04/01/2020
Eine gute Tasse Kaffee gehört für viele zum Arbeitsalltag einfach dazu. Sei es, um morgens in Schwung zu kommen, in der Mittagspause neue Energie zu tanken oder bei Besprechungen einen angenehmen Rahmen zu schaffen. Für Unternehmen ist eine hochwertige Kaffeemaschine daher oft mehr als nur Luxus – sie ist Teil der Mitarbeiterzufriedenheit und ein Aushängeschild für Kunden und Partner. Doch die Anschaffung kann teuer sein. Glücklicherweise lassen sich diese Kosten unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen.
Die steuerliche Behandlung von Wirtschaftsgütern wie einer Kaffeemaschine richtet sich nach verschiedenen Kriterien, insbesondere dem Anschaffungspreis und der vorgesehenen Nutzungsdauer. Das Ziel ist stets, den Wertverlust des Geräts über seine Lebenszeit steuermindernd zu berücksichtigen. Dies geschieht im Rahmen der sogenannten Absetzung für Abnutzung, kurz AfA.
- Was bedeutet AfA und die AfA-Tabelle?
- Kaffeemaschine absetzen: Die verschiedenen Möglichkeiten
- Kauf, Miete oder Leasing: Steuerliche Unterschiede
- Steuerliche Absetzbarkeit von Verbrauchsmaterialien und Wartung
- Kaffeemaschine im Homeoffice absetzen?
- Zusammenfassung der Abschreibungsregeln für Kaffeemaschinen
- Häufig gestellte Fragen zur Kaffeemaschinen-Abschreibung
- Fazit: Sparpotenziale bei der Kaffeemaschine nutzen
Was bedeutet AfA und die AfA-Tabelle?
AfA steht für Absetzung für Abnutzung. Dieser Begriff beschreibt den natürlichen Wertverlust, den ein Wirtschaftsgut (wie z.B. eine Kaffeemaschine, ein Computer oder Büromöbel) im Laufe der Zeit durch Gebrauch, Verschleiß oder technischen Fortschritt erfährt. Da dieser Wertverlust betrieblich bedingt ist, kann er als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden.
Die Höhe der jährlichen Absetzung wird oft anhand der sogenannten AfA-Tabelle bestimmt. Diese vom Bundesfinanzministerium veröffentlichte Tabelle listet für eine Vielzahl von Wirtschaftsgütern die typische Nutzungsdauer auf. Die Nutzungsdauer gibt an, über wie viele Jahre der Anschaffungspreis steuerlich verteilt abgeschrieben werden muss. Für Kaffeemaschinen und elektrische Kaffeemühlen, die im Gastgewerbe oder in ähnlichen Bereichen eingesetzt werden, gibt die AfA-Tabelle eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vor. Das bedeutet, dass pro Jahr 20 Prozent (1/5) des Anschaffungspreises abgeschrieben werden können.
Kaffeemaschine absetzen: Die verschiedenen Möglichkeiten
Wie genau die Abschreibung erfolgt, hängt maßgeblich vom Netto-Anschaffungspreis der Kaffeemaschine ab (Preis ohne Umsatzsteuer).
Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)
Beträgt der Netto-Anschaffungspreis der Kaffeemaschine nicht mehr als 800 Euro, spricht man von einem Geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG). Der große Vorteil bei GWGs: Die Anschaffungskosten können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dies führt zu einer sofortigen und spürbaren Reduzierung der Steuerlast im Anschaffungsjahr.
Sammelposten für Wirtschaftsgüter
Alternativ zur Sofortabschreibung als GWG können Wirtschaftsgüter mit einem Netto-Anschaffungspreis zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro in einem Sammelposten erfasst werden. Alle Wirtschaftsgüter, die in einem Geschäftsjahr in diesen Preisbereich fallen und in den Sammelposten aufgenommen werden, müssen dann über einen Zeitraum von fünf Jahren linear abgeschrieben werden, unabhängig von ihrer tatsächlichen Nutzungsdauer. Diese Methode kann sinnvoll sein, wenn viele kleinere Anschaffungen getätigt wurden, aber die sofortige Abschreibung einzelner GWGs nicht den gewünschten Steuereffekt hätte.
Lineare Abschreibung nach AfA-Tabelle
Liegt der Netto-Anschaffungspreis der Kaffeemaschine über 1.000 Euro, ist die lineare Abschreibung über die voraussichtliche Nutzungsdauer zwingend vorgeschrieben. Wie bereits erwähnt, beträgt die Nutzungsdauer für Kaffeemaschinen laut AfA-Tabelle fünf Jahre. Der jährliche Abschreibungsbetrag ergibt sich dann aus dem Netto-Anschaffungspreis geteilt durch fünf.
Ein wichtiger Punkt bei der Abschreibung über mehrere Jahre ist die monatsgenaue Berechnung im Anschaffungsjahr. Wenn Sie die Kaffeemaschine nicht zu Beginn des Jahres kaufen, können Sie im ersten Jahr nur für die Monate abschreiben, in denen das Gerät auch in Ihrem Betrieb genutzt wurde. Kaufen Sie die Maschine beispielsweise im April, können Sie im Anschaffungsjahr für neun Monate (April bis Dezember) abschreiben. Die verbleibenden Monate der fünfjährigen Nutzungsdauer werden dann am Ende des Abschreibungszeitraums berücksichtigt.
Kauf, Miete oder Leasing: Steuerliche Unterschiede
Kaffeemaschinen können nicht nur gekauft, sondern auch gemietet oder geleast werden. Auch hier gibt es Unterschiede bei der steuerlichen Behandlung.
- Kauf: Bei einem Kauf wird der Anschaffungspreis entweder sofort als GWG abgeschrieben (bis 800€ netto) oder über fünf Jahre verteilt (über 800€ netto) abgeschrieben. Die Umsatzsteuer (Vorsteuer) kann sofort im Anschaffungsjahr vom Finanzamt zurückgefordert werden, sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind.
- Miete/Leasing: Bei Miete oder Leasing fallen laufende Raten an. Diese Raten sind in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar und mindern so den Gewinn. Der Vorteil ist, dass die Kosten und damit die steuerliche Entlastung gleichmäßiger über die Laufzeit des Vertrags verteilt sind. Es gibt keine komplizierte AfA-Berechnung; die monatliche Rate ist die absetzbare Ausgabe. Dies kann insbesondere bei teuren Geräten attraktiv sein, da keine große Einmalinvestition getätigt werden muss, die dann nur langsam abgeschrieben wird.
Die Entscheidung zwischen Kauf, Miete oder Leasing sollte aber nicht allein von den steuerlichen Aspekten abhängen. Wichtiger sind die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer, Flexibilität, Serviceleistungen und ob das Gerät Ihren Anforderungen entspricht.
Steuerliche Absetzbarkeit von Verbrauchsmaterialien und Wartung
Nicht nur die Kaffeemaschine selbst, sondern auch die laufenden Kosten rund um das Gerät sind steuerlich relevant. Dazu gehören:
- Kaffeebohnen oder Kaffeepulver
- Filter
- Milch, Zucker, Süßstoff
- Reinigungsmittel und Entkalker
- Wartungs- und Reparaturkosten
Diese Ausgaben können ebenfalls als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Hier ist jedoch wichtig zu unterscheiden, ob der Kaffee im Rahmen einer "Bewirtung" (z.B. bei Geschäftsessen mit Kunden, wofür eine Rechnung ausgestellt wird) oder als "Aufmerksamkeit" (z.B. Kaffee für Mitarbeiter, Kunden oder Besucher im Büro ohne separate Berechnung) gereicht wird. Kosten für Aufmerksamkeiten sind in der Regel zu 100 Prozent absetzbar, während Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent abgesetzt werden dürfen. Der Kaffee im Büro für Mitarbeiter und gelegentliche Besucher zählt meist als Aufmerksamkeit und ist somit voll abzugsfähig.
Es ist ratsam, Belege für all diese Ausgaben sorgfältig aufzubewahren. Das Finanzamt könnte misstrauisch werden, wenn der Kaffeeverbrauch in keinem realistischen Verhältnis zur Größe des Büros oder der Anzahl der Mitarbeiter steht.
Kaffeemaschine im Homeoffice absetzen?
Die steuerliche Absetzbarkeit einer Kaffeemaschine im Homeoffice ist schwierig und meist nicht möglich. Das Problem ist die Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Nutzung. Eine Kaffeemaschine im häuslichen Arbeitszimmer wird in der Regel auch privat genutzt. Das Finanzamt geht davon aus, dass eine vorwiegend private Nutzung vorliegt, selbst wenn sie während der Arbeitszeit genutzt wird.
Eine Ausnahme kann bestehen, wenn das Arbeitszimmer nicht Teil der privaten Wohnung ist, z.B. ein separates Bürogebäude oder eine angemietete Fläche. In diesem Fall könnte die Kaffeemaschine als betriebliche Ausstattung gelten und abgeschrieben werden. Dies erfordert jedoch klare Nachweise über die ausschließliche oder nahezu ausschließliche betriebliche Nutzung des Raumes und der darin befindlichen Gegenstände.
Zusammenfassung der Abschreibungsregeln für Kaffeemaschinen
Um Ihnen einen schnellen Überblick zu geben, hier eine Zusammenfassung der Abschreibungsmöglichkeiten:
| Netto-Anschaffungspreis | Abschreibungsmethode | Dauer | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| Bis 800 € | Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) | 1 Jahr (im Anschaffungsjahr) | Sofortige und volle Absetzung möglich. |
| 801 € bis 1.000 € | Wahlrecht: Sammelposten ODER Lineare AfA | 5 Jahre (Sammelposten) ODER 5 Jahre (AfA) | Entscheidung für alle Güter des Jahres im Sammelposten. AfA monatsgenau. |
| Über 1.000 € | Lineare AfA nach AfA-Tabelle | 5 Jahre | Monatsgenaue Abschreibung. |
| Miete / Leasing | Laufende Raten | Dauer des Vertrags | Raten als Betriebsausgabe voll absetzbar. |
| Verbrauchsmaterial / Wartung | Betriebsausgabe | Laufend | Meist 100% absetzbar als Aufmerksamkeit. |
Häufig gestellte Fragen zur Kaffeemaschinen-Abschreibung
Muss ich die AfA-Tabelle für Kaffeemaschinen verwenden?
Ja, wenn der Netto-Anschaffungspreis über 800 Euro (oder über 1.000 Euro, je nach gewählter Methode bei 801-1000€) liegt, müssen Sie die Nutzungsdauer aus der AfA-Tabelle (5 Jahre für Kaffeemaschinen) für die lineare Abschreibung verwenden.
Was ist der Unterschied zwischen Netto- und Brutto-Preis bei der GWG-Grenze?
Die Grenze von 800 Euro (bzw. 1.000 Euro für den Sammelposten) bezieht sich immer auf den Netto-Anschaffungspreis, also den Preis ohne die gesetzliche Umsatzsteuer. Für Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist dies der relevante Betrag für die Einordnung als GWG oder AfA-Gut.
Kann ich eine gebrauchte Kaffeemaschine absetzen?
Ja, auch gebrauchte Wirtschaftsgüter können abgeschrieben werden. Die Abschreibung richtet sich nach dem Kaufpreis und der verbleibenden voraussichtlichen Nutzungsdauer. Letztere schätzen Sie, basierend auf dem Alter und Zustand des Geräts, wobei die ursprüngliche Nutzungsdauer aus der AfA-Tabelle als Richtwert dient.
Was passiert, wenn die Kaffeemaschine vor Ablauf der 5 Jahre kaputtgeht?
Wenn die Kaffeemaschine vor Ablauf der Nutzungsdauer endgültig ausfällt und nicht mehr nutzbar ist, können Sie den Restbuchwert (den noch nicht abgeschriebenen Betrag) im Jahr des Ausfalls in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen. Dies nennt man eine „außerplanmäßige Abschreibung“.
Fazit: Sparpotenziale bei der Kaffeemaschine nutzen
Die steuerliche Absetzung einer Kaffeemaschine bietet Unternehmen und Selbstständigen attraktive Sparpotenziale. Ob durch die Sofortabschreibung als GWG, die Verteilung der Kosten über die Nutzungsdauer per AfA oder die fortlaufende Geltendmachung von Miet- oder Leasingraten – die Möglichkeiten sind vielfältig. Hinzu kommen die absetzbaren Kosten für Verbrauchsmaterialien und Wartung.
Es ist ratsam, sich vor der Anschaffung über die verschiedenen Modelle und deren Preise zu informieren und die steuerlichen Auswirkungen der unterschiedlichen Finanzierungsarten zu vergleichen. Berücksichtigen Sie dabei stets die Netto-Preise für die Einordnung nach GWG oder AfA. Eine sorgfältige Buchführung und das Aufbewahren aller relevanten Belege sind unerlässlich, um die Ausgaben korrekt geltend zu machen.
Im Zweifelsfall oder bei komplexeren Konstellationen kann die Beratung durch einen Steuerberater sehr hilfreich sein, um alle Sparpotenziale optimal auszuschöpfen und steuerliche Fallstricke zu vermeiden.
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