06/08/2022
Als Freiberufler wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihre Betriebsausgaben korrekt zu erfassen, um Ihre Steuerlast zu minimieren. Doch die Sammlung und Verwaltung unzähliger Belege kann zeitaufwendig und mühsam sein. Glücklicherweise bietet die Finanzverwaltung für bestimmte freiberufliche Tätigkeiten eine attraktive Alternative: die Betriebsausgabenpauschale.
Diese Pauschale ermöglicht es Ihnen, einen festen Betrag Ihrer Betriebseinnahmen als Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen, ohne dass Sie dafür einzelne Belege vorlegen müssen. Dies kann eine erhebliche Vereinfachung darstellen und Ihnen wertvolle Zeit sparen, die Sie stattdessen in Ihre eigentliche freiberufliche Tätigkeit investieren können.
Die Möglichkeit zur Nutzung dieser Pauschale ist in den Einkommensteuer-Hinweisen (H 18.2 EStH) verankert und wird regelmäßig an aktuelle Gegebenheiten angepasst.
Wer kann die Betriebsausgabenpauschale nutzen?
Die Betriebsausgabenpauschale steht nicht allen Freiberuflern offen, sondern ist auf bestimmte Tätigkeitsbereiche beschränkt. Die Finanzverwaltung erkennt die Pauschale grundsätzlich für folgende Gruppen an:
- Hauptberuflich selbstständige schriftstellerische und journalistische Tätigkeiten.
- Selbstständige wissenschaftliche, künstlerische und schriftstellerische Nebentätigkeiten.
- Nebenamtliche Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
- Selbstständige Hebammen.
- Selbstständige Tagesmütter.
Es ist wichtig zu prüfen, ob Ihre spezifische freiberufliche Tätigkeit unter eine dieser Kategorien fällt, um die Pauschale in Anspruch nehmen zu können.
Die Höhe der Betriebsausgabenpauschale im Veranlagungszeitraum 2023
Für den Veranlagungszeitraum 2023 gab es wichtige Anpassungen bei der Höhe der Betriebsausgabenpauschale, die durch das BMF-Schreiben vom 06.04.2023 bekannt gegeben wurden. Diese Änderungen haben die maximal abzugsfähigen Beträge für einige Tätigkeiten erhöht.
Hier sind die Details zu den Pauschalen, die für das Jahr 2023 gelten:
- Hauptberuflich selbstständige schriftstellerische oder journalistische Tätigkeit: Hier können Sie bis zu 30 % Ihrer Betriebseinnahmen als Pauschale abziehen. Der maximal mögliche Abzug ist jedoch auf 3.600 EUR pro Jahr begrenzt. Zum Vergleich: Bis zum Veranlagungszeitraum 2022 lag dieser Höchstbetrag noch bei 2.455 EUR.
- Selbstständige wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, lehrende oder prüfende Nebentätigkeit: Für diese Nebentätigkeiten können Sie bis zu 25 % Ihrer Betriebseinnahmen pauschal abziehen. Der Höchstbetrag hierfür liegt bei 900 EUR pro Jahr. Bis 2022 betrug dieser Höchstbetrag 614 EUR.
- Selbstständige Hebammen: Hebammen können bis zu 25 % ihrer Betriebseinnahmen als Pauschale ansetzen, wobei der maximale Abzug auf 1.535 EUR pro Jahr begrenzt ist.
- Selbstständige Tagesmütter: Für Tagesmütter, die ein Kind in Vollzeit (definiert als 40 Stunden pro Woche) betreuen, kann ein fester Betrag pro Monat und Kind angesetzt werden. Dieser Betrag lag im April 2024 bei 400 EUR pro Monat und Kind.
Die Anpassungen für 2023, insbesondere für schriftstellerische/journalistische Tätigkeiten und die genannten Nebentätigkeiten, tragen der Entwicklung der Kosten Rechnung und bieten den betroffenen Freiberuflern eine verbesserte steuerliche Entlastung.
Pauschale vs. tatsächliche Ausgaben: Was ist besser?
Die Betriebsausgabenpauschale ist eine Option, die Ihnen die Arbeit erleichtern soll. Sie ist jedoch kein Muss. Die Finanzverwaltung erlaubt Ihnen stets, stattdessen Ihre tatsächlich angefallenen Betriebsausgaben geltend zu machen, sofern Sie diese durch Belege nachweisen können. Dies ist besonders relevant, wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben die Höhe der Pauschale übersteigen.
Es lohnt sich daher, am Ende des Jahres (oder bereits währenddessen) zu prüfen, ob Ihre gesammelten Belege für Betriebsausgaben insgesamt einen höheren Betrag ergeben würden als die Pauschale, die Sie in Anspruch nehmen könnten. Ist dies der Fall, ist es steuerlich günstiger, die tatsächlichen Ausgaben unter Vorlage des Nachweises abzuziehen.
Ein weiterer wichtiger Punkt, der bei der Wahl zwischen Pauschale und tatsächlichen Ausgaben zu beachten ist, betrifft die Umsatzsteuer. Für pauschal angesetzte Betriebsausgaben ist kein Vorsteuerabzug möglich. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und einen signifikanten Teil Ihrer Betriebsausgaben aus Lieferungen oder Leistungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer bestehen (z.B. Büromaterial, Fachliteratur, Telefonkosten), kann der Verzicht auf den Vorsteuerabzug bei Nutzung der Pauschale nachteilig sein. In diesem Fall sollten Sie genau kalkulieren, ob der Vorteil der Pauschale (kein Nachweis) den Nachteil des fehlenden Vorsteuerabzugs auf die pauschalen Ausgaben überwiegt.
Vergleich der Pauschalen (VZ 2023 vs. Vorjahr)
Um die Veränderungen deutlicher zu machen, hier eine vergleichende Übersicht der wichtigsten Pauschalen:
| Tätigkeit | Pauschale VZ 2023 | Pauschale bis VZ 2022 |
|---|---|---|
| Hauptberuflich schriftstellerisch/journalistisch | Bis zu 30% der Einnahmen, max. 3.600 EUR/Jahr | Bis zu 30% der Einnahmen, max. 2.455 EUR/Jahr |
| Wissenschaftliche/künstlerische/schriftstellerische/lehrende/prüfende Nebentätigkeit | Bis zu 25% der Einnahmen, max. 900 EUR/Jahr | Bis zu 25% der Einnahmen, max. 614 EUR/Jahr |
| Selbstständige Hebammen | Bis zu 25% der Einnahmen, max. 1.535 EUR/Jahr | 25% der Einnahmen, max. 1.535 EUR/Jahr (i.d.R. unverändert) |
| Selbstständige Tagesmütter (Vollzeit pro Kind) | 400 EUR/Monat/Kind (Stand April 2024) | Niedriger (konkreter Wert nicht für VZ 2022 genannt, aber Anpassung für 2023 erwähnt) |
Diese Tabelle verdeutlicht die signifikanten Erhöhungen bei den Höchstbeträgen für hauptberuflich Tätige sowie für Nebentätigkeiten ab 2023.
Häufig gestellte Fragen zur Betriebsausgabenpauschale
Muss ich Belege sammeln, wenn ich die Pauschale nutze?
Nein, der große Vorteil der Betriebsausgabenpauschale ist, dass Sie keinen Nachweis über einzelne Ausgaben erbringen müssen. Die Pauschale wird basierend auf Ihren Betriebseinnahmen und dem jeweiligen Höchstbetrag berechnet.
Kann ich mehr als die Pauschale abziehen?
Ja. Wenn Ihre tatsächlich angefallenen Betriebsausgaben höher sind als der Betrag der Pauschale, können Sie diese tatsächlichen Ausgaben geltend machen. Dafür müssen Sie jedoch sämtliche Belege sammeln und aufbewahren, um die Ausgaben im Falle einer Prüfung nachweisen zu können.
Welche Tätigkeiten sind für die Pauschale zugelassen?
Die Pauschale gilt hauptsächlich für schriftstellerische, journalistische, wissenschaftliche, künstlerische, lehrende und prüfende Tätigkeiten (haupt- oder nebenberuflich) sowie für Hebammen und Tagesmütter.
Gibt es einen Vorsteuerabzug bei Nutzung der Pauschale?
Nein. Wenn Sie die Betriebsausgabenpauschale in Anspruch nehmen, können Sie für die pauschal angesetzten Ausgaben keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Dies ist ein wichtiger Aspekt, den Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten, insbesondere wenn Sie hohe umsatzsteuerpflichtige Ausgaben haben.
Wie hat sich die Pauschale 2023 geändert?
Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 wurden die Höchstbeträge für die Pauschale bei hauptberuflich schriftstellerischen/journalistischen Tätigkeiten (von 2.455 EUR auf 3.600 EUR) und bei wissenschaftlichen/künstlerischen etc. Nebentätigkeiten (von 614 EUR auf 900 EUR) erhöht. Auch die Pauschale für Tagesmütter wurde angepasst.
Fazit
Die Betriebsausgabenpauschale bietet Freiberuflern in bestimmten Berufsfeldern eine attraktive Möglichkeit, ihren steuerpflichtigen Gewinn zu mindern, ohne den aufwendigen Nachweis jeder einzelnen Ausgabe erbringen zu müssen. Die ab 2023 erhöhten Höchstbeträge machen die Pauschale für viele noch interessanter.
Es ist jedoch ratsam, vor der Entscheidung für die Pauschale zu prüfen, ob die tatsächlichen Ausgaben nicht doch höher liegen und ob der Verzicht auf den Vorsteuerabzug bei pauschalen Ausgaben steuerlich nachteilig wäre. Im Zweifel kann die Beratung durch einen Steuerberater hilfreich sein, um die für Ihre individuelle Situation beste Option zu wählen.
Unabhängig davon, ob Sie die Pauschale nutzen oder Ihre tatsächlichen Ausgaben geltend machen, eine sorgfältige Dokumentation Ihrer Einnahmen ist stets unerlässlich.
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