Buchhaltung meistern mit Lexware & Lexoffice

Die Organisation der Unternehmensfinanzen ist eine zentrale Aufgabe für jeden Betrieb. Ob Kleinunternehmer, Freiberufler oder mittelständisches Unternehmen – die Buchhaltung muss stimmen. Doch wie behält man den Überblick über Belege, Rechnungen und Steuerfragen? Eine passende Software kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen. Programme wie Lexware und Lexoffice sind speziell dafür konzipiert, diesen Prozess zu vereinfachen und zu optimieren.

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In diesem Artikel beleuchten wir, wie moderne Buchhaltungssoftware Sie unterstützen kann, wann das sogenannte „Selberbuchen“ sinnvoll ist und wo die Grenzen liegen. Wir vergleichen verschiedene Softwarelösungen und erklären wichtige Konzepte, die Ihnen helfen, die richtige Entscheidung für Ihr Büro zu treffen.

Die Rolle der Buchhaltungssoftware im Büroalltag

Viele Unternehmer stellen sich die Frage, ob eine Buchhaltungssoftware den Steuerberater ersetzen kann. Die klare Antwort lautet: Nein. Die primäre Funktion einer guten Buchhaltungssoftware ist es, den Steuerberater zu ergänzen und die vorbereitenden Arbeiten effizienter zu gestalten. Eine sinnvolle Arbeitsteilung ist das Ziel. Während der Steuerberater sich um komplexe steuerliche Sachverhalte und den Jahresabschluss kümmert, können Sie mit der richtigen Software einen Großteil der laufenden Buchungen selbst vorbereiten.

Die Digitalisierung spielt dabei eine Schlüsselrolle. Statt Pendelordnern voller Belege ermöglichen moderne Programme die digitale Erfassung und Organisation. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Verlusten und Fehlern. Eine gute Software bietet zudem Schnittstellen, insbesondere zu DATEV, dem Standard in vielen Steuerkanzleien. Diese Anbindung erleichtert den Datenaustausch erheblich und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Selberbuchen: Vor- und Nachteile für Ihr Unternehmen

Das Selberbuchen, also die eigenständige Erfassung von Belegen und laufenden Geschäftsvorfällen mit einer Software, bietet attraktive Vorteile.

Vorteile des Selberbuchens

• Effizienz bei der Belegverarbeitung: Mit Software wie Lexware Office oder lexoffice lassen sich Belege oft spielerisch und ohne großen Zeitaufwand digital erfassen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie viele Belege haben, aber die einzelnen Buchungen relativ einfach sind.
• Schnellerer Überblick: Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre aktuellen Finanzen und können schnell sehen, wie es um Ihr Unternehmen steht.
• Kosteneinsparung: Für Belege, die Sie selbst erfassen, entstehen keine Kosten beim Steuerberater.
• Vorbereitung für den Steuerberater: Selbst wenn Sie nicht alles selbst buchen, bereiten Sie die Unterlagen optimal für die Steuerkanzlei vor, was ebenfalls Kosten sparen kann.

Wenn die Anzahl Ihrer Belege gering ist und Sie die einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, EÜR) anwenden, kann das Selberbuchen besonders attraktiv sein und es Ihnen ermöglichen, auf die laufenden Leistungen einer Steuerkanzlei zu verzichten.

Nachteile des Selberbuchens

Doch das Selberbuchen birgt auch Risiken, insbesondere wenn Ihre Geschäftsfälle komplexer werden.

• Fehleranfälligkeit bei komplexen Sachverhalten: Je komplizierter Ihre Buchungen, desto höher ist das Risiko, Fehler zu machen. Ein klassisches Beispiel sind Lieferungen ins EU-Ausland oder in umsatzsteuerliche Drittlandsgebiete, bei denen komplizierte Regelungen zur Umsatzsteuer (wie die Einfuhrumsatzsteuer) gelten. Fehler können hier kostspielig sein.
• Schwierigkeiten bei steuerlichen Spezialfragen: Auch die Gewinnermittlung kann tückisch werden. Eine einfache EÜR ist meist unproblematisch, aber bei Fragen zur Bewertung von Anlagevermögen oder anderen steuerlichen Spezialfällen stoßen Selbstbucher oft an ihre Grenzen.
• Komplexe persönliche steuerliche Situation: Wenn Ihre persönliche steuerliche Situation komplex ist, benötigen Sie ohnehin steuerliche Beratung für die Steuererklärung.
• Jahresabschluss: Spätestens beim Jahresabschluss, insbesondere bei bilanzierenden Unternehmen (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, GuV), ist es in der Regel besser, diese Arbeiten dem Steuerberater zu überlassen.

Das Selberbuchen ist also nicht für jeden und jede Situation geeignet. Es erfordert ein grundlegendes Verständnis für Buchhaltung und Steuern.

Die optimale Arbeitsteilung: Wann selber buchen, wann dem Steuerberater überlassen?

In vielen Fällen ist die beste Lösung eine Aufteilung der Arbeit. Sie nutzen eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware wie Lexware Office oder lexoffice, um die unkomplizierten und häufig wiederkehrenden Belege und Geschäftsvorfälle selbst zu erfassen. Dies können beispielsweise einfache Eingangs- und Ausgangsrechnungen im Inland sein.

Komplizierte Buchungen, steuerlich kritische Sachverhalte oder komplexe Jahresabschlussarbeiten übergeben Sie stattdessen an Ihren Steuerberater. Dieses Modell maximiert die Effizienz beider Seiten: Sie sparen Kosten für Standardbuchungen, und Ihr Steuerberater kann sich auf die Bereiche konzentrieren, in denen sein Fachwissen unerlässlich ist.

Wichtig für dieses Modell ist eine gute Software mit starken Schnittstellen. Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht den nahtlosen Datenaustausch mit der Kanzlei. So wandern Ihre digital erfassten Belege und Vorbuchungen einfach und sicher zum Steuerberater, der dort die restlichen Arbeiten erledigt.

Lexware vs. Lexoffice: Was sind die Unterschiede und für wen eignen sie sich?

Im Bereich der kaufmännischen Software sind Lexware und Lexoffice bekannte Namen. Oftmals werden sie in einem Atemzug genannt, da lexoffice früher als „Lexware Office“ bezeichnet wurde. Heute sind es getrennte Produktlinien, auch wenn die Übergänge für Außenstehende nicht immer klar sind.

Die bereitgestellten Informationen vergleichen „Lexware Office“ (was sich auf das frühere lexoffice bezieht oder eine allgemeine Bezeichnung sein könnte) mit Software wie orgaMAX und WISO MeinBüro. Basierend auf diesen Vergleichen können wir die Stärken von Lexware/Lexoffice ableiten:

Im Vergleich zu orgaMAX wird Lexware Office (oder das, was damit gemeint ist) als leistungsstärker in verschiedenen Bereichen beschrieben:

• Funktionsumfang Rechnungen: Verfügt über Module wie das OSS-Verfahren (für EU-weite Fernverkäufe) und ermöglicht Rechnungen auf Englisch, was bei orgaMAX fehlt.
• Funktionsumfang Buchhaltung: Bietet mehr Buchhaltungsfunktionen. Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird als Beispiel genannt, die bei orgaMAX fehlt. Dies deutet darauf hin, dass Lexware/Lexoffice hier umfassender ist.
• Schnittstellen und Integrationen: Lexware Office/lexoffice ist hier klar im Vorteil. Es bietet Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern und zu ELSTER (für die elektronische Steuererklärung), die bei orgaMAX fehlen. Zudem werden deutlich mehr Integrationen genannt (orgaMAX hat nur 18).
• Zertifizierung: Eine GOBD-Zertifizierung, die für eine revisionssichere Buchführung wichtig ist, fehlt bei orgaMAX, wird aber implizit für Lexware/Lexoffice vorausgesetzt.

Die Nutzerfreundlichkeit von orgaMAX wird als bequem beschrieben, jedoch das Kontieren von Belegen als kompliziert und ein automatischer Bankkontoabgleich fehlt. Dies deutet darauf hin, dass Lexware Office/lexoffice hier eventuell besser aufgestellt ist, insbesondere wenn man viele Belege hat.

Während orgaMAX (und WISO MeinBüro) eher für Freiberufler und Kleingewerbetreibende mit EÜR geeignet sind und bilanzierende Unternehmen einen Steuerberater benötigen, scheint Lexware/Lexoffice auch Funktionen zu bieten, die über die reine EÜR hinausgehen (Stichwort Lohnbuchhaltung, möglicherweise auch Funktionen für Bilanzierer, auch wenn dies nicht explizit im Vergleich steht).

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Lexware/Lexoffice (basierend auf den Vergleichspunkten) als eine umfassendere und leistungsfähigere Lösung dargestellt wird, insbesondere in Bezug auf Integrationen, spezielle Funktionen (OSS, Lohn) und die Eignung für komplexere Anforderungen oder ein höheres Belegaufkommen.

Vergleichstabelle: Lexware Office/lexoffice vs. orgaMAX (basierend auf vorliegenden Infos)

Hinweis: Dieser Vergleich basiert ausschließlich auf den im Ausgangstext bereitgestellten Informationen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit aller Funktionen beider Softwareprodukte.

Buchungsmethoden in Lexware: Stapel- vs. Dialogbuchen

Wenn Sie direkt in einer Buchhaltungssoftware arbeiten, stoßen Sie möglicherweise auf unterschiedliche Methoden zur Erfassung von Buchungen. Bei Lexware (und anderen Programmen) wird oft zwischen Stapelbuchungen und Dialogbuchungen unterschieden. Das Verständnis dieses Unterschieds ist wichtig für die Handhabung Ihrer Buchungen.

Stapelbuchungen

Stapelbuchungen sind eine Methode, bei der Sie mehrere Buchungen nacheinander erfassen, aber diese zunächst in einem temporären „Stapel“ sammeln. Diese Buchungen sind erfasst, aber noch nicht endgültig festgeschrieben. Der Vorteil ist, dass Sie Änderungen vornehmen können, solange sich die Buchung noch im Stapel befindet. Eine Korrektur ist einfach möglich, ohne dass eine Stornobuchung erforderlich ist. Dies ist nützlich, wenn Sie Belege erfassen und diese eventuell später noch einmal überprüfen oder anpassen möchten, bevor sie endgültig in die Bücher überführt werden.

Dialogbuchungen

Im Gegensatz dazu wird bei einer Dialogbuchung die Buchung sofort nach der Erfassung festgeschrieben. Das bedeutet, sie ist unmittelbar Teil der endgültigen Buchführung und kann nicht einfach gelöscht oder geändert werden. Wenn bei einer Dialogbuchung ein Fehler auftritt, kann diese Buchung nur durch ein Storno oder eine Korrektur geändert werden. Eine Korrektur in diesem Fall führt automatisch zu zwei Buchungen: einer Stornobuchung der fehlerhaften Buchung und einer neuen Korrekturbuchung mit den richtigen Daten. Diese Methode gewährleistet eine höhere Revisionssicherheit, da jede Änderung nachvollziehbar dokumentiert wird.

Die Wahl zwischen Stapel- und Dialogbuchen hängt oft von der Organisation Ihrer Arbeit und den Anforderungen an die unmittelbare Festschreibung ab. Für die laufende Erfassung, bei der noch Überprüfungen folgen, kann Stapelbuchen praktisch sein. Sobald Buchungen final sein müssen, ist Dialogbuchen die sicherere Methode im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit.

Häufig gestellte Fragen zur Buchhaltung mit Software

Kann man mit Lexware Office buchen?

Ja, mit Lexware Office (bzw. lexoffice) kann man Belege erfassen und buchen. Die Software ist darauf ausgelegt, die vorbereitende Buchführung zu erleichtern und in vielen Fällen auch die komplette Buchführung für EÜR-Pflichtige zu übernehmen.

Ersetzt Buchhaltungssoftware den Steuerberater?

Nein, Buchhaltungssoftware ersetzt den Steuerberater nicht. Sie ist ein Werkzeug, das Sie bei der Erfassung und Organisation Ihrer Belege und Geschäftsvorfälle unterstützt. Sie ermöglicht eine effiziente Arbeitsteilung, bei der Sie einfache Buchungen selbst erledigen und der Steuerberater sich um komplexe steuerliche Themen und den Jahresabschluss kümmert.

Für wen eignet sich das Selberbuchen?

Selberbuchen eignet sich besonders für Unternehmen mit einem geringen Belegvolumen und einfachen Geschäftsvorfällen, die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden. Es erfordert allerdings ein grundlegendes Verständnis der Buchhaltung.

Wann sollte man die Buchhaltung besser dem Steuerberater überlassen?

Sobald die Geschäftsvorfälle komplex werden (z.B. Lieferungen ins Ausland, komplexe Anlagegüter) oder wenn Sie bilanzierungspflichtig sind (Bilanz und GuV), ist es ratsam, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Auch bei komplexen persönlichen Steuersituationen oder Unsicherheiten bei steuerlichen Fragen ist professionelle Hilfe unerlässlich.

Was ist der Hauptunterschied zwischen Stapel- und Dialogbuchen?

Der Hauptunterschied liegt in der Festschreibung der Buchung. Stapelbuchungen werden zunächst nur erfasst und können einfach geändert werden, da sie nicht festgeschrieben sind. Dialogbuchungen werden sofort festgeschrieben und können nur durch Storno oder Korrektur geändert werden, was eine höhere Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Fazit

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware und die Entscheidung, welche Aufgaben Sie selbst übernehmen und welche Sie an Ihren Steuerberater delegieren, sind entscheidend für die Effizienz Ihrer Büroorganisation und die Sicherheit Ihrer Finanzen. Softwarelösungen wie Lexware und lexoffice bieten leistungsstarke Werkzeuge, um die vorbereitende Buchführung zu digitalisieren und zu vereinfachen. Sie ermöglichen eine bessere Übersicht und sparen Zeit und Kosten bei unkomplizierten Vorgängen.

Während das Selberbuchen mit der richtigen Software für viele Unternehmen, insbesondere solche mit einfacher EÜR, praktikabel ist, darf man die Grenzen nicht außer Acht lassen. Bei komplexen steuerlichen Fragen oder umfangreichen Jahresabschlussarbeiten ist das Fachwissen eines Steuerberaters unerlässlich. Eine optimale Arbeitsteilung, unterstützt durch moderne Software mit guten Schnittstellen (insbesondere zu DATEV), ist oft der beste Weg, um die Buchhaltung effizient, korrekt und revisionssicher zu gestalten.

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