EÜR Zeile 125 & 126: Fahrtkosten richtig eintragen

Als Selbständiger oder Freiberufler stehen Sie am Ende des Jahres oft vor der Aufgabe, Ihre Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu erstellen. Dieses Formular ist entscheidend, um dem Finanzamt Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben zu melden und so Ihren steuerpflichtigen Gewinn zu ermitteln. Die EÜR ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung im Vergleich zur Bilanzierung und steht vielen Selbständigen offen, solange bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden.

Das EÜR-Formular mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit dem richtigen Verständnis der einzelnen Zeilen wird die Aufgabe überschaubar. Ein Bereich, der oft Fragen aufwirft, betrifft die Fahrtkosten, insbesondere wenn Sie ein privates Fahrzeug für betriebliche Fahrten nutzen. Hier kommen die Zeilen 125 und 126 (Stand EÜR-Formular 2022/2023) ins Spiel. Lassen Sie uns diese wichtigen Punkte detailliert betrachten.

Der EÜR-Aufbau: Ein kurzer Überblick

Die EÜR gliedert sich grob in mehrere Bereiche: Zuerst die Betriebseinnahmen, dann die Betriebsausgaben, gefolgt von den nicht abziehbaren Betriebsausgaben, der Gewinnermittlung und schließlich spezifischen Sachverhalten wie Entnahmen und Einlagen.

Die Betriebsausgaben sind der Kern des Formulars, wenn es darum geht, Ihren Gewinn zu mindern. Hier werden alle Kosten erfasst, die betrieblich veranlasst sind – von Büromaterial über Miete bis hin zu Reisekosten und eben Fahrtkosten. Die korrekte Zuordnung der Ausgaben zur richtigen Zeile ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und alle abzugsfähigen Kosten geltend zu machen.

Fokus Zeile 125 und 126: Mehr als nur Fahrtkosten

Im EÜR-Formular (z.B. Version 2022 oder 2023) finden sich die Zeilen 125 und 126 im Abschnitt der Betriebsausgaben unter dem Oberpunkt „Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten“. Dieser Bereich ist dediziert für alle Aufwendungen rund um das Thema Mobilität im betrieblichen Kontext.

Zeile 125 ist in diesen Formularen typischerweise für „Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten“ vorgesehen. Das klingt unspezifisch, meint aber in der Regel die *tatsächlichen* Kosten, die Ihnen für betrieblich genutzte Fahrzeuge entstanden sind, *oder* andere Fahrtkosten, die nicht direkt einem bestimmten Fahrzeug zugeordnet werden (z.B. Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Taxifahrten bei Geschäftsreisen). Wenn Sie ein Fahrzeug im Betriebsvermögen haben, werden hier die tatsächlichen Kosten wie Wartung, Reparaturen, Versicherung, Kfz-Steuer etc. eingetragen.

Zeile 126 hingegen hat eine sehr spezifische Funktion: Sie ist für „Fahrtkosten für nicht zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge (Nutzungseinlage)“ reserviert. Dies ist die Zeile, die für viele Selbständige relevant wird, die ihr privates Auto für betriebliche Fahrten nutzen und die pauschale Kilometerregelung anwenden möchten.

Fahrtkosten geltend machen: Die zwei Methoden

Grundsätzlich haben Sie zwei Hauptmethoden, um Fahrtkosten in der EÜR für ein nicht im Betriebsvermögen befindliches, also ein privates, Fahrzeug geltend zu machen:

1. Die pauschale Kilometerregelung (€ 0,30 pro Kilometer): Dies ist die einfachste Methode. Sie zählen die betrieblich gefahrenen Kilometer und multiplizieren diese mit einem festen Satz pro Kilometer. Dieser Satz beträgt für Pkw und andere Kraftfahrzeuge (ausgenommen Motorräder und Motorroller) in der Regel 0,30 Euro pro Kilometer. Für Motorräder und Motorroller sind es 0,20 Euro pro Kilometer. Mit dieser Pauschale sind *alle* Kosten des Fahrzeugs abgegolten (Abschreibung, Wartung, Reparaturen, Versicherung, Kraftstoff etc.). Sie müssen lediglich einen Nachweis über die betrieblich gefahrenen Kilometer führen (z.B. durch ein Fahrtenbuch, auch wenn ein formelles, lückenloses Fahrtenbuch für diese Pauschalmethode nicht zwingend vorgeschrieben ist, ist eine Aufzeichnung der betrieblichen Fahrten unerlässlich).
2. Der Ansatz der tatsächlichen Kosten: Diese Methode ist aufwendiger. Sie ermitteln die gesamten Kosten, die für das Fahrzeug innerhalb eines Jahres angefallen sind (Kaufpreis/Abschreibung, Wartung, Reparaturen, Versicherung, Kfz-Steuer, Kraftstoff etc.). Anhand eines Fahrtenbuchs weisen Sie den Anteil der betrieblich gefahrenen Kilometer an den Gesamtkilometern nach. Die Gesamtkosten werden dann im Verhältnis der betrieblichen Kilometer zu den Gesamtkilometern aufgeteilt. Nur der betriebliche Anteil ist als Betriebsausgabe abzugsfähig. Diese Methode kann sich lohnen, wenn die tatsächlichen Kosten pro Kilometer deutlich über 0,30 Euro liegen (z.B. bei teuren Fahrzeugen oder vielen Reparaturen).

Wichtig: Sie können für dasselbe Fahrzeug im selben Jahr nicht beide Methoden kombinieren.

Die Nutzungseinlage in Zeile 126 erklärt

Wenn Sie die pauschale Kilometerregelung (€ 0,30 pro Kilometer) für ein privates Fahrzeug nutzen, tragen Sie den daraus resultierenden Betrag in Zeile 126 ein. Warum spricht man hier von einer „Nutzungseinlage“? Steuerlich wird die Nutzung eines privaten Wirtschaftsguts (hier: Ihr Auto) für betriebliche Zwecke als eine Form der Einlage betrachtet. Sie legen dem Betrieb quasi die Nutzung des Fahrzeugs bei. Im Gegenzug dürfen Sie die damit verbundenen Kosten, hier pauschal berechnet, als Betriebsausgabe abziehen.

Die Nutzungseinlage ist also keine tatsächliche Geldeinzahlung, sondern eine steuerliche Fiktion zur Abbildung des Wertes der betrieblichen Nutzung Ihres privaten Fahrzeugs. Der Sinn dieser Norm (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 Einkommensteuergesetz - EStG in Verbindung mit der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung - EStDV) liegt darin, eine einfache und faire Möglichkeit zu schaffen, die Kosten der betrieblichen Nutzung eines privaten Fahrzeugs steuerlich zu berücksichtigen, ohne das Fahrzeug ins Betriebsvermögen überführen zu müssen und den aufwendigen Nachweis aller tatsächlichen Kosten führen zu müssen.

Berechnung der Nutzungseinlage:

• Ermitteln Sie die Anzahl der betrieblich gefahrenen Kilometer im Kalenderjahr.
• Multiplizieren Sie diese Kilometer mit dem gültigen Satz pro Kilometer (derzeit 0,30 Euro für Pkw).
• Das Ergebnis ist die Höhe der Nutzungseinlage, die Sie in Zeile 126 eintragen.

Beispiel: Sie sind im Jahr 2000 Kilometer betrieblich mit Ihrem privaten Pkw gefahren. Die Nutzungseinlage beträgt 2000 km * 0,30 €/km = 600 €. Diesen Betrag tragen Sie in Zeile 126 ein.

Warum Elster bei Zeile 126 eine Fehlermeldung zeigen kann

Wie Sie in Ihrer Erfahrung mit Elster festgestellt haben, kann es zu einer Fehlermeldung kommen, wenn Sie in Zeile 126 (Nutzungseinlage) einen Betrag eintragen, aber in Zeile 125 oder anderen relevanten Zeilen des Abschnitts „Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten“ nichts oder nicht das erwartete eingetragen ist.

Dies liegt wahrscheinlich an internen Prüfregeln von Elster. Wenn Sie die Nutzungseinlage in Zeile 126 geltend machen, signalisieren Sie, dass Sie die pauschale Kilometerregelung für ein privates Fahrzeug anwenden. Elster erwartet möglicherweise, dass in diesem Fall keine oder nur sehr geringe Beträge in den Zeilen für *tatsächliche* Fahrzeugkosten (wie sie oft in Zeile 125 oder angrenzenden Zeilen erfasst werden, falls Sie die tatsächlichen Kosten für ein *anderes* Fahrzeug oder andere Fahrtkosten geltend machen) stehen, um eine versehentliche doppelte Geltendmachung von Kosten zu vermeiden. Oder Elster prüft, ob die Gesamtfahrtkosten im Verhältnis zur Nutzungseinlage plausibel sind, auch wenn das bei der Pauschalmethode weniger relevant sein sollte.

Ihre Beobachtung, dass bei Geltendmachung der Fahrtkosten unter „Sonstige tatsächliche Fahrtkosten“ (was eher in Zeile 125 oder einem Unterpunkt davon passen würde) keine Fehlermeldung kommt, stützt diese Annahme. Wenn Sie tatsächliche Kosten (z.B. für öffentliche Verkehrsmittel, Taxifahrten) geltend machen, hat dies nichts mit der Nutzungseinlage für ein privates Fahrzeug in Zeile 126 zu tun, daher gibt es keinen Prüfkonflikt.

Lösung der Fehlermeldung: Stellen Sie sicher, dass Sie die Kosten nicht doppelt ansetzen. Wenn Sie die Nutzungseinlage in Zeile 126 anwenden, tragen Sie die tatsächlichen Kosten für dieses Fahrzeug nicht an anderer Stelle (z.B. in Zeile 125) ein. Wenn Sie *andere* Fahrtkosten (ÖPNV, Taxi etc.) haben, die nichts mit der Nutzung Ihres privaten Pkw zu tun haben, gehören diese in der Tat eher in Zeile 125 oder einen entsprechenden Unterpunkt. Die Fehlermeldung verschwindet, wenn die Eingaben logisch konsistent sind, d.h., wenn Elster erkennt, dass Sie entweder die Pauschale (Zeile 126) ODER tatsächliche Kosten (Zeile 125 oder andere Zeilen im Abschnitt) für die gleiche Art der Nutzung geltend machen, aber nicht beides für denselben Sachverhalt.

Schuldzinsenabzug in der EÜR

Sie erwähnten auch den Schuldzinsenabzug, insbesondere im Zusammenhang mit Kontoüberziehungskosten. Schuldzinsen sind grundsätzlich Betriebsausgaben, wenn die zugrunde liegende Schuld betrieblich veranlasst ist. Das bedeutet, wenn Sie einen Kredit oder eine Kontoüberziehung (Dispokredit) für betriebliche Zwecke genutzt haben, sind die darauf anfallenden Zinsen abzugsfähig.

Wo werden Schuldzinsen eingetragen? Im EÜR-Formular gibt es einen eigenen Abschnitt für Schuldzinsen. In der EÜR 2022/2023 findet sich dieser Abschnitt typischerweise um die Zeilen 50-53. Hier werden die allgemeinen Schuldzinsen eingetragen. Es gibt auch Zeilen für besondere Fälle von Schuldzinsen, die eventuell beschränkt abziehbar sind (oft in Zusammenhang mit Investitionen oder Entnahmen – hier greifen komplexe Regelungen des § 4 Abs. 4a EStG). Für einfache Zinsen auf eine betriebliche Kontoüberziehung, wie die von Ihnen genannten 2,21 Euro, sind diese in der Regel als sonstige Betriebsausgabe im Bereich der allgemeinen Schuldzinsen abziehbar.

Ihre Beobachtung, dass die Fehlermeldung verschwand, als 2022 keine Schuldzinsen anfielen, ist logisch. Wenn keine Zinsen angefallen sind, gibt es nichts einzutragen, und das Formular ist korrekt ausgefüllt.

Zeile 125 und 126 haben in der Regel nichts mit Schuldzinsen zu tun. Diese Zeilen sind spezifisch für Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten. Schuldzinsen sind eine separate Art von Betriebsausgabe.

Zusammenfassend zum Schuldzinsenabzug:

• Zinsen für betriebliche Schulden sind Betriebsausgaben.
• Kleine Beträge für Kontoüberziehungen auf dem betrieblichen Konto sind in der Regel voll abzugsfähig.
• Diese werden im Abschnitt „Schuldzinsen“ der EÜR eingetragen (nicht in Zeile 125 oder 126).
• Komplexere Regeln gelten für größere Kredite oder bei Entnahmen, hier kann der Abzug beschränkt sein.

Tabelle: Vergleich der Fahrtkostenmethoden (Privatfahrzeug)

Häufig gestellte Fragen zur EÜR, Fahrtkosten und Schuldzinsen

F: Muss ich ein Fahrtenbuch führen, wenn ich die 0,30 €-Pauschale nutze?
A: Ein lückenloses, formelles Fahrtenbuch wie für die 1%-Regelung oder die tatsächliche Kostenermittlung ist nicht zwingend vorgeschrieben. Allerdings müssen Sie dem Finanzamt glaubhaft machen können, wie viele betriebliche Kilometer Sie gefahren sind. Eine einfache Aufzeichnung mit Datum, Ziel und betrieblichem Anlass ist daher dringend zu empfehlen und in der Praxis oft erforderlich.

F: Kann ich die Methode (Pauschale vs. tatsächliche Kosten) jedes Jahr wechseln?
A: Ja, Sie können die Methode für dasselbe Fahrzeug prinzipiell jedes Jahr neu wählen, je nachdem, welche für Sie günstiger ist. Beachten Sie aber, dass der Wechsel zur tatsächliche Kostenmethode den Nachweis aller Kosten und ein lückenloses Fahrtenbuch erfordert.

F: Was ist, wenn ich mehrere Fahrzeuge habe, einige privat, einige im Betriebsvermögen?
A: Für Fahrzeuge im Betriebsvermögen tragen Sie die tatsächlichen Kosten (Abschreibung, Wartung etc.) in den entsprechenden Zeilen für Kfz-Kosten ein. Für private Fahrzeuge, die Sie betrieblich nutzen, entscheiden Sie sich pro Fahrzeug für die Pauschale (€ 0,30 in Zeile 126) oder die tatsächlichen Kosten (Nachweis erforderlich, Eintragung in den relevanten Kfz-Kostenzeilen). Die Kosten und Methoden werden pro Fahrzeug betrachtet.

F: Ich habe einen Kredit aufgenommen, um Büroausstattung zu kaufen. Sind die Zinsen abzugsfähig?
A: Ja, wenn der Kredit eindeutig betrieblich veranlasst ist (z.B. für den Kauf von Anlagevermögen wie Büroausstattung oder als Betriebsmittelkredit), sind die darauf anfallenden Zinsen in der Regel als Schuldzinsen in der EÜR abzugsfähig. Diese werden im Abschnitt „Schuldzinsen“ eingetragen.

F: Meine Bank berechnet mir Dispozinsen für mein betriebliches Girokonto. Wo trage ich das ein?
A: Diese Zinsen sind betrieblich veranlasst und als Schuldzinsen abzugsfähig. Sie tragen diese im Abschnitt „Schuldzinsen“ der EÜR ein, typischerweise bei den allgemeinen Schuldzinsen. Kleine Beträge wie die von Ihnen genannten 2,21 Euro sind hier korrekt.

F: Warum gibt es Einschränkungen beim Schuldzinsenabzug (§ 4 Abs. 4a EStG)?
A: Diese Regelungen sind komplex und sollen verhindern, dass private Entnahmen steuerlich durch gleichzeitig bestehende betriebliche Schulden subventioniert werden. Wenn Sie Geld aus Ihrem Betrieb entnehmen, obwohl gleichzeitig betriebliche Schulden bestehen, kann unter bestimmten Umständen ein Teil der Schuldzinsen als nicht abziehbar behandelt werden. Dies ist eine Anti-Missbrauchs-Vorschrift, die vor allem bei größeren Beträgen oder komplexeren Finanzierungen relevant wird und den Rahmen dieses Artikels sprengen würde. Für einfache betriebliche Kontoüberziehungen ist dies meist nicht relevant.

Fazit

Die Zeilen 125 und 126 der EÜR sind zentral für die korrekte Abbildung Ihrer Fahrtkosten, insbesondere wenn Sie ein privates Fahrzeug für betriebliche Zwecke nutzen. Zeile 126 ist spezifisch für die pauschale Kilometerregelung (Nutzungseinlage), während Zeile 125 eher für tatsächliche Fahrzeugkosten oder andere Fahrtkosten gedacht ist. Das Verständnis dieser Unterscheidung hilft Ihnen, Elster-Fehlermeldungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie Ihre abzugsfähigen Kosten vollständig und korrekt geltend machen.

Schuldzinsen sind eine separate Betriebsausgabe und werden im dafür vorgesehenen Abschnitt der EÜR erfasst, unabhängig von den Fahrtkostenzeilen 125 und 126. Kleine Zinsen für eine betriebliche Kontoüberziehung sind in der Regel voll abzugsfähig.

Die Erstellung der EÜR erfordert Sorgfalt bei der Zuordnung Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Bei Unsicherheiten kann die Konsultation eines Steuerberaters ratsam sein, um alle steuerlichen Möglichkeiten optimal zu nutzen und Fehler zu vermeiden. Eine saubere Dokumentation Ihrer betrieblichen Fahrten und Ausgaben ist in jedem Fall die beste Grundlage für eine korrekte EÜR.

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