Krankschreibung & Attest: Was Sie wissen müssen

Im deutschen Arbeitsalltag sind Begriffe wie „Krankschreibung“, „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ und „ärztliches Attest“ allgegenwärtig. Doch was bedeuten sie genau, und welche Pflichten ergeben sich daraus für Arbeitnehmer und Arbeitgeber? Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Aspekte dieser Dokumente und Prozesse, von der einfachen Krankmeldung bis hin zur komplexen elektronischen Übermittlung und speziellen Attesten.

Die Notwendigkeit, eine Krankheit zu dokumentieren, hat weitreichende Folgen – sei es für die Lohnfortzahlung, die Organisation im Betrieb oder die Beantragung von Leistungen. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) haben sich die Abläufe für gesetzlich Versicherte verändert, während für andere Gruppen weiterhin das Papierformat gilt. Auch die Regeln für die Krankmeldung kranker Kinder wurden angepasst, um Eltern und Praxen zu entlasten. Ein fundiertes Verständnis dieser Regelungen ist unerlässlich, um Missverständnisse und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Krankmeldung, Krankschreibung, Attest: Begriffsdschungel gelichtet

Oft werden die Begriffe „Krankmeldung“, „Krankschreibung“ und „ärztliches Attest“ synonym verwendet, doch es gibt wichtige Unterschiede, insbesondere im beruflichen Kontext. Eine klare Abgrenzung hilft, die jeweiligen Anforderungen und Prozesse besser zu verstehen.

Was ist eine Krankmeldung?

Die Krankmeldung ist die reine Information des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber über das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit. Diese Mitteilungspflicht besteht in der Regel ab dem ersten Tag der Erkrankung und muss unverzüglich erfolgen. Wie die Krankmeldung zu erfolgen hat (telefonisch, per E-Mail etc.), ist oft im Arbeits- oder Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber schnell informiert wird, um gegebenenfalls die Arbeitsorganisation anzupassen. Eine Diagnose muss bei der Krankmeldung nicht genannt werden.

Was ist eine Krankschreibung oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU)?

Die Krankschreibung, offiziell als Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bezeichnet, ist ein ärztliches Dokument, das die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers bescheinigt. Sie wird von einem Arzt ausgestellt und bestätigt, dass der Arbeitnehmer aufgrund einer Erkrankung nicht in der Lage ist, seine vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen. Die AU enthält Angaben zum Namen des Patienten, zum Beginn und voraussichtlichen Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie zur Art der Bescheinigung (Erst- oder Folgebescheinigung). Die Diagnose ist für den Arbeitgeber in der Regel nicht sichtbar.

Was ist ein ärztliches Attest?

Der Begriff „ärztliches Attest“ ist weiter gefasst als die reine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Ein Attest ist eine Bescheinigung, die von einem Arzt über den Gesundheitszustand einer Person ausgestellt wird. Während die AU ein spezifisches Attest für die Arbeitsunfähigkeit ist, kann ein Attest auch andere Zwecke haben. Es kann beispielsweise eine Reiseunfähigkeit bescheinigen, die Notwendigkeit einer speziellen Ernährung dokumentieren, eine dauerhafte körperliche Einschränkung bestätigen oder die Eignung für bestimmte Tätigkeiten beurteilen. Atteste basieren auf einer ärztlichen Untersuchung und dokumentieren den Gesundheitszustand für verschiedene Zwecke im beruflichen, schulischen oder auch behördlichen Bereich.

Der entscheidende Unterschied: Krankmeldung vs. Attest/AU

Der Hauptunterschied liegt in der Form und dem Aussteller. Die Krankmeldung ist eine formlose Mitteilung des Arbeitnehmers. Das Attest (oder die AU als spezifische Form des Attests) ist ein formelles Dokument, das nur von einem Arzt ausgestellt werden kann und den Gesundheitszustand objektiv bescheinigt. Während die Krankmeldung am ersten Tag erfolgen sollte, wird das ärztliche Attest/die AU in der Regel erst ab einem bestimmten Zeitpunkt benötigt.

Wann wird das ärztliche Attest benötigt? Die 3-Tage-Regel

Gemäß § 5 Abs. 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem auf den dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit folgenden Arbeitstag vorzulegen. Dies bedeutet, dass bei einer Erkrankung, die länger als drei Kalendertage dauert (inklusive Wochenenden und Feiertagen), die AU-Bescheinigung dem Arbeitgeber am vierten Tag vorliegen muss.

Wichtiger Hinweis: Arbeitgeber haben das Recht, das ärztliche Attest bereits früher, sogar schon ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit, zu verlangen. Dieses Recht ergibt sich ebenfalls aus § 5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG. Ob der Arbeitgeber von diesem Recht Gebrauch macht, ist in der Praxis unterschiedlich und sollte im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Regelungen festgehalten sein. Es ist ratsam, sich im Zweifel nach den spezifischen Vorgaben im eigenen Betrieb zu erkundigen.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit dem 1. Januar 2023 hat sich das Verfahren zur Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für gesetzlich Krankenversicherte grundlegend geändert. Die sogenannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt in den meisten Fällen die bisherige Papierform.

Wie funktioniert die eAU?

Wenn Sie als gesetzlich Versicherter von Ihrem Arzt krankgeschrieben werden, übermittelt die Arztpraxis die AU-Daten elektronisch an Ihre gesetzliche Krankenkasse. Sie erhalten in der Regel nur noch einen Papierausdruck für Ihre eigenen Unterlagen. Sie müssen die AU nicht mehr selbst an Ihre Krankenkasse oder Ihren Arbeitgeber schicken. Ihr Arbeitgeber ruft die AU-Daten elektronisch bei Ihrer Krankenkasse ab, nachdem Sie ihm Ihre Arbeitsunfähigkeit mitgeteilt haben.

Die Krankenkasse übermittelt an den Arbeitgeber folgende Informationen:

• Name der versicherten Person
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
• Informationen, ob Anhaltspunkte für einen Arbeitsunfall vorliegen

Der Arbeitgeber erfährt dabei nicht, welcher Arzt Sie krankgeschrieben hat oder welche Diagnose gestellt wurde. Die Daten sind in der Regel erst ab dem Folgetag der Krankschreibung für den Arbeitgeber abrufbar. Die Übermittlung erfolgt über gesicherte Kommunikationswege innerhalb der Telematik-Infrastruktur.

Wer nimmt am eAU-Verfahren teil?

Das eAU-Verfahren gilt für:

• Gesetzlich Krankenversicherte Arbeitnehmer
• Arztpraxen in Deutschland (Hausärzte, Fachärzte)
• Krankenhäuser in Deutschland
• Gesetzliche Krankenkassen

Nicht am eAU-Verfahren beteiligt sind derzeit:

• Privatversicherte
• Beihilfeberechtigte
• Minijobber in Privathaushalten
• Patienten von Privatärzten in Deutschland
• Patienten von Ärzten, Zahnärzten und Rehabilitationseinrichtungen im Ausland

Diese Personengruppen erhalten ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin in Papierform und müssen diese selbst an Arbeitgeber, private Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle oder die Minijob-Zentrale übermitteln.

Was passiert bei technischen Problemen?

Sollte die elektronische Übermittlung der eAU aufgrund technischer Probleme in der Arztpraxis oder bei der Krankenkasse fehlschlagen, kommt ein Ersatzverfahren zur Anwendung. In diesem Fall erhalten Sie von Ihrem Arzt einen Papierausdruck, den Sie dann selbst an Ihre gesetzliche Krankenkasse schicken müssen. Dieser Ausdruck enthält oft einen Barcode, der die Digitalisierung bei der Kasse erleichtert.

Krankschreibung bei kranken Kindern

Auch für Eltern kranker Kinder gibt es spezifische Regelungen zur Krankschreibung, die es ihnen ermöglichen, sich um ihr Kind zu kümmern und Kinderkrankengeld zu beantragen. Die Regeln wurden in den letzten Jahren flexibler gestaltet.

Telefonische Krankschreibung für Kinder

Eltern können unter bestimmten Voraussetzungen eine Krankschreibung für ihr krankes Kind (unter 12 Jahren) auch telefonisch erhalten. Dies ist möglich, wenn das Kind der Kinderarztpraxis bekannt ist und nur leichte Krankheitssymptome aufweist. Ziel ist es, Praxen und Eltern zu entlasten und Ansteckungen im Wartezimmer zu vermeiden. Es besteht jedoch kein Rechtsanspruch auf eine telefonische Krankschreibung; die Entscheidung liegt beim Arzt.

Eine telefonische Erstbescheinigung ist für maximal fünf Tage möglich. Sollte das Kind danach weiterhin krank sein, ist ein Praxisbesuch erforderlich.

Krankschreibung per Videosprechstunde für Kinder

Ärzte können Kinder unter 12 Jahren auch per Videosprechstunde krankschreiben. Diese Altersgrenze gilt nicht für Kinder mit Behinderung oder Kinder, die auf Hilfe angewiesen sind.

• Erstbescheinigung per Video: Wenn das Kind der Praxis bekannt ist, ist eine Krankschreibung für bis zu sieben Tagen möglich. Bei nicht bekannten Kindern ist sie auf bis zu drei Tage begrenzt. Die Symptome müssen für eine Video-Beurteilung geeignet sein.
• Folgekrankschreibung per Video: Eine Folgekrankschreibung per Videosprechstunde ist nur möglich, wenn das Kind zuvor persönlich in der Praxis untersucht wurde.

Die Bescheinigungen für das kranke Kind werden benötigt, um Kinderkrankengeld bei der Krankenkasse zu beantragen. Für die Jahre 2024 und 2025 können Eltern pro Kind und Elternteil für 15 Arbeitstage Kinderkrankengeld erhalten, Alleinerziehende für 30 Arbeitstage pro Kind.

Was muss in einem ärztlichen Attest stehen?

Der Inhalt eines ärztlichen Attests hängt stark von seinem Zweck ab. Eine allgemeine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält standardisierte Informationen, wie oben beschrieben (Name, Dauer, Erst-/Folge). Spezifischere Atteste, die für besondere Zwecke ausgestellt werden, müssen detailliertere Informationen enthalten, um ihren Zweck zu erfüllen.

Grundlegende Elemente eines ärztlichen Attests:

• Kopfzeile: Name und Kontaktdaten des ausstellenden Arztes/der Praxis.
• Patientendaten: Name und Geburtsdatum der Person.
• Datum der Untersuchung: Wann die ärztliche Beurteilung stattfand.
• Medizinische Bewertung: Eine Beschreibung des Gesundheitszustands und ggf. der Befunde.
• Diagnose: Die medizinische Diagnose, oft in verschlüsselter Form für die Krankenkasse, aber nicht für den Arbeitgeber.
• Zweck des Attests: Klare Angabe, wofür das Attest benötigt wird (z.B. Arbeitsunfähigkeit, Reiseunfähigkeit, Notwendigkeit Home-Office).
• Empfehlung/Konsequenz: Angaben zur Arbeitsfähigkeit, Dauer der Einschränkung, notwendige Anpassungen (z.B. Arbeitszeitverkürzung, anderer Arbeitsplatz).
• Unterschrift und Stempel: Bestätigung der Authentizität durch den Arzt.

Bei speziellen Attesten, z.B. für eine Kündigung aus gesundheitlichen Gründen oder die Bescheinigung einer dauerhaften Einschränkung, muss das Attest detailliert darlegen, warum die Person ihre bisherige Tätigkeit nicht mehr ausüben kann oder welche spezifischen Anpassungen notwendig sind. Es muss eine fundierte medizinische Begründung enthalten, die belastbar ist.

Spezifische Formen von ärztlichen Attesten im Berufsleben

Neben der klassischen AU gibt es weitere Attestarten, die im Berufsleben relevant sein können:

• Ärztliches Attest für Kündigung aus gesundheitlichen Gründen: Dieses Attest wird benötigt, um nachzuweisen, dass ein Arbeitnehmer aufgrund seines Gesundheitszustandes dauerhaft nicht mehr in der Lage ist, seine Arbeit zu verrichten. Es ist eine wichtige Grundlage bei rechtlichen Auseinandersetzungen bezüglich einer krankheitsbedingten Kündigung.
• Ärztliches Attest über dauerhafte körperliche Einschränkung: Bescheinigt langfristige oder permanente gesundheitliche Probleme, die die Arbeitsfähigkeit beeinflussen. Dient als Grundlage für die Anpassung des Arbeitsplatzes oder der Tätigkeiten, um die Teilhabe am Arbeitsleben zu ermöglichen (z.B. im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements - BEM).
• Ärztliches Attest für Home-Office: Kann notwendig sein, um zu begründen, warum ein Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen nicht oder nur eingeschränkt am regulären Arbeitsplatz arbeiten kann und die Arbeit von zu Hause aus medizinisch ratsam oder erforderlich ist.
• Ärztliches Attest für Arbeitszeitverkürzung: Bescheinigt die medizinische Notwendigkeit, die Arbeitszeit eines Mitarbeiters aufgrund von Krankheit oder gesundheitlichen Einschränkungen zu reduzieren.

Diese Atteste erfordern eine sorgfältige ärztliche Untersuchung und eine präzise Formulierung, um ihren Zweck rechtlich und praktisch zu erfüllen.

Wie lange ist ein ärztliches Attest gültig?

Die Gültigkeitsdauer eines ärztlichen Attests variiert je nach Art und Zweck. Eine allgemeine Regel besagt, dass die Gültigkeit dem Zeitraum entspricht, für den der Arzt die Bescheinigung ausgestellt hat.

• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: Die AU ist nur für den auf ihr angegebenen Zeitraum gültig. Wenn die Krankheit länger dauert, ist eine Folgebescheinigung erforderlich, die eine erneute ärztliche Konsultation voraussetzt (persönlich, telefonisch oder per Video, je nach Umständen und Regelung).
• Spezialisierte Atteste: Atteste über chronische Erkrankungen oder dauerhafte Einschränkungen können über längere Zeiträume oder sogar unbefristet gültig sein, wenn der Zustand als nicht vorübergehend eingestuft wird. Dennoch kann es notwendig sein, solche Atteste in bestimmten Abständen aktualisieren zu lassen, insbesondere wenn sie für fortlaufende Leistungen oder Anpassungen benötigt werden.
• Rechtliche und institutionelle Anforderungen: Manchmal schreiben Arbeitgeber, Schulen oder Behörden vor, wie aktuell ein Attest sein muss, um akzeptiert zu werden. Es ist ratsam, sich hierüber im Vorfeld zu informieren.

Es liegt in der Verantwortung des Arbeitnehmers, sicherzustellen, dass die vorgelegten Atteste aktuell und für den jeweiligen Zweck gültig sind.

Kosten und Abrechnung ärztlicher Atteste

Die Kostenübernahme für ärztliche Atteste hängt ebenfalls vom Zweck ab.

• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU): Die Kosten für die Ausstellung einer AU im Rahmen einer notwendigen Behandlung werden von der gesetzlichen Krankenversicherung übernommen. Ärzte rechnen dies über die Kassenärztliche Vereinigung ab (Abrechnung nach EBM - Einheitlicher Bewertungsmaßstab).
• Anträge auf Rente, Reha, Kur: Die für diese Anträge notwendigen Atteste und Berichte werden in der Regel ebenfalls von der gesetzlichen Krankenversicherung oder dem zuständigen Sozialversicherungsträger übernommen.
• Andere Atteste: Atteste, die auf Wunsch des Patienten für spezifische Zwecke ausgestellt werden und nicht direkt der Behandlung einer akuten Krankheit dienen (z.B. Attest für das Fitnessstudio, Reiseunfähigkeitsbescheinigung auf Wunsch des Arbeitgebers ohne AU-Notwendigkeit, Atteste für Versicherungen außerhalb der GKV), werden oft als individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL) eingestuft und müssen vom Patienten selbst bezahlt werden. Die Abrechnung erfolgt dann nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ).

Ärzte können für aufwändigere Bescheinigungen, die über die Standard-AU hinausgehen, zusätzliche Gebühren nach EBM oder GOÄ abrechnen. Es ist ratsam, im Zweifel vorher zu klären, wer die Kosten für ein benötigtes Attest trägt.

Wie melde ich mich beim Arbeitgeber krank?

Auch mit der Einführung der eAU bleibt die Pflicht des Arbeitnehmers bestehen, den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Dies sollte am ersten Tag der Erkrankung geschehen, idealerweise vor dem üblichen Arbeitsbeginn.

Die Art der Krankmeldung kann variieren:

• Telefonisch: Oft die bevorzugte Methode, um sicherzustellen, dass die Information sofort ankommt.
• E-Mail: Eine akzeptierte Form in vielen Unternehmen.
• Schriftlich: Per Post ist meist zu langsam.
• Messenger (WhatsApp, SMS etc.): Sollte nur verwendet werden, wenn dies ausdrücklich mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde und idealerweise schriftlich fixiert ist.

Geben Sie bei der Krankmeldung Ihren Namen an, teilen Sie mit, dass Sie krankheitsbedingt nicht zur Arbeit kommen können, und geben Sie, falls bekannt, die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit an. Eine Diagnose müssen Sie nicht nennen.

Nachdem Sie die Krankmeldung gemacht haben, begeben Sie sich bei Bedarf zum Arzt, um eine AU zu erhalten. Wenn Sie gesetzlich versichert sind, übermittelt die Praxis die AU elektronisch an Ihre Krankenkasse. Ihr Arbeitgeber ruft die Daten dann dort ab. Sie müssen das Dokument nicht mehr selbst einreichen (außer im seltenen Ersatzverfahren).

Was passiert, wenn man die Krankmeldung oder das Attest nicht abgibt?

Die Nicht-Erfüllung der Mitteilungs- und Nachweispflichten im Krankheitsfall kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

• Keine Krankmeldung: Wer sich nicht unverzüglich beim Arbeitgeber krankmeldet, fehlt unentschuldigt. Dies ist eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten und kann zu einer Abmahnung führen. Im Wiederholungsfall kann sogar eine verhaltensbedingte Kündigung drohen.
• Kein ärztliches Attest/AU: Wenn das Attest nicht fristgerecht (in der Regel am 4. Tag oder früher, falls vom Arbeitgeber verlangt) vorgelegt wird, kann der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung verweigern, bis der Nachweis erbracht ist. Auch dies kann zu einer Abmahnung führen.
• Nicht-Übermittlung der eAU (im Ersatzverfahren): Wenn Sie im Ersatzverfahren einen Papierausdruck für die Krankenkasse erhalten und diesen nicht einreichen, liegt keine gültige AU vor, die dem Arbeitgeber gemeldet werden kann. Dies hat ähnliche Folgen wie die Nichtvorlage eines Attests.

Es ist daher im eigenen Interesse des Arbeitnehmers, die Krankmeldung und die Beschaffung des Attests (bzw. die Sicherstellung der eAU-Übermittlung) sorgfältig und fristgerecht zu handhaben.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich meinem Arbeitgeber sagen, welche Krankheit ich habe?

Nein. Sie sind lediglich verpflichtet, Ihre Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen und bei Bedarf durch ein ärztliches Attest nachzuweisen. Die genaue Diagnose geht den Arbeitgeber nichts an und wird im Regelfall auch nicht an ihn übermittelt (bei der eAU erhält er nur die Information über die Arbeitsunfähigkeit, nicht die Diagnose).

Kann mein Arbeitgeber das Attest schon am ersten Tag verlangen?

Ja, der Arbeitgeber hat das gesetzliche Recht, das ärztliche Attest bereits ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit zu verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG). Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag oder betriebliche Regelungen.

Was ist, wenn ich im Ausland krank werde?

Für im Ausland ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gilt das eAU-Verfahren derzeit nicht. Sie müssen die Papierbescheinigung weiterhin selbst bei Ihrer Krankenkasse und Ihrem Arbeitgeber einreichen. Beachten Sie, dass die Bescheinigung den deutschen Anforderungen entsprechen sollte (Dauer, Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit).

Kann eine Krankschreibung rückwirkend ausgestellt werden?

Ärzte können eine Krankschreibung in Ausnahmefällen rückwirkend ausstellen, allerdings in der Regel nur für einen kurzen Zeitraum (maximal 3 Tage) und nur nach sorgfältiger Prüfung und Befragung des Patienten. Ein Rechtsanspruch auf eine rückwirkende Krankschreibung besteht nicht.

Was ist Kinderkrankengeld?

Kinderkrankengeld ist eine Leistung der gesetzlichen Krankenkassen, die Eltern erhalten, wenn sie aufgrund der Erkrankung ihres Kindes (unter 12 Jahren oder mit Behinderung) nicht arbeiten können und dadurch einen Verdienstausfall haben. Die Anzahl der Tage, für die Kinderkrankengeld gezahlt wird, ist begrenzt und wurde temporär erhöht (z.B. 15 Tage pro Kind/Elternteil in 2024/2025).

Fazit

Das Verständnis der Unterschiede zwischen Krankmeldung, Krankschreibung (AU) und ärztlichem Attest ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Deutschland von großer Bedeutung. Die Krankmeldung ist die schnelle Information, die AU der ärztliche Nachweis der Arbeitsunfähigkeit, und das Attest ein weiter gefasstes Dokument über den Gesundheitszustand für verschiedene Zwecke. Die Einführung der eAU hat die Prozesse für gesetzlich Versicherte vereinfacht, während die Pflichten zur Information und zum Nachweis bestehen bleiben.

Ob für die eigene Erkrankung, die Pflege eines kranken Kindes oder die Dokumentation spezifischer gesundheitlicher Einschränkungen – das richtige Vorgehen und das Wissen um die geltenden Regeln sind entscheidend, um Ansprüche geltend zu machen und arbeitsrechtliche Probleme zu vermeiden. Arbeitgeber wiederum benötigen dieses Wissen, um die vorgelegten Dokumente korrekt zu bewerten und ihren Verpflichtungen nachzukommen.

Dieser Artikel hat die wichtigsten Aspekte beleuchtet, von der standardmäßigen AU bis hin zu speziellen Attesten und den Besonderheiten bei kranken Kindern. Ein sorgfältiger Umgang mit diesen Dokumenten und Prozessen trägt zu einem reibungslosen Ablauf im Arbeitsverhältnis bei und schützt die Rechte beider Seiten.

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