Computer & Bürobedarf von der Steuer absetzen

Die Arbeit von zu Hause oder der berufliche Einsatz von Computern und Software ist heute Standard. Glücklicherweise erkennt das Finanzamt viele der damit verbundenen Ausgaben an. Wenn Sie Ihren Computer, notwendige Software oder auch Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier und Toner für berufliche Zwecke nutzen, können Sie diese Kosten steuerlich geltend machen. Dies reduziert Ihre Steuerlast, indem Sie Ihre Einkünfte um diese Ausgaben mindern können.

Ob Sie Arbeitnehmer sind und die Kosten als Werbungskosten ansetzen oder selbstständig sind und sie als Betriebsausgaben verbuchen, das Prinzip ist ähnlich: Ausgaben, die durch Ihre berufliche Tätigkeit veranlasst sind, können berücksichtigt werden. Besonders vorteilhaft sind hier die Regelungen, die seit dem Jahr 2021 gelten und den Abzug von Computern und Software erheblich vereinfacht haben.

Was genau kann steuerlich abgesetzt werden?

Die Liste der absetzbaren Gegenstände rund um den Computer und das Büro ist recht umfangreich:

• Der Computer selbst: Dazu zählen Desktop-PCs, Laptops, Notebooks und Tablets.
• Peripheriegeräte: Alles, was direkt am Computer angeschlossen ist oder für dessen Funktion notwendig ist, wie Monitore, Tastaturen, Mäuse, externe Festplatten, Webcams oder Headsets.
• Software: Betriebssysteme, Office-Programme, spezielle berufsbezogene Anwendungen (z.B. Grafiksoftware, Programmierumgebungen, Buchhaltungssoftware).
• Drucker und Multifunktionsgeräte: Geräte, die drucken, scannen, kopieren oder faxen können.
• Verbrauchsmaterialien und Zubehör: Hierzu gehören typische Büroartikel wie Druckerpapier, Tonerkartuschen, Druckerpatronen, aber auch CD/DVD-Rohlinge (falls noch relevant), USB-Sticks, Speicherkarten, Kabel oder Batterien für kabellose Geräte.

Es ist wichtig zu wissen, dass nicht nur die Anschaffungskosten für neue Geräte und Software abgesetzt werden können, sondern unter Umständen auch Kosten für Reparaturen oder Wartung, sofern sie beruflich veranlasst sind.

Die entscheidende Neuregelung seit 2021: 1 Jahr Nutzungsdauer

Eine der bedeutendsten Änderungen im Steuerrecht der letzten Jahre betrifft die steuerliche Behandlung von Computern und Software. Mit einem BMF-Schreiben (Bundesministerium der Finanzen) vom 26. Februar 2021 wurde eine Vereinfachungsregelung eingeführt, die rückwirkend zum 1. Januar 2021 gilt.

Bisher mussten teurere Anschaffungen, sogenannte „Anlagegüter“, über ihre voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Für Computer, Laptops und Peripheriegeräte betrug diese Nutzungsdauer laut den amtlichen AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung) in der Regel drei Jahre. Das bedeutete, die Kosten konnten nur anteilig über drei Jahre verteilt abgesetzt werden.

Die Neuregelung legt nun fest, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für „Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung“ generell nur noch ein Jahr beträgt. Das hat eine immense Auswirkung:

Die Anschaffungskosten für Computer, Laptops, Tablets, Monitore, Drucker, Tastaturen, Mäuse und jegliche Software können seit 2021 unabhängig von der Höhe der Kosten immer im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden!

Diese Regelung gilt für alle Anschaffungen ab dem 1. Januar 2021. Für ältere Anschaffungen, die Sie noch nicht vollständig abgeschrieben haben, können Sie ab 2021 ebenfalls die Restbuchwerte auf einen Schlag absetzen.

Private und berufliche Nutzung: Wie wird der Anteil ermittelt?

Nur weil Sie einen Computer besitzen, bedeutet das nicht, dass Sie die gesamten Kosten absetzen können. Entscheidend ist der Umfang der beruflichen Nutzung. Das Finanzamt akzeptiert nur den Anteil der Kosten, der auf die berufliche oder betriebliche Nutzung entfällt.

Im Unterschied zu manch anderem Arbeitsmittel gibt es beim Computer keine starre 90-Prozent-Grenze, ab der eine fast ausschließliche berufliche Nutzung unterstellt wird. Stattdessen ist die tatsächliche Nutzung entscheidend. Sie müssen den Anteil glaubhaft machen können. Das kann durch:

• Zeiterfassung (z.B. ein Nutzungsprotokoll über einen repräsentativen Zeitraum).
• Erläuterung der Nutzungsumstände (z.B. der Computer steht ausschließlich im Arbeitszimmer und wird für berufliche Aufgaben genutzt).

Können Sie die genaue Aufteilung nur schwer oder gar nicht nachweisen, schätzt das Finanzamt den beruflichen Anteil oft auf 50 Prozent. Das bedeutet, in diesem Fall können Sie die Hälfte der Kosten steuerlich geltend machen.

Beispiele für berufliche Nutzung:

• Erledigung beruflicher Aufgaben (Schreiben, Kalkulieren, Präsentationen erstellen)
• Recherche für berufliche Zwecke
• Online-Fortbildungen oder Webinare
• Erwerb notwendigen EDV-Grundwissens
• Erstellung von Bewerbungsschreiben
• Berufliche Kommunikation (E-Mails, Videokonferenzen)

Beispiele für private Nutzung:

• Privater Schriftverkehr
• Online-Banking
• Spielen
• Private Internetrecherche
• Verwaltung privater Fotos oder Musik

Wenn Sie beispielsweise nachweisen können, dass Sie Ihren Computer wöchentlich 6 Stunden beruflich und 4 Stunden privat nutzen, ergibt sich ein beruflicher Anteil von 60 Prozent (6 von insgesamt 10 Stunden). Diesen Anteil der Kosten können Sie dann absetzen.

Abschreibung (AfA) – Die alte Regelung und was jetzt gilt

Bevor die 1-Jahres-Regel kam, war die Abschreibung (AfA) über mehrere Jahre das Standardverfahren für teurere Anschaffungen über der sogenannten „Geringwertigen Wirtschaftsgüter“-Grenze.

Die alte Regel (bis Ende 2020):

• Anschaffungskosten bis 800 Euro netto (952 Euro brutto): Sofortabzug als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) im Jahr der Anschaffung.
• Anschaffungskosten über 800 Euro netto: Abschreibung über die Nutzungsdauer, für Computer meist 3 Jahre.

Bei der Erstanschaffung eines Computers unter der alten Regel wurden die wesentlichen Komponenten (Rechner, Monitor, Tastatur, Maus) als ein einziges Wirtschaftsgut betrachtet und gemeinsam abgeschrieben. Ein Drucker oder Scanner konnte unter Umständen separat betrachtet und abgeschrieben werden, insbesondere wenn es sich um ein Multifunktionsgerät handelte.

Die neue Regel (seit 2021):

Dank der verkürzten Nutzungsdauer auf ein Jahr fällt die Unterscheidung zwischen GWG-Grenze und Abschreibung über mehrere Jahre für Computerhardware und Software praktisch weg. Egal, ob der Computer 500 Euro oder 3000 Euro gekostet hat, die gesamten Anschaffungskosten (oder der berufliche Anteil davon) können im Jahr des Kaufs als Sofortabzug geltend gemacht werden. Dies gilt auch für Peripheriegeräte, Drucker und Software.

Für Anschaffungen vor 2021, die noch nicht vollständig abgeschrieben waren, können die verbleibenden Restbuchwerte ebenfalls ab 2021 auf einen Schlag abgeschrieben werden. Dies führt zu einer schnelleren steuerlichen Entlastung.

Vergleich: Alte vs. Neue Regelung für Computer & Software

Diese Tabelle verdeutlicht, dass die neue Regelung den Abzug von Computer und Software erheblich vereinfacht und beschleunigt. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über die AfA-Dauer machen, solange die Anschaffung nach dem 31.12.2020 erfolgte.

Software: Besonderheiten bei der steuerlichen Behandlung

Auch Software, die Sie beruflich nutzen, ist steuerlich absetzbar. Dies betrifft sowohl die Betriebssysteme, die auf Ihrem Computer laufen, als auch Anwendungssoftware wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsprogramme oder spezialisierte Branchensoftware.

Ähnlich wie bei der Hardware gab es auch bei der Software vor 2021 eine Unterscheidung nach den Anschaffungskosten:

• Kosten bis 800 Euro netto: Sofortabzug.
• Kosten über 800 Euro netto: Abschreibung über die voraussichtliche Nutzungsdauer, die in der Regel auf 3 Jahre geschätzt wurde.

Mit der Neuregelung seit 2021 gilt auch für Software die verkürzte Nutzungsdauer von einem Jahr. Das bedeutet:

Anschaffungskosten für beruflich genutzte Software können seit 2021 immer sofort im Jahr des Kaufs in voller Höhe abgesetzt werden, unabhängig vom Preis.

Ein wichtiger Punkt, der auch schon vor der Neuregelung galt und weiterhin relevant sein kann: Software kann auch dann als Werbungskosten oder Betriebsausgabe absetzbar sein, wenn der Computer, auf dem sie genutzt wird, aus irgendeinem Grund nicht oder nur anteilig steuerlich geltend gemacht werden kann (z.B. weil er fast ausschließlich privat genutzt wird, die Software aber für eine spezifische, seltene berufliche Aufgabe benötigt wird).

Zubehör und Verbrauchsmaterial absetzen

Neben den größeren Anschaffungen wie Computer und Software dürfen Sie auch die laufenden Kosten für Zubehör und Verbrauchsmaterial nicht vergessen. Diese fallen typischerweise nicht unter die Regeln für Anlagegüter oder GWG, sondern werden als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben oder Werbungskosten behandelt.

Dazu gehören insbesondere:

• Druckerpapier: Kosten für Papier, das Sie für berufliche Ausdrucke verwenden.
• Tonerkartuschen und Druckerpatronen: Die Kosten für Tinte oder Toner, die Sie für Ihren beruflich genutzten Drucker benötigen.
• USB-Sticks, externe Festplatten, Speicherkarten: Kleinere Datenträger, die oft als Verbrauchsmaterial betrachtet werden können oder deren Wert unterhalb relevanter Grenzen liegt.
• Kabel, Adapter, Batterien: Kleinteiliges Zubehör, das für den Betrieb der Geräte notwendig ist.
• Reinigungsmaterial für Geräte: Spezielle Tücher oder Sprays zur Pflege von Bildschirm, Tastatur etc.

Diese Kosten können Sie in der Regel in voller Höhe im Jahr des Kaufs absetzen, sofern eine berufliche Nutzung vorliegt. Auch hier gilt: Wenn Sie das Material sowohl beruflich als auch privat nutzen, müssen Sie eine realistische Aufteilung vornehmen oder im Zweifel die 50-Prozent-Regel anwenden.

Häufig gestellte Fragen zum Absetzen von Computer & Bürobedarf

Hier finden Sie Antworten auf einige typische Fragen:

Kann ich meinen privaten Laptop absetzen, den ich auch für die Arbeit nutze?
Ja, das ist möglich. Sie können den Anteil der Kosten absetzen, der auf die berufliche Nutzung entfällt. Wenn Sie die Nutzung nicht genau nachweisen können, wird oft ein Anteil von 50 Prozent anerkannt.

Muss ich einen Nachweis über die berufliche Nutzung führen?
Es ist ratsam, die berufliche Nutzung glaubhaft zu machen. Bei einer Nutzung von 50 Prozent wird das Finanzamt oft keine detaillierten Nachweise verlangen. Wenn Sie einen höheren Anteil geltend machen möchten, kann ein Nutzungsprotokoll über einen repräsentativen Zeitraum (z. B. drei Monate) hilfreich sein.

Gilt die neue 1-Jahres-Regel auch für mein Smartphone?
Das BMF-Schreiben bezieht sich explizit auf „Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung“. Smartphones sind in erster Linie Telekommunikationsgeräte. Obwohl moderne Smartphones viele Computerfunktionen haben, ist die Anwendung der 1-Jahres-Regel hier nicht eindeutig geklärt und kann vom Finanzamt anders beurteilt werden. Die Kosten für beruflich genutzte Smartphones sind aber grundsätzlich als Kommunikationstechnik absetzbar, oft ebenfalls über 5 Jahre oder als GWG/Sofortabzug bei geringen Kosten.

Was passiert, wenn ich Computerkomponenten später kaufe oder ersetze?
Kaufen Sie neue Komponenten (z.B. eine größere Festplatte), die den Computer aufwerten, wurden die Kosten früher dem Restwert des Computers zugerechnet und über die verbleibende Restnutzungsdauer abgeschrieben. Seit 2021 können solche Komponenten, da sie als Computerhardware gelten, ebenfalls sofort in voller Höhe abgesetzt werden.

Ersetzen Sie defekte Komponenten durch neue, gelten diese Kosten oft als Erhaltungsaufwand und sind unabhängig vom Preis sofort absetzbar.

Kann ich die Kosten für Druckerpapier und Toner auch absetzen?
Ja, Verbrauchsmaterialien wie Papier, Toner und Druckerpatronen, die für berufliche Ausdrucke oder Kopien benötigt werden, sind als Betriebsausgaben oder Werbungskosten in voller Höhe absetzbar (anteilig bei Mischnutzung).

Muss ich die Quittungen und Rechnungen aufbewahren?
Ja, Sie sollten alle Belege für Ihre Ausgaben aufbewahren, um diese im Zweifelsfall dem Finanzamt vorlegen zu können. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre für betriebliche Unterlagen und sechs Jahre für private Steuerunterlagen.

Fazit: Sparen Sie bei der Steuererklärung

Die steuerliche Absetzbarkeit von Computern, Software und Bürobedarf ist ein wichtiger Punkt, um Ihre Steuerlast zu senken. Dank der Neuregelung seit 2021 ist die Geltendmachung von Kosten für Computerhardware und Software einfacher und attraktiver geworden, da ein Sofortabzug unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten möglich ist.

Denken Sie daran, alle relevanten Ausgaben zu sammeln und den beruflichen Nutzungsanteil korrekt zu ermitteln. Ob es sich um den Kauf eines neuen Laptops, die Lizenz für eine Software oder einfach nur um Druckerpapier und Toner handelt – viele kleine Beträge summieren sich und können zu einer spürbaren Steuererstattung oder -ersparnis führen. Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre beruflichen Ausgaben geltend zu machen!

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