Versteckte Kosten der Rechnungsbearbeitung

Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, muss Rechnungen bearbeiten. Während die Kosten für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen allgemein bekannt sind, ist die genaue Höhe dieser Kosten oft unklar. Diese Kosten setzen sich aus einer Vielzahl von Faktoren zusammen, wobei einige eine größere Rolle spielen als andere. Dieser Beitrag beleuchtet die verschiedenen Einflussgrößen detailliert, um Ihnen eine klare Vorstellung davon zu geben, was eine einzige Rechnung Ihr Unternehmen wirklich kostet. Basierend auf dieser Analyse können Sie fundiert entscheiden, ob eine Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse wirtschaftlich sinnvoll ist.

Die Kosten der Bearbeitung einer papiergebundenen Eingangsrechnung lassen sich grundsätzlich in zwei Hauptkategorien einteilen: Sachkosten und Personalkosten. Die Sachkosten machen dabei nur einen vergleichsweise geringen Anteil der Gesamtkosten aus, sind aber dennoch relevant und relativ einfach zu erfassen.

Sachkosten bei der Rechnungsbearbeitung

Zu den typischen Sachkosten, die bei der Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen anfallen, gehören:

• Kosten für Ordner zur physischen Ablage der Rechnungen.
• Kosten für Regale oder Schränke zur Aufbewahrung dieser Ordner über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum.
• Raumkosten für die Bereitstellung des benötigten Lagerplatzes für die Archivierung, oft über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren hinaus.
• Kosten für die datenschutzkonforme jährliche Entsorgung von Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Obwohl diese Kosten existieren, sind sie im Vergleich zu den Personalkosten meist marginal. Eigene Schätzungen und Simulationen zeigen, dass die reinen Sachkosten pro Rechnung typischerweise nur zwischen 20 und 30 Cent liegen. Der weitaus größere und oft unterschätzte Kostenfaktor sind die Personalkosten.

Personalkosten: Der Löwenanteil

Die Personalkosten bei der Bearbeitung einer papiergebundenen Eingangsrechnung sind direkt proportional zum Zeitaufwand, der für die verschiedenen Prozessschritte benötigt wird. Diese Schritte umfassen eine Vielzahl von Tätigkeiten, die von der ersten Bearbeitung bis zur endgültigen Archivierung und darüber hinaus reichen.

Typische Prozessschritte und Zeitfresser:

• Formale Prüfung: Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Korrektheit gemäß den Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetzes (UStG). Dies beinhaltet die Prüfung von Angaben wie Rechnungsadresse, Steuernummer, Leistungsdatum, Rechnungsdatum, Betrag etc.
• Vorkontierung und Zuweisung: Erfassung grundlegender Daten, erste Zuordnung zu einem Sachkonto und Weiterleitung an den zuständigen sachlichen Prüfer innerhalb des Unternehmens.
• Sachliche Prüfung: Überprüfung, ob die auf der Rechnung aufgeführte Leistung oder Ware tatsächlich erbracht bzw. geliefert wurde. Dies erfordert oft interne Rücksprache mit der Fachabteilung, die die Bestellung ausgelöst oder die Leistung erhalten hat.
• Kontierung: Zuordnung der Kosten zu den entsprechenden internen Kostenstellen, Projekten, Aufträgen oder anderen relevanten Dimensionen.
• Verbuchung: Erfassung der Rechnung im ERP-System oder der Buchhaltungssoftware.
• Statusüberwachung: Nachverfolgung des Status offener Rechnungen (z.B. Fälligkeit, Zahlungsstatus) und ggf. Anstoßen von Zahlungsläufen.
• Klärungsaufwand: Rückfragen bei Lieferanten zur Klärung von Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen.
• Interne Abstimmung: Klärung von Zuständigkeiten, inhaltlichen Fragen oder Freigaben innerhalb des Unternehmens.

Zusätzlich zu diesen direkten Bearbeitungsschritten fallen weitere zeitintensive Tätigkeiten an, die oft erst im Nachhinein relevant werden, aber erheblich zur Gesamtbelastung beitragen:

• Anforderung von Kopien: Fachabteilungen benötigen Kopien bereits bearbeiteter Rechnungen für interne Zwecke (z.B. Projektcontrolling).
• Rückfragen zu archivierten Rechnungen: Klärung von Fragen zu Rechnungen, die bereits abgelegt wurden.
• Suche im Monats-/Jahresabschluss: Zeitaufwand für das Suchen und Zusammenstellen von Rechnungen im Rahmen der Abschlussarbeiten.
• Suche bei Betriebsprüfung: Erheblicher Zeitaufwand für das schnelle Auffinden und Bereitstellen spezifischer Rechnungen im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung.
• Entsorgung: Zeitaufwand für das Identifizieren und physische Entsorgen von Rechnungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Gerade der Aufwand für Suchen und Rückfragen wird oft unterschätzt, stellt aber einen erheblichen Kostenblock dar. Jede solche Anfrage bindet in der Regel mindestens zwei Personen: den Anfragenden, der in seiner Arbeit unterbrochen wird und nicht weiterkommt, und die Person, die gefragt wird, welche ebenfalls in ihrer aktuellen Tätigkeit gestört wird. Störungen sind bekanntermaßen ein Hauptfaktor für Produktivitätsverluste, da nach jeder Unterbrechung typischerweise 10 Minuten oder länger benötigt werden, um wieder voll in die ursprüngliche Aufgabe einzusteigen.

Die Kosten einer Eingangsrechnung – Eine pragmatische Berechnung

Während eine detaillierte analytische Ermittlung der Kosten komplex sein kann, ermöglicht eine pragmatische Näherungsbetrachtung eine schnelle Einschätzung. Gehen wir von folgenden Annahmen aus, basierend auf gängigen Erfahrungen:

• Für die direkten Bearbeitungsschritte (formale Prüfung, Vorkontierung, sachliche Prüfung, Kontierung, Verbuchung, Statusüberwachung, Klärungen) werden im Durchschnitt etwa 15 Minuten pro Rechnung benötigt.
• Für nachträgliche Suchen und Rückfragen fallen pro betroffener Rechnung durchschnittlich etwa 20 Minuten an. Da nicht jede Rechnung nachträglich gesucht oder angefragt wird, nehmen wir an, dass nur etwa 25 % aller Rechnungen von diesem zusätzlichen Aufwand betroffen sind. Dies entspricht einem durchschnittlichen Zeitaufwand von 20 Minuten * 25 % = 5 Minuten pro Rechnung über den gesamten Rechnungsbestand gemittelt.

Der gesamte durchschnittliche Zeitaufwand pro Eingangsrechnung beträgt demnach ca. 15 Minuten (direkte Bearbeitung) + 5 Minuten (anteilige nachträgliche Suche/Klärung) = 20 Minuten.

Um die Kosten zu ermitteln, multiplizieren wir diesen Zeitaufwand mit einem durchschnittlichen Stundensatz für die beteiligten Mitarbeiter (inklusive Gemeinkostenzuschlägen). Bei einem angenommenen Stundensatz von 45 € (was 0,75 € pro Minute entspricht) kostet eine Eingangsrechnung: 20 Minuten * 0,75 €/Minute = 15 €. Bei einem höheren Stundensatz von 60 € (1,00 € pro Minute) betragen die Kosten bereits 20 € pro Rechnung.

Diese Berechnung verdeutlicht, dass die Kosten pro Rechnung schnell einen erheblichen Betrag erreichen können, insbesondere wenn man das Volumen der jährlich bearbeiteten Rechnungen betrachtet. Ein Unternehmen, das beispielsweise 1.000 Rechnungen pro Jahr bearbeitet, gibt bei Kosten von 15 € pro Rechnung bereits 15.000 € pro Jahr allein für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen aus. Diese Summe kann durch Variation der Annahmen (Zeitbedarf, Stundensätze, Häufigkeit nachträglicher Suchen) an die spezifische Situation Ihres Unternehmens angepasst werden.

Digitalisierung als Lösungsansatz

Angesichts der hohen Personalkosten und des Aufwands für manuelle Tätigkeiten liegt die Schlussfolgerung nahe, dass die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung ein enormes Potenzial zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung bietet. Durch den Einsatz von Software und automatisierten Prozessen können viele der zeitaufwendigen Schritte reduziert oder ganz eliminiert werden.

Eine digitale Lösung kann beispielsweise:

• Rechnungen automatisch aus E-Mails importieren oder über einen Scanner erfassen (OCR - Optical Character Recognition).
• Rechnungsdaten automatisch auslesen und vorerfassen.
• Eine automatische formale Prüfung durchführen.
• Einen digitalen Workflow für die sachliche Prüfung und Freigabe etablieren, der Zeit und Suchaufwand reduziert.
• Die automatische Verbuchung im ERP-System ermöglichen.
• Eine digitale Archivierung mit schneller Suchfunktion bereitstellen, die den Aufwand für nachträgliche Suchen auf ein Minimum reduziert.
• Automatische Statusüberwachung und Erinnerungen für offene Rechnungen generieren.

Durch die Eliminierung von Papier, manuellen Eingaben und physischen Suchvorgängen können die Bearbeitungszeiten pro Rechnung drastisch gesenkt werden. Dies führt direkt zu einer Reduzierung der Personalkosten, die, wie gezeigt, den größten Kostenblock darstellen.

Welches Programm zum Rechnung schreiben?

Neben der Bearbeitung von Eingangsrechnungen spielt auch das Schreiben von Ausgangsrechnungen eine zentrale Rolle im Geschäftsalltag. Auch hier kann der Einsatz spezialisierter Software erhebliche Vorteile bieten. Doch wie wählt man das richtige Programm aus?

Die Auswahl einer geeigneten Rechnungssoftware sollte systematisch erfolgen. Es empfiehlt sich, zunächst einen Kriterienkatalog mit den wichtigsten Anforderungen Ihres Unternehmens zu erstellen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Unternehmensgröße, Branche, Anzahl der Nutzer, benötigte Funktionen (z.B. Angebotswesen, Zeiterfassung, Lagerverwaltung), Integrationsmöglichkeiten (z.B. mit Bankkonto, Steuerberater-Software) und Budget.

Der Auswahlprozess in Schritten:

1. Anforderungsanalyse: Definieren Sie klar, welche Funktionen das Programm unbedingt haben muss und welche optional sind.
2. Marktanalyse: Identifizieren Sie Programme, die Ihren Anforderungen am ehesten entsprechen. Eine Vorauswahl von 3-5 Programmen ist oft sinnvoll.
3. Testphase: Nutzen Sie die Testversionen der engeren Auswahl. Simulieren Sie typische Arbeitsabläufe: Erstellen Sie ein Angebot, wandeln Sie es in eine Rechnung um, erstellen Sie eine Rechnung aus einer Zeiterfassung. Prüfen Sie, wie intuitiv das Programm ist und ob es reibungslos funktioniert.
4. Entscheidung: Wählen Sie das Programm, das in der Testphase am besten abgeschnitten hat und Ihre Anforderungen am besten erfüllt.

Ein wichtiger Tipp: Beziehen Sie Ihren Steuerberater in den Entscheidungsprozess ein. Zeigen Sie ihm eine Musterrechnung, die das Programm erstellt, und fragen Sie nach seiner Meinung, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften und die Kompatibilität mit seiner Software.

Einführung der Rechnungssoftware im Unternehmen:

Nach der Entscheidung für ein Programm ist eine systematische Einführung entscheidend für den Erfolg, besonders wenn mehrere Mitarbeiter damit arbeiten sollen. Typische Schritte sind:

• Nummernkreise festlegen: Definieren Sie Nummernkreise für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Ein Tipp für Gründer: Beginnen Sie nicht mit der Rechnungsnummer 000001, sondern wählen Sie eine höhere Startnummer, um den Eindruck einer bereits etablierten Geschäftstätigkeit zu vermitteln.
• Vorlagen definieren: Gestalten Sie professionelle Vorlagen für Ihre Dokumente (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine) im Corporate Design Ihres Unternehmens.
• Stammdaten anlegen: Erfassen Sie Ihre Produkte, Dienstleistungen, Abonnements, Stundensätze und Kundendaten.
• Bankkonto verbinden: Verknüpfen Sie Ihr Geschäftskonto, um Zahlungseingänge automatisch abzugleichen.
• Nutzer einladen: Laden Sie Mitarbeiter und ggf. Ihren Steuerberater ein und vergeben Sie entsprechende Zugriffsrechte.
• Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software, um eine effiziente Nutzung sicherzustellen.

Kann man mit Word Rechnung schreiben?

Für sehr kleine Unternehmen oder Freiberufler, die nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben, mag die Frage aufkommen, ob man nicht einfach Microsoft Word oder Excel nutzen kann, anstatt in spezialisierte Software zu investieren. Grundsätzlich ist es möglich, mit Word oder Excel professionell aussehende Rechnungen zu erstellen, indem man Vorlagen nutzt.

Sie können eine Vorlage erstellen oder anpassen, die erforderlichen Informationen (Absender, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Betrag, Steuernummer etc.) eingeben und die Rechnung dann als PDF speichern oder ausdrucken und versenden. Für den Start oder bei sehr geringem Rechnungsvolumen kann dies eine praktikable Lösung sein.

Allerdings stoßen Word und Excel schnell an ihre Grenzen, sobald das Rechnungsvolumen steigt oder komplexere Anforderungen hinzukommen. Nachteile sind unter anderem:

• Keine Automatisierung: Daten müssen manuell eingegeben und Summen händisch berechnet werden (in Word), was fehleranfällig ist.
• Fehlende Nachverfolgung: Es gibt keine integrierte Funktion zur Überwachung offener Posten, Zahlungserinnerungen oder zur Verfolgung des Status von Rechnungen.
• Mangelnde Übersicht: Eine Übersicht über Einnahmen, offene Rechnungen oder Kundenhistorien ist nur mit hohem manuellem Aufwand möglich.
• Compliance-Risiken: Die fortlaufende Nummerierung muss manuell sichergestellt werden. Bei einer Betriebsprüfung kann es schwierig sein, alle relevanten Dokumente schnell und vollständig vorzulegen.
• Skalierbarkeit: Mit zunehmendem Geschäftsvolumen wird die manuelle Rechnungsstellung extrem zeitaufwendig und ineffizient.

Während Word oder Excel eine Notlösung sein können, bieten spezialisierte Rechnungsprogramme Funktionen, die den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und -verwaltung vereinfachen, beschleunigen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. Die Investition in eine gute Software amortisiert sich oft schnell durch die eingesparte Zeit und die Reduzierung von Fehlern.

Zusammenfassung und Fazit

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist ein notwendiger, aber oft kostspieliger Prozess. Die Personalkosten, insbesondere der Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten, Suchen und Klärungen, stellen den größten Kostenfaktor dar. Eine pragmatische Berechnung zeigt, dass eine einzelne papiergebundene Eingangsrechnung schnell Kosten von 15 € oder mehr verursachen kann. Die Digitalisierung dieses Prozesses bietet ein erhebliches Potenzial zur Reduzierung dieser Kosten und zur Steigerung der Effizienz.

Auch bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen kann der Einsatz spezialisierter Rechnungssoftware die Arbeit erheblich erleichtern und professionalisieren. Die Auswahl des richtigen Programms erfordert eine sorgfältige Analyse der eigenen Bedürfnisse und eine Testphase. Während Tools wie Word oder Excel für den Anfang ausreichen mögen, bieten dedizierte Lösungen Funktionen und Automatisierungen, die für wachsende Unternehmen unerlässlich sind.

Die Entscheidung für die Digitalisierung und den Einsatz geeigneter Software ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Sie führt nicht nur zu direkten Kosteneinsparungen, sondern verbessert auch die Übersicht, reduziert Fehler und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Routineaufgaben zu verbringen. Die Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse ist oft der entscheidende Faktor, um im Wettbewerb bestehen zu können.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung?
Die Kosten variieren stark je nach Unternehmen, Branche und Prozess Effizienz. Eine pragmatische Schätzung, die Sach- und Personalkosten berücksichtigt, liegt oft zwischen 15 € und 20 € pro Rechnung bei manuellen, papierbasierten Prozessen.

Welche Kosten sind die relevantesten bei der Rechnungsbearbeitung?
Die Personalkosten machen den größten Teil der Gesamtkosten aus. Dies beinhaltet den Zeitaufwand für die formale und sachliche Prüfung, Kontierung, Verbuchung, Statusüberwachung sowie den erheblichen Aufwand für Suchen und Klärungen, insbesondere im Nachhinein.

Kann ich mit Word oder Excel professionelle Rechnungen schreiben?
Ja, für den Start oder bei sehr geringem Rechnungsvolumen ist das möglich. Allerdings stoßen diese Tools schnell an ihre Grenzen bei Automatisierung, Nachverfolgung, Übersicht und Compliance, weshalb spezialisierte Rechnungssoftware empfohlen wird, sobald das Geschäft wächst.

Was sind die Hauptvorteile der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung?
Die Hauptvorteile sind signifikante Kosteneinsparungen (insbesondere bei den Personalkosten), eine drastische Reduzierung des Zeitaufwands pro Rechnung, erhöhte Prozess Effizienz, verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit, Reduzierung von Fehlern und eine einfachere Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Prüfpflichten.

Wie wähle ich die richtige Rechnungssoftware aus?
Beginnen Sie mit einer Analyse Ihrer spezifischen Anforderungen. Erstellen Sie einen Kriterienkatalog, recherchieren Sie passende Programme, testen Sie eine Auswahl davon ausgiebig mit Ihren typischen Abläufen und beziehen Sie idealerweise Ihren Steuerberater in den Entscheidungsprozess mit ein.

Wenn du mehr spannende Artikel wie „Versteckte Kosten der Rechnungsbearbeitung“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!