Die GWG-Grenze für Kleinunternehmer erklärt

Als Kleinunternehmer in Deutschland profitieren Sie von einer vereinfachten Besteuerung nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Das bedeutet, Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führen diese auch nicht an das Finanzamt ab. Im Gegenzug können Sie die sogenannte Vorsteuer, also die Ihnen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer, nicht als Betriebsausgabe geltend machen. Diese Besonderheit hat Auswirkungen auf verschiedene Bereiche Ihrer Buchhaltung, unter anderem auf die Behandlung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Die Frage nach der korrekten Anwendung der GWG-Grenze ist für viele Kleinunternehmer von praktischer Bedeutung.

Bevor wir uns der GWG-Grenze im Detail widmen, ist es wichtig, das Fundament der Kleinunternehmer-Regelung zu verstehen. Wer gilt überhaupt als Kleinunternehmer? Die Regelung kann in Anspruch nehmen, dessen Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und dessen voraussichtlicher Umsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Bei diesen Umsatzgrenzen handelt es sich grundsätzlich um Nettowerte. Das Umsatzsteuergesetz spricht vom „Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer“. Da bei Kleinunternehmern die Umsatzsteuer jedoch nicht erhoben wird, ist in den Einnahmen der nicht erhobene Umsatzsteueranteil bereits enthalten. Kleinunternehmer, die ihre Einnahmen überwachen, müssen also keinen fiktiven Umsatzsteueranteil aufschlagen. Dies ist nur relevant für Unternehmer, die zuvor der Regelbesteuerung unterlagen und über einen Wechsel nachdenken.

Der Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmer-Regelung ist grundsätzlich möglich, erfordert aber die Erfüllung bestimmter Bedingungen. Wer zu Beginn der Selbstständigkeit freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet hat, ist fünf Jahre lang an diese Entscheidung gebunden. Ein Wechsel ist dann frühestens im sechsten Jahr möglich. Des Weiteren darf der Vorjahresumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer nicht höher als 22.000 Euro gewesen sein. Ein Beispiel verdeutlicht dies: Bei einem Steuersatz von 19 % darf der Netto-Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 18.487 Euro betragen haben, da 18.487 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (3.512,53 Euro) bereits 21.999,53 Euro ergibt. Ab 18.488 Euro Netto-Umsatz wird die Grenze von 22.000 Euro brutto überschritten. Handelt es sich beim Vorjahr um ein Rumpfjahr, muss der Umsatz auf zwölf Monate hochgerechnet werden. Zudem darf der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen. Die Mitteilung ans Finanzamt formlos erfolgen. Solange die Voraussetzungen erfüllt sind, hat das Finanzamt normalerweise keine Einwände. Theoretisch kann der Wechsel sogar rückwirkend mit der Umsatzsteuererklärung des Folgejahres angezeigt werden, sofern keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wurde.

Nun aber zurück zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern. GWG sind Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten und im Jahr der Anschaffung oder Herstellung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden können. Für Unternehmer, die der Regelbesteuerung unterliegen, ist die Berechnung unkompliziert: Sie kaufen ein Wirtschaftsgut, ziehen die Vorsteuer ab und prüfen, ob der Netto-Preis unter der GWG-Grenze liegt. Für Kleinunternehmer ist die Situation etwas anders, da sie keine Vorsteuer abziehen dürfen.

Die entscheidende Frage ist: Welche Wertgrenze gilt für Kleinunternehmer? Die gute Nachricht ist, dass auch für Kleinunternehmer die Netto-Wertgrenzen maßgeblich sind, wenn es darum geht, ob ein Wirtschaftsgut als GWG gilt. Obwohl Kleinunternehmer Betriebsausgaben grundsätzlich mit ihren Bruttopreisen, also inklusive der Mehrwertsteuer, berücksichtigen, wird die GWG-Grenze auf Basis des Nettopreises geprüft.

Seit dem 1. Januar 2018 liegt die maßgebliche GWG-Grenze bei 800 Euro (netto). Das bedeutet für Sie als Kleinunternehmer: Sie können ein Wirtschaftsgut, dessen Netto-Anschaffungskosten bis zu 800 Euro betragen, bereits im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe geltend machen. Da Sie die enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen können, berücksichtigen Sie den Brutto-Preis des Wirtschaftsgutes bei Ihrer Gewinnermittlung.

Bei einem Regelsteuersatz von 19 % entspricht eine Netto-Grenze von 800 Euro einem Brutto-Preis von 952 Euro (800 Euro Netto + 19 % Umsatzsteuer = 952 Euro Brutto). Wenn Sie also als Kleinunternehmer ein Wirtschaftsgut kaufen, das inklusive 19 % Mehrwertsteuer nicht mehr als 952 Euro kostet, und dessen Netto-Preis nicht über 800 Euro liegt, können Sie diesen vollen Brutto-Betrag von bis zu 952 Euro sofort als Betriebsausgabe absetzen. Dies ist ein wichtiger Vorteil, da Sie die Anschaffungskosten nicht über mehrere Jahre abschreiben müssen.

Als Beispiel diente in älteren Regelungen die Grenze von 410 Euro netto. Ein Handy im Wert von 400 Euro netto kostete inklusive 19 % Umsatzsteuer 476 Euro brutto. Obwohl der Brutto-Preis von 476 Euro über der damaligen Netto-GWG-Grenze von 410 Euro lag, durfte der Kleinunternehmer die vollen 476 Euro im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe berücksichtigen, weil der Netto-Preis von 400 Euro die Netto-Grenze von 410 Euro nicht überschritt. Dieses Prinzip gilt auch heute noch mit der erhöhten Grenze von 800 Euro netto.

Es ist wichtig zu beachten, dass die GWG-Regelung für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens gilt. Dazu gehören beispielsweise Büroausstattung wie Computer, Drucker, Bildschirme oder Möbel. Verbrauchsmaterialien wie Papier, Toner oder Stifte, die kurzfristig verbraucht werden, fallen nicht unter die GWG-Regelung, sondern sind sofort abzugsfähige Betriebsausgaben, unabhängig von ihrem Wert.

Ein weiteres Thema, das im Kontext der Kleinunternehmer-Regelung und der Nutzung von Betriebsmitteln relevant ist, sind private Nutzungsanteile. Werden private Nutzungsanteile, beispielsweise für die Nutzung des Geschäftswagens oder des geschäftlichen Telefons, bei der Berechnung der Jahres-Umsatzgrenze berücksichtigt? Nein, private Nutzungsanteile werden bei der Ermittlung des Kleinunternehmer-Jahresumsatzes normalerweise nicht berücksichtigt. Das gilt auch für Verkäufe oder Entnahmen von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Kleinunternehmer in einem vorangegangenen Geschäftsjahr der Regelbesteuerung unterlegen und bei der Anschaffung des Wirtschaftsguts Vorsteuer geltend gemacht hat. Die Details hierzu sind komplex und sollten im Zweifel mit einem Steuerberater geklärt werden.

Was passiert mit Lagerbeständen oder Anlagegütern, die angeschafft wurden, als man noch Kleinunternehmer war, wenn man zur Regelbesteuerung wechselt? Grundsätzlich kann eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs möglich sein. Ändern sich die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgebenden Verhältnisse, ist eine Berichtigung vorzunehmen. Der Wechsel der Besteuerungsform stellt eine solche Änderung dar. Aus Vereinfachungsgründen greift diese Vorschrift bei Wirtschaftsgütern des Umlaufvermögens (Lagerbestände) jedoch nur, wenn der Vorsteueranteil eines einzelnen Wirtschaftsgutes 1.000 Euro überschreitet. Bei einem Regelsteuersatz von 19 % bedeutet dies Netto-Anschaffungskosten von mehr als 5.264 Euro. Dies ist eine komplexe Materie, die am besten mit einem Steuerberater besprochen wird.

Manche Kleinunternehmer, deren Geschäfte gut laufen, stellen fest, dass sie sich zum Jahresende den Umsatzgrenzen von 22.000 Euro (Vorjahr) oder 50.000 Euro (laufendes Jahr) nähern. Was kann man tun, um den Kleinunternehmer-Status zu behalten? Zunächst sollte man prüfen, ob die Kleinunternehmer-Regelung langfristig noch sinnvoll ist. Wenn die Umsätze voraussichtlich weiter steigen, ist der Übergang zur Regelbesteuerung ohnehin unausweichlich und bietet unter Umständen Vorteile durch den Vorsteuerabzug. Wenn die Überschreitung der Grenze aber nur eine einmalige Gefahr darstellt, kann man versuchen, den Jahresumsatz gezielt zu beeinflussen. Da für Kleinunternehmer die Ist-Besteuerung gilt (Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten), zählt der Zeitpunkt des Geldeingangs, nicht der Zeitpunkt der Leistung. Eine verzögerte Rechnungstellung bei bereits erbrachten Leistungen kann dazu führen, dass die Zahlung und somit der Umsatz erst im neuen Jahr berücksichtigt wird. Auch das Verschieben von Aufträgen ins Folgejahr ist eine Möglichkeit. Solche Maßnahmen sollten jedoch sorgfältig geplant und idealerweise mit einem Steuerexperten besprochen werden.

Ein weiteres Spezialthema ist die Kombination der Kleinunternehmer-Regelung mit der Differenzbesteuerung, die oft von Händlern genutzt wird, die Waren von Privatpersonen ankaufen (z. B. Gebrauchtwagenhändler). Hierbei wird die Umsatzsteuer nicht auf den vollen Verkaufspreis, sondern nur auf die Handelsspanne (Verkaufspreis minus Einkaufspreis) berechnet. Die Frage, ob für die Kleinunternehmer-Umsatzgrenze der Gesamtumsatz oder nur die Handelsspanne maßgeblich ist, war lange umstritten. Der Bundesfinanzhof hat signalisiert, dass zur Ermittlung der Umsatzgrenze auf die Differenzbeträge abzustellen ist, hat die Frage aber zur Klärung dem Europäischen Gerichtshof vorgelegt. Auch dieses komplexe Thema erfordert die Beratung durch einen Steuerberater.

Auch Betreiber von Photovoltaikanlagen, die Strom ins Netz einspeisen, sind unternehmerisch tätig und unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Da der Wert der Einspeisung kleiner Anlagen oft unter der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze liegt, ist die Anwendung der Regelung möglich. Allerdings verzichtet man dadurch auf die Erstattung der hohen Umsatzsteuer auf die Anschaffungs- und Installationskosten (Vorsteuer). Oft ist es daher vorteilhafter, zunächst freiwillig zur Regelbesteuerung zu optieren, um die Vorsteuer erstattet zu bekommen, und nach Ablauf der fünfjährigen Bindungsfrist zur Kleinunternehmer-Regelung zu wechseln. Hierbei sind zudem mögliche längere Berichtigungszeiträume für die Vorsteuer (z. B. 10 Jahre bei dachintegrierten Anlagen) zu beachten. Die Vorteilhaftigkeit hängt von verschiedenen Faktoren ab und sollte ebenfalls mit einem Steuerberater geklärt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kleinunternehmer-Regelung viele Vereinfachungen bietet, aber auch eigene Regeln mit sich bringt. Insbesondere bei der Behandlung von geringwertigen Wirtschaftsgütern müssen Kleinunternehmer die Besonderheit berücksichtigen, dass die Netto-Grenze für die Einordnung als GWG maßgeblich ist, während der Brutto-Preis als Betriebsausgabe angesetzt wird. Die aktuelle Grenze von 800 Euro netto ermöglicht es, Anschaffungen von bis zu 952 Euro brutto (bei 19 % USt) sofort steuerlich geltend zu machen. Angesichts der Komplexität vieler umsatzsteuerlicher Fragen, insbesondere bei Grenzfällen, Wechseln der Besteuerungsform oder speziellen Konstellationen wie Photovoltaikanlagen oder Differenzbesteuerung, ist die Konsultation eines Steuerberaters stets ratsam, um Fehler zu vermeiden und die für Ihre Situation besten Entscheidungen zu treffen.

Häufig gestellte Fragen zur Kleinunternehmer-Regelung

Frage: Sind die Jahres-Umsatzgrenzen (22.000 Euro / 50.000 Euro) Netto- oder Bruttowerte?

Antwort: Generell handelt es sich um Nettowerte. Da die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern nicht erhoben wird, ist sie in den Einnahmen bereits enthalten. Sie müssen keinen fiktiven Anteil aufschlagen.

Frage: Kann ich von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmer-Regelung wechseln?

Antwort: Ja, das ist möglich, wenn Sie nicht an die 5-jährige Bindungsfrist gebunden sind, Ihr Vorjahresumsatz (netto zuzüglich darauf entfallender Steuer) unter 22.000 Euro lag und Ihr voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Eine formlose Mitteilung ans Finanzamt genügt.

Frage: Werden private Nutzungsanteile bei der Berechnung der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze berücksichtigt?

Antwort: Nein, normalerweise nicht. Ausnahmen gelten, wenn bei der Anschaffung des Wirtschaftsguts unter der Regelbesteuerung Vorsteuer geltend gemacht wurde.

Frage: Wie kann ich meinen Jahresumsatz beeinflussen, wenn ich mich der 22.000-Euro-Grenze nähere?

Antwort: Da die Ist-Besteuerung gilt, können Sie Zahlungen durch verzögerte Rechnungsstellung ins Folgejahr verschieben oder Aufträge erst im neuen Jahr bearbeiten. Dies sollte strategisch geplant und ggf. mit einem Steuerberater besprochen werden.

Frage: Gilt die Differenzbesteuerung für Kleinunternehmer und wie wird der Umsatz angerechnet?

Antwort: Ja, die Kombination ist zulässig. Nach jüngerer Tendenz des Bundesfinanzhofs sollen zur Ermittlung der Umsatzgrenze die Differenzbeträge (Handelsspanne) maßgeblich sein, aber die endgültige Klärung durch den Europäischen Gerichtshof steht aus. Beratung empfohlen.

Frage: Kann ich als Betreiber einer Photovoltaikanlage die Kleinunternehmer-Regelung nutzen?

Antwort: Grundsätzlich ja, wenn die Umsatzgrenzen eingehalten werden. Oft ist es jedoch vorteilhafter, wegen des Vorsteuerabzugs auf die hohen Investitionskosten zunächst zur Regelbesteuerung zu optieren und später zur Kleinunternehmer-Regelung zu wechseln. Dies hängt von verschiedenen Faktoren ab.

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