Laptop absetzen: So sparen Selbstständige Steuern

Die Frage, ob man den Kauf eines Laptops von der Steuer absetzen kann, beschäftigt viele Selbstständige und Freiberufler. Die gute Nachricht ist: Ja, das ist möglich! Arbeitsgeräte wie Laptops, Computer oder Tablets sind essenzielle Werkzeuge im modernen Berufsalltag. Ihre Anschaffungskosten können die Steuerlast spürbar reduzieren, wenn man weiß, wie es geht.

Als Selbstständige:r oder Freelancer:in zählen die Kosten für beruflich genutzte Arbeitsmittel zu den Betriebsausgaben. Dies bedeutet, dass Sie diese Kosten von Ihren Einnahmen abziehen können, bevor die Steuer berechnet wird. Das führt zu einem geringeren zu versteuernden Einkommen und somit zu einer niedrigeren Steuerzahlung. Doch die Regeln zur Absetzbarkeit haben sich in den letzten Jahren vereinfacht, was die Geltendmachung noch attraktiver macht.

Was versteht man unter der Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln?

Grundsätzlich fallen alle Ausgaben, die unmittelbar mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen und notwendig sind, unter den Begriff Betriebsausgaben. Arbeitsmittel wie Laptops, Computer, Monitore, Drucker, Scanner, Tablets oder auch Software gehören dazu. Die Höhe, in der Sie diese Kosten absetzen können, hängt maßgeblich vom Grad der beruflichen Nutzung ab.

• Überwiegend berufliche Nutzung (> 90 %): Wenn Sie das Gerät zu mehr als 90 Prozent für berufliche Zwecke nutzen, können Sie die Anschaffungskosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen. Das Finanzamt geht bei dieser Nutzungsintensität von einer vollständigen betrieblichen Veranlassung aus.
• Gemischte Nutzung (10 % - 90 % beruflich): Bei einer Nutzung, die sowohl berufliche als auch private Anteile hat, können Sie den beruflichen Anteil prozentual absetzen. Das erfordert eine plausible Schätzung oder, im Idealfall, eine Dokumentation der Nutzung.
• Geringfügige berufliche Nutzung (< 10 %): Ist der berufliche Anteil der Nutzung geringer als 10 Prozent, ist eine steuerliche Absetzbarkeit in der Regel nicht möglich.

Können Sie die exakte Nutzungsaufteilung nicht detailliert nachweisen (z. B. durch ein Nutzungsprotokoll), akzeptieren die Finanzämter oft eine pauschale Aufteilung von 50 Prozent betrieblich und 50 Prozent privat. Dies bedeutet, dass Sie in diesem Fall die Hälfte der Anschaffungskosten steuerlich geltend machen können.

Wann sind Laptop, Computer und Tablet absetzbar?

Die entscheidende Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit ist, dass das Gerät für die Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit notwendig ist. Sie müssen dem Finanzamt glaubhaft machen können, dass Sie den Laptop oder das Tablet für Ihre Arbeit benötigen – sei es für Kommunikation, Projektmanagement, Buchhaltung, kreative Arbeit oder andere geschäftliche Zwecke. Die Notwendigkeit ist bei den meisten selbstständigen Tätigkeiten, die am Schreibtisch oder unterwegs digital erledigt werden, offensichtlich.

Auch wenn Sie das Gerät teilweise privat nutzen, ist die Absetzung möglich, solange der berufliche Anteil über 10 Prozent liegt. Wie bereits erwähnt, ist bei gemischter Nutzung eine plausible Aufteilung wichtig. Ein einfaches Nutzungsprotokoll, eine Schätzung basierend auf typischen Arbeitszeiten oder die Anwendung der 50:50-Pauschale sind gängige Methoden.

Die geschäftliche Nutzung beschränkt sich nicht nur auf Ihre Kerntätigkeit. Wenn Sie beispielsweise einen separaten Laptop ausschließlich für Ihre Buchhaltung, die Verwaltung von Kundenkontakten oder die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter verwenden, gilt auch diese Nutzung als betrieblich veranlasst und die Kosten sind absetzbar.

Wichtige Änderungen bei der Geltendmachung in der Steuererklärung

In der Vergangenheit wurden Arbeitsmittel je nach ihrem Wert unterschiedlich behandelt. Güter bis zu einem Nettoanschaffungspreis von 800 Euro galten als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und konnten sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Teurere Arbeitsmittel, deren Wert über 800 Euro lag, mussten über ihre voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden – bei Computern und Laptops betrug diese pauschal drei Jahre. Man sprach von Abschreibung über die Abnutzung (AfA).

Seit dem 1. Januar 2021 gibt es jedoch eine bedeutende Neuerung, die durch ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 22. Februar 2022 rückwirkend für alle Anschaffungen nach dem 31. Dezember 2020 gilt:

Für digitale Wirtschaftsgüter, zu denen Laptops, Computer, Tablets, Software und entsprechendes Zubehör zählen, wird eine Nutzungsdauer von nur noch einem Jahr unterstellt. Dies hat zur Folge, dass Sie die vollen Anschaffungskosten dieser Güter unabhängig von ihrem Preis bereits im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend machen können.

Es ist wichtig zu verstehen, dass dies keine neue Abschreibungsmethode im klassischen Sinne ist, sondern lediglich die angenommene Nutzungsdauer verkürzt wird. Die Abschreibung erfolgt weiterhin im Anschaffungsjahr, aber da die Nutzungsdauer nur ein Jahr beträgt, können die gesamten Kosten in diesem einen Jahr berücksichtigt werden.

Beispiel: Freelancer Max kauft am 15. März 2023 einen neuen Laptop für 1.800 EUR netto. Nach der alten Regelung hätte er diesen Betrag über drei Jahre verteilen müssen (600 EUR pro Jahr). Dank der neuen Regelung mit der unterstellten Nutzungsdauer von einem Jahr kann Max die vollen 1.800 EUR bereits in seiner Steuererklärung für das Jahr 2023 als Betriebsausgabe geltend machen. Dies reduziert seine Steuerlast im Anschaffungsjahr erheblich.

Diese vereinfachte Regelung trägt dem schnellen technologischen Fortschritt Rechnung und macht die steuerliche Behandlung von digitalen Arbeitsmitteln deutlich attraktiver.

Ein weiterer Vorteil, insbesondere wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind: Wenn Sie den Laptop als Betriebsvermögen deklarieren (was bei beruflicher Nutzung der Fall ist), können Sie nicht nur die Nettokosten als Betriebsausgabe absetzen, sondern auch die gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.

Ein wichtiger Hinweis betrifft Arbeitsmittel für Mitarbeiter: Kaufen Sie Laptops, Computer oder Tablets für Ihre Angestellten, können Sie die Kosten dafür immer zu 100 Prozent als Betriebsausgabe absetzen. Das Finanzamt geht hier grundsätzlich von einer vollständigen betrieblichen Nutzung aus.

Belege und Dokumentation: So vermeiden Sie Probleme

Eine sorgfältige Dokumentation Ihrer Ausgaben ist unerlässlich, um im Falle einer Nachfrage des Finanzamts auf der sicheren Seite zu sein. Bewahren Sie alle relevanten Unterlagen gut auf:

• Kaufbelege: Die Originalrechnung (oder eine gut lesbare digitale Kopie) des Laptops, Computers, Tablets, Zubehörs oder der Software ist der wichtigste Nachweis. Achten Sie darauf, dass die Rechnung Ihren Namen oder den Namen Ihres Unternehmens sowie das Kaufdatum und den Preis (Netto und Brutto, falls relevant) enthält.
• Dokumentation der Nutzung: Wenn Sie das Gerät gemischt nutzen, ist es ratsam, die berufliche Nutzung zu dokumentieren. Das kann ein einfaches Protokoll sein, in dem Sie stichpunktartig notieren, wann und wofür Sie das Gerät beruflich genutzt haben. Auch Kalendereinträge, Projektübersichten oder Stundenzettel, die indirekt die berufliche Nutzung belegen, können hilfreich sein. Ziel ist es, dem Finanzamt die von Ihnen angesetzte prozentuale Aufteilung plausibel darzulegen. Bei der 50:50-Pauschale ist in der Regel keine detaillierte Dokumentation erforderlich, aber die Notwendigkeit für die berufliche Tätigkeit muss klar sein.

Die digitale Archivierung von Belegen ist erlaubt und praktikabel, solange Sie die Dokumente im Bedarfsfall schnell und unverändert vorlegen können.

Computer-Zubehör und Software absetzen: Was gehört dazu?

Neben den Hauptgeräten wie Laptop oder Computer sind auch viele andere digitale Wirtschaftsgüter und Zubehörteile, die Sie beruflich nutzen, steuerlich absetzbar. Die gleiche Regelung der unterstellten Nutzungsdauer von einem Jahr gilt auch hier, sofern die Güter nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft wurden.

• Zubehör: Dazu zählen beispielsweise externe Monitore, Tastaturen, Mäuse, Webcams, Headsets, externe Festplatten oder SSDs, Dockingstations, Router, aber auch Drucker und Scanner. Wenn diese Geräte überwiegend beruflich genutzt werden, können Sie die Kosten im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen.
• Software: Ob es sich um eine einmalig gekaufte Softwarelizenz (z. B. für Grafikdesign-Programme, Office-Suiten, Steuersoftware) oder um laufende Kosten für Abo-Modelle (z. B. Cloud-Speicher, Projektmanagement-Tools, Software-as-a-Service) handelt – alle beruflich genutzten Softwarekosten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Einmalzahlungen für Software, die nach dem 31. Dezember 2020 erworben wurde, fallen ebenfalls unter die Ein-Jahres-Regelung und sind im Jahr der Anschaffung voll absetzbar. Laufende Abo-Gebühren sind ohnehin fortlaufende Betriebsausgaben.

Auch hier gilt: Die berufliche Notwendigkeit und, bei gemischter Nutzung, eine plausible Aufteilung oder die 50:50-Pauschale sind entscheidend.

Tipps für das Ausfüllen der Steuerformulare

Wo tragen Sie Ihre Anschaffungen für Laptops & Co. in der Steuererklärung ein? Das hängt davon ab, ob Sie ausschließlich selbstständig tätig sind oder auch Einkünfte als Arbeitnehmer haben.

• Für Selbstständige und Freiberufler: Die Kosten für beruflich genutzte Arbeitsmittel tragen Sie als Betriebsausgaben in Ihrer Gewinnermittlung ein (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz). Bei der EÜR gibt es oft spezifische Zeilen für „digitale Wirtschaftsgüter“ oder „Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe“ (wenn der Laptop z. B. für den Weiterverkauf bestimmt wäre, was hier aber nicht der Fall ist) oder allgemeine Betriebsausgaben. Achten Sie darauf, die volle Summe im Jahr der Anschaffung einzutragen, basierend auf der Ein-Jahres-Nutzungsdauer.
• Für Arbeitnehmer (die Geräte beruflich nutzen): Wenn Sie als Arbeitnehmer einen eigenen Laptop für Ihre nichtselbstständige Arbeit nutzen (z. B. Homeoffice), können Sie die Kosten als Werbungskosten in der Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Auch hier gilt die Ein-Jahres-Regelung für Anschaffungen nach dem 31.12.2020. Bei gemischter Nutzung müssen Sie den beruflichen Anteil angeben (prozentual oder 50:50-Pauschale).

Achten Sie darauf, nicht nur den Laptop selbst, sondern auch absetzbares Zubehör und Software an der entsprechenden Stelle anzugeben, um Ihre steuerlichen Vorteile voll auszuschöpfen.

Häufig gestellte Fragen zur Absetzbarkeit von Laptops und Arbeitsmitteln

Kann ich einen gebrauchten Laptop absetzen?

Ja, die Regelungen gelten auch für gebrauchte Geräte. Entscheidend ist der Kaufpreis, den Sie tatsächlich bezahlt haben, und die berufliche Nutzung. Auch hier können Sie die Kosten im Jahr des Kaufs vollständig absetzen, wenn die Ein-Jahres-Regel zutrifft.

Was passiert, wenn ich den Laptop im Folgejahr verkaufe?

Da die Nutzungsdauer auf ein Jahr festgesetzt ist und Sie die Kosten bereits im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt haben, hat ein Verkauf im Folgejahr in der Regel keine steuerlichen Auswirkungen auf die bereits erfolgte Abschreibung. Ein Verkaufserlös wäre gegebenenfalls als Betriebseinnahme zu versteuern, aber die Abschreibung ist bereits erfolgt.

Muss ich dem Finanzamt die berufliche Nutzung nachweisen?

Bei einer ausschließlichen oder überwiegend beruflichen Nutzung (> 90 %) geht das Finanzamt in der Regel davon aus, dass die Notwendigkeit besteht. Bei gemischter Nutzung sollten Sie eine plausible Erklärung für die prozentuale Aufteilung haben. Wie erwähnt, ist die 50:50-Pauschale oft akzeptiert und erfordert keinen detaillierten Nachweis.

Gilt die Ein-Jahres-Regel auch für Smartphones oder andere digitale Geräte?

Die BMF-Regelung bezieht sich auf „digitale Wirtschaftsgüter“. Laptops, Tablets und Computer sind explizit genannt. Smartphones werden oft anders behandelt, da die private Nutzung in der Regel sehr hoch ist. Hier sind oft nur die Kosten für den beruflichen Anteil der Telefonrechnung (Pauschalen sind möglich) oder spezielle beruflich genutzte Apps absetzbar, nicht unbedingt das Gerät selbst, es sei denn, die berufliche Nutzung kann eindeutig nachgewiesen werden und überwiegt.

Ich habe meinen Laptop vor 2021 gekauft. Kann ich ihn jetzt noch voll absetzen?

Nein, die Ein-Jahres-Regelung gilt rückwirkend nur für Anschaffungen nach dem 31. Dezember 2020. Für ältere Geräte gelten die vorherigen Regeln, d. h., sie werden über die ursprüngliche Nutzungsdauer (oft 3 Jahre) abgeschrieben, falls der Kaufpreis über der GWG-Grenze lag.

Die Möglichkeit, Laptops und andere digitale Arbeitsmittel schnell und unkompliziert von der Steuer abzusetzen, ist eine wichtige Entlastung für Selbstständige und Freiberufler. Durch sorgfältige Dokumentation und Kenntnis der Regeln können Sie Ihre Steuerlast optimieren.

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