Schreibtisch steuerlich absetzen: So geht's

Ein funktionaler Schreibtisch ist das Herzstück vieler Arbeitsbereiche, sei es im klassischen Büro oder zunehmend im Homeoffice. Die Anschaffung eines neuen Schreibtisches kann eine erhebliche Investition darstellen. Doch die gute Nachricht ist: Diese Kosten lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Das deutsche Steuerrecht bietet hierfür klare Regeln, die Arbeitnehmern (über Werbungskosten) und Selbstständigen (über Betriebsausgaben) gleichermaßen zugutekommen können. Der Schlüssel liegt in der korrekten Behandlung der Anschaffungskosten als Arbeitsmittel.

Damit ein Schreibtisch steuerlich anerkannt wird, muss er überwiegend für berufliche Zwecke genutzt werden. Die Finanzämter gehen in der Regel davon aus, dass eine Nutzung zu mehr als 90 Prozent für die berufliche Tätigkeit ausreicht, um die Kosten in vollem Umfang anzuerkennen. Liegt die berufliche Nutzung zwischen 10 und 90 Prozent, müssen die Kosten aufgeteilt werden (prozentuale Aufteilung basierend auf der beruflichen Nutzung), was oft einen höheren Dokumentationsaufwand erfordert, beispielsweise durch ein Nutzungstagebuch. Bei einer beruflichen Nutzung von weniger als 10 Prozent ist ein Abzug meist nicht möglich.

Was sind Anschaffungskosten?

Die Kosten, die Sie steuerlich absetzen können, sind die sogenannten Anschaffungskosten des Schreibtisches. Dazu zählt nicht nur der reine Kaufpreis des Möbels. Auch alle notwendigen Ausgaben, die anfallen, um den Schreibtisch in einen nutzbaren Zustand zu versetzen und an seinen Bestimmungsort zu bringen, gehören dazu. Dies umfasst typischerweise:

• Den Nettokaufpreis des Schreibtisches
• Die Mehrwertsteuer (MwSt.) auf den Kaufpreis
• Kosten für Verpackung
• Kosten für Porto oder Fracht (Lieferkosten)
• Gegebenenfalls Kosten für den Aufbau, falls dieser separat in Rechnung gestellt wird

Diese Gesamtsumme der Anschaffungskosten ist maßgeblich dafür, wie der Schreibtisch steuerlich behandelt wird.

Die Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)

Eine besonders vorteilhafte Regelung im deutschen Steuerrecht ist die für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Hierunter fallen Wirtschaftsgüter des beweglichen Anlagevermögens, die selbstständig nutzbar sind und bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten. Ein Schreibtisch erfüllt das Kriterium der selbstständigen Nutzbarkeit, da er unabhängig von anderen Arbeitsmitteln verwendet werden kann.

Die entscheidende Grenze für die Behandlung als GWG liegt bei 800 Euro netto. Das bedeutet, der Kaufpreis ohne die enthaltene Mehrwertsteuer darf 800 Euro nicht überschreiten. Bei einem Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent entspricht dies einem Bruttobetrag von 952 Euro (800 € + 19 % MwSt. = 952 €). Wenn die Anschaffungskosten Ihres Schreibtisches (inklusive aller Nebenkosten wie Lieferung) diesen Bruttobetrag von 952 Euro nicht übersteigen, können Sie die gesamten Kosten im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuerlich geltend machen. Dies ist eine sofortige und vollständige Abschreibung.

Dieses Verfahren ist besonders attraktiv, da es Ihnen ermöglicht, die Steuerlast bereits im Jahr der Investition spürbar zu senken. Viele gängige Schreibtischmodelle, insbesondere kleinere oder einfachere Varianten, fallen unter diese GWG-Grenze. Wenn Sie beispielsweise einen Schreibtisch für 750 Euro brutto kaufen, können Sie diese 750 Euro komplett als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen.

Abschreibung über die Nutzungsdauer: Die AfA-Tabellen

Was passiert aber, wenn die Anschaffungskosten Ihres Schreibtisches die GWG-Grenze von 952 Euro brutto überschreiten? In diesem Fall können die Kosten nicht sofort in voller Höhe abgesetzt werden. Stattdessen müssen sie über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes verteilt abgeschrieben werden. Dieses Verfahren nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA).

Die Finanzverwaltung gibt für die gängigsten Wirtschaftsgüter Tabellen heraus, die sogenannte AfA-Tabellen. Diese Tabellen legen die typische Nutzungsdauer fest, die für die steuerliche Abschreibung zugrunde gelegt werden muss. Für Büromöbel, wozu auch Schreibtische zählen, ist in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums eine Nutzungsdauer von 13 Jahren vorgesehen.

Das bedeutet konkret: Wenn Ihr Schreibtisch mehr als 952 Euro brutto gekostet hat, müssen Sie die gesamten Anschaffungskosten gleichmäßig über diese 13 Jahre verteilen. Jedes Jahr können Sie dann ein Dreizehntel (1/13) der Gesamtkosten in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen. Die jährliche Abschreibungsrate berechnet sich also wie folgt:

Jährliche Abschreibung = Gesamte Anschaffungskosten / 13 Jahre

Dieses Verfahren wird auch als lineare Abschreibung bezeichnet, da der jährliche Betrag über die gesamte Nutzungsdauer konstant bleibt.

Beispiele zur Veranschaulichung

Um den Unterschied zwischen GWG-Sofortabzug und linearer Abschreibung zu verdeutlichen, betrachten wir zwei Beispiele:

Beispiel 1: Schreibtisch als GWG

Sie kaufen einen Schreibtisch inklusive Lieferung für insgesamt 850 Euro brutto (entspricht ca. 714,29 Euro netto). Da der Bruttobetrag unter der GWG-Grenze von 952 Euro liegt, können Sie die gesamten 850 Euro im Jahr der Anschaffung steuerlich absetzen. Ihre Steuerlast verringert sich sofort durch die volle Berücksichtigung dieser Ausgabe.

Beispiel 2: Schreibtisch über der GWG-Grenze

Sie kaufen einen hochwertigen, elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch inklusive Lieferung für insgesamt 1.500 Euro brutto (entspricht ca. 1.260,50 Euro netto). Da der Bruttobetrag über 952 Euro liegt, handelt es sich nicht um ein GWG. Sie müssen die Kosten über die Nutzungsdauer von 13 Jahren abschreiben. Die jährliche Abschreibungsrate beträgt:

1.500 Euro / 13 Jahre ≈ 115,38 Euro pro Jahr

Sie können also in den nächsten 13 Jahren jeweils 115,38 Euro als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen. Die gesamte steuerliche Entlastung verteilt sich somit über einen längeren Zeitraum.

Vergleich: GWG vs. Lineare Abschreibung

Notwendige Dokumentation

Unabhängig davon, ob Sie den Schreibtisch sofort als GWG absetzen oder über 13 Jahre abschreiben, ist eine ordnungsgemäße Dokumentation unerlässlich. Bewahren Sie die Rechnung des Schreibtisches sorgfältig auf. Diese dient dem Finanzamt als Nachweis für die Anschaffungskosten und das Kaufdatum. Bei einer Anschaffung über 952 Euro müssen Sie die Abschreibung über die Jahre in Ihrer Steuererklärung nachvollziehbar darstellen, oft in einem separaten Verzeichnis oder einer Anlage.

Für Arbeitnehmer, die den Schreibtisch im Homeoffice nutzen, kann das Finanzamt zusätzlich Nachweise für die berufliche Nutzung verlangen, insbesondere wenn die Nutzung nicht ausschließlich beruflich ist. Ein Arbeitszimmer, das die Kriterien des Finanzamts erfüllt (separater Raum, fast ausschließliche berufliche Nutzung), erleichtert den Nachweis erheblich. Auch ohne anerkanntes Arbeitszimmer können die Kosten für Arbeitsmittel wie einen Schreibtisch aber absetzbar sein, wenn die berufliche Nutzung klar im Vordergrund steht.

Was passiert bei Verkauf oder Entsorgung?

Sollten Sie den Schreibtisch verkaufen oder entsorgen, bevor die 13 Jahre Nutzungsdauer abgelaufen sind, hat dies ebenfalls steuerliche Konsequenzen. Bei einem Verkauf müssen Sie den Restbuchwert (Anschaffungskosten abzüglich der bereits vorgenommenen Abschreibungen) ermitteln. Der Verkaufserlös wird dann mit diesem Restbuchwert verrechnet. Ein Gewinn aus dem Verkauf ist steuerpflichtig (bei Selbstständigen), ein Verlust kann steuermindernd berücksichtigt werden.

Bei einer endgültigen Außerbetriebnahme oder Entsorgung des Schreibtisches vor Ablauf der Nutzungsdauer kann der verbleibende Restbuchwert in diesem Jahr steuerlich geltend gemacht werden (sogenannte „Restbuchwertabschreibung“). Dies ist eine einmalige Abschreibung des verbleibenden Betrags.

Zusätzliche Aspekte

Es ist wichtig zu wissen, dass die Regeln für die Abschreibung von Arbeitsmitteln für Arbeitnehmer und Selbstständige grundsätzlich ähnlich sind, aber in unterschiedlichen Bereichen der Steuererklärung geltend gemacht werden. Arbeitnehmer tragen ihre Arbeitsmittel als Werbungskosten in der Anlage N ein. Selbstständige oder Freiberufler führen die Kosten als Betriebsausgaben, die ihren steuerpflichtigen Gewinn mindern.

Auch Zubehör, das untrennbar mit dem Schreibtisch verbunden ist oder dessen Funktion erst ermöglicht (z. B. eine spezielle Schreibtischlampe, die fest montiert wird, oder eine Kabelwanne), kann unter Umständen zu den Anschaffungskosten des Schreibtisches gezählt werden, wenn es gemeinsam erworben wird und die Kosten gering sind. Bei separater Anschaffung oder höherem Wert werden solche Zubehörteile oft als eigene Wirtschaftsgüter behandelt, ebenfalls ggf. als GWG oder über deren eigene Nutzungsdauer abgeschrieben.

Die Anschaffung eines Schreibtisches stellt somit nicht nur eine Investition in Ihre Arbeitsumgebung dar, sondern bietet auch attraktive Möglichkeiten zur Reduzierung Ihrer Steuerlast. Ob Sie von der Sofortabschreibung als GWG profitieren können oder die Kosten über 13 Jahre verteilen müssen, hängt von den Anschaffungskosten ab. Eine korrekte Dokumentation und Zuordnung der Kosten ist dabei entscheidend, um das volle steuerliche Potenzial auszuschöpfen.

Häufig gestellte Fragen zur Schreibtisch-Abschreibung

Muss ich die 90%-Nutzung nachweisen?

Das Finanzamt kann Nachweise verlangen. Wenn Sie ein separates Arbeitszimmer haben, das fast ausschließlich beruflich genutzt wird, ist der Nachweis oft einfacher. Bei Nutzung in Wohnräumen kann ein Nutzungstagebuch oder eine plausible Begründung erforderlich sein.

Kann ich einen gebrauchten Schreibtisch absetzen?

Ja, die Regeln gelten auch für gebrauchte Schreibtische. Maßgeblich sind die tatsächlichen Anschaffungskosten, die Sie bezahlt haben, nachgewiesen durch eine Rechnung oder einen Kaufvertrag.

Was ist, wenn sich die Nutzung ändert?

Ändert sich die berufliche Nutzung (z. B. von 100% auf 50%), müssen Sie die Abschreibung entsprechend anpassen. Nur der Anteil, der der beruflichen Nutzung entspricht, ist weiterhin absetzbar.

Kann ich auch andere Büromöbel wie Stühle oder Regale absetzen?

Ja, die gleichen Regeln (GWG-Grenze, 13 Jahre Nutzungsdauer) gelten auch für andere Büromöbel wie Bürostühle, Regale, Aktenschränke etc., sofern sie überwiegend beruflich genutzt werden.

Wo trage ich die Kosten in der Steuererklärung ein?

Arbeitnehmer tragen die Kosten als Werbungskosten in der Anlage N ein. Selbstständige und Freiberufler berücksichtigen sie als Betriebsausgaben in ihrer Gewinnermittlung (z. B. Einnahmenüberschussrechnung).

Zählt die Mehrwertsteuer zu den Anschaffungskosten?

Für nicht vorsteuerabzugsberechtigte Personen (typischerweise Arbeitnehmer) ja, der Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer sind die relevanten Anschaffungskosten. Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind die Anschaffungskosten der Nettobetrag; die Mehrwertsteuer wird als Vorsteuer vom Finanzamt zurückgeholt.

Indem Sie sich mit diesen Regeln vertraut machen, können Sie sicherstellen, dass Sie die Anschaffungskosten für Ihren Schreibtisch korrekt in Ihrer Steuererklärung berücksichtigen und so Ihre Steuerlast legal optimieren.

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