Rechtswelt: Daten, Kosten & Strukturen erklärt

In der Welt der Rechtsberatung dreht sich vieles um Vertrauen, Akten und natürlich auch um die sorgfältige Handhabung von Informationen. Ein gut organisiertes Büro, in dem Dokumente sicher verwahrt und Daten korrekt verarbeitet werden, ist das Fundament jeder erfolgreichen Kanzlei. Doch welche Regeln gelten eigentlich für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, wenn es um den Umgang mit personenbezogenen Daten geht? Dürfen sie Daten einfach weitergeben? Welche Pflichten haben sie gegenüber Mandanten und Dritten? Und wie gestalten sich moderne Arbeitsmodelle wie die Bürogemeinschaft?

Das komplexe Zusammenspiel von beruflichen Pflichten, Datenschutzgesetzen und Kanzleistrukturen wirft viele Fragen auf. Besonders im digitalen Zeitalter, in dem Informationen schnell fließen, ist es unerlässlich zu wissen, welche Rechte Betroffene haben und welche Grenzen den Anwälten gesetzt sind. Lassen Sie uns einen Blick hinter die Kulissen werfen und die wichtigsten Aspekte beleuchten, die den Arbeitsalltag in einer Anwaltskanzlei prägen.

Datenschutz im Anwaltsbüro: Rechte und Pflichten

Wenn Sie eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt beauftragen, teilen Sie naturgemäß sensible Informationen. Hier greifen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Betroffene Personen, insbesondere Mandantinnen und Mandanten, können ihre Rechte aus der DS-GVO gegenüber den sie vertretenden Anwälten geltend machen.

Allerdings gibt es hier wichtige Einschränkungen. Die DS-GVO-Rechte können nicht dazu missbraucht werden, um die Gegenseite oder deren Anwälte auszuforschen. Das Mandatsverhältnis selbst stellt eine wichtige Grundlage für die Datenverarbeitung dar. Rechtsanwälte dürfen personenbezogene Daten im Rahmen eines Mandats grundsätzlich verarbeiten, da dies zur Wahrung der berechtigten Interessen ihrer Mandanten erforderlich ist. Dies wird in Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO als zulässige Basis für die Verarbeitung genannt.

Das Recht auf Löschung und die Aufbewahrungspflicht

Ein zentrales Recht nach der DS-GVO ist das Recht auf Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO. Mandanten haben grundsätzlich dieses Recht gegenüber ihren Anwälten. Doch in der Praxis stößt dieser Wunsch oft an eine klare gesetzliche Grenze: die rechtsanwaltliche Aufbewahrungspflicht.

Gemäß § 50 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) besteht eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Handakten. Diese Pflicht steht in direktem Zusammenhang mit Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DS-GVO, der besagt, dass das Recht auf Löschung unter anderem dann nicht besteht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. § 50 BRAO ist genau eine solche rechtliche Verpflichtung.

Dies bedeutet, dass ein datenschutzrechtlicher Löschungsanspruch der Mandantschaft während der sechsjährigen Aufbewahrungspflicht für Handakten ausgeschlossen ist. Diese Regelung gilt auch für elektronisch gespeicherte Daten, sofern der Anwalt oder die Anwältin sich der elektronischen Datenverarbeitung bedient (§ 50 Abs. 4 BRAO). Der Gesetzgeber hat dies im Zusammenhang mit der Umsetzung der Berufsanerkennungsrichtlinie und der DS-GVO explizit klargestellt.

Umgang mit Daten von Nicht-Mandanten: Die Verschwiegenheitspflicht

Was aber, wenn kein Mandatsverhältnis mit einer betroffenen Person besteht, deren Daten der Anwalt besitzt (z. B. der Gegenseite)? Hier kommt die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht gemäß § 43a Abs. 2 BRAO ins Spiel.

Aufgrund dieser Verschwiegenheitspflicht können Rechtsanwälte in bestimmten Fällen die Information gemäß Art. 14 Abs. 5 Buchst. d DS-GVO unterlassen und die Auskunft gemäß § 29 Abs. 1 Satz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verweigern. Art. 14 Abs. 5 Buchst. d DS-GVO sieht vor, dass die Informationspflicht nicht besteht, wenn die Daten einem Berufsgeheimnis unterliegen und daher vertraulich behandelt werden müssen. Die BRAO mit der dort geregelten Verschwiegenheitspflicht stellt eine solche Rechtsvorschrift dar.

Ebenso sieht § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG vor, dass das Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO dann nicht besteht, soweit dadurch Informationen offenbart würden, die geheim gehalten werden müssen. Auch hier dient die Verschwiegenheitspflicht des Anwalts als Grundlage für die Verweigerung der Auskunft.

Darüber hinaus gibt es eine Einschränkung der Informationspflicht gemäß Art. 13 Abs. 3 DS-GVO, die in § 29 Abs. 2 BDSG geregelt ist. Diese betrifft die Situation, in der Mandanten personenbezogene Daten Dritter im Rahmen des Mandats an ihren Anwalt weitergeben. Die Mandanten sind grundsätzlich verpflichtet, diese Dritten zu informieren. § 29 Abs. 2 BDSG schränkt diese Informationspflicht der Mandanten gegenüber den betroffenen dritten Personen ein. Dies dient dem Schutz der ungehinderten Kommunikation zwischen Mandanten und ihren Rechtsanwälten und stellt sicher, dass Mandanten offen mit ihrem Anwalt sprechen können, ohne befürchten zu müssen, Dritte umgehend informieren zu müssen.

Anwaltsstrukturen: Was bedeutet Bürogemeinschaft?

Rechtsanwälte können auf verschiedene Weise zusammenarbeiten. Eine besondere Form ist die Bürogemeinschaft. Im Gegensatz zu einer Sozietät, bei der sich Anwälte zur gemeinschaftlichen Berufsausübung zusammenschließen und gemeinsam wirtschaften, teilen die Mitglieder einer Bürogemeinschaft lediglich die Infrastruktur. Das bedeutet, sie nutzen gemeinsame Räumlichkeiten, eine gemeinsame Bibliothek, EDV-Systeme, Personal und eventuell auch weitere Ressourcen. Jeder Anwalt in einer Bürogemeinschaft wirtschaftet jedoch weiterhin auf eigene Rechnung und in eigener Verantwortung für seine Mandate.

Obwohl jeder Anwalt rechtlich und wirtschaftlich eigenständig agiert, kann das äußere Erscheinungsbild der Bürogemeinschaft eine andere Wirkung erzielen. Wenn beispielsweise auf gemeinsamen Briefbögen Bezeichnungen wie "Kanzleigemeinschaft" oder "Anwaltsgemeinschaft" verwendet werden, kann dies bei Dritten den Anschein einer Sozietät erwecken. Man spricht dann von einer Scheinsozietät.

Eine Scheinsozietät kann haftungsrechtliche Konsequenzen haben. Tritt eine Bürogemeinschaft nach außen als Scheinsozietät auf, können die einzelnen Mitglieder unter Umständen gesamtschuldnerisch haften, das heißt, jeder Anwalt kann für die Fehler eines anderen Anwalts in der Gemeinschaft haftbar gemacht werden, obwohl im Innenverhältnis keine gemeinsame Haftung vereinbart ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Anwalt den Rechtsschein, Mitglied einer Sozietät zu sein, setzt und nicht pflichtgemäß dagegen vorgeht. § 59a Abs. 3 BRAO trägt dieser Problematik Rechnung. Gesellschaftsrechtlich betrachtet ist eine Bürogemeinschaft meist eine Innengesellschaft, deren Details im Innenverhältnis geregelt sind. Wie bei anderen Formen der Zusammenarbeit ist eine Bürogemeinschaft nur mit Personen zulässig, die grundsätzlich zur Bildung einer Sozietät berechtigt wären.

Haftung in der Bürogemeinschaft

Grundsätzlich haften Rechtsanwälte in einer Bürogemeinschaft unabhängig voneinander und nur gegenüber ihren eigenen Vertragspartnern, also ihren Mandanten. Dies setzt voraus, dass das Auftreten nach außen klar die Struktur der Bürogemeinschaft widerspiegelt und nicht den Eindruck einer gemeinsamen Kanzlei erweckt.

Eine gesamtschuldnerische Haftung der Mitglieder kann sich, wie bereits erwähnt, ausnahmsweise ergeben, wenn durch das Auftreten nach außen der Rechtsschein einer Sozietät hervorgerufen wird. In solchen Fällen müssen sich die Anwälte haftungsrechtlich so behandeln lassen, als wären sie tatsächlich eine Sozietät (als Scheinsozietät). Darüber hinaus kann eine gesamtschuldnerische Haftung in Betracht kommen, soweit die gemeinsame Infrastruktur der Bürogemeinschaft betroffen ist, beispielsweise bei gemeinsamen Verträgen mit Dienstleistern.

Kosten für Datenschutzrichtlinien: Wann braucht man einen Anwalt?

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und insbesondere für Online-Präsenzen ist eine rechtskonforme Datenschutzerklärung unerlässlich. Sie erklärt Nutzern, wie mit ihren Daten umgegangen wird. Viele Betreiber fragen sich, ob sie dafür zwingend einen Anwalt beauftragen müssen.

Für die meisten kleinen Online-Unternehmen oder Webseiten ist das Hinzuziehen eines spezialisierten Anwalts oft nicht zwingend erforderlich. Grundlegende Anforderungen können häufig mit anderen Mitteln erfüllt werden, was Kosten spart. Wenn Sie gerade erst anfangen, kann es sinnvoller sein, Ressourcen in das Wachstum Ihres Geschäfts zu investieren. Einfache Geschäftsmodelle haben oft einfache Datenschutzanforderungen.

Wann ein Datenschutzanwalt sinnvoll sein kann

Es gibt jedoch Situationen, in denen die Beauftragung eines erfahrenen Datenschutzanwalts eine sehr gute Idee ist:

• Spezialisierte Sektoren: Wenn Ihr Geschäft in einem Nischenbereich mit besonderen Anforderungen an die Datenverarbeitung tätig ist, z. B. im medizinischen oder finanziellen Bereich, wo sensible Daten verarbeitet werden.
• Komplexe internationale Vorschriften: Wenn Sie Kunden oder Besucher aus verschiedenen Ländern haben und internationale Datenschutzgesetze (wie die DS-GVO selbst, aber auch andere) beachten müssen.
• Vielschichtige Datenverarbeitung: Wenn Ihre Datenpraktiken sehr komplex sind und spezifische Klauseln erforderlich sind, um alle Aspekte abzudecken. Dies ist oft bei großen Unternehmen mit vielen verschiedenen Datentypen und -flüssen der Fall.
• Hohe Risiken und potenzielle Klagen: In Branchen, die stark reguliert sind oder in denen Fehler bei der Datenschutzerklärung zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen oder Reputationsschäden führen könnten.
• Umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten: Wenn Sie große Mengen hochsensibler persönlicher oder finanzieller Daten verarbeiten.
• Komplexe Geschäftsmodelle und Datenflüsse: Wenn Ihr Unternehmen viele verschiedene Tools und Systeme zur Datenverarbeitung nutzt und die Datenflüsse unübersichtlich sind. Ein Anwalt kann sicherstellen, dass die Datenschutzerklärung alle Bewegungen der Daten korrekt abbildet.

Kostenstruktur und Alternativen

Anwälte können entweder auf Stundenbasis (oft zwischen 200 und 300 US-Dollar pro Stunde im internationalen Vergleich, die tatsächlichen Kosten in Deutschland können abweichen und sind sehr variabel) oder mit Pauschalpreisen (von etwa 300 bis weit über 5.000 US-Dollar, ebenfalls nur ein Richtwert) abrechnen. Die Kosten hängen stark von der Unternehmensgröße, dem Umfang der benötigten Richtlinie und der Erfahrung des Anwalts ab. Größere Unternehmen mit komplexeren Datenverarbeitungen zahlen tendenziell mehr.

Glücklicherweise gibt es Alternativen zur Beauftragung eines Anwalts:

• Online-Generatoren: Dies sind Tools, die anhand von Fragen zu Ihrem Geschäft eine Datenschutzerklärung erstellen. Sie sind oft kostengünstig und bequem.
• Vorlagen personalisieren: Sie können eine vorhandene Vorlage als Ausgangspunkt nutzen und diese an Ihre spezifischen Geschäftspraktiken anpassen. Dies erfordert jedoch ein gewisses Verständnis und Sorgfalt.
• Selbst erstellen (DIY): Wenn Sie bereit sind, sich intensiv mit den relevanten Datenschutzgesetzen zu beschäftigen, können Sie die Erklärung auch selbst verfassen. Dies erfordert jedoch erhebliches Fachwissen und Zeit.

Für viele Unternehmen bieten Online-Generatoren einen guten Mittelweg. Sie sind erschwinglich, bequem, ermöglichen oft eine gewisse Personalisierung und können helfen, menschliche Fehler zu reduzieren. Einige bieten sogar automatische Updates, um die Erklärung an Gesetzesänderungen anzupassen, und sind für internationale Anforderungen ausgelegt.

Vergleich: Anwalt vs. Online-Generator für Datenschutzerklärung

Häufig gestellte Fragen

Kann ich von meinem Anwalt verlangen, dass er meine Daten löscht?
Ja, Sie haben grundsätzlich ein Recht auf Löschung nach der DS-GVO. Dieses Recht besteht jedoch nicht, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, wie z.B. die sechsjährige Aufbewahrungspflicht für Handakten nach § 50 BRAO.

Darf mein Anwalt der Gegenseite Informationen über mich geben?
Im Rahmen des Mandatsverhältnisses verarbeitet der Anwalt Ihre Daten, um Ihre Interessen zu vertreten. Die Weitergabe von mandatsrelevanten Informationen an die Gegenseite kann notwendig sein. Allerdings unterliegt der Anwalt der Verschwiegenheitspflicht. Informationen, die nicht mandatsrelevant sind oder die Verschwiegenheit verletzen würden, dürfen nicht weitergegeben werden.

Kann ich von meinem Anwalt Auskunft über die andere Partei erhalten?
Nein, die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht (§ 43a BRAO) und die entsprechenden Einschränkungen im Datenschutzrecht (Art. 14 Abs. 5 Buchst. d DS-GVO, § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG) erlauben es Anwälten, Auskünfte über Dritte, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, zu verweigern.

Muss mein Anwalt Dritte informieren, deren Daten ich ihm gebe?
Grundsätzlich sind Sie als Mandant verpflichtet, Dritte über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. § 29 Abs. 2 BDSG schränkt diese Pflicht jedoch ein, um die vertrauliche Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Anwalt zu schützen.

Was ist der Hauptunterschied zwischen einer Bürogemeinschaft und einer Sozietät?
In einer Bürogemeinschaft teilen Anwälte nur die Infrastruktur und wirtschaften eigenständig. In einer Sozietät schließen sie sich zur gemeinschaftlichen Berufsausübung und gemeinsamen Wirtschaftsführung zusammen. Eine Bürogemeinschaft kann aber als Scheinsozietät haften, wenn sie nach außen den Eindruck einer Sozietät erweckt.

Fazit

Die Arbeit von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten unterliegt strengen Regeln, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz und die Handhabung von Mandatsdaten. Die Aufbewahrungspflicht für Handakten ist eine zentrale Pflicht, die das Recht auf Löschung begrenzt. Gleichzeitig schützt die Verschwiegenheitspflicht Mandanten und erlaubt es Anwälten, Informationen über Dritte zu verweigern.

Auch die Struktur, in der Anwälte zusammenarbeiten, wie die Bürogemeinschaft, birgt spezifische rechtliche Aspekte, insbesondere im Hinblick auf Haftungsfragen bei einem Auftreten als Scheinsozietät. Für die Erstellung von notwendigen Dokumenten wie Datenschutzerklärungen gibt es neben der Beauftragung eines Anwalts auch effiziente Alternativen wie Online-Generatoren, die insbesondere für weniger komplexe Fälle eine praktikable und kostengünstige Lösung darstellen.

Das Verständnis dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist nicht nur für Anwälte selbst, sondern auch für Mandanten und Dritte wichtig, um die Abläufe und Grenzen im Rechtswesen besser nachvollziehen zu können.

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