Verfügung Elektronischer Aufzeichnungen

Die Verwaltung von Aufzeichnungen ist ein fortlaufender Prozess, der nicht mit der Erstellung oder Speicherung endet. Ein entscheidender Schritt, der oft übersehen wird, ist die sogenannte Verfügung (Disposition) von Aufzeichnungen. Dies bezieht sich auf das Ende der Lebensdauer einer Aufzeichnung, wenn ihre geplante Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Verfügung kann verschiedene Formen annehmen, hauptsächlich die Vernichtung oder die Überführung in ein Archiv (Archivierung), falls die Aufzeichnung historischen Wert besitzt.

Dieser Prozess ist nicht willkürlich, sondern unterliegt strengen Vorschriften und Richtlinien. Insbesondere für staatliche Stellen oder Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen, ist eine korrekte Verfügung unerlässlich. Die Vernichtung von Aufzeichnungen darf beispielsweise erst erfolgen, nachdem festgestellt wurde, dass die Akten keinen weiteren administrativen, rechtlichen oder finanziellen Wert mehr haben und für die Aufbewahrung in staatlichen Archiven ungeeignet sind, wie es beispielsweise in Government Code §12275(a) festgelegt ist.

Warum ist die Verfügung von Aufzeichnungen Notwendig?

Auch wenn es eine gewisse Zurückhaltung geben mag, Aufzeichnungen zu vernichten, ist die Einhaltung des genehmigten und unterzeichneten Aktenaufbewahrungsplans (Records Retention Schedule) von entscheidender Bedeutung. Dies ist ein fundamentaler Bestandteil eines effektiven Aktenmanagementprogramms. Würden Aufzeichnungen niemals vernichtet, wären staatliche Stellen (und in übertragenem Sinne auch andere Organisationen) von Akten überwältigt, die für den Geschäftsbetrieb nicht mehr nützlich sind. Dies führt zu ineffizientem Speicherplatzmanagement und erhöhten Kosten.

Darüber hinaus besteht für Organisationen eine erhebliche Haftung für alle Akten, die sie aufbewahren. Im Falle einer Anfrage gemäß dem Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen (Public Records Act) oder jeglicher Art von Klage können alle vorhandenen Akten Gegenstand der Offenlegung sein. Das Aufbewahren von Akten über die gesetzlich vorgeschriebene Zeit hinaus kann unnötige Risiken schaffen und die Komplexität bei rechtlichen Verfahren erhöhen. Eine ordnungsgemäße und dokumentierte Verfügung hilft, diese Risiken zu mindern.

Akten mit Archivwert ("Notify Archives")

Bestimmte Aufzeichnungen werden als besonders kennzeichnet, oft durch eine Markierung wie „Notify Archives“ im Aufbewahrungsplan. Diese Akten werden als solche identifiziert, die einen bleibenden historischen Wert haben und am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist dem Staatsarchiv übergeben werden müssen. Wenn Akten auf Ihrem Plan diese Markierung tragen und ihre Aufbewahrungsfrist erreicht haben, müssen die zuständigen Archivare kontaktiert werden, um die Überführung ins Archiv zu erleichtern.

Der erste Schritt bei der Überführung solcher Akten ist die Identifizierung der entsprechenden Aktenreihen im Aufbewahrungsplan, die mit der „Notify Archives“-Kennzeichnung versehen sind. Als Nächstes muss ermittelt werden, wann diese gekennzeichneten Akten das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreicht haben. Die Aufbewahrungsfristen sind im Aufbewahrungsplan aufgeführt, oft in spezifischen Spalten. Anweisungen und Hinweise zur Verfügung finden sich typischerweise in einer Bemerkungsspalte. Es ist wichtig zu verstehen, dass die „Notify Archives“-Kennzeichnung jegliche interne Anweisungen der Behörde zur Vernichtung außer Kraft setzt. Selbst wenn interne Richtlinien die Vernichtung nach einer bestimmten Zeit vorsehen, müssen Akten mit dieser Kennzeichnung erst nach Rücksprache mit den Archivaren und deren Zustimmung zur Vernichtung behandelt werden.

Wurden diese Akten von den Archivaren als historisch wertvoll eingestuft, müssen sie am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist an das Staatsarchiv überführt werden.

Der Transferprozess ins Archiv

Wenn die Archivare entscheiden, dass Akten an das Archiv gesendet werden sollen, ist der Abschluss eines Aktenübertragungsvertrags erforderlich. Dies ist ein vorgeschriebenes Formular, wie beispielsweise das CSA-TL-01.

Es gibt spezifische Übertragungslisten sowohl für physische (Papier-) als auch für elektronische Aufzeichnungen.

Überführung von Papierakten ins Archiv

Für Papierakten mit Archivwert arbeiten die Archivare mit der zuständigen Stelle zusammen, um die Überführung zu organisieren. Bei Papierakten, die für den Transfer identifiziert wurden, sind folgende Schritte zu beachten:

• Sprechen Sie mit dem zuständigen Archivar und füllen Sie das CSA-TL-01 Formular für Papierakten aus.
• Sobald die Akten für den Transfer bestätigt sind:
• Legen Sie die Akten in Standard-Archivkartons und nummerieren Sie die Kartons entsprechend dem Aktenübertragungsvertrag (CSA-TL-01 Papier).
• Packen Sie Aktenordner aufrecht stehend ein, damit sie nicht verrutschen.
• Packen Sie die Akten in derselben Ordnung, in der sie erstellt und geführt wurden. Erstellen Sie kein neues Ablagesystem.
• Vermeiden Sie das Packen in wiederverwendeten Kartons, die für Papierstapel verwendet wurden (z. B. Kopierpapierkartons).
• Vermeiden Sie überfüllte Kartons.
• Legen Sie Akten nach Möglichkeit in Ordner. Es sollten keine losen Papiere vorhanden sein. Senden Sie keine Akten in Hängeordnern. Verwenden Sie keine Gummibänder, um Akten zusammenzuhalten.
• Beschriften Sie die Außenseite jedes Kartons deutlich mit der Kartonnummer und dem Namen der Abteilung oder Behörde.
• Entfernen Sie Akten aus Ringordnern und legen Sie sie in Ordner.
• Entfernen Sie Duplikate aus den Akten vor dem Transfer.
• Legen Sie eine Kopie des Aktenübertragungsvertrags (CSA-TL-01 Papier) in Karton 1 des Transfers. Kleben oder befestigen Sie das Formular nicht am Karton oder Deckel.

Die Zustellung der Papierakten an das Staatsarchiv liegt in der Verantwortung der überführenden Stelle. Es ist die Aufgabe der Stelle, zu bestimmen, wie die Akten versendet werden. Dies kann direkt erfolgen, über interne Postdienste oder durch ein privates Lieferunternehmen. Die überführende Stelle sollte sich mit den Archivaren abstimmen, um die beste Methode sowie das Datum der Zustellung zu koordinieren. Die Archivare geben Anweisungen, wohin die Akten geliefert werden sollen. Liefern Sie keine Akten an das Staatsarchiv, bevor Sie sich mit einem Archivar abgestimmt haben. Das Staatsarchiv übernimmt nach der Überführung die rechtliche und physische Kontrolle über die Akten. Im Gegensatz zu staatlichen Aktenzentren gibt das Staatsarchiv Akten nicht an staatliche Stellen zurück.

Überführung von Elektronischen Akten ins Archiv

Elektronische Akten unterliegen denselben rechtlichen Anforderungen wie Papierdokumente. Der Aufbewahrungsplan einer Stelle sollte alle von ihr erstellten elektronischen Akten widerspiegeln, und diese sollten denselben Bewertungen für Aufbewahrung und Verfügung unterzogen werden wie Papierdokumente. Im Rahmen der Überprüfung des Plans durch die zuständigen Stellen werden elektronische Akten mit administrativem, rechtlichem und historischem Wert möglicherweise für den Transfer ins Archiv gekennzeichnet.

Elektronische Akten gibt es in einer Vielzahl von Formaten und Typen, darunter Textdaten (Textverarbeitung, formatiert, unformatiert/Klartext), strukturierte Daten (Datenbanken, Tabellen), E-Mails, CAD-Dateien (Computer-Aided Design), digitale Audio-, Video- und Bilddateien, Geodaten, Präsentationsdateien und Web-Aufzeichnungen. Aufgrund dieser Vielfalt erfordern elektronische Akten spezielle Überlegungen vor dem Transfer.

Vorbereitung Elektronischer Akten für den Transfer

Ein erfolgreicher Transfer elektronischer Akten erfordert Koordination zwischen dem Aktenmanagement-Koordinator (RMC) der Stelle, den Aktenverwaltern, der IT-Abteilung und dem Archivpersonal. Beim Transfer elektronischer Akten sollten folgende Punkte berücksichtigt und mit den beteiligten Parteien besprochen werden, um einen effektiven Transfer zu gewährleisten:

• Haben die Akten das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreicht?
• Sind die Aktenreihen angemessen identifiziert?
• Wurden die Dateiformate identifiziert?
• Wie viele Akten werden übertragen?
• Wie groß ist das Volumen der Akten (in Terabyte, Gigabyte)?
• Gelten Zugriffs- oder Nutzungsbeschränkungen für die Akten?
• Welche Metadaten sind in den Akten enthalten?
• Wurden die Dateien auf Verschlüsselung geprüft und, falls verschlüsselte Dateien vorhanden sind, gibt es eine Möglichkeit zur Entschlüsselung, die mit der Datei übertragen wird?
• Was ist die Methode zur Übertragung? (Ein sicheres File Transfer Protocol oder ein tragbares Gerät?)

Die relevanten gesetzlichen Bestimmungen wie der California State Records Management Act (Government Code Sections 12270-12279) und spezifische Abschnitte wie Government Code 12275(a) und 12274.5(m) bilden den rechtlichen Rahmen für diese Prozesse.

Dateiformate für den Transfer

Einige Dateiformate eignen sich besser für die langfristige Aufbewahrung als andere. Zum Beispiel ist ein Microsoft Word-Dokument anfälliger für Obsoleszenz als eine PDF/A-Datei und nicht ideal, um langfristigen Zugriff sicherzustellen. Die Beratung mit Ihrer IT-Abteilung und dem Personal des Staatsarchivs kann helfen, das geeignete Format für die zu überführenden Dateien festzulegen.

Nutzung des Aktenvernichtungsprotokolls

Sobald eine Akte das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreicht hat und nicht als historisch wertvoll mit der Kennzeichnung „Notify Archives“ identifiziert wurde, darf sie vernichtet werden. Zur Unterstützung staatlicher Stellen bei der Nachverfolgung der Vernichtung ihrer Akten wurde ein Aktenvernichtungsprotokoll entwickelt. Dieses Protokoll ist ein internes Dokument für die Nutzung durch die staatliche Stelle und wird nicht extern eingereicht.

Das Vernichtungsprotokoll selbst ist eine Aufzeichnung und sollte im Aktenaufbewahrungsplan enthalten sein. Daher kann das Vernichtungsprotokoll Gegenstand einer Anfrage gemäß dem Public Records Act (PRA) sein und wäre gemäß dem PRA offenlegungspflichtig.

Staatliche Stellen sollten bedenken, dass Vernichtungsprotokolle konsequent geführt werden müssen. Wenn es zu einer Lücke bei der Führung des Vernichtungsprotokolls kommt und Akten vernichtet werden, ohne darin aufgeführt zu sein, besteht das potenzielle Risiko, dass die staatliche Stelle den Anschein erweckt, die Vernichtung von Akten zu verbergen.

Vernichtung von Papierakten

Akten, die keine „Notify Archives“-Kennzeichnung haben, können am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist auf normale Weise vernichtet werden. Die Vernichtung kann auf verschiedene Arten erfolgen: durch internes Recycling, Schreddern oder vertrauliche Vernichtung; durch Nutzung staatlicher Aktenzentren oder Dokumentenvernichtungszentren; oder durch einen beauftragten externen Dienstleister.

Bezeugte Vernichtung Vertraulicher Akten

Bei der Nutzung eines beauftragten externen Dienstleisters für die vertrauliche Vernichtung sollten staatliche Stellen einen Zeugen bereitstellen, der ein Staatsbediensteter ist, um sicherzustellen, dass die vertraulichen Akten gemäß den Vorschriften ordnungsgemäß vernichtet wurden. Der Aktenmanagement-Koordinator (RMC) kann mit der Bezeugung der vertraulichen Vernichtung beauftragt werden. Jedoch kann jeder Staatsbedienstete mit der Bezeugung des vertraulichen Schredderns für Behörden beauftragt werden. Die Methode der Aktenvernichtung sollte in den Richtlinien und Verfahren der staatlichen Stelle dokumentiert werden.

Vorlage für das Vernichtungsprotokoll

Ein Team hat eine Vorlage für ein Vernichtungsprotokoll entwickelt, die Behörden zur Dokumentation der Vernichtung ihrer Akten nach Erreichen der Aufbewahrungsfrist verwenden können. Die Implementierung dieses Formulars wird dringend empfohlen. Dieses Formular dokumentiert, dass die Vernichtung von Akten gemäß dem Aufbewahrungsplan erfolgt ist und von der für die Akten verantwortlichen Führungskraft und dem Aktenmanagement-Koordinator der Behörde abgezeichnet wurde.

Es ist wichtig, ein Vernichtungsprotokoll zu implementieren, da dieses Formular die endgültige Möglichkeit bietet, nachzuweisen, dass Akten der Behörde legal und gemäß dem Aufbewahrungsplan vernichtet werden. Wenn Akten im Rahmen einer Anfrage gemäß dem Public Records Act (PRA) oder als Teil einer Klage oder Prüfung angefordert werden, kann dieses Formular belegen, dass die Behörde ihre Akten legal und gemäß den Anweisungen auf ihrem genehmigten Aufbewahrungsplan vernichtet hat.

Verlorene oder Versehentlich Zerstörte Akten - Benachrichtigungsformular

Die Aktenmanagement-Koordinatoren (RMCs) der Behörden sind verpflichtet, den zuständigen Minister zu benachrichtigen, wenn eine Akte verloren geht oder versehentlich zerstört wird, gemäß Government Code Abschnitt 12274.5(m). Hierfür wurde eine Vorlage erstellt, die Lost or Accidentally Destroyed Records: Documentation Template genannt wird. Diese Vorlage unterstützt die Dokumentation des Verlusts oder der Zerstörung nach dem Vorfall und ist nicht dazu gedacht, die Behörde zu bestrafen oder zu beschuldigen. Die Meldung des Vorfalls ist eine gesetzliche Anforderung und fördert zudem die Transparenz. Sie zeigt einen proaktiven Ansatz zur Identifizierung, wie der Aktenverlust aufgetreten ist, und zur Vornahme von Änderungen, um zukünftigen Verlust zu verhindern. Eine ordnungsgemäße Dokumentation hilft einer Behörde auch, falls die Akten in Zukunft Gegenstand einer Public Records Act Anfrage, Prüfung oder Klage werden sollten.

Was ist ein Aktenmanagementplan und ein Verfügungsplan?

Die Navigation bei der Aktenverfügung kann eine entmutigende Aufgabe sein. Schließlich müssen Sie die rechtlichen und finanziellen Auswirkungen Ihrer Entscheidung, bestimmte Akten aufzubewahren oder zu entsorgen, berücksichtigen. Sie müssen ein gründliches Verständnis davon haben, welche Akten gesetzlich aufbewahrt werden müssen (und wie lange) und wann – oder sogar ob – ihre Verfügung erforderlich ist. Ein umfassender Aufbewahrungsplan und Verfügungsplan sind hierfür unerlässlich.

Wir werden vier Schlüsselfaktoren erörtern, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung in Bezug auf die Aktenverfügung helfen können. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen zu bestimmen, ob eine Akte vernichtet oder archiviert werden soll, und einen effektiven Aktenverfügungsplan zu entwickeln, der die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und die Kontrolle über alle Ihre Akten aufrechterhält.

Vier Schlüsselfaktoren für die Planung der Aktenverfügung

1. Etablierung eines Aufbewahrungs- und Verfügungsplans: Erstellen Sie als ersten Schritt einen umfassenden Aufbewahrungs- und Aktenverfügungsplan. Ohne zu wissen, wie lange eine Aufbewahrungsfrist sein sollte, können Sie nicht wissen, was am Ende der Lebensdauer einer Akte geschehen soll. Ein Aktenverfügungsplan hilft Ihnen, klare Richtlinien festzulegen, wie lange verschiedene Akten aufbewahrt werden, und gibt Hinweise zur Speicherung, Pflege und Verwaltung dieser Akten im Laufe der Zeit. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die gesetzlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Aktenaufbewahrung erfüllt werden. Die Recherche anwendbarer Vorschriften ist daher entscheidend. Dies umfasst branchenspezifische Vorschriften oder Standards im Zusammenhang mit den gespeicherten Akten.

2. Festlegung von Aktenverfügungsplänen: Nehmen Sie Entsorgungs- oder Archivierungspläne in Ihren Aktenverfügungs- und Aufbewahrungsplan auf. Wenn Informationen veraltet sind oder nicht mehr benötigt werden, sollten sie sicher gemäß den etablierten Protokollen entsorgt oder, falls gesetzlich vorgeschrieben, sicher archiviert werden. Dies kann kompliziert sein, da selbst ein rein inländisches Unternehmen Tausenden von Aufbewahrungsvorschriften unterliegen kann. Wenn ein Dokument oder eine Akte historischen Wert hat, sollten Ihre Aktenverfügungspläne eine Eigentumsübertragung an Ihr Archiv beinhalten. Sollte eine Akte an das Archiv gesendet werden, ist die Aufbewahrungsfrist unbegrenzt und sie sollte dort dauerhaft aufbewahrt werden.

3. Gründliche Dokumentation Ihrer Pläne: Die Erstellung einer rechtssicheren Aktenverfügungsrichtlinie erfordert, dass die Verfügungspläne innerhalb Ihres Aufbewahrungsplans gründlich sind. Selbst etablierte Aufbewahrungs- und Aktenverfügungspläne können schwierig zu verwalten sein. Sie müssen Situationen berücksichtigen, in denen Sie eine Akte möglicherweise länger aufbewahren müssen, als Ihre Richtlinie besagt, und dies kann gesetzlich notwendig sein. Sie müssen lediglich Vorkehrungen treffen, um einen Grund für die Aufbewahrung der Akte in Ihrer Richtlinie zu dokumentieren. Wenn Informationen länger aufbewahrt werden, als Ihre Richtlinie besagt, und es keine ordnungsgemäße Dokumentation des Grundes für die Verlängerung der Aufbewahrungsfrist gibt, können sich Bußgelder und Risiken summieren.

4. Regelmäßige Überprüfung Ihres Aufbewahrungsplans: Überprüfen Sie die Aufbewahrungs- und Aktenverfügungspläne regelmäßig und aktualisieren Sie sie entsprechend, um sich ändernde Bedürfnisse und Vorschriften widerzuspiegeln und die Einhaltung aller anwendbaren Gesetze sicherzustellen. Es mag einfacher erscheinen, eine pauschale Richtlinie zu haben, die besagt, „alles für immer aufzubewahren“, aber mit sich ständig ändernden Datenschutzgesetzen ist das keine Option mehr. Das Aufbewahren von Dokumenten länger als gesetzlich erforderlich setzt Ihre Organisation unnötigen Risiken aus, insbesondere während eines Offenlegungsprozesses bei Rechtsstreitigkeiten oder einer Datenschutzverletzung.

Vergleich: Vernichtung vs. Archivierung

Häufig Gestellte Fragen (FAQs)

Wann dürfen Akten vernichtet werden?
Akten dürfen nur vernichtet werden, wenn ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und sie keinen weiteren administrativen, rechtlichen oder finanziellen Wert mehr haben. Zudem dürfen sie nicht als historisch wertvoll gekennzeichnet sein, was eine Überführung ins Archiv erfordern würde.

Was passiert mit Akten mit historischem Wert?
Akten, die im Aufbewahrungsplan als historisch wertvoll gekennzeichnet sind (z.B. „Notify Archives“), müssen am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist an das zuständige Archiv überführt werden, nachdem dies mit den Archivaren abgestimmt wurde. Sie werden dort dauerhaft aufbewahrt.

Muss die Vernichtung von Akten dokumentiert werden?
Ja, die Vernichtung von Akten sollte unbedingt dokumentiert werden, idealerweise in einem Aktenvernichtungsprotokoll. Dieses Protokoll dient als Nachweis, dass die Vernichtung legal und gemäß dem Aufbewahrungsplan erfolgt ist, was bei Audits, Klagen oder Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen wichtig ist.

Was tun bei Verlust oder versehentlicher Zerstörung von Akten?
Wenn Akten verloren gehen oder versehentlich zerstört werden, ist dies zu melden und zu dokumentieren. Für staatliche Stellen kann dies eine gesetzliche Anforderung sein, die Meldung an eine übergeordnete Stelle vorsieht. Die Dokumentation hilft, die Ursache zu verstehen und zukünftige Vorfälle zu vermeiden.

Warum ist ein Aktenverfügungsplan wichtig?
Ein Aktenverfügungsplan ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Akten am Ende ihrer Lebensdauer korrekt gehandhabt werden. Er hilft, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, Speicherplatz zu optimieren und das Risiko bei rechtlichen Anfragen oder Klagen zu minimieren.

Schlussfolgerung

Die Verfügung elektronischer (und physischer) Aufzeichnungen ist ein komplexer, aber unverzichtbarer Bestandteil eines effektiven Aktenmanagements. Sie erfordert die sorgfältige Einhaltung von Aufbewahrungsplänen, die Unterscheidung zwischen Vernichtung und Archivierung, eine gründliche Dokumentation und regelmäßige Überprüfung der Prozesse. Durch die Implementierung klarer Richtlinien und Verfahren können Organisationen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, ihre Haftung reduzieren und die Effizienz ihrer Aktenverwaltung verbessern.

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