05/07/2020
Als Unternehmer begegnen Ihnen täglich Begriffe wie Vorsteuer und Umsatzsteuer. Während diese oft zusammen genannt werden, ist es für eine korrekte Buchführung unerlässlich, die genauen Unterschiede zu kennen und zu wissen, wie die Vorsteuer korrekt verbucht wird. Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen, zeigt Ihnen die notwendigen Schritte und erklärt, worauf Sie achten müssen, um Ihren Vorsteuerabzug geltend zu machen.
Die Vorsteuer ist ein zentrales Element im deutschen Umsatzsteuersystem. Sie stellt die Umsatzsteuer dar, die Unternehmen auf ihre eigenen Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen zahlen. Im Gegensatz dazu ist die Umsatzsteuer die Steuer, die ein Unternehmen auf seine eigenen Verkäufe erhebt und vom Endkunden bezahlt wird. Unternehmen haben das Recht, die gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Dieser Prozess wird als Vorsteuerabzug bezeichnet und ist ein wichtiger Mechanismus zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung innerhalb der Wertschöpfungskette.
Was genau ist die Vorsteuer?
Die Vorsteuer ist im Wesentlichen die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen auf Rechnungen von anderen Unternehmen bezahlt. Kaufen Sie beispielsweise Büromaterial, Rohstoffe oder eine neue Maschine, enthält der Rechnungsbetrag in der Regel einen Anteil an Umsatzsteuer. Dieser Anteil wird für das kaufende Unternehmen zur Vorsteuer. Diese gezahlte Steuer kann das Unternehmen später bei seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung oder -Jahreserklärung mit der Umsatzsteuer verrechnen, die es selbst von seinen Kunden eingenommen hat.
Nur Unternehmen, die selbst steuerbare Umsätze erzielen und zur Abgabe von Umsatzsteuererklärungen verpflichtet sind, sind grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt. Bestimmte Berufsgruppen oder Unternehmen, die von der Umsatzsteuer befreite Leistungen erbringen (wie z. B. bestimmte medizinische Leistungen oder Finanzdienstleistungen), sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer
Obwohl Vorsteuer und Umsatzsteuer eng miteinander verbunden sind, bezeichnen sie unterschiedliche Aspekte der Umsatzsteuerkette. Die Umsatzsteuer (oft auch Mehrwertsteuer genannt) ist eine Verbrauchssteuer. Sie besteuert den Mehrwert, der auf jeder Stufe der Produktion und des Vertriebs entsteht, und wird letztendlich vom Endverbraucher getragen. Unternehmen fungieren hierbei als 'Inkassostellen' für das Finanzamt: Sie vereinnahmen die Umsatzsteuer von ihren Kunden und führen sie an das Finanzamt ab.
Die Vorsteuer hingegen ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen auf seine Eingänge (Käufe) zahlt. Sie fällt bei Ausgaben an, während die Umsatzsteuer bei Einnahmen anfällt. Der Clou liegt in der Verrechnung: Am Ende eines Abrechnungszeitraums (meist monatlich oder vierteljährlich) wird die Summe der gezahlten Vorsteuer von der Summe der eingenommenen Umsatzsteuer abgezogen. Nur die Differenz wird ans Finanzamt abgeführt oder vom Finanzamt zurückgefordert.
Steuersätze in Deutschland
Die Höhe der Umsatzsteuer und somit der Vorsteuer hängt vom jeweiligen Steuersatz ab. In Deutschland gelten primär zwei Sätze:
- 19% Regelsteuersatz: Dieser gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen, wie z.B. Möbel, Mode, die meisten Dienstleistungen (Restaurantbesuche, Handwerkerleistungen) oder Hygieneartikel (mit einigen Ausnahmen).
- 7% Ermäßigter Steuersatz: Dieser gilt für Güter des täglichen Bedarfs sowie bestimmte kulturelle Leistungen, z.B. Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Nah- und Fernverkehrstickets, Theater- und Konzertkarten oder bestimmte Damenhygieneartikel.
Es gibt auch Leistungen, die von der Umsatzsteuer befreit sind (0%), z.B. bestimmte medizinische Leistungen oder Lieferungen und Leistungen ins Ausland im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens. Für land- und forstwirtschaftliche Betriebe gibt es unter Umständen spezielle Steuersätze (z.B. 10,7% oder 5,5%).
| Steuersatz | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| 19% | Regelsteuersatz | Möbel, Mode, Restaurantbesuche, die meisten Dienstleistungen |
| 7% | Ermäßigter Steuersatz | Lebensmittel, Bücher, Nahverkehr, Theaterkarten, Damenhygieneartikel |
| 0% | Umsatzsteuerbefreit | Bestimmte medizinische Leistungen, grenzüberschreitende Lieferungen (Reverse Charge) |
Berechnung der Vorsteuer
Die Berechnung der Vorsteuer ist in der Regel unkompliziert, wenn der Nettobetrag und der Steuersatz bekannt sind. Die Formel lautet:
Vorsteuer = Nettobetrag x Steuersatz
Der Nettobetrag ist der Preis der Ware oder Dienstleistung ohne Umsatzsteuer. Der Bruttobetrag ist der Endpreis inklusive Umsatzsteuer.
Beispiel: Ein Unternehmen kauft Büromaterial für 100 € netto zuzüglich 19% Umsatzsteuer.
- Nettobetrag: 100 €
- Steuersatz: 19% (0,19)
- Vorsteuer = 100 € * 0,19 = 19 €
- Bruttobetrag = 100 € + 19 € = 119 €
Die Vorsteuer beträgt in diesem Fall 19 €. Dieser Betrag kann als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Rechnungen mit mehreren Steuersätzen
Manchmal erhalten Unternehmen Rechnungen, die Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten (z.B. ein Großeinkauf, der sowohl Lebensmittel mit 7% als auch Verpackungsmaterial mit 19% umfasst). In diesem Fall muss die Vorsteuer für jede Position bzw. jeden Steuersatz separat berechnet werden.
Beispiel: Eine Rechnung enthält Lebensmittel (7% USt) und Verpackungsmaterial (19% USt). Der Nettobetrag für Lebensmittel beträgt 325,12 €, für Verpackungsmaterial 245,13 €.
- Vorsteuer Lebensmittel (7%): 325,12 € * 0,07 = 22,76 €
- Vorsteuer Verpackung (19%): 245,13 € * 0,19 = 46,57 €
- Gesamte Vorsteuer = 22,76 € + 46,57 € = 69,33 €
Der Bruttogesamtbetrag der Rechnung wäre die Summe der Nettobeträge plus der gesamten Vorsteuer: (325,12 € + 245,13 €) + 69,33 € = 570,25 € + 69,33 € = 639,58 €.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Nicht jede gezahlte Umsatzsteuer kann als Vorsteuer geltend gemacht werden. Es müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die wichtigste ist, dass das Unternehmen selbst steuerpflichtige Umsätze erzielt. Darüber hinaus muss die Rechnung, die Sie erhalten, bestimmte formelle Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.
Für Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 € (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) sind die Anforderungen geringer:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang der Leistung (handelsübliche Bezeichnung)
- Bruttogesamtbetrag und der darauf entfallende Steuerbetrag
- Angewandter Steuersatz
Bei Rechnungen über 250 € (Regelrechnungen) müssen zusätzlich folgende Angaben enthalten sein:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ihres Unternehmens)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Ggf. Skonti oder andere Minderungen des Entgelts
Wenn eine Eingangsrechnung nicht alle notwendigen Angaben enthält, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Eingangsrechnungen korrekt und vollständig sind.
Wer ist vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen?
Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen, sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Sie zahlen auf ihre Einkäufe zwar Umsatzsteuer, können diese aber nicht vom Finanzamt zurückfordern. Im Gegenzug dürfen Kleinunternehmer auf ihren eigenen Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen (solange ihre Umsätze bestimmte Grenzen nicht überschreiten).
Die Buchung der Vorsteuer
Aus buchhalterischer Sicht ist die Vorsteuer zunächst ein durchlaufender Posten. Sie stellt im Moment der Zahlung eine Forderung gegenüber dem Finanzamt dar. Unterjährig wird die Vorsteuer auf speziellen Aktivkonten verbucht. Es gibt üblicherweise separate Konten für die verschiedenen Steuersätze, z.B. 'Abziehbare Vorsteuer 19%' oder 'Abziehbare Vorsteuer 7%'.
Beim Buchen einer Eingangsrechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, wird der Nettobetrag auf das entsprechende Aufwands- oder Bestandskonto (z.B. Wareneingang, Büromaterial, Maschinen) gebucht. Der Vorsteuerbetrag wird gleichzeitig im Soll auf das entsprechende Vorsteuerkonto gebucht. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem Konto, über das die Zahlung abgewickelt wird (z.B. Bank oder Kasse) oder auf einem Verbindlichkeitskonto (z.B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen).
Buchungssatz für abziehbare Vorsteuer (ein Steuersatz)
Angenommen, Sie kaufen Rohstoffe für 2.000 € netto zzgl. 19% USt und bezahlen per Banküberweisung. Die Vorsteuer beträgt 2.000 € * 0,19 = 380 €. Der Bruttobetrag ist 2.380 €.
Der Buchungssatz lautet (vereinfacht):
Soll: Roh-, Hilfs- & Betriebsstoffe (Aufwandskonto) 2.000 €
Soll: Abziehbare Vorsteuer 19% (Aktivkonto) 380 €
Haben: Bank (Aktivkonto) 2.380 €
In vielen Buchhaltungssystemen werden die Nettobeträge und die Steuerbeträge automatisch auf die richtigen Konten verteilt, sobald der Bruttobetrag und der Steuersatz eingegeben werden.
Buchungssatz für Rechnungen mit mehreren Steuersätzen
Wenn eine Rechnung mehrere Steuersätze enthält, werden die Nettobeträge und die entsprechenden Vorsteuerbeträge separat auf die jeweiligen Konten gebucht.
Beispiel: Rechnung über 639,58 € brutto, bestehend aus Lebensmittel (325,12 € netto, 7% USt = 22,76 € VSt) und Verpackungsmaterial (245,13 € netto, 19% USt = 46,57 € VSt). Bezahlung per Bank.
Der Buchungssatz lautet:
Soll: Wareneingang (Lebensmittel) (Aufwandskonto) 325,12 €
Soll: Abziehbare Vorsteuer 7% (Aktivkonto) 22,76 €
Soll: Verpackungsmaterial (Aufwandskonto) 245,13 €
Soll: Abziehbare Vorsteuer 19% (Aktivkonto) 46,57 €
Haben: Bank (Aktivkonto) 639,58 €
Auch hier übernehmen moderne Buchhaltungsprogramme oft die Aufteilung, wenn die Rechnungsdetails korrekt erfasst werden.
Monatlicher Abschluss und Verrechnung
Am Ende jedes Monats oder Quartals (je nach Meldezeitraum für die Umsatzsteuer-Voranmeldung) werden die Vorsteuerkonten sowie die Umsatzsteuerkonten abgeschlossen. Die Salden dieser Konten werden auf ein Umsatzsteuerverrechnungskonto übertragen.
Auf diesem Verrechnungskonto werden die gesammelte Vorsteuer (aus den Eingangsrechnungen) und die gesammelte Umsatzsteuer (aus den Ausgangsrechnungen) gegenübergestellt. Das Ergebnis dieser Verrechnung ist entscheidend:
- Umsatzsteuerzahllast (Steuerschuld): Wenn die eingenommene Umsatzsteuer höher ist als die gezahlte Vorsteuer, ergibt sich eine positive Differenz. Dieser Betrag ist an das Finanzamt abzuführen. In der Bilanz erscheint die Zahllast auf der Passivseite als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt.
- Vorsteuerüberhang (Steuerforderung): Wenn die gezahlte Vorsteuer höher ist als die eingenommene Umsatzsteuer (was z.B. in Gründungsphasen oder bei großen Investitionen der Fall sein kann), ergibt sich eine negative Differenz. Dieser Betrag wird vom Finanzamt zurückerstattet. In der Bilanz erscheint der Vorsteuerüberhang auf der Aktivseite als Forderung gegenüber dem Finanzamt.
| Ergebnis der Verrechnung | Beschreibung | Bilanzposition |
|---|---|---|
| Umsatzsteuerzahllast | Eingenommene Umsatzsteuer > Gezahlte Vorsteuer | Passivseite (Verbindlichkeit) |
| Vorsteuerüberhang | Gezahlte Vorsteuer > Eingenommene Umsatzsteuer | Aktivseite (Forderung) | Hinweis: Geleistete Vorauszahlungen werden ebenfalls berücksichtigt. |
Dieser monatliche oder quartalsweise Prozess der Verrechnung und Meldung an das Finanzamt wird als Umsatzsteuer-Voranmeldung bezeichnet.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Vorsteuer
Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Mehrwertsteuer?
Die Mehrwertsteuer ist der umgangssprachliche Begriff für die Umsatzsteuer. Die Vorsteuer ist der Teil der Umsatzsteuer, den ein Unternehmen auf seine Einkäufe bezahlt und vom Finanzamt zurückfordern kann. Die Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer ist die Steuer, die ein Unternehmen auf seine Verkäufe erhebt und an das Finanzamt abführt.
Wer darf Vorsteuer abziehen?
Grundsätzlich dürfen Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze erzielen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, die auf ihren Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Ausgenommen sind z.B. Kleinunternehmer oder Unternehmen mit ausschließlich umsatzsteuerbefreiten Umsätzen.
Was passiert, wenn ich eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer erhalte?
Wenn auf einer Rechnung keine Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist und der Rechnungssteller nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, deutet dies oft auf eine umsatzsteuerbefreite Leistung oder eine fehlerhafte Rechnung hin. In solchen Fällen können Sie in der Regel keine Vorsteuer geltend machen. Prüfen Sie die Rechnung und klären Sie Unklarheiten ggf. mit dem Rechnungssteller.
Kann ich Vorsteuer für private Ausgaben abziehen?
Nein, der Vorsteuerabzug ist nur für Ausgaben zulässig, die betrieblich veranlasst sind. Private Ausgaben berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.
Zusammenfassung
Die korrekte Buchung der Vorsteuer ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensbuchhaltung. Sie stellt die Umsatzsteuer dar, die auf betriebliche Einkäufe gezahlt wird, und kann unter bestimmten Voraussetzungen vom Finanzamt zurückgefordert werden. Die Vorsteuer wird unterjährig auf Aktivkonten im Soll gebucht und repräsentiert zunächst eine Forderung gegenüber dem Finanzamt. Am Ende des Abrechnungszeitraums wird sie mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnet. Das Ergebnis ist entweder eine Umsatzsteuerzahllast (Verbindlichkeit an das Finanzamt) oder ein Vorsteuerüberhang (Forderung an das Finanzamt), der jeweils korrekt in der Bilanz ausgewiesen werden muss. Das Verständnis der Unterscheidung zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer sowie der formalen Anforderungen an Rechnungen ist entscheidend für einen reibungslosen Vorsteuerabzug.
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