Kanban-Board: Einfache Mittel nutzen

In der dynamischen Welt des Projektmanagements, wo Anpassungsfähigkeit und Effizienz unerlässlich sind, hat sich die Kanban-Methode bewährt und revolutioniert die erfolgreiche Projektdurchführung. Als Projektmanager sind Sie mit den ständigen Anforderungen Ihrer Rolle vertraut – Teams, Zeitpläne und Lieferobjekte präzise zu verwalten. Ob Sie neu bei Kanban sind oder Ihr Verständnis vertiefen möchten, dieser umfassende Leitfaden stattet Sie mit dem Wissen und den Werkzeugen aus, die Sie benötigen, um Workflows zu optimieren, die Produktivität zu steigern und Projektergebnisse zu verbessern. Auch wenn viele moderne Ansätze auf digitale Werkzeuge setzen, lässt sich die Grundidee des Kanban-Boards wunderbar mit einfachen Büromaterialien umsetzen, um einen klaren und sichtbaren Prozess zu schaffen.

Lassen Sie uns eintauchen und entdecken, wie Kanban Ihre Projektmanagement-Landschaft neu gestalten kann.

1. Einführung: Was ist Kanban?

1.1. Definition und kurze Geschichte von Kanban

Das Kanban-Board ist eine beliebte Strategie zur Visualisierung von Workflows, die darauf abzielt, die Effizienz zu maximieren und Überlastung zu vermeiden, indem Karten, Spalten und Swimlanes verwendet werden. Seine Ursprünge lassen sich auf das „Zwei-Behälter-System“ zurückführen, das während des Zweiten Weltkriegs in den Spitfire-Produktionsstätten in Großbritannien verwendet wurde. In den späten 40er und frühen 50er Jahren entwickelte und perfektionierte Taiichi Ohno, der als Wirtschaftsingenieur für Toyota arbeitete, ein ähnliches System, das als „Kanban“ (カンバン auf Japanisch) bekannt wurde und „Schild“ bedeutet. Der Name „Kanban“ stammt von den Karten, die auf einem Board verwendet wurden, um Lagerbestände und Produktion innerhalb der Fabriken zu verfolgen, um übermäßigen Aufbau von Teilen oder gleichzeitigen Aufgaben zu begrenzen. Toyota ließ sich auch von der Funktionsweise von Supermärkten inspirieren. Kurz gesagt, Kunden kommen herein, nehmen nur die Artikel aus den Regalen, die sie benötigen, und gehen; danach füllt der Supermarkt nur die gekauften Artikel auf, wodurch der Aufbau übermäßiger Lagerbestände begrenzt wird.

Die Anwendung der Kanban-Prinzipien im Wissenssektor (IT, Softwareentwicklung usw.) erfolgte viel später, im Jahr 2004. Pioniere wie David Anderson, Peter Drucker, Darren Davis, Corey Ladas, Rick Garber und zahlreiche andere Befürworter von Agile erkannten das Potenzial dieses Ansatzes. Sie schlossen sich zusammen und nach Jahren des Testens und Verfeinerns wurde das System, das wir heute als „Kanban-Boards“ kennen, geboren. David Andersons erstes Werk zu diesem Thema, „Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business“, ist auch heute noch einer der umfassendsten verfügbaren Leitfäden.

Lassen Sie uns entdecken, warum Kanban in den letzten Jahren zu einem so wichtigen Visualisierungswerkzeug geworden ist.

1.2. Die Bedeutung von Kanban im Projektmanagement

Kurz gesagt, Kanban hilft Teams, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, indem es die laufende Arbeit (oder „WIP“) visualisiert und begrenzt und so den Workflow verbessert. Sie denken vielleicht: „Das klingt abstrakt und vage“, aber wir werden gleich auf weitere Details eingehen. Und wenn Sie darüber nachdenken, versprechen viele andere Projektmanagement-Strategien mehr oder weniger dasselbe, oder? Nun, die Effektivität jedes PM-Werkzeugs, sei es Zeitpläne und Gantt-Diagramme, Gap-Analyse, Critical Path usw., hängt davon ab, wie Sie es verwenden. Der einzigartige Visualisierungsstil des Kanban-Boards und die festgelegten WIP-Limits ermutigen Sie, die Prozesszyklen Ihres Unternehmens zu untersuchen und genau zu identifizieren, wo Probleme Blockaden verursachen. Fehler wie Engpässe, verzögerte Arbeit oder zu viel WIP werden auf einem Kanban-Board sofort sichtbar. Ebenso verhindert die Verwendung der Kanban-Limits für die laufende Arbeit zusammen mit einem „Pull-System“ (was bedeutet, dass ein Team eine Aufgabe nur übernimmt, wenn Kapazität dafür vorhanden ist) Arbeitsüberlastung und fördert eine faire Verteilung der Verantwortlichkeiten. Zusammenarbeit und Kommunikation werden durch das Teilen Ihrer Kanban-Boards weiter gestärkt, da mehrere Abteilungen die Aufgaben und ihren aktuellen Platz im Zyklus sehen können. Teams, die geografisch verteilt sind und normalerweise in einem gemeinsamen virtuellen Raum zusammenarbeiten, profitieren wahrscheinlich am meisten von der Kanban-Methode. Die Aufgaben auf den Boards stellen sicher, dass jeder unabhängig arbeiten kann, ohne sich gegenseitig zu überschneiden.

Nun wollen wir herausfinden, warum sich so viele Projektmanager regelmäßig auf die Verwendung von Kanban-Boards für einen gesunden Workflow verlassen.

1.3. Vorteile der Verwendung von Kanban für Projektmanager

Unter anderem sind PMs direkt verantwortlich für die Erstellung realistischer Zeitpläne für Projekte, die Zuweisung von Aufgaben, die Verfolgung des Fortschritts und die Sicherstellung, dass Lieferobjekte pünktlich bereitgestellt werden. Dies sind alles Aspekte, in denen die Kanban-Methode hervorragend ist. Hier sind einige Möglichkeiten, wie diese Art von Boards das Leben von Projektmanagern überall erheblich vereinfacht:

1.3.1. Verbesserte Produktivität mit den richtigen Metriken

Zwei KPIs gelten im Allgemeinen als König und Königin der Kanban-Welt: Zykluszeit und Durchsatz. Die erste, die Zykluszeit, bezieht sich auf die Dauer, die eine Aufgabe benötigt, um Ihren Prozess zu durchlaufen, oder, anders ausgedrückt, wie lange eine Aufgabe von Anfang bis Ende dauert. Die zweite, der Durchsatz, zählt die Anzahl der Aufgaben, die innerhalb eines vordefinierten Zeitrahmens abgeschlossen werden. Das Messen dieser Variablen kann wichtige Einblicke in Produktivitätsschwankungen im Laufe der Zeit bieten.

1.3.2. Verbesserte Sichtbarkeit (für alle) aller Komponenten des Projekts

Wie Zeitpläne ist einer der größten Vorteile, die Kanban mit sich bringt, seine hochgradig visuelle und intuitive Natur. Das Verfolgen des Pfades von Aufgaben, die entlang des Workflows reisen, macht es einfach, Engpässe und problematische Praktiken zu erkennen, die Ihre Teams zurückhalten. Und mit geteilten Boards kann jeder mithelfen und kreative Lösungen zur Optimierung des Flusses entwickeln. Dies fördert die Transparenz.

1.3.3. Flexibilität und Vorhersehbarkeit

Viele Unternehmen, insbesondere in den frühen Phasen, entscheiden sich für einen agilen Managementstil, um die in unserer sich ständig ändernden Geschäftslandschaft erforderliche Flexibilität zu gewinnen. Aus diesem Grund sind Kanban-ähnliche Roadmaps eine zunehmend beliebte Alternative zu den starren, festen Fristen in Wasserfall-Projektplänen: die Freiheit, Prioritäten entsprechend Ihren aktuellen Umständen neu zu bewerten. „Aber wird dieses Maß an Flexibilität nicht zu völlig chaotischen Lieferzeiten führen?“, könnten Sie fragen. Ganz im Gegenteil, solange wir uns an Little’s Law halten, das besagt, dass die Ein- und Austrittsrate von Aufgaben auf dem Board idealerweise ungefähr gleich bleiben sollte. Bei Kanban wird dies durch WIP-Limits erreicht.

1.3.4. Mehr Fokus und weniger verschwendete Ressourcen

Kanban ist das Sinnbild des Lean-Management-Stils, was angesichts seiner Ursprünge, die wir zuvor besprochen haben, nicht überrascht. Bei Wissensarbeit ist Zeit vielleicht das wertvollste Gut, und Kanban-Boards sind dafür bekannt, Wartezeiten dank ihrer flexiblen Natur drastisch zu reduzieren. Dies bedeutet wiederum einen erhöhten Fokus auf das Abschließen von Aufgaben und, wiederum aufgrund der WIP-Limits, weniger Zeitverschwendung durch das Wechseln zwischen Aufgaben.

1.3.5. Stärkere Zusammenarbeit und eine integrative Unternehmenskultur

Die Menschen, die am besten geeignet sind, die Prozesse Ihres Unternehmens zu optimieren, sind diejenigen, die sie jeden Tag verwenden. Als Projektmanager profitieren Sie immens davon, das Fachwissen Ihrer Teams zu nutzen und sie zu ermutigen, sich jederzeit zu äußern. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen Kanban-Boards, mehr Aufgaben zu delegieren, ohne befürchten zu müssen, kritische Updates zum Projekt zu verpassen.

2. Kanban verstehen

2.1. Erklärung der Kanban-Methode

Im Kern ist Kanban eine agile Methode des Projektmanagements (obwohl sie mit anderen PM-Strategien verwendet werden kann), die auf einem visuellen Ansatz basiert, um den Fortschritt eines Projekts darzustellen. Selbst mit der einfachsten Version eines Kanban-Boards – einem Drei-Spalten-Modell (Zu tun / In Arbeit / Erledigt) – kann jeder sehen:

• Die Aufgaben, die erledigt werden müssen;
• Die Aufgaben, die sich derzeit in Arbeit befinden;
• Die Aufgaben, die bereits abgeschlossen wurden.

Jede Aufgabe beginnt in der Spalte „Zu tun“ ganz links und wird schrittweise von Teammitgliedern oder dem Projektmanager in die Spalte „In Arbeit“ verschoben, wenn die eigentliche Arbeit beginnt, und dann in die Spalte „Erledigt“ rechts, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Dies ist eine visuelle Darstellung des Workflows.

Die Innovation, die Kanban-Boards mit sich bringen, wird durch die Begrenzung der Spalte „In Arbeit“ oder „WIP“ repräsentiert. Aufgaben können und sollten dort nicht verschoben werden, es sei denn, es gibt Kapazität für die Arbeit. Dies wird von den Teams entschieden, die die Aufgabe ausführen. In Lean-Methoden wird dies als „Pull-System“ bezeichnet. Um es am besten zu verstehen, denken Sie an einen durchschnittlichen Verkaufsautomaten: Produkte werden erst aufgefüllt, wenn sie aufgebraucht sind.

2.2. Prinzipien und Kernkonzepte von Kanban

Nehmen wir an, Sie gehen schon eine Weile ins Fitnessstudio und hoffen, Muskelmasse aufzubauen. Leider ist der Prozess langsam und Ihre Motivation schwindet, sodass Sie die offensichtlichen Optionen abwägen: Aufgeben, Ihre Routine ändern oder Steroide nehmen. Glücklicherweise schlagen Ihre Fitnessstudio-Freunde nach einem Gespräch eine vierte Option vor: Bei jedem Training erhöhen Sie die Dauer der Übungen, die auf die Muskelgruppen abzielen, die Sie aufbauen möchten, um 30 Sekunden. Es funktioniert! Sie nehmen Masse zu und da die Zunahme schrittweise erfolgt, spüren Sie kaum einen Unterschied.

Die Philosophie von Kanban besteht darin, zunächst davon auszugehen, dass Sie eine immaterielle Grundlage haben, in Form Ihrer bestehenden Prozesse, hierarchischen Strukturen, Richtlinien usw. Anstatt alles abzureißen und von Grund auf neu zu beginnen, was schrecklich störend wäre, integriert sich Kanban nahtlos in die bestehende Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Die Einführung von Kanban ermöglicht es Ihnen, zu untersuchen, wie Ihr Workflow durch kleine, schrittweise und inkrementelle Änderungen optimiert werden kann. Lassen Sie uns die 4 wichtigsten Prinzipien entdecken, die dieses Modell bestimmen:

2.2.1. Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun.

Die Implementierung von Kanban besteht zuallererst darin, den Wert Ihrer aktuellen Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten, Kommunikationswege und des allgemeinen Workflows zu erkennen und zu verstehen. Dies ist vielleicht die größte Stärke der Methode: eine Geschäftsgrundlage für eine Strategie zu schaffen, die absolut vernachlässigbare Störungen erfordert, die Effizienz verbessert und Ressourcen spart.

2.2.2. Vereinbaren Sie, schrittweise, evolutionäre Veränderungen anzustreben.

Obwohl es nicht so zeitbasiert ist wie die Agile- oder Scrum-Frameworks, die mit Sprints arbeiten, greift Kanban dennoch hilfreiche Konzepte wie kontinuierliche Entwicklung durch kleine, sich verstärkende Änderungen auf. Große Veränderungen sind oft sehr schwierig umzusetzen und werden sicherlich auf Widerstand aus verschiedenen Quellen stoßen, aufgrund verschiedener Bedenken. Zum Beispiel könnten die wichtigsten Stakeholder wegen der Implementierungskosten nervös sein, während Positionen auf niedrigerer Ebene sich Sorgen machen könnten, keinen Platz in der Hierarchie zu haben oder ihre Arbeitsroutinen komplett zu ändern. Kanban entschärft diese Ängste im Keim.

2.2.3. Respektieren Sie die aktuellen Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten, Titel.

Dies ist ein weiteres Prinzip, das darauf abzielt, Ängste vor potenziellen Störungen durch die Implementierung eines neuen PM-Modells zu lindern. Stellen Sie sich Kanban wie ein Software-Update vor: Es ändert sanft und schrittweise alte Funktionen des Produkts, ohne wichtige Funktionalitäten zu beeinträchtigen. Die Herausforderung besteht darin, das Interesse und die Unterstützung der Menschen in Arbeitsumgebungen zu gewinnen, in denen Veränderungen langsam erfolgen, wie in einer großen Organisation.

2.2.4. Ermutigen Sie zu Führungsaktionen auf allen Ebenen in Ihrer Organisation.

Geteilte Kanban-Boards, auf die jeder zugreifen kann, fördern die Zusammenarbeit, aber ermutigen auch jeden, Verantwortung zu übernehmen und die Probleme anzugehen, die er entdeckt. Natürlich liegt es auch am Management, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Teammitglieder sicher fühlen, sich zu äußern, Risiken einzugehen und ihre Fähigkeiten zu entwickeln.

2.3. Wie sich Kanban von anderen Projektmanagement-Ansätzen unterscheidet

Agile und Scrum haben Sprints und Iterationen, Wasserfall arbeitet mit linearen sequenziellen Phasen, während Kanban so ziemlich nur um Zustände oder Status geht, visuell als Spalten dargestellt. All diese PM-Methoden neigen dazu, die Arbeitslast in überschaubare Aufgaben aufzuteilen, aber der Lebenszyklus der Aufgaben unterscheidet sie. Bei Kanban ist die Hauptsorge eines Projektmanagers, immer eine begrenzte Anzahl von Elementen in jeder Spalte zu haben, insbesondere in der Spalte „Work-in-Progress“ oder „In Arbeit“. Aufgaben bewegen sich auf dem Board immer nach rechts.

2.4. Beispiele aus der Praxis für erfolgreiche Kanban-Implementierungen

In den letzten 20 Jahren haben zahlreiche Akteure der Branche die Kanban-Methode übernommen und erfolgreich in ihren täglichen Prozessen implementiert. Schauen wir uns einige Beispiele an.

2.4.1. Wie Nike Schwankungen bei Bestellgröße und -zeit angegangen ist

Vor nicht allzu langer Zeit erhielt Nike einige Gegenreaktionen von der Öffentlichkeit zum Thema unzureichender Arbeitsbedingungen. Um dies anzugehen, besuchte die Führung die Produktionsstätten und befragte die Arbeiter, um herauszufinden, was die problematischsten Probleme waren und wie sie angegangen werden konnten. Die Umfrage ergab, dass die Hauptursachen Schwankungen bei Bestellgröße und -zeit sowie späte Mitteilungen zu Materialupdates waren, sodass sie sich für eine standardisiertere Nachfrage entschieden und alle Anfragen nach Fristende ablehnten. Bonuspunkte gab es für die Einführung von Nike Grind, einem Abfallreduktionssystem, das alte Produkte in Trainingsflächen für Sportler umwandelt.

2.4.2. Wie Jaguar zur Minimum Viable Concept Strategie wechselte

Jaguar ist einer der vielen Automobilhersteller, die sich an Toyota orientierten, als sie die Time-to-Market für neuere Modelle verkürzen mussten (im Grunde, wie lange es dauert, bis ein neues Auto entworfen, hergestellt und an den Händler geliefert wird). Die Implementierung von Kanban zeigte, dass lange Wartezeiten auf Design- und Konzept-Feedback einer der größten Engpässe waren. Ihre Lösung bestand darin, zu einer Minimum Viable Concept Strategie zu wechseln. Das heißt, den Stakeholdern nur die notwendigen Informationen für Entscheidungszwecke zu übermitteln. Es funktionierte hervorragend, und Jaguar ist nach einer umfangreichen Implementierung von Kanban nun einer der führenden schlanken Automobilhersteller.

2.4.3. Wie Spotify die Vorlaufzeiten minimierte und die Produktivität steigerte

Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, die Zeit für die Fertigstellung seiner geplanten Projekte zu finden. Die Lösung bestand darin, zu einem Kanban-ähnlichen PM-Stil zu wechseln und größere Projekte in überschaubare Aufgaben aufzuteilen, die in kurzen Intervallen abgeschlossen werden konnten. Sie verwendeten ursprünglich eine klassische Version des Boards mit den Spalten Zu tun/In Arbeit/Erledigt und kategorisierten Aufgaben nach Dauer (kurz – 1 Tag, mittel – 2 bis 4 Tage, lang – 1 Woche). Kanban half Spotify, die Vorlaufzeiten zu minimieren und die Produktivität zu steigern, ohne größere Änderungen an der täglichen Routine der Mitarbeiter vorzunehmen. Es gibt Dutzende und Dutzende weitere Beispiele aus verschiedenen Branchen für erfolgreiche Kanban-Integrationen, wie Pixar, Zara, NextPhase oder sogar das Seattle Children’s Hospital, die Sie online finden können.

3. Kanban im Projektmanagement implementieren

3.1. Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten eines Kanban-Boards

Bisher haben wir die Geschichte, die Vorteile und die Prinzipien hinter dem Kanban-Board besprochen. Es ist nun an der Zeit zu lernen, wie man eines einrichtet und wie man es an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen kann. So können Sie in vier einfachen Schritten beginnen:

1. Entscheiden Sie, ob Sie ein virtuelles Board einer speziellen App oder ein physisches Board verwenden möchten. Der Vorteil der ersteren Option liegt in der verbesserten Transparenz, da sie leicht mit allen Beteiligten geteilt werden kann. Dies ist besonders wertvoll für geografisch verteilte Teams, da es hilft, Entfernungsbeschränkungen zu überwinden.
2. Erstellen Sie drei vertikale Spalten, die Ihren Workflow repräsentieren: Zu tun / In Arbeit / Erledigt.
3. Fügen Sie weitere Spalten hinzu, die Ihr Team möglicherweise benötigt, wie z. B.: Noch nicht begonnen / In Bearbeitung / Überprüfung / Backlog / etc.
4. (Optional) Fügen Sie horizontale Swimlanes hinzu, die als zusätzliche Kategorisierungsebene für Ihre Karten verwendet werden können. Swimlanes können verwendet werden, um verschiedene Anwendungsfälle darzustellen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: wiederkehrende Aufgaben, Serviceklassen, spezifische Teams/Kunden/Mitarbeiter.
5. Beginnen Sie, Arbeitsaufgaben in Form von Kanban-Karten zum Board hinzuzufügen. Diese Karten sollten mindestens enthalten: Titel der Aufgabe (Zusammenfassung), Status (bestimmt, in welcher Spalte sie auf dem Board platziert werden soll), Umfassende Beschreibung der Aufgabe. (Optional) Zuständigkeit. Hinweis: Wir betrachten die Zuständigkeit einer Karte als optional, da Kanban oft in Verbindung mit einem Pull-System verwendet wird, bei dem Teams und Mitarbeiter die Karten auf dem Board auswählen, anstatt sie von einer anderen Partei zugewiesen zu bekommen.

Diese grundlegenden Elemente – das Board selbst, die Spalten und die Karten – sind die Kernkomponenten, die Sie benötigen, unabhängig davon, ob Sie sich für eine digitale Lösung oder ein einfaches physisches Setup entscheiden, beispielsweise mit einer Tafel oder Wandfläche, Klebeband für die Spalten und Haftnotizen als Karten. Die Wahl der physischen Mittel liegt in Ihrer Hand und sollte den Bedürfnissen und dem Budget Ihres Teams entsprechen.

3.2. Erstellen und Verwalten von Projekt-Backlogs mit Kanban

Im Kanban-Framework werden Elemente, die unter die linkeste Spalte des Boards fallen – normalerweise die Spalte „Zu tun“ – als „Backlog“ bezeichnet. Es handelt sich im Wesentlichen um Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber noch nicht einem Team zugewiesen wurden und derzeit nicht bearbeitet werden. Eine solide Methode zur Katalogisierung, Organisation und Priorisierung der Aufgaben im Backlog ist entscheidend. Da Kanban ziemlich flexibel ist und keine Fristen festlegt, müssen Sie sicherstellen, dass die Leute zuerst die Aufgaben mit der höchsten Priorität aus der Spalte „Zu tun“ in „In Arbeit“ ziehen. Bei virtuellen Kanban-Boards können Sie Karten Kategorien wie „Bug“, „Anfrage“, „Dringend“, „Kritisch“ usw. hinzufügen und die automatische Sortierfunktion verwenden, um Prioritätsaufgaben immer oben im „Zu tun“-Stapel zu halten. Dieser Ansatz impliziert auch weniger Backlog-Wartung, da Sie sie nicht manuell neu anordnen müssen.

3.3. Best Practices zur Visualisierung von Workflows

Visualisierung geht vor allem darum, die menschliche Fähigkeit zu nutzen, visuelle Hinweise viel schneller zu verarbeiten als jeden anderen Kommunikationskanal. Das ist so ziemlich der Grund, warum die Popularität von Projekt-Charts und Grafiken wie Zeitplänen, Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen ist: Visuals können komplexe Informationen auf intuitive Weise vermitteln, die unser Gehirn sofort entschlüsselt. Natürlich, wenn es richtig gemacht wird. Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie die beste Visualisierung für Ihren Workflow in Kanban erstellen:

• Identifizieren Sie den Wertstrom: Listen Sie die wertschöpfenden Schritte auf, die unternommen werden müssen, um eine bestimmte Aufgabe zu initiieren und abzuschließen;
• Definieren Sie den Umfang: Wählen Sie einen Teil des Prozesses aus, vorzugsweise einen häufig wiederkehrenden, der von einem bestimmten Team bearbeitet wird, und reduzieren Sie ihn auf einfache Schritte unter deren Kontrolle;
• Kartieren Sie die Phasen: Erstellen Sie die typischen 3 Kanban-Spalten (Zu tun / In Arbeit / Erledigt) und fügen Sie horizontale Swimlanes hinzu, wenn Sie zusätzliche Kategorien benötigen (zum Beispiel, wenn das Board von mehreren Teams oder Mitarbeitern geteilt wird);
• Katalogisieren Sie Aufgaben und definieren Sie „Erledigt“: Verwenden Sie Farbcodes für verschiedene Aufgabentypen, um deren Art oder Priorität widerzuspiegeln, und klären Sie, wie das Abschließen aussieht;
• Erstellen Sie Karten-Vorlagen: Vorlagen beschleunigen die Erstellung von Karten erheblich und verleihen Ihrem Workflow mehr Konsistenz;
• Fügen Sie die Karten auf dem Kanban-Board hinzu: Fügen Sie die Arbeitskarten zum Board hinzu, wobei Sie die zuvor festgelegte Priorisierung beachten;
• Verfolgen Sie den Workflow und überprüfen Sie ihn regelmäßig: Erwarten Sie, dass die Implementierung des Kanban-Boards Probleme und Engpässe aufdeckt, und stellen Sie sicher, dass Sie den Workflow regelmäßig überprüfen und bei Bedarf aktualisieren.

Hinweis: Denken Sie daran, dass die Einführung des Kanban-Board-Organisationssystems darauf abzielt, die Produktivität zu verbessern, nicht, um der Führung eine weitere sinnlose Aufgabe hinzuzufügen. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass das Board immer die Realität genau widerspiegelt. Achten Sie auch genau auf Scope Creep.

3.4. Setzen von Work-in-Progress (WIP)-Limits

WIP-Limits sind fast gleichbedeutend mit dieser Methode, wie ein Bericht aus dem Jahr 2022 von State of Kanban zeigt, oder es ist zumindest die beliebteste Praxis unter den Nutzern.

Dies wirft die Frage auf: Wie entscheiden Sie über die WIP-Limits? Es gibt zwar keine narrensichere wissenschaftliche Formel, die Sie anwenden können, um die optimale Obergrenze zu bestimmen, aber hier sind ein paar Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

• Stressen Sie sich am Anfang nicht zu sehr: Wenn Sie gerade erst mit der Implementierung von Kanban begonnen haben, spiegeln die anfänglichen WIP-Limits möglicherweise nicht die volle Kapazität Ihres Teams genau wider. Und das ist in Ordnung. Bleiben Sie 2-4 Wochen bei den gewählten Werten; Sie werden ein Verständnis dafür bekommen, wo Sie sich gerade befinden und wie Sie die Limits feinabstimmen können.
• Beachten Sie das WIP-Limit-Paradoxon: Wenn Ihr WIP-Limit zu hoch ist, wird Ihr Team wahrscheinlich zur alten Arbeitsweise zurückkehren, d. h. Multitasking und Kontextwechsel, nur um die Frist einzuhalten. Andererseits führt ein zu niedriges Limit zu Ausfallzeiten, insbesondere wenn das Team auf die Freigabe der Arbeit durch einen Dritten warten muss. Um den Sweet Spot zu finden, müssen Sie die Produktivitäts-KPIs kontinuierlich überwachen, wenn Sie Änderungen am WIP-Limit vornehmen, und feststellen, ob dies positive oder negative Auswirkungen hatte.
• Die +1-Praxis: Wir haben bereits erwähnt, dass es keine feste Regel gibt, um zu bestimmen, wie viele Elemente gleichzeitig in der WIP-Spalte vorhanden sein können. Es gibt einfach zu viele Arbeitsumgebungsvariablen zu berücksichtigen. Ein guter Ausgangspunkt könnte jedoch sein, ein WIP-Elementlimit festzulegen, das der Anzahl der Teammitglieder plus eins entspricht. Mit anderen Worten, wenn Sie 4 Personen in Ihrem Team haben, kann Ihr anfänglicher WIP-Schwellenwert 5 betragen. Von dort aus können Sie ihn nach Bedarf anpassen.

4. Produktivität mit Kanban optimieren

Okay, aber wie nutzen Sie Kanban, um Prozesse in Ihrer täglichen Arbeit zu verbessern? Hier sind ein paar Dinge, die Sie bei der Implementierung von Kanban in Ihrem Unternehmen beachten sollten.

4.1. Identifizieren und Beheben von Engpässen im Projekt-Workflow

Wie definieren wir Engpässe? Einfach ausgedrückt ist ein Engpass eine Phase im Workflow, in der Überlastung zu Verzögerungen oder Produktionsstillstand führt. Sie sind auch als schlimmster Albtraum des Projektmanagers bekannt, besonders kurz vor Fristen. Symptome von Engpässen können sein:

• Ineffizienz
• Ständig wachsender Backlog
• Umfangreiche Wartezeiten
• Geringe Team-Moral und unzufriedene Stakeholder
• Umsatzverlust

Es gibt zwei Hauptarten von Engpässen, die zu beachten sind:

• Systembasierte: resultierend aus der Verwendung veralteter oder überholter Maschinen, Software oder Infrastruktur;
• Leistungsbasierte: wenn die Leistung von Teams oder Einzelpersonen die Effizienz des Projekts beeinträchtigt oder die Anforderungen die Kapazität Ihrer Personalressourcen übersteigen.

Der beste Weg, Engpässe und ihre Ursachen aufzudecken, ist eine gründliche Analyse Ihres Workflows. So können Sie beginnen:

4.1.1. Kartieren und Bewerten Ihrer Prozesse

Wenn Sie einen Prozess kartieren, versuchen Sie im Wesentlichen herauszufinden:

• Der Pfad von der spezifischen Arbeit jeder Phase bis zum Lieferobjekt;
• Die Personen, die für jedes spezifische Arbeitselement verantwortlich sind;
• Variablen, die den Abschluss von Arbeitselementen und Projektphasen beeinflussen;
• Wovon der erfolgreiche Abschluss des Projekts abhängt.

Mit diesen Informationen können Sie zur nächsten Stufe übergehen.

4.1.2. Erkennen von Engpässen und ihren Ursachen

Neben Kanban-Boards können Zeitpläne und Gantt-Diagramme bei dieser Analyse sehr nützlich sein, da sie Ihnen helfen zu bestimmen, wo sich ungelöste Arbeitsanfragen tendenziell ansammeln. Die Einbeziehung der Teammitglieder in diesen Prozess kann wertvolle Einblicke liefern und die eigentlichen zugrunde liegenden Probleme aufzeigen, die zum Engpass führen.

4.1.3. Identifizieren und Implementieren von Lösungen

Ihr Team ist auch ein wertvolles Gut, wenn es darum geht, den optimalen Weg zur Bewältigung der Engpässe zu finden, der den Workflow nicht unterbricht. Hören Sie dennoch nicht auf, sobald eine Lösung identifiziert und zur Implementierung genehmigt wurde. Es ist immer eine gute Idee, Nachfolge-Projektevaluierungen durchzuführen und sicherzustellen, dass ihre Wirkung positiv ist.

4.2. Verwenden von Metriken und Analysen zur Messung der Teamleistung

Metriken sind unglaublich nützlich, um herauszufinden, wie gut Ihr Team arbeitet und wo es Wachstumsmöglichkeiten gibt. Wir müssen jedoch zwischen nützlichen und hinderlichen Metriken unterscheiden. Wir müssen jede davon auch für den richtigen Zweck einsetzen. Zum Beispiel könnten Sie die folgenden Kriterien berücksichtigen:

Hilfreiche Metriken in Kanban sind:

• Umsetzbar;
• Fördern die Entscheidungsfindung;
• Verbessern die Ergebnisse;
• Realistisch.

Unhilfreiche Metriken in Kanban sind:

• Vergangenheitsorientiert;
• Verursachen negative Ergebnisse;
• Unrealistisch, als Ziele/Vorgaben betrachtet.

In der Kanban-Welt sind die am häufigsten verwendeten Metriken Zykluszeit, Vorlaufzeit, Durchsatz, Teamleistung und WIP, und diese können auf verschiedene Weise untersucht werden. Definieren wir sie zunächst, um ein besseres Verständnis zu erhalten.

• Vorlaufzeit: die Zeit, die eine neue Aufgabe benötigt, um in den Prozess einzutreten und ihn zu verlassen; sie umfasst die Zeit, die sie in den Spalten Zu tun, In Arbeit und Erledigt verbringt;
• Zykluszeit: die Zeit, die eine Aufgabe in der Spalte In Arbeit verbringt, oder genauer gesagt, wie lange an der Aufgabe gearbeitet wurde;
• Durchsatz: wie viel Arbeit innerhalb eines festen Intervalls erledigt wurde;
• WIP: die maximale Anzahl gleichzeitiger Aufgaben, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Spalte In Arbeit befinden;
• Teamleistung: berechnet durch Division von WIP durch Durchsatz (WIP/Durchsatz = Zykluszeit); sie zeigt die Korrelation zwischen der Geschwindigkeit, mit der Arbeit abgeschlossen wird, und der Menge der gelieferten Arbeit.

4.3. Top-Diagramme zur Projektvisualisierung

Um diese Metriken und ihre Auswirkungen auf die Effizienz Ihres Projekts zu analysieren, gibt es eine Reihe von Diagrammen, die Sie verwenden können. Einige der beliebtesten bestehen aus:

• Vorlauf-/Zykluszeit-Diagramm: Misst die durchschnittliche Dauer von Zyklen.
• Compound Flow Diagram (CFD): Bewertet die Projektgesundheit und den Fluss durch verschiedene Phasen.
• Burndown-Chart: Visualisiert geplante vs. abgeschlossene Aufgaben.
• Gantt-Diagramme, Zeitpläne oder Roadmaps: Bieten eine zusätzliche Perspektive zur Schätzung der Projektfertigstellung.

4.4. Kontinuierliche Verbesserung mit Feedback-Schleifen in Kanban

Feedback-Schleifen sind ein weiteres Konzept, das Kanban von der agilen Philosophie übernommen hat. Ihre Rolle besteht darin, Möglichkeiten für Wachstum und Verbesserung zu identifizieren und dieses Potenzial dann in umsetzbare Elemente umzuwandeln. Sobald die Änderungen implementiert sind, können wir die Auswirkungen verfolgen und alle auftretenden Herausforderungen angehen. Schleifen haben tendenziell drei Hauptphasen:

• Erfassen und Aufzeichnen von Eingaben, die unsere Betriebsdaten darstellen;
• Analysieren der Daten, Ziehen von Schlussfolgerungen und Gewinnen von Einblicken;
• Treffen von Entscheidungen und Ergreifen von Maßnahmen gemäß den genannten Einblicken.

Feedback-Schleifen werden kontinuierlich ausgeführt. Die Pflege dieses Prozesses ermöglicht es PMs, praktisch jeden problematischen oder potenziell problematischen Aspekt des Workflows feinabzustimmen. Natürlich bringen alle Änderungen sowohl positive als auch negative Aspekte mit sich, sodass Sie hier von permanenter, laufender Arbeit sprechen.

4.5. Integration von Lean-Prinzipien in das Kanban-Projektmanagement

Die Prinzipien hinter der Lean-Philosophie stammen ebenfalls vom ursprünglichen Schöpfer des Kanban-Boards, Taiichi Ohno. Daher sollte es nicht überraschen, dass sie so gut in Verbindung mit dem Kanban-Framework funktionieren. Lassen Sie uns kurz untersuchen, was sie sind und wie wir sie integrieren können.

4.5.1. Wert identifizieren

Wert umfasst im Kanban-Kontext jeden Teil der geleisteten Arbeit, der dem Kunden direkt zugute kommt. Wert schaffen bedeutet daher, die Teile des Workflows zu entfernen, die für das Endergebnis unnötig sind. Durch die Analyse Ihres Workflows durch die Kanban-Linse – d. h. die Aufteilung der Arbeit in überschaubare Abschnitte – können Sie beginnen, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden.

4.5.2. Wertstrom abbilden

Hier beziehen wir uns hauptsächlich auf die Visualisierung des Workflows durch die Verwendung von Kanban-Boards und/oder anderen Mitteln, wie Zeitplänen, Gantt-Diagrammen oder Roadmaps. Über die klassische Version des Kanban (Zu tun/In Arbeit/Erledigt) gibt es nicht viel zu sagen, aber die Dinge werden in bestimmten Kontexten, wie Software- oder Produktentwicklung, zunehmend komplexer.

4.5.3. Den Fluss aufbauen

Ein reibungsloser Workflow, einer ohne extensive Leerlaufzeiten oder Engpässe, ist der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Lean-Projektmanagement-Implementierung. Die gängige Strategie hierfür ist das Setzen und Anpassen von WIP-Limits für maximale Effizienz.

4.5.4. Pull etablieren

Wir haben das Pull-System bereits zuvor besprochen, als Mittel für Teams, die bestehende Arbeitslast entsprechend ihrer Kapazität selbst zu steuern. Es ist notwendig zu betonen, dass die Flexibilität des Pull-Systems durch die richtige Priorisierung der Elemente im Backlog ausgeglichen werden sollte.

4.5.5. Ständige Verbesserung anstreben

Sowohl Kanban als auch Lean-Projektmanagement stützen sich stark auf Feedback und ständige Anpassungen des Workflows. Dies ist jedoch nur möglich, wenn alle Teammitglieder Handlungsfreiheit erhalten und ermutigt werden, Verantwortung zu übernehmen.

5. Das richtige Kanban-Werkzeug für das Projektmanagement auswählen

Die Auswahl des richtigen Kanban-Werkzeugs ist eine entscheidende Entscheidung für Projektmanager, die diese agile Methode anwenden. Der Markt bietet eine Vielzahl von Optionen, jede mit ihren einzigartigen Merkmalen und Funktionalitäten. Um eine fundierte Wahl zu treffen, bewerten Sie zunächst Ihre spezifischen Projektmanagement-Anforderungen. Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Teams, die Komplexität Ihrer Projekte und den erforderlichen Grad der Anpassung. Suchen Sie ein Werkzeug, das sich nahtlos an die Anforderungen Ihres Projekts anpasst.

Darüber hinaus ist die Integration Ihres gewählten Kanban-Werkzeugs in Ihr bestehendes Projektmanagement-System entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass das Werkzeug Ihren aktuellen Workflow ergänzt und nicht stört. Bewerten Sie die Kompatibilität des Kanban-Werkzeugs mit Ihrem aktuellen Software-Stack. Stellen Sie sicher, dass es einen einfachen Datenaustausch und Updates zwischen den Systemen ermöglicht, wodurch der Bedarf an manueller Dateneingabe und das Risiko von Informationssilos durch einfaches Teilen Ihres Boards mit Stakeholdern reduziert werden.

Ein gut integriertes Werkzeug optimiert Ihre Prozesse, verbessert die Kommunikation und bietet einen ganzheitlichen Überblick über den Fortschritt Ihres Projekts, was es zu einem unschätzbaren Gut für effizientes Projektmanagement macht. Denken Sie daran, dass das richtige Kanban-Werkzeug nicht nur Ihren unmittelbaren Bedürfnissen entsprechen, sondern auch das Wachstum und die Entwicklung Ihres Projekts im Laufe der Zeit berücksichtigen sollte. Für weitere Details lesen Sie unseren Artikel, der die besten Software-Tools für Kanban-Boards auf dem Markt derzeit bewertet.

6. Kostenlose PowerPoint-Vorlage für Kanban zum Herunterladen

Um Ihnen zu helfen, Ihr Kanban-Board nahtlos zu verwalten und es in Ihrem nächsten Projekt-Review-Meeting einfach zu präsentieren, können Sie diese kostenlose PowerPoint-Vorlage zum Herunterladen ausprobieren, die mit Office Timeline erstellt wurde. Diese Vorlage macht es Ihnen leicht, Felder und Farben anzupassen, um sie an den Workflow Ihres Unternehmens anzupassen, direkt in PowerPoint. Für eine effizientere und optimierte Erfahrung empfehlen wir jedoch die Verwendung des Office Timeline Add-Ins und seiner intelligenten Automatisierungsfunktionen. Für einen ersten Einblick in die Fähigkeiten von Office Timeline zur Erstellung visuell beeindruckender Kanban-Boards, Zeitpläne, Gantt-Diagramme, Roadmaps oder Swimlane-Diagramme können Sie unsere kostenlose 14-tägige Testversion erkunden. Sie bietet auch Zugriff auf erweiterte Funktionen wie Sub-Swimlanes, Abhängigkeiten und mehrere Zeitskalen, alles in der Premium-Edition des Tools enthalten – eine umfassende Lösung, die eine Überlegung wert ist.

7. Fazit

Da sich die Geschäftslandschaft ständig ändert, müssen Unternehmen sich anpassen, um über Wasser zu bleiben. Agile und Lean-Frameworks drehen sich darum, auf neue Umstände zu reagieren und ihre Prozesse unterwegs basierend auf Feedback zu aktualisieren. Hier kommt das Kanban-Board ins Spiel. Als flexibles Werkzeug, das Metriken nutzt, um einen optimalen Fluss zu schaffen, Transparenz fördert und die Zusammenarbeit ermutigt, kann Kanban als nahezu perfektes Instrument zur Planung und Organisation von Arbeit betrachtet werden. Es nutzt Lean- und Agile-Prinzipien, um PM-Strategien zu entwickeln, die verschwendete Anstrengungen und Leerlaufzeiten begrenzen sowie teamweite Rechenschaftspflicht und Initiative fördern. Denken Sie daran, dass die Einführung von Kanban ein einfacher und unkomplizierter Prozess ist, der Sie nicht dazu zwingt, Ihre bestehenden Systeme aufzugeben: Sie können das Board darauf aufbauen. Mit minimaler Störung und erstaunlichen Ergebnissen ist es leicht eine der besten Möglichkeiten, Produktivität und Effizienz zu steigern. Und es wird von hier aus nur besser! Das Aufkommen von Hybrid-PM, KI-gestützten Analysen, virtuellen Teams und einem zunehmenden Interesse an freiberuflicher Arbeit machen Kanban zu einer ausgezeichneten Lösung für die absehbare Zukunft.

8. FAQs zu Kanban-Boards

Werfen wir einen Blick auf die am häufigsten gestellten Fragen zu Kanban im Projektmanagement.

Wie erstelle ich eine Karte im Kanban-Board?

Option 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Board. Klicken Sie auf Karte hinzufügen oder drücken Sie die Eingabetaste, um den Erstellungsprozess abzuschließen. Ihre neue Karte wird nun auf dem Board angezeigt. Wichtig: Wenn Sie eine Karte in einem Karten-Workflow erstellen, wird sie zu einer Kanban-Karte. (Hinweis: Diese Antwort bezieht sich auf die Erstellung in einem digitalen Tool, wie im bereitgestellten Quelltext beschrieben.)

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