Bürokosten steuerlich absetzen: Homeoffice

Viele Arbeitnehmer und Selbstständige arbeiten zumindest teilweise von zu Hause aus. Das spart Zeit und oft auch Nerven. Doch was viele nicht wissen oder nur vage ahnen: Die Kosten, die dabei für das Büro zu Hause entstehen, können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich abgesetzt werden. Das Finanzamt erkennt Ausgaben rund um das Thema Arbeiten in den eigenen vier Wänden an, allerdings gibt es klare Regeln und Unterschiede, die beachtet werden müssen. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte der steuerlichen Absetzbarkeit von Bürokosten, insbesondere im Zusammenhang mit dem häuslichen Arbeitszimmer und dem Homeoffice nach den aktuellen Regelungen.

Früher waren die Regeln für das häusliche Arbeitszimmer etwas anders, doch seit 2023 gelten neue Bestimmungen, die mehr Flexibilität, aber auch neue Abgrenzungen mit sich bringen. Es ist entscheidend zu verstehen, wann welche Kosten geltend gemacht werden können und welche Nachweise dafür erforderlich sind.

Das häusliche Arbeitszimmer: Definition und Voraussetzungen

Bevor wir uns den steuerlichen Details widmen, ist es wichtig zu klären, was das Finanzamt überhaupt unter einem „häuslichen Arbeitszimmer“ versteht. Die Definition ist streng und hat weitreichende Folgen für die Absetzbarkeit von Kosten.

Ein häusliches Arbeitszimmer muss ein abgetrennter Raum innerhalb der privaten Wohnung oder des Hauses sein. Das bedeutet, der Raum muss durch Wände und Türen vom Rest der Wohnung getrennt sein. Ein bloßer Arbeitsbereich, der beispielsweise durch einen Raumteiler, ein Regal oder Sideboard vom Wohnzimmer abgetrennt ist, erfüllt diese Voraussetzung laut Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) nicht.

Das berühmte Urteil des BFH vom 22. März 2016 (Az. VIII R 10/12) hat klargestellt, dass ein Sideboard als Raumteiler nicht ausreicht, um ein häusliches Arbeitszimmer zu begründen. Die Richter betonten, dass eine räumliche Trennung durch Wände und Türen erforderlich ist. Dies stellt sicher, dass der Raum eine eigene Identität als Arbeitsbereich hat und nicht einfach Teil eines anderen Raumes ist.

Neben der räumlichen Trennung ist die ausschließliche oder nahezu ausschließliche Nutzung für berufliche oder betriebliche Zwecke ein weiteres Kriterium. Das Finanzamt wird skeptisch, wenn der Raum auch privat genutzt wird. Ein Gästebett, ein Fernseher oder ein Kleiderschrank im Arbeitszimmer können darauf hindeuten, dass der Raum nicht ausschließlich beruflich genutzt wird, und somit die Anerkennung als häusliches Arbeitszimmer gefährden.

Welche Kosten des häuslichen Arbeitszimmers sind absetzbar?

Wenn die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt sind, können verschiedene Kosten geltend gemacht werden. Diese Kosten müssen im Verhältnis zur Gesamtfläche der Wohnung auf das Arbeitszimmer umgelegt werden. Zu den absetzbaren Kosten gehören beispielsweise:

• Anteilige Miete oder Abschreibung bei Eigentum
• Anteilige Betriebskosten wie Heizung, Strom, Wasser
• Anteilige Gebäudeversicherungen (z.B. Wohngebäudeversicherung)
• Anteilige Grundsteuer
• Kosten für die Reinigung des Arbeitszimmers
• Kosten für die Ausstattung des Raumes (z.B. Teppichboden, Gardinen, Lampen)

Auch Aufwendungen für die Möblierung des Arbeitszimmers können abgesetzt werden. Dazu gehören typische Büromöbel wie Schreibtisch, Bürostuhl, Regale oder Aktenschränke. Diese Kosten können entweder sofort in voller Höhe abgesetzt werden, wenn sie geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) darstellen, oder über mehrere Jahre abgeschrieben werden, wenn sie teurer sind.

Die neuen Regeln seit 2023: Mittelpunkt vs. Homeoffice-Tätigkeit

Mit dem Jahressteuergesetz 2022 wurden die Regeln für das häusliche Arbeitszimmer und das Arbeiten von zu Hause aus ab dem Veranlagungszeitraum 2023 neu gefasst. Die bisherige Begrenzung auf 1.250 Euro, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand, wurde abgeschafft. Stattdessen gibt es nun zwei Hauptfälle:

Fall 1: Das häusliche Arbeitszimmer ist der Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit

Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit bildet, können Sie die Kosten dafür in voller Höhe als Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) absetzen. Alternativ dazu können Sie eine Jahrespauschale wählen.

Der Mittelpunkt der Tätigkeit liegt dort, wo die wesentlichen und prägenden Tätigkeiten für den Beruf oder Betrieb ausgeübt werden. Für viele Berufe wie Schriftsteller, Übersetzer, Telearbeiter oder IT-Experten, die überwiegend oder ausschließlich von zu Hause aus arbeiten und kaum oder gar keinen Kontakt zu Kunden oder Mandanten außerhalb des Homeoffices haben, ist das häusliche Arbeitszimmer oft der Mittelpunkt.

In diesem Fall haben Sie die Wahl:

1. Sie ermitteln und setzen die tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer an (anteilige Miete, Heizung, Strom etc.). Dies lohnt sich, wenn die tatsächlichen Kosten über 1.260 Euro im Jahr liegen.
2. Sie nutzen die Jahrespauschale von 1.260 Euro. Diese Pauschale deckt sämtliche Kosten des Arbeitszimmers ab. Bis zu dieser Höhe müssen Sie keine Einzelnachweise über Miete, Strom etc. führen.

Wichtig: Auch in diesem Fall muss es sich um ein „echtes“ häusliches Arbeitszimmer im Sinne der strengen Definition handeln – also ein separater, überwiegend beruflich genutzter Raum.

Fall 2: Arbeit von zu Hause, aber das häusliche Arbeitszimmer ist nicht der Mittelpunkt oder es existiert kein separates Arbeitszimmer

Dieser Fall betrifft Personen, die zwar zu Hause arbeiten, aber ihr häusliches Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit darstellt (z.B. Lehrer, die Unterricht vorbereiten, aber den Großteil ihrer Arbeitszeit in der Schule verbringen) oder die gar kein separates Arbeitszimmer haben, sondern beispielsweise am Küchentisch oder im Wohnzimmer arbeiten.

Für diese Fälle wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt (bzw. ab 2023 modifiziert und entfristet). Sie können eine Tagespauschale von 6 Euro für jeden Kalendertag absetzen, an dem Sie Ihre berufliche oder betriebliche Tätigkeit überwiegend von zu Hause aus ausüben.

Die Tagespauschale ist auf maximal 210 Tage im Jahr begrenzt. Daraus ergibt sich ein Höchstbetrag von 210 Tage * 6 Euro/Tag = 1.260 Euro pro Jahr.

Der große Vorteil dieser Regelung ist, dass Sie kein separates häusliches Arbeitszimmer benötigen. Sie können die Pauschale auch dann geltend machen, wenn Sie nur einen Arbeitsbereich in einem ansonsten privat genutzten Raum haben oder wenn Ihnen an sich ein anderer Arbeitsplatz (z.B. im Büro des Arbeitgebers) zur Verfügung steht, Sie sich aber entscheiden, von zu Hause zu arbeiten.

Diese Pauschale deckt sämtliche Kosten ab, die im Zusammenhang mit der Nutzung der häuslichen Wohnung für berufliche Zwecke entstehen. Sie müssen diese Kosten nicht einzeln nachweisen.

Wichtige Details zur Jahrespauschale (1.260 Euro bei Mittelpunkt)

Die Jahrespauschale von 1.260 Euro ist eine Vereinfachung. Sie wird gewährt, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der Tätigkeit bildet und die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt sind.

• Die Pauschale deckt die Kosten für das gesamte Jahr ab.
• Bis zu 1.260 Euro müssen keine Kosten nachgewiesen werden. Liegen die tatsächlichen Kosten darüber, können diese stattdessen angesetzt werden.
• Das Wahlrecht zwischen tatsächlichen Kosten und Jahrespauschale kann nur einheitlich für das gesamte Jahr ausgeübt werden.
• Die Jahrespauschale wird monatsbezogen berücksichtigt. Das bedeutet, wenn die Voraussetzungen (Mittelpunkt der Tätigkeit im Arbeitszimmer) nur für einen Teil des Jahres erfüllt waren, wird die Pauschale anteilig gekürzt (1.260 Euro / 12 Monate * Anzahl der Monate, in denen die Voraussetzungen erfüllt waren).
• Die Pauschale ist personenbezogen. Wenn zwei Personen in einer Wohnung jeweils ein eigenes Arbeitszimmer nutzen und für beide das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der Tätigkeit bildet, kann jeder die Pauschale (oder die tatsächlichen Kosten seines Zimmers) geltend machen.

Wichtige Details zur Tagespauschale (6 Euro, max. 210 Tage)

Die Tagespauschale ist für alle gedacht, die zu Hause arbeiten, ohne dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt bildet oder die gar kein separates Arbeitszimmer haben.

• Die Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag.
• Sie kann für maximal 210 Tage im Jahr geltend gemacht werden.
• Der Höchstbetrag pro Jahr beträgt somit 1.260 Euro.
• Die Pauschale kann auch dann geltend gemacht werden, wenn dem Steuerpflichtigen an sich ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
• Die Tage müssen nicht zusammenhängend sein.
• Aufzeichnungspflicht: Sie müssen dokumentieren, an welchen Tagen Sie tatsächlich von zu Hause aus gearbeitet haben, um die Pauschale geltend machen zu können. Ein einfacher Kalender oder eine Liste reicht hierfür aus.

Zusammenspiel der Tagespauschale mit dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag

Für Arbeitnehmer ist ein wichtiger Punkt zu beachten: Die Tagespauschale für das Homeoffice wird bei den Werbungskosten berücksichtigt. Für Werbungskosten gibt es einen Pauschbetrag von 1.230 Euro (Stand 2023/2024). Dieser Betrag wird jedem Arbeitnehmer automatisch angerechnet, auch wenn er keine Werbungskosten hatte oder diese unter 1.230 Euro lagen.

Das bedeutet, dass die Homeoffice-Pauschale von maximal 1.260 Euro sich erst dann steuermindernd auswirkt, wenn die gesamten Werbungskosten des Arbeitnehmers (also z.B. Fahrtkosten zur Arbeit, Fortbildungskosten, Arbeitsmittel *plus* Homeoffice-Pauschale) insgesamt über 1.230 Euro liegen. Liegen die gesamten Werbungskosten unter diesem Betrag, greift der Arbeitnehmer-Pauschbetrag, und die Homeoffice-Pauschale hat keine zusätzliche steuerliche Wirkung.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat Fahrtkosten von 500 Euro und möchte die Homeoffice-Pauschale für 100 Tage (600 Euro) geltend machen. Seine gesamten Werbungskosten wären 1.100 Euro (500 + 600). Da dieser Betrag unter dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro liegt, werden ihm die 1.230 Euro angerechnet, und die Homeoffice-Pauschale hat keine zusätzliche Entlastung gebracht. Hätte er stattdessen 1.500 Euro Fahrtkosten und 600 Euro Homeoffice-Pauschale, wären seine gesamten Werbungskosten 2.100 Euro. In diesem Fall würde er 2.100 Euro als Werbungskosten geltend machen, was eine Steuerersparnis über den Pauschbetrag hinaus bedeutet.

Vergleich der Regelungen

Um die Unterschiede zwischen den beiden Hauptfällen und den Möglichkeiten zur steuerlichen Geltendmachung besser zu verstehen, hier eine kurze Zusammenfassung:

• Häusliches Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Tätigkeit:
  Voraussetzung: Separater Raum, überwiegend berufliche Nutzung, Mittelpunkt der Tätigkeit.
  Möglichkeit 1: Tatsächliche Kosten absetzen (wenn > 1.260 €).
  Möglichkeit 2: Jahrespauschale von 1.260 € wählen (kein Nachweis nötig bis 1.260 €).
  Gilt nur, wenn Definition „häusliches Arbeitszimmer“ erfüllt ist.
• Arbeit von zu Hause (ohne Mittelpunkt oder ohne sep. Zimmer):
  Voraussetzung: Tätigkeit wird an diesem Tag überwiegend von zu Hause ausgeübt.
  Möglichkeit: Tagespauschale von 6 € absetzen.
  Maximal 210 Tage pro Jahr (max. 1.260 €).
  Kein separates Arbeitszimmer nötig.
  Gilt auch, wenn anderer Arbeitsplatz vorhanden ist.

Es ist wichtig zu prüfen, welche Regelung auf Ihre individuelle Situation zutrifft, um die für Sie günstigste Variante bei der Steuererklärung anzugeben.

Häufige Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit von Bürokosten / Homeoffice

Die Regeln können komplex erscheinen, daher hier Antworten auf einige oft gestellte Fragen:

Was bedeutet „Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit“ genau?

Der Mittelpunkt ist dort, wo Sie die wesentlichen und prägenden Tätigkeiten Ihres Berufs ausüben. Für einen Lehrer ist das in der Regel die Schule, auch wenn er zu Hause Unterricht vorbereitet. Für einen Schriftsteller, der seine Bücher ausschließlich zu Hause schreibt, ist das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt.

Muss ich die Tage dokumentieren, an denen ich im Homeoffice war?

Ja, wenn Sie die Tagespauschale von 6 Euro geltend machen möchten, müssen Sie die Tage, an denen Sie überwiegend von zu Hause gearbeitet haben, aufzeichnen. Das Finanzamt kann diese Aufzeichnungen im Zweifel anfordern.

Kann ich die Tagespauschale und die Kosten für ein Arbeitszimmer parallel geltend machen?

Nein, das ist nicht möglich. Sie müssen sich für eine der Regelungen entscheiden, je nachdem, ob Ihr Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit bildet und die Voraussetzungen erfüllt, oder ob Sie die Tagespauschale in Anspruch nehmen.

Was passiert, wenn ich mitten im Jahr umziehe oder meine Arbeitssituation sich ändert?

Die Jahrespauschale von 1.260 Euro bei Mittelpunkt-Tätigkeit wird monatsbezogen gekürzt, wenn die Voraussetzungen nicht das ganze Jahr über erfüllt waren. Die Tagespauschale von 6 Euro wird tagesgenau gewährt, solange die Voraussetzungen an dem jeweiligen Tag erfüllt waren (maximal 210 Tage). Sie müssen die Situation für jeden Monat bzw. jeden Tag prüfen.

Gelten die Regeln auch für Selbstständige?

Ja, die Regeln gelten sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige. Arbeitnehmer setzen die Kosten als Werbungskosten ab, Selbstständige als Betriebsausgaben.

Reicht ein Schreibtisch in einer Zimmerecke für die Tagespauschale?

Ja, für die Tagespauschale ist kein separates Arbeitszimmer erforderlich. Ein Schreibtisch in einer Zimmerecke oder das Arbeiten am Küchentisch reicht aus, solange Sie an dem Tag überwiegend von zu Hause aus arbeiten.

Was ist mit Büromaterial wie Stiften, Papier, Toner?

Kosten für typisches Büromaterial, Druckerzubehör (wie Toner und Tinte) oder Schreibgeräte (wie Bolígrafo) können in der Regel unabhängig von der Arbeitszimmerregelung als Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) geltend gemacht werden, sofern sie beruflich veranlasst sind. Bei Arbeitnehmern fallen diese Kosten unter die Arbeitsmittel und tragen dazu bei, den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro zu überschreiten, damit sie steuerlich wirken.

Fazit

Die steuerliche Absetzbarkeit von Bürokosten, insbesondere im Homeoffice und beim häuslichen Arbeitszimmer, bietet gute Möglichkeiten zur Steuerersparnis. Es ist jedoch entscheidend, die geltenden Regeln genau zu kennen und die Voraussetzungen zu prüfen. Seit 2023 gibt es klarere Unterscheidungen zwischen dem „echten“ häuslichen Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Tätigkeit (mit Wahlrecht zwischen tatsächlichen Kosten und Jahrespauschale von 1.260 Euro) und der Tätigkeit im Homeoffice ohne Mittelpunkt oder ohne separates Zimmer (mit der Tagespauschale von 6 Euro, begrenzt auf 1.260 Euro).

Eine sorgfältige Dokumentation der Tage, an denen im Homeoffice gearbeitet wurde, ist insbesondere für die Inanspruchnahme der Tagespauschale unerlässlich. Auch wenn die Regeln auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mögen, lohnt es sich, sie zu verstehen, um alle Ihnen zustehenden steuerlichen Vorteile nutzen zu können. Im Zweifel kann die Beratung durch einen Steuerberater Klarheit schaffen.

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