02/06/2017
Jeder, der im Bildungsbereich tätig ist – sei es als Lehrerin oder Lehrer an einer Schule, Dozentin an einer Universität, Trainerin in der Erwachsenenbildung oder in einer ähnlichen Funktion – weiß, dass die Arbeit oft mit Ausgaben für Lehrmaterialien verbunden ist. Vom einfachen Papier und Stifte über Fachbücher und Software bis hin zu speziellen Anschauungsmaterialien oder Kopierkosten – die Liste der benötigten Dinge kann lang sein und ins Geld gehen. Da stellt sich schnell die Frage: Können diese Kosten steuerlich geltend gemacht werden? Die gute Nachricht lautet: Ja, ein Großteil der Ausgaben für Lehrmaterialien kann unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer abgesetzt werden.
Was genau zählt zu Lehrmaterialien und Arbeitsmitteln?
Im steuerlichen Sinne fallen die Ausgaben für Lehrmaterialien in der Regel unter die Kategorie der „Arbeitsmittel“. Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Sie zur Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen. Für Personen im Bildungsbereich gehören dazu typischerweise:
Klassische Büro- und Schreibwaren
- Stifte aller Art (Kugelschreiber, Bleistifte, Marker)
- Papier (Druckerpapier, Notizblöcke, Karteikarten)
- Hefte und Ordner
- Klebstoff, Scheren, Lineale
- Toner und Tintenpatronen für den Drucker
Diese Dinge des täglichen Bedarfs, die Sie für die Vorbereitung von Unterrichtsmaterialien, Notizen oder Korrekturen benötigen, sind eindeutig als Arbeitsmittel anzusehen.
Fachliteratur und Medien
- Fachbücher und wissenschaftliche Literatur, die für Ihre Unterrichtsfächer oder Forschung relevant sind
- Fachzeitschriften und Abonnements
- Digitale Medien wie E-Books oder Online-Datenbanken, sofern sie beruflich genutzt werden
Wichtig ist hierbei die klare Abgrenzung zur allgemeinen oder privaten Lektüre. Nur Bücher und Medien, die unmittelbar für Ihre berufliche Tätigkeit im Bildungsbereich erforderlich sind, können abgesetzt werden.
Software und digitale Werkzeuge
- Software für die Unterrichtsvorbereitung (z.B. Präsentationsprogramme, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)
- Lernsoftware oder spezielle Programme für Ihr Fachgebiet
- Software zur Erstellung von Arbeitsblättern oder Tests
Auch digitale Helfer, die Ihre Arbeit erleichtern oder ermöglichen, sind abzugsfähig.
Spezielle Unterrichtsmaterialien
- Anschauungsmaterialien (Karten, Modelle, Demonstrationsmaterial)
- Materialien für Experimente oder praktische Übungen (im naturwissenschaftlichen oder handwerklichen Bereich)
- Kopien und Ausdrucke von Unterrichtsmaterialien
Alles, was Sie spezifisch für die Gestaltung und Durchführung Ihres Unterrichts oder Ihrer Lehrveranstaltungen anschaffen, kann relevant sein.
Technische Arbeitsmittel
Auch Geräte, die Sie für Ihre Lehrtätigkeit benötigen, fallen unter die Arbeitsmittel:
- Computer, Laptop oder Tablet
- Drucker, Scanner, Kopierer
- Beamer oder Smartboard (falls selbst angeschafft)
- Diktiergerät (falls beruflich genutzt)
Bei diesen teureren Anschaffungen gibt es jedoch Besonderheiten bei der steuerlichen Behandlung, auf die wir später eingehen.
Wer kann Lehrmaterialien steuerlich absetzen?
Die Möglichkeit, Ausgaben für Lehrmaterialien steuerlich geltend zu machen, hängt von Ihrem Anstellungsverhältnis ab:
Angestellte Lehrer, Dozenten und Pädagogen
Als Angestellter (z.B. im öffentlichen Dienst oder bei einem privaten Bildungsträger) machen Sie Ihre beruflichen Ausgaben als Werbungskosten in der Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung geltend. Die Kosten für Lehrmaterialien gehören zu diesen Werbungskosten.
Das Finanzamt berücksichtigt automatisch eine Werbungskostenpauschale (für 2023 beträgt diese 1.230 Euro pro Jahr). Wenn Ihre gesamten Werbungskosten (Fahrtkosten zur Arbeit, Beiträge zu Berufsverbänden, Fortbildungskosten, Arbeitsmittel etc.) diesen Pauschalbetrag übersteigen, lohnt es sich, alle Kosten einzeln nachzuweisen. Nur dann wirken sich die zusätzlichen Ausgaben für Lehrmaterialien steuermindernd aus. Liegen Ihre Gesamtkosten unter der Pauschale, greift diese automatisch, und die Einzelnachweise für Lehrmaterialien haben keine zusätzliche Auswirkung, es sei denn, sie helfen Ihnen, *über* die Pauschale zu kommen.
Selbstständige Trainer, Nachhilfelehrer oder freiberufliche Dozenten
Wenn Sie selbstständig im Bildungsbereich tätig sind, gelten die Ausgaben für Lehrmaterialien als Betriebsausgaben. Diese ziehen Sie von Ihren Betriebseinnahmen ab, um Ihren steuerpflichtigen Gewinn zu ermitteln. Bei Selbstständigen gibt es keine vergleichbare Pauschale wie bei Angestellten; grundsätzlich ist jede betrieblich veranlasste Ausgabe abzugsfähig.
Wie werden die Kosten abgesetzt?
Die Art der Absetzung hängt vom Wert des einzelnen Arbeitsmittels ab:
Sofort abzugsfähige Arbeitsmittel (Geringwertige Wirtschaftsgüter - GWG)
Arbeitsmittel, deren Anschaffungskosten (ohne Mehrwertsteuer, falls Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind; mit Mehrwertsteuer bei Nichtberechtigung) einen bestimmten Betrag nicht übersteigen, können Sie im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen. Dieser Betrag liegt aktuell bei 800 Euro netto (952 Euro brutto). Typische Lehrmaterialien wie Stifte, Papier, Fachbücher oder Software fallen oft unter diese Grenze und sind somit als GWG sofort abzugsfähig.
Absetzung über mehrere Jahre (Absetzung für Abnutzung - AfA)
Für Arbeitsmittel, deren Anschaffungskosten über der GWG-Grenze von 800 Euro netto liegen (z.B. ein teurer Laptop, Beamer), ist eine sofortige vollständige Absetzung im Jahr der Anschaffung nicht möglich. Diese Kosten müssen über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Gegenstands verteilt abgeschrieben werden. Diesen Vorgang nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA).
Das Finanzamt veröffentlicht Tabellen (AfA-Tabellen), die die übliche Nutzungsdauer für verschiedene Arbeitsmittel vorgeben. Für einen Laptop beträgt die Nutzungsdauer beispielsweise in der Regel 3 Jahre. Das bedeutet, dass Sie die Kosten über 3 Jahre verteilt steuerlich geltend machen können. Die jährliche AfA berechnet sich dann als Anschaffungskosten geteilt durch die Nutzungsdauer.
Beispiel: Sie kaufen einen Laptop für 1.200 Euro netto. Die Nutzungsdauer beträgt 3 Jahre. Sie können pro Jahr 400 Euro (1.200 € / 3 Jahre) als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen.
Wichtigkeit der Belege
Um Ihre Ausgaben für Lehrmaterialien beim Finanzamt geltend machen zu können, ist die lückenlose Dokumentation entscheidend. Sie müssen Ihre Kosten nachweisen können. Das bedeutet:
- Sammeln Sie *alle* Rechnungen und Quittungen für Ihre Anschaffungen.
- Bewahren Sie die Belege sorgfältig auf. Eine digitale Archivierung (z.B. Scannen der Quittungen) ist ebenfalls zulässig und oft praktikabler.
- Notieren Sie bei Bedarf auf dem Beleg, wofür das Material verwendet wurde, insbesondere wenn der berufliche Bezug nicht offensichtlich ist.
Ohne Nachweise kann das Finanzamt die Anerkennung der Kosten verweigern.
Abgrenzung: Private vs. berufliche Nutzung
Einige Arbeitsmittel, wie z.B. ein Computer oder ein Internetanschluss, werden oft sowohl beruflich als auch privat genutzt. In solchen Fällen können Sie die Kosten nur anteilig für den beruflichen Nutzungsanteil absetzen. Das Finanzamt erkennt hierfür oft eine pauschale Aufteilung an (z.B. 50% berufliche Nutzung bei Computern, wenn keine andere Aufteilung nachgewiesen wird), oder Sie müssen den beruflichen Anteil glaubhaft machen (z.B. durch Führen eines Nutzungsprotokolls über einen repräsentativen Zeitraum, was bei Computern aber selten verlangt wird).
Bei spezifischen Lehrmaterialien wie Fachbüchern für Ihr Unterrichtsfach oder speziellem Anschauungsmaterial ist der berufliche Bezug in der Regel eindeutig, sodass hier oft eine 100%ige berufliche Nutzung angenommen werden kann.
Tipps zur Optimierung Ihrer Steuererklärung
- Sammeln Sie das ganze Jahr über konsequent alle Belege. Legen Sie sich einen Ordner oder eine digitale Ablagestruktur speziell für steuerlich relevante Ausgaben an.
- Machen Sie sich am Ende des Jahres die Mühe, alle Ausgaben zu summieren. Überprüfen Sie, ob Sie über die Werbungskostenpauschale kommen, falls Sie angestellt sind.
- Nutzen Sie Steuersoftware oder die Dienste eines Steuerberaters, um sicherzustellen, dass Sie alle Abzugsmöglichkeiten ausschöpfen.
- Denken Sie nicht nur an die großen Anschaffungen. Auch viele kleine Ausgaben für Papier, Stifte oder Kopien summieren sich über das Jahr und können steuerlich relevant sein.
- Bei teureren Arbeitsmitteln über der GWG-Grenze: Verstehen Sie die AfA-Regeln und tragen Sie die anteiligen Kosten über die Jahre korrekt ein.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich auch Material absetzen, das ich selbst gebastelt oder erstellt habe?
Sie können die Kosten für die *Materialien* absetzen, die Sie zur Erstellung verwenden (z.B. Papier, Karton, Farben, Klebstoff). Ihre eigene Arbeitszeit oder der ideelle Wert des selbst erstellten Materials sind nicht abzugsfähig.
Was ist mit Ausgaben für Fortbildungen?
Kosten für Fortbildungen, die der Erhaltung, Sicherung oder Verbesserung Ihrer beruflichen Kenntnisse dienen, sind ebenfalls als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Dazu gehören Kursgebühren, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und eben auch die benötigten Lehrmaterialien für die Fortbildung.
Kann ich meinen Internetanschluss absetzen?
Ja, Kosten für Internet und Telefon können anteilig als Arbeitsmittel oder Kommunikation abgesetzt werden, wenn Sie diese beruflich nutzen. Oft wird hierfür eine monatliche Pauschale anerkannt (z.B. 20% der Kosten, maximal 20 Euro pro Monat) oder der berufliche Anteil muss glaubhaft gemacht werden.
Muss ich das Finanzamt informieren, wenn ich ein Arbeitsmittel verkaufe oder nicht mehr nutze?
Wenn Sie ein Arbeitsmittel, das Sie über mehrere Jahre abgeschrieben haben, verkaufen, müssen Sie den Verkaufspreis dem Finanzamt melden. Dieser kann sich auf Ihren steuerpflichtigen Gewinn auswirken. Bei Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG), die im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt wurden, ist dies in der Regel nicht nötig.
Fazit
Die gute Nachricht für alle im Bildungsbereich Tätigen ist: Ihre Ausgaben für Lehrmaterialien sind in weiten Teilen steuerlich absetzbar. Ob als Werbungskosten für Angestellte oder Betriebsausgaben für Selbstständige – die Kosten für Arbeitsmittel wie Papier, Stifte, Fachbücher, Software und selbst technische Geräte können Ihre Steuerlast mindern. Der Schlüssel dazu liegt in der sorgfältigen Sammlung und Aufbewahrung aller relevanten Belege sowie der korrekten Einordnung der Ausgaben in Ihrer Steuererklärung. Machen Sie sich die Mühe, Ihre Kosten zu dokumentieren, und nutzen Sie die gesetzlichen Möglichkeiten, um einen Teil Ihrer beruflichen Ausgaben vom Finanzamt zurückzuerhalten.
Wenn du mehr spannende Artikel wie „Lehrmaterialien: Steuerlich absetzbar?“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!