Steuererklärung: Pauschalen richtig nutzen

Die jährliche Steuererklärung kann auf den ersten Blick komplex erscheinen. Doch es gibt Vereinfachungen, die Ihnen helfen, Zeit und Mühe zu sparen und gleichzeitig Ihre Steuerlast zu mindern: die Pauschalbeträge. Diese festen Beträge können Sie als Arbeitnehmer oder in anderen Lebenssituationen geltend machen, ohne dem Finanzamt dafür einzelne Belege vorlegen zu müssen. Dies macht die Steuererklärung deutlich übersichtlicher. Allerdings gilt: Übersteigen Ihre tatsächlichen Ausgaben die jeweilige Pauschale, ist es in der Regel erforderlich, die höheren Kosten detailliert nachzuweisen und zu belegen, um sie steuerlich geltend machen zu können. Pauschalen bieten also eine praktische Alternative, solange Ihre Ausgaben im üblichen Rahmen liegen oder darunter.

Im Folgenden beleuchten wir die wichtigsten Pauschalbeträge, die Sie in Ihrer Steuererklärung berücksichtigen können, insbesondere solche, die oft in der Anlage N oder anderen spezifischen Anlagen zu finden sind.

Wichtige Pauschalbeträge für Arbeitnehmer und Rentner

Ein zentraler Pauschalbetrag für Arbeitnehmer ist die Werbungskostenpauschale, auch bekannt als Arbeitnehmerpauschbetrag. Sie deckt eine Vielzahl von Ausgaben ab, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen können, wie zum Beispiel Fahrtkosten zur Arbeit oder Kosten für Arbeitskleidung. Bis zu einem Betrag von 1.000 Euro jährlich wurden diese Kosten bereits bei der monatlichen Lohnsteuer berücksichtigt. Seit dem Jahr 2023 wurde diese Pauschale auf 1.230 Euro angehoben. Das bedeutet, dass sich die Geltendmachung von Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung nur dann auszahlt, wenn Ihre Gesamtausgaben für beruflich veranlasste Kosten diesen Pauschalbetrag übersteigen. Erst der Betrag, der über 1.230 Euro (bzw. 1.000 Euro in Jahren vor 2023) liegt, wirkt sich steuermindernd aus und muss in der Regel nachgewiesen werden.

Die Homeoffice-Pauschale

In Zeiten des mobilen Arbeitens hat die Homeoffice-Pauschale an Bedeutung gewonnen. Sie wurde aufgrund der Corona-Pandemie eingeführt und ermöglicht es, pauschal Kosten für Tage im Homeoffice geltend zu machen. Für das Steuerjahr 2020 konnten 5 Euro pro Tag angesetzt werden. Ab dem Steuerjahr 2023 steigt dieser Betrag auf 6 Euro pro Tag. Diese Pauschale ist auf maximal 1.260 Euro im Jahr begrenzt, was 210 Homeoffice-Tagen entspricht. Die Homeoffice-Pauschale wird in die Werbungskostenpauschale eingerechnet und mindert somit ebenfalls das zu versteuernde Einkommen im Rahmen der Werbungskosten.

Werbungskostenpauschale für Rentner

Auch Rentner können von einer Werbungskostenpauschale profitieren, die jedoch niedriger ausfällt als bei aktiven Arbeitnehmern. Sie beträgt lediglich 102 Euro pro Jahr. Dieser Betrag wird in der Einkommenssteuererklärung automatisch berücksichtigt, ohne dass Nachweise erforderlich sind. Sollten Ihre werbungsbedingten Ausgaben als Rentner diesen Betrag übersteigen, müssen Sie die höheren Kosten durch Rechnungen oder Quittungen belegen, um sie vom Finanzamt anerkennen zu lassen.

Fahrtkosten & Reisen: Pendler- und Verpflegungspauschale

Die Pendlerpauschale, offiziell Entfernungspauschale genannt, ist eine der bekanntesten Pauschalen. Sie erlaubt es Arbeitnehmern, ihre Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich geltend zu machen. Für die ersten 20 Kilometer der einfachen Wegstrecke können 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Ab dem 21. Kilometer erhöht sich der Betrag. Für das Jahr 2025 kann man ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro geltend machen. Der große Vorteil: Für die Inanspruchnahme der Pendlerpauschale müssen Sie keine Belege wie Tankquittungen oder Reparaturrechnungen einreichen. Die Berechnung erfolgt einfach anhand der Entfernung und der Anzahl der Arbeitstage.

Verpflegungspauschale auf Dienstreisen

Wenn Sie aus beruflichen Gründen auf Dienstreise sind und diese länger als 8 Stunden dauert, können Sie eine Verpflegungspauschale geltend machen. Für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden steht Ihnen eine Pauschale von 14 Euro zu. Dauert die Dienstreise 24 Stunden oder länger, erhöht sich die Pauschale auf 28 Euro. Diese Kosten werden ebenfalls in der Anlage N der Steuererklärung eingetragen, allerdings nur dann, wenn Ihr Arbeitgeber diese Kosten nicht bereits steuerfrei erstattet hat. In der Praxis übernehmen viele Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen direkt.

Pauschalen für besondere Lebenssituationen

Das deutsche Steuerrecht sieht auch Pauschalbeträge vor, die Menschen in spezifischen Lebenslagen finanziell entlasten sollen.

Umzugskostenpauschale

Ein beruflich bedingter Umzug kann ebenfalls pauschal geltend gemacht werden, ohne dass Sie jede einzelne Rechnung sammeln müssen. Ab dem 1. März 2024 beträgt die Umzugskostenpauschale für eine ledige Person 964 Euro. Für verheiratete oder verpartnerte Personen liegt der Betrag bei 1.607 Euro. Für jede weitere Person, die mit umzieht (z.B. Kinder), können zusätzlich 643 Euro abgesetzt werden. Auch hier entfällt die Notwendigkeit, Nachweise über die tatsächlichen Umzugskosten aufzubewahren.

Behindertenpauschbetrag

Zur Abdeckung von typischen, regelmäßigen Kosten, die durch eine körperliche oder geistige Einschränkung entstehen (wie z.B. für Medikamente, medizinische Hilfsmittel oder Therapien), gibt es den Behindertenpauschbetrag. Die Höhe dieses Pauschbetrags richtet sich nach dem Grad der Behinderung. Nach einer Verdoppelung der Beträge im Jahr 2021 (die letzte Erhöhung davor war 1975!) können die Pauschalen nun zwischen 384 Euro und 2.840 Euro jährlich liegen. Besonders hilflose und blinde Menschen haben Anspruch auf eine erhöhte Pauschale von 7.400 Euro.

Pflegepauschbetrag

Wer unentgeltlich einen pflegebedürftigen Angehörigen betreut, kann unter bestimmten Voraussetzungen den Pflegepauschbetrag in Anspruch nehmen. Seit 2021 ist dies bereits ab dem Pflegegrad 2 möglich (zuvor nur ab Pflegegrad 4). Der Maximalbetrag wurde ebenfalls verdoppelt. Für Pflegegrad 4 und 5 können bis zu 1.800 Euro als Pauschale geltend gemacht werden. Wichtigste Voraussetzung ist, dass für die Pflege keine Einnahmen erzielt werden.

Entlastungsbetrag für Alleinerziehende

Alleinerziehende erhalten zur finanziellen Unterstützung den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende. Voraussetzung ist, dass Anspruch auf Kindergeld oder den Kinderfreibetrag besteht. Der Grundbetrag liegt bei 4.260 Euro. Für jedes weitere im Haushalt gemeldete Kind erhöht sich der Entlastungsbetrag um zusätzliche 240 Euro. Dieser Betrag wird in der Anlage Kind der Steuererklärung eingetragen.

Altersentlastungsbetrag

Rentner, die neben ihrer Rente noch andere Einkünfte erzielen (z.B. aus Vermietung oder angestellter Tätigkeit), können den Altersentlastungsbetrag geltend machen. Die Höhe des Betrags ist abhängig vom Geburtsjahr und wird mit zunehmendem Alter höher. Maximal können derzeit bis zu 1.900 Euro als Pauschbetrag berücksichtigt werden.

Weitere relevante Pauschalen und Freibeträge

Sparerpauschbetrag

Der Sparerpauschbetrag, früher auch Sparerfreibetrag oder Zinsfreibetrag genannt, ist relevant für Kapitaleinkünfte wie Zinsen oder Dividenden. Bis zu einem Betrag von 1.000 Euro für Alleinstehende bzw. 2.000 Euro für Verheiratete bleiben diese Einkünfte steuerfrei. Dieser Betrag muss nicht explizit in der Steuererklärung angegeben werden, wenn Sie Ihrer Bank einen entsprechenden Freistellungsauftrag erteilt haben. Die Bank berücksichtigt den Freibetrag dann automatisch.

Sonderausgabenpauschbetrag

Für bestimmte private Ausgaben, die als Sonderausgaben gelten (z.B. Beiträge zur Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherung, Spenden), berücksichtigt das Finanzamt automatisch einen Sonderausgabenpauschbetrag, falls Sie keine höheren Sonderausgaben geltend machen. Dieser beträgt 36 Euro für Singles und 72 Euro für Verheiratete. Da die tatsächlichen Sonderausgaben, insbesondere für Versicherungen, diesen Betrag in der Regel weit übersteigen, lohnt es sich fast immer, die höheren Kosten nachzuweisen und in der Steuererklärung einzutragen.

Kinderfreibetrag

Obwohl streng genommen kein Pauschalbetrag, sondern ein Freibetrag, ist der Kinderfreibetrag wichtig für Familien. Er gewährt ein steuerfreies Einkommen bis zu einem bestimmten Betrag pro Kind. Im Jahr 2024 beträgt der Kinderfreibetrag 9.600 Euro pro Kind. Eltern erhalten entweder Kindergeld oder den Kinderfreibetrag; das Finanzamt prüft automatisch, welche Variante für sie steuerlich günstiger ist.

Kleine Pauschalen im Rahmen der Werbungskosten

Innerhalb der Werbungskosten gibt es weitere kleine Pauschalen, die oft ohne Belege bis zu einem bestimmten Betrag geltend gemacht werden können:

• Arbeitsmittelpauschale: Für kleinere Arbeitsmittel wie Kugelschreiber, Fachliteratur oder einen Schreibtisch kann eine Pauschale von 110 Euro angesetzt werden, wenn keine Belege vorhanden sind. Wichtig: Auf diese Pauschale gibt es keinen Rechtsanspruch, das Finanzamt kann im Einzelfall Nachweise verlangen, insbesondere wenn der Betrag höher ist.
• Telefonkosten: Beruflich veranlasste Telefonkosten (auch Anteile privater Anschlüsse) können pauschal geltend gemacht werden. Ohne Einzelnachweise erkennt das Finanzamt in der Regel 20 Prozent der Kosten an, maximal jedoch 20 Euro pro Monat.
• Kontoführungsgebühren: Kosten für die Führung eines Girokontos, das für den Gehaltseingang genutzt wird, sind als Werbungskosten absetzbar. Pauschal werden hierfür 16 Euro pro Jahr ohne Nachweis anerkannt.
• Arbeitskleidung: Typische Berufsbekleidung, die nicht privat getragen wird (z.B. Uniformen, Schutzkleidung), zählt zu den Arbeitsmitteln. Auch hier gilt die Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro, wenn keine höheren Kosten belegt werden können.
• Bewerbungskosten: Ausgaben für Bewerbungen können pauschal abgesetzt werden. Für eine schriftliche Bewerbungsmappe können ohne Nachweis 8,50 Euro, für eine Online-Bewerbung 2,50 Euro geltend gemacht werden.

Übersicht: Wichtige Pauschalbeträge (Auswahl)

Häufig gestellte Fragen zu Pauschalbeträgen

F: Was ist der Hauptvorteil der Pauschalbeträge?
A: Der größte Vorteil ist, dass Sie bis zur Höhe des jeweiligen Pauschalbetrags keine einzelnen Belege sammeln und einreichen müssen. Das spart Zeit und vereinfacht die Steuererklärung erheblich.

F: Was passiert, wenn meine tatsächlichen Ausgaben höher sind als die Pauschale?
A: Wenn Ihre belegbaren Ausgaben den Pauschalbetrag übersteigen, können Sie diese höheren Kosten geltend machen. Dafür müssen Sie jedoch die entsprechenden Nachweise (Rechnungen, Quittungen) aufbewahren und dem Finanzamt auf Nachfrage vorlegen können.

F: Wo trage ich Pauschalen in der Steuererklärung ein?
A: Viele Pauschalen, insbesondere solche, die mit dem Beruf zusammenhängen (Werbungskosten, Pendlerpauschale, Verpflegungspauschale), werden in der Anlage N eingetragen. Der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende wird in der Anlage Kind eingetragen. Der Sparerpauschbetrag wird meist direkt über einen Freistellungsauftrag bei der Bank berücksichtigt.

F: Bekomme ich jeden Pauschalbetrag automatisch?
A: Nein, nicht alle Pauschalen werden automatisch berücksichtigt. Die Werbungskostenpauschale (1.230 €) und der Sonderausgabenpauschbetrag (36 € / 72 €) werden bis zu diesen Beträgen vom Finanzamt geprüft oder automatisch berücksichtigt. Andere Pauschalen wie die Homeoffice-Pauschale, Pendlerpauschale, Umzugskostenpauschale, Behindertenpauschbetrag oder der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende müssen Sie aktiv in den entsprechenden Anlagen Ihrer Steuererklärung eintragen, um sie geltend zu machen.

F: Muss ich für Pauschalen Belege aufbewahren?
A: Bis zur Höhe der Pauschale sind in der Regel keine Belege erforderlich. Wenn Sie jedoch höhere Kosten geltend machen möchten, die den Pauschalbetrag übersteigen, müssen Sie diese höheren Kosten durch Belege nachweisen.

Fazit

Die Nutzung von Pauschalbeträgen ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihre Steuererklärung zu vereinfachen und gleichzeitig Ihre Steuerlast zu senken. Indem Sie die Ihnen zustehenden Pauschalen kennen und korrekt in Ihrer Steuererklärung angeben (oder die automatische Berücksichtigung nutzen), können Sie oft eine attraktive Steuererstattung erzielen. Prüfen Sie sorgfältig, welche der hier genannten Pauschalen auf Ihre persönliche Situation zutreffen, insbesondere in der Anlage N für berufliche Ausgaben. Die Inanspruchnahme von Pauschalen ist ein einfacher Schritt zu einer optimierten Steuererklärung.

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