Arbeitsmittel: Was der Chef stellen muss

Die Frage, welche Arbeitsmittel ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen muss, klingt auf den ersten Blick einfach. Es liegt auf der Hand, dass man für seine Arbeit die notwendigen Werkzeuge benötigt. Doch in der Praxis führt diese vermeintlich simple Angelegenheit immer wieder zu Unklarheiten und manchmal sogar zu rechtlichen Auseinandersetzungen. Grundsätzlich gilt: Arbeitgeber sind verpflichtet, die für die Ausübung der vertraglich geschuldeten Tätigkeit erforderlichen Arbeitsmittel bereitzustellen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag und den allgemeinen gesetzlichen Bestimmungen.

Was genau als „erforderlich“ gilt, hängt stark von der jeweiligen Tätigkeit ab. Ein Bauarbeiter benötigt andere Werkzeuge als ein Büroangestellter oder ein Fahrradkurier. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht kürzlich in einem Urteil bekräftigt, indem es entschied, dass ein Arbeitgeber Fahrradlieferanten nicht nur das Fahrrad, sondern auch ein Mobiltelefon als notwendiges Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss (Urteil vom 10. November 2021 – 5 AZR 334/21). Dieses Urteil unterstreicht den Grundsatz, dass alles, was unmittelbar für die Erbringung der Arbeitsleistung benötigt wird, vom Arbeitgeber zu stellen ist.

Welche Arbeitsmittel gehören ins Büro und Homeoffice?

Für die meisten Büroangestellten umfassen die benötigten Arbeitsmittel in der Regel einen Schreibtisch, einen Stuhl, einen Computer oder Laptop, Tastatur, Maus, Monitor(e), sowie Zugang zu den notwendigen Programmen und Lizenzen. Auch grundlegende Büromaterialien wie Stifte, Papier, Notizblöcke und ähnliches fallen unter diese Kategorie. Je nach Tätigkeit können auch spezifischere Geräte wie Drucker, Scanner, Kopierer oder spezielle Software erforderlich sein.

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert, insbesondere durch die zunehmende Verbreitung von Homeoffice-Modellen. Auch hier bleibt die grundsätzliche Pflicht des Arbeitgebers zur Bereitstellung von Arbeitsmitteln bestehen. Die notwendige Ausstattung im Homeoffice umfasst oft ähnliche Gegenstände wie im Büro: einen leistungsfähigen Laptop, externe Monitore für ergonomisches Arbeiten, Tastatur und Maus. Hinzu kommen möglicherweise ein Drucker mit Verbrauchsmaterialien (Toner oder Tinte, Papier) und eine stabile Internetverbindung oder zumindest ein Zuschuss zu den Internetkosten, wenn die private Verbindung beruflich genutzt wird. Die Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes im Homeoffice ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt, der die Bereitstellung eines geeigneten Schreibtisches und eines ergonomischen Stuhls umfassen kann, insbesondere wenn das Homeoffice der primäre Arbeitsort ist. Arbeitsschutzrechtliche Aspekte spielen hier eine große Rolle.

Spezialfall: Auszubildende

Eine besondere Regelung gilt für Auszubildende. Ihnen müssen gemäß Berufsbildungsgesetz (BBiG) alle für die Berufsausbildung und für Prüfungen erforderlichen Ausbildungsmittel kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören nicht nur Fachbücher und Skripte, sondern auch alle Werkzeuge und Materialien, die sie während ihrer Ausbildung benötigen. Im kaufmännischen oder administrativen Bereich kann dies ebenfalls einen Computer, Zugang zu Lernsoftware oder spezifisches Büromaterial umfassen.

Abweichungen durch vertragliche Regelungen

Obwohl der Grundsatz der Arbeitgeberpflicht besteht, kann durch individuelle Arbeitsverträge oder Tarifverträge davon abgewichen werden. Es ist möglich, dass vereinbart wird, dass der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel nutzt (z.B. den privaten Laptop oder das private Smartphone). Allerdings muss der Arbeitgeber in solchen Fällen oft eine angemessene finanzielle Kompensation für die Nutzung und Abnutzung der privaten Geräte leisten. Die Wirksamkeit solcher Klauseln hängt davon ab, ob die Kompensation als fair und angemessen angesehen wird und ob der Arbeitnehmer nicht unzumutbar belastet wird. Eine pauschale Abwälzung der Kosten und der Nutzungsrisiken auf den Arbeitnehmer ist in der Regel nicht zulässig.

Dokumentation und Regelung der Nutzung

Es ist ratsam, dass Arbeitgeber die Übergabe von Arbeitsmitteln dokumentieren. Eine einfache Liste oder ein Übergabeprotokoll, das vom Mitarbeiter unterschrieben wird, schafft Klarheit darüber, welche Gegenstände dem Mitarbeiter überlassen wurden. Dies ist nicht nur wichtig für die Nachvollziehbarkeit, sondern auch für den Fall, dass die Arbeitsmittel am Ende des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden müssen oder beschädigt wurden.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, die Nutzung der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel zu regeln. Bei einem Dienstwagen sind Nutzungsregelungen üblich (z.B. private Nutzung ja/nein). Ähnliches kann für Laptops oder Smartphones gelten. Dürfen diese privat genutzt werden? Wenn ja, in welchem Umfang? Solche Regelungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden und klare Grenzen zu setzen.

Arbeitsschutz und Sicherheit

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die vom Arbeitgeber bereitgestellten Arbeitsmittel den geltenden Arbeitsschutzbestimmungen entsprechen müssen. Dies gilt für Werkzeuge in der Werkstatt ebenso wie für den Bildschirmarbeitsplatz im Büro oder Homeoffice. Ergonomie, Beleuchtung, Stuhlqualität und die Eignung der Geräte für die jeweilige Aufgabe sind hier von Bedeutung. Der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht für die Gesundheit seiner Mitarbeiter, die auch die sichere und gesundheitlich unbedenkliche Gestaltung der Arbeitsplätze und der verwendeten Arbeitsmittel umfasst.

Kostenerstattung für selbst beschaffte Arbeitsmittel

Unter bestimmten Umständen kann ein Arbeitnehmer einen Anspruch darauf haben, dass der Arbeitgeber Kosten für Arbeitsmittel ersetzt, die er selbst beschafft hat. Dies ist der Fall, wenn die Beschaffung notwendig war, um die Arbeitsleistung zu erbringen, und der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Bereitstellung nicht oder nicht rechtzeitig nachgekommen ist. Wenn beispielsweise im Homeoffice dringend Toner oder Papier benötigt wird, um wichtige Dokumente zu drucken, und der Arbeitgeber keine schnelle Versorgung sicherstellt, kann der Mitarbeiter diese Materialien kaufen und die Kosten vom Arbeitgeber als notwendige Auslagen ersetzt verlangen (§ 670 BGB entsprechend). Es empfiehlt sich jedoch, solche Ausgaben vorher mit dem Arbeitgeber abzustimmen, um Konflikte zu vermeiden.

Rückgabe und Haftung bei Beschädigung oder Verlust

Grundsätzlich müssen die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden. Dies sollte ebenfalls dokumentiert werden. Was passiert aber, wenn Arbeitsmittel während der Nutzung beschädigt werden oder verloren gehen? Hier kommt die Arbeitnehmerhaftung ins Spiel.

Beschädigt oder verliert ein Arbeitnehmer Arbeitsmittel schuldhaft, d.h., er handelt vorsätzlich oder fahrlässig, kann er für den entstandenen Schaden haftbar gemacht werden. Allerdings gelten im Arbeitsrecht spezielle Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung, die von der allgemeinen zivilrechtlichen Haftung abweichen. Diese Grundsätze berücksichtigen das Betriebsrisiko des Arbeitgebers. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer in der Regel gar nicht. Bei mittlerer Fahrlässigkeit wird der Schaden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt, wobei die Höhe der Beteiligung von den Umständen des Einzelfalls abhängt (z.B. Höhe des Schadens, Grad des Verschuldens, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Höhe des Verdienstes). Nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz haftet der Arbeitnehmer in der Regel vollumfänglich. Ein Beispiel für mittlere Fahrlässigkeit im Büro könnte das Umkippen einer Kaffeetasse über den Laptop sein. Für solche Fälle ist die Haftungsfrage oft komplex und hängt stark von den genauen Umständen ab.

Die Komplexität des Einzelfalls

Die Frage, welche Arbeitsmittel genau zu stellen sind, wann eine Kompensation angemessen ist, wer bei Beschädigung haftet und in welcher Höhe, ist im Einzelfall oft sehr komplex. Kaum ein Fall gleicht dem anderen, und Details können entscheidend sein. Faktoren wie die genaue Jobbeschreibung, die Art der benötigten Mittel, die Umstände der Nutzung (Büro vs. Homeoffice) und die Art des Verschuldens bei Beschädigung spielen eine Rolle. Daher ist es bei Unklarheiten oder Konflikten oft ratsam, sich rechtlichen Rat einzuholen.

Zusammenfassung und Ausblick

Die Bereitstellung der notwendigen Arbeitsmittel ist eine Kernpflicht des Arbeitgebers. Dies umfasst im Büro- und Homeoffice-Kontext eine breite Palette von Gegenständen von der Grundausstattung wie Schreibtisch und Stuhl bis hin zu IT-Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier. Abweichungen sind möglich, erfordern aber oft eine finanzielle Kompensation. Arbeitnehmer sollten wissen, welche Rechte sie haben und wann sie Anspruch auf Kostenerstattung haben. Gleichzeitig tragen sie eine Verantwortung im Umgang mit den überlassenen Mitteln und können bei schuldhafter Beschädigung oder Verlust haftbar gemacht werden, wobei die spezielle Arbeitnehmerhaftung zu beachten ist.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss mein Arbeitgeber für meine Internetkosten im Homeoffice aufkommen?

Wenn Sie für Ihre Arbeit im Homeoffice eine Internetverbindung benötigen, muss der Arbeitgeber entweder die Kosten übernehmen oder einen angemessenen Zuschuss leisten, insbesondere wenn Sie Ihre private Verbindung nutzen müssen. Die Höhe des Zuschusses kann variieren.

Bin ich verpflichtet, meinen privaten Laptop für die Arbeit zu nutzen?

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die notwendige IT-Ausrüstung stellen. Eine Nutzung des privaten Laptops kann vereinbart werden, aber der Arbeitgeber muss dann in der Regel eine angemessene Kompensation für die Nutzung und Abnutzung zahlen.

Wer bezahlt den Toner oder die Tinte für meinen Homeoffice-Drucker?

Wenn der Arbeitgeber Ihnen einen Drucker für das Homeoffice zur Verfügung stellt oder dessen Nutzung für die Arbeit erforderlich ist, muss er auch die Verbrauchsmaterialien wie Toner, Tinte und Papier liefern oder die Kosten dafür erstatten.

Was passiert, wenn ich meinen Arbeitslaptop beschädige?

Das hängt vom Grad Ihres Verschuldens ab. Bei leichter Fahrlässigkeit haften Sie meist nicht. Bei mittlerer Fahrlässigkeit kann der Schaden geteilt werden. Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz haften Sie in der Regel voll.

Muss mein Arbeitgeber mir einen ergonomischen Bürostuhl für das Homeoffice stellen?

Wenn das Homeoffice Ihr primärer Arbeitsplatz ist, hat der Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht und muss sicherstellen, dass Ihr Arbeitsplatz sicher und ergonomisch ist. Dies kann die Bereitstellung eines geeigneten, ergonomischen Stuhls umfassen.

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