Werbungskostenpauschale: 1230€ ohne Nachweis

Als Arbeitnehmer in Deutschland haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen, steuerlich geltend zu machen. Diese Ausgaben werden als Werbungskosten bezeichnet. Das deutsche Steuerrecht bietet hier eine besondere Vereinfachung: die jährliche Werbungskostenpauschale.

Diese Pauschale ist ein fester Betrag, den das Finanzamt automatisch bei der Berechnung Ihrer Einkommensteuer berücksichtigt, wenn Sie Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erzielen. Für das Jahr 2023 und voraussichtlich auch für 2024 und 2025 beträgt diese Pauschale 1.230 Euro pro Jahr. Das Besondere daran: Sie müssen für diesen Betrag keinerlei Belege beim Finanzamt einreichen. Es ist ein Freibetrag, der jedem Arbeitnehmer zusteht, unabhängig davon, wie hoch seine tatsächlichen berufsbedingten Ausgaben waren.

Was sind Werbungskosten überhaupt?

Werbungskosten sind alle Aufwendungen, die dazu dienen, Einnahmen zu erwerben, zu sichern und zu erhalten. Das kann eine breite Palette von Kosten umfassen, zum Beispiel:

• Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Pendlerpauschale)
• Beiträge zu Berufsverbänden
• Fortbildungskosten
• Kosten für Arbeitsmittel (z.B. Computer, Fachbücher, Werkzeuge)
• Bewerbungskosten
• Kontoführungsgebühren für das Gehaltskonto
• Häusliches Arbeitszimmer (unter bestimmten Voraussetzungen)

Die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro deckt diese und viele andere mögliche Ausgaben ab. Wenn Ihre tatsächlichen Werbungskosten im Laufe des Jahres 1.230 Euro nicht übersteigen, müssen Sie nichts weiter tun – das Finanzamt berücksichtigt die Pauschale automatisch zu Ihren Gunsten.

Wann lohnt sich das Sammeln von Belegen?

Das Sammeln von Belegen wird relevant, sobald Ihre tatsächlichen Werbungskosten die Pauschale von 1.230 Euro überschreiten. In diesem Fall können Sie beim Finanzamt beantragen, dass nicht die Pauschale, sondern Ihre individuell nachgewiesenen, höheren Kosten berücksichtigt werden. Jeder Euro über der Pauschale, den Sie mit Belegen nachweisen können, senkt Ihr zu versteuerndes Einkommen und damit Ihre Steuerlast.

Genau hier kommen Ausgaben für Bürobedarf, Druckkosten und andere Arbeitsmittel ins Spiel, die in unserem Fachgebiet liegen. Viele Arbeitnehmer, insbesondere diejenigen, die teilweise oder vollständig im Homeoffice arbeiten, haben tatsächliche berufsbedingte Ausgaben, die schnell über 1.230 Euro liegen können.

Bürobedarf, Drucker, Tinte & Co. als Werbungskosten

Artikel wie:

• Büromaterial: Kugelschreiber, Bleistifte, Textmarker, Notizblöcke, Kalender, Ordner, Hefter, Locher, Tacker, Briefumschläge etc.
• Papier: Kopierpapier, Druckerpapier in verschiedenen Formaten und Qualitäten, Notizpapier.
• Zubehör für Drucker und Kopierer: Toner, Tintenpatronen, Bildtrommeln.
• Drucker und andere Geräte: Der Drucker selbst, Scanner, Monitor, Tastatur, Maus, ggf. ein beruflich genutzter Computer oder Laptop.

können als Arbeitsmittel steuerlich geltend gemacht werden, sofern sie beruflich genutzt werden. Dies gilt auch für Kosten, die im Zusammenhang mit diesen Geräten entstehen, wie Reparaturen oder Wartung.

Die Rolle der Geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG)

Bei Arbeitsmitteln gibt es eine wichtige Grenze: die Grenze für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Gegenstände, deren Anschaffungskosten (netto, also ohne Mehrwertsteuer) einen bestimmten Betrag nicht überschreiten, können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden. Diese Grenze liegt seit 2020 bei 800 Euro netto (952 Euro brutto bei 19% Mehrwertsteuer).

Das bedeutet: Ein neuer Drucker für 300 Euro netto, ein ergonomischer Bürostuhl für 500 Euro netto oder ein Monitor für 400 Euro netto – all das sind typische Beispiele für GWG, die Sie im Jahr des Kaufs komplett absetzen können, wenn Sie über der Werbungskostenpauschale liegen.

Liegen die Anschaffungskosten für ein Arbeitsmittel über der GWG-Grenze (z.B. ein teurer Laptop für 1.500 Euro), muss der Betrag über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden (AfA - Absetzung für Abnutzung). Ein Laptop wird beispielsweise in der Regel über drei Jahre abgeschrieben, ein Schreibtisch über 13 Jahre. Die jährliche Abschreibungsrate wird dann als Werbungskosten berücksichtigt.

Verbrauchsmaterialien

Verbrauchsmaterialien wie Toner, Tinte, Papier, Kugelschreiberminen oder Notizblöcke werden in der Regel im Jahr des Kaufs in voller Höhe als Werbungskosten angesetzt, unabhängig von ihrem Einzelwert, solange sie beruflich genutzt werden. Hier gibt es keine GWG-Grenze im klassischen Sinne für die Absetzung im Anschaffungsjahr.

Wie weisen Sie höhere Kosten nach?

Wenn Ihre Werbungskosten voraussichtlich über 1.230 Euro liegen, ist eine sorgfältige Dokumentation entscheidend. Sammeln Sie alle Rechnungen und Quittungen für beruflich veranlasste Ausgaben. Dazu gehören:

• Tankquittungen und Nachweise über die Entfernung zur Arbeit (für die Pendlerpauschale)
• Rechnungen für Büromaterial, Papier, Toner, Tinte
• Kaufbelege für Drucker, Monitore, Tastaturen, Schreibtische etc.
• Rechnungen für berufliche Fortbildungen
• Kontoauszüge, die Kontoführungsgebühren zeigen
• Belege für Arbeitskleidung oder deren Reinigung

Sie müssen diese Belege nicht automatisch mit der Steuererklärung einreichen. Das Finanzamt kann die Vorlage der Belege jedoch jederzeit anfordern. Es ist daher ratsam, die Unterlagen mindestens bis zum Ablauf der Einspruchsfrist nach Erhalt des Steuerbescheids (in der Regel ein Monat) oder besser noch für mehrere Jahre (oft 4 Jahre, bei höheren Einkünften länger) aufzubewahren.

In Ihrer Steuererklärung füllen Sie die Anlage N aus. Dort gibt es spezifische Zeilen für verschiedene Arten von Werbungskosten. Sie tragen die Gesamtsummen der einzelnen Kostenarten ein, z.B. die gesamten Ausgaben für Arbeitsmittel oder die gesamte Pendlerpauschale. Das Finanzamt prüft dann, ob Ihre erklärten Kosten die Pauschale von 1.230 Euro übersteigen. Ist dies der Fall, werden die höheren Kosten berücksichtigt.

Beispielrechnung

Nehmen wir an, Ihre jährlichen berufsbedingten Ausgaben setzen sich wie folgt zusammen:

• Pendlerpauschale: 800 Euro
• Büromaterial (Stifte, Papier, Ordner): 150 Euro
• Toner und Tintenpatronen: 200 Euro
• Neuer Drucker (GWG): 350 Euro
• Kontoführungsgebühren: 50 Euro

Ihre gesamten nachgewiesenen Werbungskosten betragen in diesem Fall 800 + 150 + 200 + 350 + 50 = 1.550 Euro.

Da 1.550 Euro über der Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro liegen, wird das Finanzamt die höheren Kosten von 1.550 Euro bei der Berechnung Ihrer Steuer berücksichtigen. Sie sparen somit Steuern auf weitere 320 Euro (1.550 - 1.230).

Hätten Ihre Kosten beispielsweise nur 1.000 Euro betragen, würde das Finanzamt dennoch die Pauschale von 1.230 Euro ansetzen, da diese für Sie günstiger ist. Sie müssten in diesem Fall keine Belege einreichen.

Tipps zur Maximierung Ihrer Abzüge

• Alles sammeln: Heben Sie jeden Beleg auf, der irgendwie mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängt. Auch kleine Beträge summieren sich.
• Homeoffice-Kosten berücksichtigen: Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, prüfen Sie die Möglichkeiten, die Kosten für Arbeitsmittel, Internet, Telefon oder sogar ein häusliches Arbeitszimmer abzusetzen.
• GWG-Grenze beachten: Planen Sie Anschaffungen von Arbeitsmitteln (wie Drucker, Monitor) so, dass Sie die GWG-Grenze kennen und ggf. größere Anschaffungen in Jahren tätigen, in denen Ihre Gesamtkosten die Pauschale voraussichtlich übersteigen.
• Mischkosten aufteilen: Wenn Sie z.B. Ihren Internetanschluss sowohl beruflich als auch privat nutzen, müssen Sie die Kosten aufteilen. Oft wird hier ein pauschaler Anteil (z.B. 50%) oder eine Schätzung akzeptiert, die Sie dem Finanzamt plausibel darlegen können.
• Wissen, was absetzbar ist: Informieren Sie sich über typische Werbungskosten in Ihrem Beruf. Fachliteratur, bestimmte Arbeitskleidung oder spezifische Werkzeuge können ebenfalls absetzbar sein.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich die Werbungskostenpauschale beantragen?

Nein, Sie müssen die Pauschale nicht extra beantragen. Wenn Sie in Ihrer Steuererklärung keine oder weniger als 1.230 Euro Werbungskosten angeben, berücksichtigt das Finanzamt automatisch die Pauschale von 1.230 Euro, sofern Sie Einkünfte als Arbeitnehmer hatten.

Was passiert, wenn meine tatsächlichen Kosten unter 1.230 Euro liegen?

Liegen Ihre tatsächlichen Kosten unter 1.230 Euro, ist das kein Problem. Das Finanzamt gewährt Ihnen trotzdem die volle Pauschale von 1.230 Euro. Sie müssen in diesem Fall keine Belege einreichen.

Kann ich Büromaterial auch dann absetzen, wenn ich kein häusliches Arbeitszimmer habe?

Ja, Kosten für Büromaterial, Papier, Toner, Tinte, Stifte etc. können in der Regel als Arbeitsmittel abgesetzt werden, auch wenn Sie kein separates häusliches Arbeitszimmer haben. Wichtig ist nur, dass Sie die Gegenstände beruflich nutzen.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Arbeitnehmer im Zusammenhang mit Werbungskosten. Es wird jedoch dringend empfohlen, alle relevanten Belege bis zur Unanfechtbarkeit des Steuerbescheids (in der Regel ein Monat nach Erhalt, plus eventuelle Einspruchsverfahren) aufzubewahren. Für den Fall einer späteren Prüfung durch das Finanzamt ist es ratsam, Belege für mindestens vier Jahre aufzubewahren.

Gibt es eine Obergrenze für Werbungskosten?

Nein, es gibt keine absolute Obergrenze für die Höhe der Werbungskosten, die Sie geltend machen können. Alle tatsächlich angefallenen und beruflich veranlassten Kosten, die Sie nachweisen können, können über der Pauschale angesetzt werden.

Fazit

Die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro ist eine großartige Vereinfachung und stellt sicher, dass jeder Arbeitnehmer einen bestimmten Betrag steuerlich geltend machen kann, ohne bürokratischen Aufwand. Für viele, insbesondere für diejenigen mit nennenswerten Fahrtkosten oder Kosten durch Homeoffice und die Anschaffung von Arbeitsmitteln wie Drucker, Papier, Toner und vielfältigem Büromaterial, lohnt es sich jedoch, die tatsächlichen Ausgaben genau zu dokumentieren und mit Belegen nachzuweisen. Indem Sie Ihre Kosten über 1.230 Euro geltend machen, können Sie Ihre Steuerlast signifikant senken. Beginnen Sie am besten gleich damit, Ihre Belege zu sammeln und zu sortieren!

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