmer finanziell auszahlen. Die automatische Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, die Steuerlast zu mindern, ohne Belege sammeln zu müssen.

Für diejenigen, deren berufsbedingte Ausgaben, einschließlich der Kosten für notwendige Arbeitsmittel wie Büromaterial oder Fachliteratur, über diesem Betrag liegen, lohnt sich der Einzelnachweis. Die spezielle Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro bietet zudem eine einfache Option, kleinere Ausgaben für den Job steuerlich zu berücksichtigen.

Es ist ratsam, das ganze Jahr über mögliche Werbungskosten im Blick zu behalten und Belege für größere oder erklärungsbedürftige Ausgaben zu sammeln. So können Sie am Ende des Jahres fundiert entscheiden, ob die Pauschale oder der Einzelnachweis für Sie vorteilhafter ist und Ihre Steuererstattung maximieren.

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