Büroausstattung absetzen: So geht's steuerlich

Die Möglichkeit, Kosten für die berufliche Tätigkeit steuerlich geltend zu machen, ist für viele Arbeitnehmer und Selbstständige von großem Interesse. Besonders wenn die Arbeit ganz oder teilweise von zu Hause aus erledigt wird, stellt sich die Frage, inwieweit Aufwendungen für die Büroausstattung oder ein häusliches Arbeitszimmer vom Finanzamt anerkannt werden. Die Regeln hierzu sind komplex und wurden in der Vergangenheit durch zahlreiche Urteile, insbesondere des Bundesfinanzhofs (BFH), präzisiert. Dieser Artikel beleuchtet, unter welchen Voraussetzungen Sie Kosten absetzen können und worauf Sie achten müssen.

Grundsätzlich können Kosten, die im Zusammenhang mit der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit entstehen, steuerlich geltend gemacht werden. Bei einem häuslichen Arbeitszimmer sind die Voraussetzungen jedoch strenger als bei der reinen Anschaffung von Büroausstattung wie einem Computer oder Büromaterial. Die Absetzbarkeit des Arbeitszimmers hängt stark davon ab, ob Ihnen an anderer Stelle, beispielsweise im Betrieb des Arbeitgebers, kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Das häusliche Arbeitszimmer: Die Kernvoraussetzung

Ein zentrales Kriterium für die steuerliche Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers ist die Bedingung, dass Ihnen für Ihre berufliche oder betriebliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Diese Regelung ist entscheidend und muss vom Steuerzahler belegt werden. Die Art Ihrer Tätigkeit kann bereits ein starkes Indiz dafür sein. Wenn Ihre Arbeit naturgemäß an keinen festen betrieblichen Arbeitsplatz gebunden ist, wie es bei bestimmten Außendiensttätigkeiten der Fall sein kann, ist die Voraussetzung oft erfüllt.

Ein zusätzlicher Nachweis kann eine Bescheinigung Ihres Arbeitgebers sein, die bestätigt, dass Ihnen im Unternehmen kein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Es ist wichtig zu verstehen, was das Finanzamt unter einem 'anderen Arbeitsplatz' versteht. Ein anderer Platz steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie jederzeit für die dienstlich erforderlichen Büroarbeiten auf einen für Sie nutzbaren, büromäßig ausgestatteten Arbeitsplatz zugreifen können.

Üben Sie mehrere berufliche oder betriebliche Tätigkeiten parallel aus, prüft das Finanzamt für jede einzelne Tätigkeit, ob ein anderer Arbeitsplatz vorhanden ist. Die Beurteilung erfolgt somit tätigkeitsbezogen.

Telearbeitsplatz vs. Poolarbeitsplatz

Die Unterscheidung zwischen einem Telearbeitsplatz und einem Poolarbeitsplatz ist für die Absetzbarkeit des häuslichen Arbeitszimmers von Bedeutung.

• Telearbeitsplatz: Wenn Sie einen fest zugewiesenen Telearbeitsplatz zu Hause haben, aber Ihnen im Büro Ihres Arbeitgebers prinzipiell ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, an dem Sie beispielsweise an anderen Tagen arbeiten könnten, sind die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in der Regel nicht absetzbar. Das hat der BFH in einem Urteil vom 26. Februar 2014 (Az. VI R 40/12) klargestellt. Selbst wenn Sie das häusliche Arbeitszimmer an bestimmten Tagen regelmäßig nutzen, steht Ihnen ja ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.
• Poolarbeitsplatz: Anders kann die Situation bei Poolarbeitsplätzen aussehen. Wenn beispielsweise in einem Finanzamt acht Prüfern nur drei Poolarbeitsplätze zur Verfügung stehen, sodass nicht jeder Prüfer jederzeit auf einen eigenen Arbeitsplatz zugreifen kann, können die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer absetzbar sein. Der BFH hat dies in einem Urteil vom 26. Februar 2014 (Az. VI R 37/13) bestätigt. Hier gilt die Argumentation, dass trotz vorhandener Arbeitsplätze im Büro die notwendige Verfügbarkeit für die dienstlichen Büroarbeiten nicht gegeben ist.

Der Höchstbetrag von 1.250 Euro

Sind die Voraussetzungen für das häusliche Arbeitszimmer erfüllt, können die darauf entfallenden Kosten grundsätzlich bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Jahr abgesetzt werden. Dieser Betrag deckt anteilige Kosten wie Miete, Nebenkosten (Heizung, Strom, Wasser), Grundsteuer, Müllgebühren, Versicherungen oder auch Schuldzinsen für ein Darlehen zur Finanzierung der Immobilie ab.

Nutzung für verschiedene Zwecke

Nutzen Sie ein häusliches Arbeitszimmer für mehrere unterschiedliche Tätigkeiten oder Einkunftsarten – zum Beispiel sowohl als Arbeitnehmer als auch als selbstständiger Schriftsteller – müssen Sie die entstandenen Kosten auf die verschiedenen Nutzungen aufteilen. Sie sollten dokumentieren, wie lange Sie den Raum für welche Tätigkeit nutzen. Die Gesamtkosten werden dann entsprechend der zeitlichen Nutzungsanteile auf die jeweiligen Einkunftsarten (z.B. nichtselbstständige Arbeit, selbstständige Tätigkeit) verteilt.

Wichtig ist hierbei, dass der Höchstbetrag von 1.250 Euro nicht etwa pro Einkunftsart gilt oder aufgeteilt werden muss, wenn das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt *der gesamten* beruflichen/betrieblichen Tätigkeit darstellt. Der BFH hat in einem Urteil vom 25. April 2017 (Az. VIII R 52/13) entschieden, dass der Höchstbetrag von 1.250 Euro insgesamt ausgeschöpft werden kann, auch wenn das Arbeitszimmer für mehrere, jeweils dem Grunde nach abzugsfähige Tätigkeiten genutzt wird, für die jeweils die 1.250-Euro-Grenze gilt. Das bedeutet, dass Sie die insgesamt entstandenen Kosten für das Arbeitszimmer bis maximal 1.250 Euro geltend machen können, und diesen Betrag dann einer der Einkunftsarten zuordnen, oder – falls die Kosten höher sind – die tatsächlichen Kosten anteilig den Einkunftsarten zuweisen, wobei der Gesamtbetrag des Abzugs 1.250 Euro nicht übersteigen darf. Eine Aufteilung des Höchstbetrags in Teilhöchstbeträge für jede Einkunftsart ist nicht korrekt.

Sonderfall: Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Tätigkeit

Stellt das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit dar, können die Kosten für das Arbeitszimmer in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden, ohne dass die Begrenzung auf 1.250 Euro greift. Dies ist der Fall, wenn die wesentlichen und prägenden Tätigkeiten im häuslichen Arbeitszimmer verrichtet werden. Beispiele hierfür können freiberufliche Tätigkeiten sein, die überwiegend am Schreibtisch zu Hause stattfinden (z.B. Schriftsteller, Programmierer, Gutachter), oder Tätigkeiten, bei denen zwar Außentermine wahrgenommen werden, die organisatorischen und administrativen Aufgaben, die den Schwerpunkt bilden, aber im häuslichen Arbeitszimmer erledigt werden.

Ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt darstellt, ist eine Frage der Einzelfallprüfung, bei der Art und Umfang der Tätigkeit sowie die tatsächliche Nutzung des Arbeitszimmers eine Rolle spielen.

Wie werden die Kosten in der Steuererklärung angegeben?

Die Geltendmachung der Kosten für das häusliche Arbeitszimmer erfolgt je nach Status des Steuerpflichtigen unterschiedlich:

• Arbeitnehmer: Als Arbeitnehmer tragen Sie die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in der Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ein.
• Selbstständige/Unternehmer: Als Selbstständiger oder Gewerbetreibender zählen die Raumkosten für das häusliche Arbeitszimmer zu den Betriebsausgaben. Diese werden in den entsprechenden Gewinnermittlungsformularen (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz) berücksichtigt.

Auch für Unternehmer, die eigentlich betriebliche Räume angemietet haben, kann unter Umständen ein häusliches Arbeitszimmer absetzbar sein. Der BFH entschied beispielsweise zugunsten eines Logopäden (Urteil vom 22. Februar 2017, Az. III R 9/16), der zwar Praxisräume hatte, diese aber während der üblichen Arbeitszeiten überwiegend von seinen Angestellten genutzt wurden. Für vertrauliche Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeiten stand ihm der Schreibtisch in der Praxis nicht zur Verfügung, weshalb er diese Arbeit zu Hause erledigte. Das Gericht befand, dass ihm die Erledigung dieser Aufgaben in den Praxisräumen – auch außerhalb der Öffnungszeiten – nicht zuzumuten sei. Folglich konnte er die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer bis zum Höchstbetrag von 1.250 Euro absetzen.

Steuerfallen beim Verkauf einer Immobilie mit Arbeitszimmer

Ein wichtiger Punkt, der oft übersehen wird, betrifft den Verkauf einer Immobilie, in der sich ein steuerlich abgesetztes häusliches Arbeitszimmer befindet. Hier können unter bestimmten Umständen Steuerfallen lauern.

Verkaufsgewinn bei Eigennutzung

Befindet sich das Arbeitszimmer in einer selbst genutzten Eigentumswohnung oder einem selbst genutzten Haus, das innerhalb der zehnjährigen Spekulationsfrist verkauft wird, könnte das Finanzamt den auf das Arbeitszimmer entfallenden Anteil des Verkaufsgewinns versteuern wollen. Die Finanzverwaltung vertrat lange die Ansicht, dass die Nutzung als Arbeitszimmer nicht als 'wohnlich' im Sinne der Eigennutzungsausnahme von der Spekulationssteuer gilt. Maßgeblich hierfür wäre das Nutzflächenverhältnis.

Der BFH hat dieser Ansicht jedoch widersprochen (Urteil vom 1. März 2021, Az. IX R 27/19). Für die Ausnahme von der Besteuerung aufgrund von Eigennutzung ist es unerheblich, dass ein kleiner Teil der Eigentumswohnung nur beruflich genutzt wurde. Solange die Immobilie insgesamt im Zeitraum zwischen Anschaffung oder Fertigstellung und Veräußerung durchgehend zu eigenen Wohnzwecken genutzt wurde (oder im Jahr des Verkaufs und in den beiden vorangegangenen Jahren), ist der gesamte Verkaufsgewinn steuerfrei, auch wenn ein Teil als häusliches Arbeitszimmer diente, dessen Kosten abgesetzt wurden.

Arbeitszimmer im Betriebsvermögen

Eine andere und potenziell größere Steuerfalle besteht für Selbstständige und Gewerbetreibende. Gehört das häusliche Arbeitszimmer zum Betriebsvermögen statt zum Privatvermögen, muss der Gewinn aus dem Verkauf dieses Raumes immer versteuert werden, unabhängig von Spekulationsfristen. Die Zuordnung zum Betriebsvermögen kann unfreiwillig geschehen, wenn der Wert des Arbeitszimmers mehr als 20 Prozent des gemeinen Werts des gesamten Grundstücks beträgt oder mehr als 20.500 Euro wert ist (§ 8 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung). Diese Bagatellgrenze kann durch eine Wertsteigerung der Immobilie leicht überschritten werden.

Im Falle eines Hausverkaufs oder einer Betriebsaufgabe muss der anteilige Verkaufserlös des Arbeitszimmers als betrieblicher Gewinn versteuert werden. Vom Verkaufserlös wird hierbei der Restbuchwert abgezogen (Anschaffungskosten minus reguläre Abschreibungen bis zur Betriebsaufgabe oder Entnahme). Selbst wenn die Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer zuvor auf jährlich 1.250 Euro beschränkt waren, findet keine Gewinnkorrektur bezüglich des nicht abzugsfähigen Teils der Abschreibung statt (BFH, Urteil vom 16. Juni 2020, Az. VIII R 15/17). Der steuerpflichtige Veräußerungsgewinn kann dadurch unerwartet hoch ausfallen.

Diese Problematik zeigt, dass ein beschränkt abzugsfähiges Arbeitszimmer beim Hausverkauf oder einer Geschäftsaufgabe zu einer erheblichen Steuerbelastung führen kann. Hingegen ist ein Arbeitszimmer, das den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt und dessen Kosten daher unbegrenzt abzugsfähig waren, in der Regel auch im Veräußerungsfall unproblematischer, da es in diesem Fall meist ohnehin dem Betriebsvermögen zugeordnet ist und die steuerlichen Konsequenzen von vornherein einkalkuliert werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Kann ich Büromöbel absetzen, auch wenn ich kein häusliches Arbeitszimmer absetzen kann?
Antwort: Ja, die Kosten für reine Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Bürostuhl, Computer, Drucker oder Fachliteratur können in der Regel als Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) abgesetzt werden, unabhängig davon, ob die Voraussetzungen für das häusliche Arbeitszimmer erfüllt sind. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) bis zu einem bestimmten Betrag können die Kosten oft sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden. Bei teureren Anschaffungen erfolgt die Abschreibung über die Nutzungsdauer.

Frage: Gilt die 1.250 Euro Grenze auch, wenn ich nur einen Teil des Jahres von zu Hause arbeite?
Antwort: Ja, der Höchstbetrag von 1.250 Euro ist ein Jahresbetrag und gilt auch, wenn das Arbeitszimmer nicht das ganze Jahr über genutzt wurde oder die Voraussetzungen nur für einen Teil des Jahres erfüllt waren. Der Betrag wird nicht gezwölftelt. Haben Sie also beispielsweise nur für sechs Monate die Voraussetzungen erfüllt und die Kosten betrugen in dieser Zeit 800 Euro, können Sie 800 Euro absetzen. Betrugen die Kosten 1.500 Euro, können Sie maximal 1.250 Euro absetzen.

Frage: Muss das Arbeitszimmer ein separater Raum sein?
Antwort: Ja, für die steuerliche Anerkennung als häusliches Arbeitszimmer muss es sich um einen separaten Raum handeln, der nahezu ausschließlich für berufliche oder betriebliche Zwecke genutzt wird. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer oder Schlafzimmer wird vom Finanzamt in der Regel nicht als Arbeitszimmer anerkannt. Der Raum muss baulich abgetrennt sein und darf nicht gleichzeitig privat genutzt werden, auch nicht zu einem geringen Teil. Die private Mitbenutzung, selbst wenn sie nur gelegentlich erfolgt, führt zur Versagung des Abzugs.

Frage: Wie weise ich die Kosten für das Arbeitszimmer nach?
Antwort: Sie müssen die anteiligen Kosten für das Arbeitszimmer berechnen und dem Finanzamt darlegen. Hierfür benötigen Sie Nachweise über die Gesamtkosten des Hauses oder der Wohnung (Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Rechnungen für Reparaturen etc.). Der auf das Arbeitszimmer entfallende Anteil wird in der Regel nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche berechnet. Bei Eigentum kommen noch anteilige Kosten für Grundsteuer, Versicherungen, Schuldzinsen etc. hinzu.

Frage: Was passiert, wenn das Finanzamt mein Arbeitszimmer nicht anerkennt?
Antwort: Wenn das Finanzamt die Voraussetzungen für das häusliche Arbeitszimmer nicht als erfüllt ansieht, können die darauf entfallenden Raumkosten nicht abgesetzt werden. Kosten für reine Arbeitsmittel wie Computer oder Möbel, die auch ohne anerkanntes Arbeitszimmer beruflich notwendig sind, können aber weiterhin geltend gemacht werden. Gegen einen ablehnenden Bescheid des Finanzamts können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen.

Die steuerliche Behandlung des häuslichen Arbeitszimmers und der Büroausstattung ist ein komplexes Thema, das eine sorgfältige Prüfung der individuellen Situation erfordert. Die Kenntnis der aktuellen Rechtsprechung des BFH ist dabei unerlässlich, um Steuervorteile optimal zu nutzen und Fallstricke zu vermeiden.

Wenn du mehr spannende Artikel wie „Büroausstattung absetzen: So geht's steuerlich“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!