19/12/2018
In der heutigen digitalen Welt wird es immer wichtiger, Dokumente schnell und effizient bearbeiten zu können. Dazu gehört auch das Unterschreiben. Statt Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen oder per Post zu versenden, ermöglicht die elektronische Unterschrift einen nahtlosen digitalen Workflow. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten für
Papier
,
Toner
und Versand, sondern ist oft auch umweltfreundlicher. Doch wie erstellt man eine solche Unterschrift, und welche Arten gibt es?
- Was sind elektronische und digitale Signaturen?
- Vorteile der Online-Unterschrift
- Die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen
- So erstellen Sie eine einfache elektronische Signatur (EES)
- Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen erstellen
- Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen
- Den richtigen Signatur-Standard wählen
- Anwendungsbereiche und empfohlene Standards
- Unterschrift speichern und verwenden
- Häufig gestellte Fragen zum digitalen Unterschreiben
Was sind elektronische und digitale Signaturen?
Der Begriff der elektronischen Unterschrift (oder
elektronische Signatur
) bezeichnet im Grunde jeden elektronischen Vorgang, der die Zustimmung zu einem Inhalt dokumentiert. Das kann so einfach sein wie das Eintippen Ihres Namens unter einer E-Mail oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons. Eine
digitale Signatur
ist eine spezielle Form der elektronischen Signatur, die kryptografische Verfahren nutzt, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und die Integrität des Dokuments sicherzustellen. Sie basiert auf digitalen Zertifikaten, die von vertrauenswürdigen Stellen ausgestellt werden.
Vorteile der Online-Unterschrift
Die Nutzung elektronischer Signaturen bietet zahlreiche Vorteile für Einzelpersonen und Unternehmen:
- Zeitersparnis: Dokumente können sofort digital unterschrieben und versendet werden, ohne auf den Postweg warten zu müssen.
- Kosteneinsparung: Wegfall von Druck-, Papier- und Versandkosten. Auch die Archivierung wird vereinfacht und günstiger.
- Effizienzsteigerung: Arbeitsabläufe werden beschleunigt und vereinfacht.
- Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs.
- Flexibilität: Unterschreiben ist jederzeit und von überall möglich, solange eine Internetverbindung besteht.
Die verschiedenen Arten elektronischer Signaturen
Die
eIDAS-Verordnung
der Europäischen Union definiert drei Standards für elektronische Signaturen. Diese unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Sicherheitsstufe, ihrer Anforderungen an die Identitätsprüfung des Unterzeichners und ihrer
Beweiskraft
vor Gericht:
Einfache elektronische Signatur (EES)
Dies ist die grundlegendste Form. Es gibt keine spezifischen rechtlichen oder technischen Anforderungen. Eine eingescannte Unterschrift, ein getippter Name oder ein gezeichneter Schriftzug auf einem Tablet fallen unter diese Kategorie. Sie ist schnell und einfach zu erstellen, bietet aber nur geringe Sicherheit hinsichtlich der Identität des Unterzeichners und der Unveränderbarkeit des Dokuments nach der Signatur.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die FES bietet eine höhere Sicherheitsstufe. Sie muss eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und so erstellt werden, dass jede nachträgliche Änderung der Daten erkannt werden kann. Die Erstellung erfordert in der Regel spezielle Software oder Dienste und basiert auf einem digitalen Zertifikat, das jedoch nicht von einer qualifizierten Vertrauensdienstleister ausgestellt sein muss.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die
qualifizierte elektronische Signatur
ist der höchste Standard und rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, wo immer das Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt. Sie muss alle Anforderungen an eine FES erfüllen und zusätzlich mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt werden, das von einem qualifizierten Vertrauensdienstleister ausgestellt wurde. Die Identität des Unterzeichners wird hierbei besonders streng geprüft (z. B. per Video-Ident-Verfahren).
So erstellen Sie eine einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfachste Methode, eine EES zu erstellen, ist das Digitalisieren Ihrer handschriftlichen Unterschrift.
Unterschrift scannen und einfügen
Dies ist eine gängige Methode, um Ihre gewohnte Unterschrift digital zu verwenden:
- Unterschreiben Sie mit einem dunklen Stift (ideal: schwarz) auf einem leeren, weißen Blatt Papier. Achten Sie auf eine klare, deutliche Unterschrift.
- Scannen Sie das Blatt Papier. Sie können einen Scanner verwenden oder auch eine Scanner-App auf Ihrem Smartphone nutzen (viele Apps bieten spezielle Modi für Dokumente, die den Hintergrund aufhellen).
- Speichern Sie das Ergebnis als Bilddatei, idealerweise im PNG- oder JPG-Format. PNG eignet sich oft besser, wenn Sie einen transparenten Hintergrund wünschen.
- Bearbeiten Sie das Bild. Schneiden Sie es so zu, dass nur die Unterschrift zu sehen ist. Passen Sie bei Bedarf Helligkeit und Kontrast an, damit die Unterschrift klar hervortritt und der Hintergrund weiß (oder transparent) ist. Einfache Bildbearbeitungsprogramme reichen hierfür aus.
- Fügen Sie das Bild Ihrer Unterschrift in Ihr Dokument ein. Die meisten Textverarbeitungsprogramme (wie Word, Google Docs) und PDF-Reader (wie Adobe Acrobat Reader) ermöglichen das Einfügen von Bildern. Platzieren Sie das Bild an der gewünschten Stelle und passen Sie die Größe an.
Unterschrift digital zeichnen
Viele Geräte (Laptops mit Trackpad, Tablets mit Touchscreen oder spezielle Grafiktabletts) ermöglichen es Ihnen, Ihre Unterschrift direkt auf dem Bildschirm zu zeichnen. Spezielle Software oder Funktionen in PDF-Readern oder Online-Signatur-Tools unterstützen dies. Sie können einfach mit dem Finger oder einem Stift Ihre Unterschrift nachbilden. Diese Methode erzeugt ebenfalls eine einfache elektronische Signatur.
Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen erstellen
Für fortgeschrittene (FES) und qualifizierte (QES) elektronische Signaturen benötigen Sie mehr als nur ein Bild Ihrer Unterschrift. Sie benötigen ein digitales Zertifikat und eine sichere technische Infrastruktur, die die Anforderungen der eIDAS-Verordnung erfüllt. Solche Signaturen werden typischerweise über spezialisierte Vertrauensdiensteanbieter erstellt.
Der Prozess bei solchen Anbietern sieht oft wie folgt aus:
- Dokument auf die Plattform des Anbieters hochladen.
- Die Stelle(n) markieren, an der unterschrieben werden soll.
- Die Art der gewünschten Signatur (FES oder QES) auswählen.
- Die Signatur auslösen. Dies kann eine Bestätigung über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (z. B. per SMS-Code an Ihr Mobiltelefon) erfordern.
- Nach erfolgreicher Verifizierung wird das Dokument digital signiert.
- Das signierte Dokument kann heruntergeladen werden.
Vor der ersten Nutzung einer FES oder QES ist eine einmalige Identitätsprüfung erforderlich, deren Strenge vom gewählten Signaturstandard abhängt.
Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen
Ein zentrales Thema bei elektronischen Signaturen ist ihre Rechtsgültigkeit. Grundsätzlich sind elektronische Signaturen in vielen Ländern rechtlich anerkannt.
In der Europäischen Union regelt die
eIDAS-Verordnung
die Bedingungen für die Anerkennung elektronischer Signaturen. Ein wichtiger Grundsatz ist in Artikel 25 Absatz 1 formuliert:
Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.
Das bedeutet, dass auch eine einfache elektronische Signatur unter bestimmten Umständen als Beweismittel vor Gericht zulässig sein kann. Die
qualifizierte elektronische Signatur
(QES) hat jedoch die höchste Rechtswirkung, da sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.
Die Rechtsgültigkeit hängt also nicht nur von der Art der Signatur ab, sondern auch von der Art des Dokuments und den spezifischen rechtlichen Anforderungen (der sogenannten „Formvorschrift“) des jeweiligen Landes oder der jeweiligen Transaktion.
Den richtigen Signatur-Standard wählen
Die Wahl des passenden Signatur-Standards (EES, FES, QES) hängt von zwei Hauptfaktoren ab:
- Formvorschrift des Dokuments: Verlangt das Gesetz für das Dokument eine bestimmte Form (z. B. Schriftform), oder gibt es keine Formvorschrift?
- Gewünschte
Beweiskraft
:
Wie hoch ist das Risiko, dass die Signatur angezweifelt wird, und welche Beweiskraft soll die Signatur im Streitfall haben?
Für Dokumente ohne gesetzliche Formvorschrift (z. B. interne Vereinbarungen, einfache Bestätigungen) reicht oft eine EES aus. Bei Dokumenten mit höherem Risiko oder wenn eine stärkere Beweiskraft gewünscht wird, sind FES oder QES besser geeignet. Für Dokumente, die gesetzlich die Schriftform vorschreiben (z. B. befristete Arbeitsverträge in Deutschland, bestimmte notarielle Urkunden), ist in der Regel eine QES erforderlich, um die handschriftliche Unterschrift zu ersetzen.
Es gibt jedoch auch Dokumente, bei denen das Gesetz die elektronische Form explizit ausschließt (z. B. Testamente). Diese können nicht digital unterschrieben werden.
Anwendungsbereiche und empfohlene Standards
Die Wahl des Standards ist kontextabhängig. Hier einige Beispiele, welche Signaturen typischerweise für verschiedene Dokumenttypen verwendet werden können oder empfohlen sind, basierend auf Formvorschrift und Risiko:
| Dokumenttyp | Typische Formvorschrift | Empfohlener E-Signatur-Standard |
|---|---|---|
| Kostenvoranschlag | Keine | EES oder FES |
| Interner Genehmigungsprozess | Keine | EES oder FES |
| Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) | Keine | FES (wegen höherer Beweiskraft) |
| Kaufvertrag (nicht Immobilien) | Keine | FES (je nach Wert und Risiko) |
| Befristeter Arbeitsvertrag (Deutschland) | Schriftform | QES |
| Mietvertrag (Wohnraum) | Keine (aber Schriftform üblich) | FES oder QES (je nach Vermieter/Mieter Präferenz & Risiko) |
| Angebot | Keine | EES oder FES |
| Auftragsbestätigung | Keine | EES oder FES |
| Vollmacht (einfach) | Keine | FES oder QES (je nach Umfang der Vollmacht) |
Diese Tabelle dient nur als allgemeine Orientierung. Im Zweifelsfall oder bei Dokumenten mit hohem rechtlichem oder finanziellem Risiko sollte immer eine Rechtsberatung eingeholt werden.
Unterschrift speichern und verwenden
Nachdem Sie eine digitale Version Ihrer Unterschrift erstellt haben (z. B. durch Scannen), können Sie diese in verschiedenen Formaten speichern.
Das JPG-Format ist sehr vielseitig. Eine Unterschrift als JPG können Sie einfach per Drag-and-Drop oder über die Einfügefunktion in die meisten Textverarbeitungsprogramme (wie Word, Google Docs, TextEdit) ziehen und dort positionieren und in der Größe anpassen. Auch für die Integration Ihrer persönlichen Unterschrift in Ihre E-Mail-Signatur ist das JPG-Format ideal.
Wenn Sie die Unterschrift jedoch als Teil einer
elektronische Signatur
für ein spezifisches Dokument speichern oder weitergeben möchten, ist das PDF-Format oft die bessere Wahl, insbesondere wenn Sie Tools nutzen, die die Unterschrift direkt in das PDF einbetten und eventuell zusätzliche Sicherheitsinformationen hinzufügen.
Häufig gestellte Fragen zum digitalen Unterschreiben
Wie kann ich ein PDF digital unterschreiben?
Eine einfache Methode ist, ein Bild Ihrer gescannten oder gezeichneten Unterschrift in das PDF einzufügen. Viele PDF-Reader bieten Funktionen dafür (z. B. eine „Ausfüllen und Unterschreiben“-Funktion). Für sicherere Signaturen (FES oder QES) benötigen Sie spezialisierte Online-Dienste von Vertrauensdienstleistern, die die Signatur unter Verwendung eines digitalen Zertifikats in das PDF einbetten.
Wie unterschreibe ich mit einer digitalen Signatur?
Um mit einer echten digitalen Signatur (FES oder QES) zu unterschreiben, verwenden Sie in der Regel die Plattform oder Software eines Vertrauensdienstleisters. Sie laden das Dokument hoch, wählen die Signaturposition und authentifizieren sich nach den Vorgaben des Anbieters (z. B. per SMS-Code oder App-Bestätigung). Der Dienst bindet dann Ihre digitale Identität sicher an das Dokument.
Ist eine gescannte Unterschrift gültig?
Eine gescannte Unterschrift ist eine Form der einfachen elektronischen Signatur (EES). Sie kann gültig sein, wenn für das betreffende Dokument keine gesetzliche Formvorschrift besteht (Formfreiheit). Wenn jedoch die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist (wie bei einem befristeten Arbeitsvertrag in Deutschland), reicht eine gescannte Unterschrift in der Regel nicht aus; hierfür wäre eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder die handschriftliche Unterschrift auf Papier erforderlich.
Kann ich kostenlos digital unterschreiben?
Ja, das Erstellen und Einfügen einer einfachen elektronischen Signatur (EES) durch Scannen oder Zeichnen ist in der Regel kostenlos mit Standardsoftware möglich. Viele Online-Tools bieten auch kostenlose Basisversionen für EES an. Für fortgeschrittene (FES) und qualifizierte (QES) Signaturen, die digitale Zertifikate und höhere Sicherheit erfordern, sind meist kostenpflichtige Dienste von spezialisierten Anbietern notwendig, wobei viele Anbieter kostenlose Testphasen anbieten.
Das digitale Unterschreiben von Dokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen Büroarbeit. Es ermöglicht schnelle, effiziente und – bei Wahl des richtigen Standards – auch rechtssichere Prozesse. Indem Sie verstehen, welche Arten von elektronischen Signaturen es gibt und wann welche Art angemessen ist, können Sie Ihre Dokumentenworkflows optimieren und die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen.
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