Büromaterial & Möbel steuerlich absetzen

Die Arbeit verändert sich, und mit ihr die Anforderungen an unseren Arbeitsplatz. Immer mehr Menschen arbeiten zumindest teilweise im Homeoffice oder sind als Selbstständige tätig. Das bringt nicht nur Flexibilität, sondern auch Kosten mit sich – für Büromaterial, Technik und Möbel. Die gute Nachricht: Viele dieser Ausgaben können Sie steuerlich geltend machen und so Ihre Steuerlast senken. Besonders interessant ist dabei die Frage, ob auch gebraucht gekaufte Gegenstände absetzbar sind. Die Antwort lautet: Ja, das ist oft möglich!

In diesem Artikel beleuchten wir, welche Büroartikel und Möbel Sie von der Steuer absetzen können, welche Regeln dabei gelten, und worauf Sie achten müssen, insbesondere wenn Sie gebrauchte Gegenstände erwerben.

Was sind „Arbeitsmittel“ im steuerlichen Sinne?

Im Steuerrecht werden Gegenstände, die Sie zur Ausübung Ihres Berufs oder Ihrer selbstständigen Tätigkeit benötigen, als Arbeitsmittel bezeichnet. Dazu zählen eine Vielzahl von Dingen, angefangen bei den klassischen Büroartikeln bis hin zu komplexer Technik und Möbeln. Ob ein Gegenstand als Arbeitsmittel gilt, hängt von seiner Funktion und Nutzung ab. Das Finanzamt prüft, ob der Gegenstand überwiegend, also zu mehr als 50%, beruflich oder betrieblich genutzt wird.

Typische Beispiele für Arbeitsmittel sind:

• Schreibwaren (Stifte, Papier, Notizblöcke)
• Büromöbel (Schreibtisch, Bürostuhl, Regal, Lampen)
• Technische Geräte (Laptop, PC, Monitor, Drucker, Tastatur, Maus)
• Software
• Fachliteratur
• Aktentaschen, Werkzeugkoffer (wenn beruflich benötigt)

Die Kosten für diese Arbeitsmittel können Sie grundsätzlich steuerlich absetzen. Wie genau das funktioniert, hängt von der Art des Gegenstands, seinem Wert und vor allem von der Art Ihrer Tätigkeit (Arbeitnehmer oder Selbstständiger) und der Nutzung (rein beruflich oder auch privat) ab.

Laptop, PC und Zubehör steuerlich absetzen

Ein Laptop oder PC ist heutzutage für die meisten Berufe und Tätigkeiten unverzichtbar. Daher zählt er klar zu den Arbeitsmitteln. Die Kosten für den Erwerb können Sie unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen.

Entscheidend ist hierbei der Nutzungsanteil: Nutzen Sie den Laptop zu mehr als 90% beruflich oder betrieblich, können Sie die Anschaffungskosten in der Regel vollständig steuerlich geltend machen. Das Finanzamt geht dann von einer fast ausschließlichen beruflichen Nutzung aus.

Was aber, wenn Sie den Laptop auch privat nutzen? Wenn die private Nutzung 10% übersteigt, ist nur eine anteilige Absetzung möglich. Sie müssen dann den beruflichen Nutzungsanteil schätzen oder, im Idealfall, nachweisen (z.B. durch ein Nutzungsprotokoll über einen repräsentativen Zeitraum). Nutzen Sie den Laptop beispielsweise zu 70% beruflich und zu 30% privat, können Sie auch nur 70% der Kosten absetzen.

Können Sie keinen genauen Nachweis erbringen, akzeptiert das Finanzamt oft eine pauschale Aufteilung von 50/50. Das bedeutet, Sie können immerhin noch 50% der Anschaffungskosten steuerlich geltend machen. Diese pauschale Regelung ist oft eine pragmatische Lösung, wenn eine genaue Dokumentation des Nutzungsverhaltens zu aufwendig wäre.

Ein Sonderfall liegt vor, wenn Ihnen bereits ein privater Laptop oder PC zur Verfügung steht und Sie einen zusätzlichen Laptop ausschließlich für berufliche Zwecke anschaffen. In diesem Fall kann es einfacher sein, dem Finanzamt eine 100%ige berufliche Nutzung des neuen Geräts glaubhaft zu machen.

Auch Zubehör für Ihren Computer, wie z.B. ein Monitor, eine Tastatur, eine Maus oder ein Drucker, sowie benötigte Software fallen unter die Arbeitsmittel und können unter den gleichen Bedingungen (Nutzungsanteil) abgesetzt werden.

Was gilt für gebrauchte Laptops und PCs?

Hier kommt die gute Nachricht: Ob der Laptop oder PC neu oder gebraucht gekauft wurde, spielt für die steuerliche Absetzbarkeit keine Rolle. Entscheidend sind die tatsächlichen Kosten, die Ihnen entstanden sind, und der berufliche Nutzungsanteil. Wenn Sie einen gebrauchten Laptop kaufen, können Sie den gezahlten Preis (inklusive eventueller Reparaturkosten, die direkt nach dem Kauf anfallen, um das Gerät nutzbar zu machen) unter den oben genannten Regeln absetzen.

Wichtig ist auch hier, dass Sie den Kauf belegen können. Bei einem Kauf von einem Händler erhalten Sie eine Rechnung. Kaufen Sie von einer Privatperson, sollten Sie unbedingt einen schriftlichen Kaufvertrag oder zumindest eine Quittung aufsetzen, aus der der Kaufgegenstand, der Kaufpreis, das Datum und die Personalien von Käufer und Verkäufer hervorgehen.

Laptops für Mitarbeiter

Stellen Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern Laptops oder PCs zur Verfügung, um ihre Arbeit zu erledigen, können Sie die Kosten dafür in der Regel zu 100% als Betriebsausgaben absetzen. Das Finanzamt geht bei vom Arbeitgeber gestellten Arbeitsmitteln grundsätzlich von einer rein betrieblichen Nutzung aus. Dies ist eine klare und vorteilhafte Regelung für Unternehmen.

Büromöbel für das Homeoffice steuerlich absetzen

Mit der Zunahme des Homeoffice ist auch die Frage nach der Absetzbarkeit der Büroausstattung zu Hause wichtiger geworden. Ein zentrales Element des Homeoffice ist der Schreibtisch, aber auch Bürostühle, Regale oder Lampen sind essenziell für einen funktionierenden Arbeitsplatz.

Ein Schreibtisch gilt, ebenso wie ein Laptop, als unverzichtbares Arbeitsmittel für die Arbeit im Büro oder Homeoffice. Die Kosten dafür können Sie steuerlich geltend machen.

Die Absetzbarkeit von Büromöbeln im Homeoffice ist allerdings eng mit den Regeln für das häusliche Arbeitszimmer verknüpft. Wenn Sie ein separates Zimmer in Ihrer Wohnung oder Ihrem Haus haben, das Sie ausschließlich und nahezu ausschließlich für Ihre berufliche oder betriebliche Tätigkeit nutzen, können Sie die Kosten für dieses Arbeitszimmer sowie die darin befindlichen Arbeitsmittel (wie Schreibtisch, Stuhl, Regal) in voller Höhe absetzen (bis zu einem Höchstbetrag, falls es nicht den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bildet, oder unbegrenzt, wenn es der Mittelpunkt ist).

Die ausschließliche Nutzung ist hierbei der Knackpunkt. Das Finanzamt prüft sehr genau, ob das Zimmer wirklich nur für die Arbeit genutzt wird. Steht darin z.B. auch ein Gästebett, ein Fernseher zur privaten Nutzung oder private Fitnessgeräte, wird das Finanzamt die Absetzbarkeit des Arbeitszimmers und der darin befindlichen Möbel wahrscheinlich ablehnen.

Was, wenn Sie kein separates Arbeitszimmer haben oder das Zimmer nicht die strengen Kriterien der ausschließlichen Nutzung erfüllt? Viele Arbeitnehmer nutzen einen Arbeitsplatz in einem anderen Raum (z.B. im Wohnzimmer oder Schlafzimmer), der nicht die Voraussetzungen eines häuslichen Arbeitszimmers erfüllt. In diesem Fall können Sie zwar nicht die Raumkosten (Miete, Heizung etc.) absetzen, aber die Kosten für die Arbeitsmittel, die Sie dort nutzen – vorausgesetzt, diese werden überwiegend (mehr als 50%) beruflich genutzt. Dies gilt insbesondere für mobile Arbeitsmittel wie Laptops. Für Möbel wie einen Schreibtisch oder Bürostuhl, die fest an einem Platz stehen, ist die Absetzbarkeit außerhalb eines anerkannten Arbeitszimmers schwieriger, aber nicht unmöglich, wenn Sie glaubhaft machen können, dass diese Gegenstände ausschließlich oder fast ausschließlich für Ihre berufliche Tätigkeit an diesem Platz genutzt werden.

Können gebrauchte Büromöbel abgesetzt werden?

Auch hier gilt: Ja, absolut! Genau wie bei Laptops macht es für die steuerliche Absetzbarkeit von Büromöbeln keinen Unterschied, ob Sie einen neuen Schreibtisch oder einen gebrauchten Bürostuhl kaufen. Die Kosten, die Ihnen tatsächlich entstanden sind, sind relevant. Das Kriterium ist die ausschließliche berufliche Nutzung im Rahmen eines anerkannten Arbeitszimmers oder die überwiegend berufliche Nutzung als Arbeitsmittel.

Der Kaufpreis eines gebrauchten Möbels ist in der Regel geringer als der eines neuen, was Ihre sofortige finanzielle Belastung reduziert. Steuerlich wird dieser geringere Preis dann als Bemessungsgrundlage für den Abzug angesetzt. Auch hier ist die Dokumentation des Kaufs wichtig, insbesondere bei Käufen von Privatpersonen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und Abschreibung (AfA)

Wie die Kosten für Arbeitsmittel steuerlich geltend gemacht werden, hängt maßgeblich von ihrem Wert ab. Hier unterscheidet das Steuerrecht zwischen geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) und Wirtschaftsgütern, die über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden müssen (AfA - Absetzung für Abnutzung).

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein beweglicher, abnutzbarer Gegenstand des Anlagevermögens, der selbstständig nutzbar ist und bestimmte Wertgrenzen nicht überschreitet. Aktuell liegt die Grenze für GWG bei 800 Euro netto (also ohne Umsatzsteuer). Liegt der Kaufpreis eines Arbeitsmittels (egal ob neu oder gebraucht) unter oder genau bei dieser Grenze, können Sie die Kosten im Jahr des Kaufs in der Regel vollständig und sofort absetzen.

Beispiele für typische GWG im Bürokontext: Stifte, Notizblöcke (oft als Verbrauchsmaterial direkt absetzbar, unabhängig von GWG), eine Maus, eine Tastatur, eine einzelne Lampe, ein günstiger Bürostuhl, eventuell ein kleiner Drucker oder Monitor, abhängig vom Preis.

Liegt der Kaufpreis eines Arbeitsmittels (wie z.B. ein teurer Laptop, ein hochwertiger Schreibtisch oder ein Multifunktionsdrucker) über 800 Euro netto, muss der Betrag über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Gegenstands verteilt abgeschrieben werden (AfA). Das bedeutet, Sie können jedes Jahr nur einen Teil der Kosten steuerlich geltend machen. Die Finanzverwaltung veröffentlicht AfA-Tabellen, die die üblichen Nutzungsdauern für verschiedene Wirtschaftsgüter festlegen:

• Laptops, PCs und Zubehör: Die Nutzungsdauer wurde kürzlich auf 1 Jahr verkürzt. Das bedeutet, auch teurere Geräte können oft im Jahr des Kaufs oder im Folgejahr vollständig abgeschrieben werden.
• Büromöbel (Schreibtisch, Stuhl, Regal): Die übliche Nutzungsdauer beträgt hier 13 Jahre. Das bedeutet, Sie können pro Jahr nur 1/13 der Kosten absetzen.

Die Regeln für GWG und AfA gelten für neue und gebrauchte Arbeitsmittel gleichermaßen. Die Bemessungsgrundlage ist immer der tatsächliche Kaufpreis (netto, falls Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sonst brutto).

Wo tragen Sie die Kosten in der Steuererklärung ein?

Wo Sie die Kosten für Ihre Arbeitsmittel in der Steuererklärung angeben, hängt davon ab, ob Sie Arbeitnehmer oder Selbstständiger sind:

• Als Arbeitnehmer geben Sie die Kosten als Werbungskosten an. Diese werden in der Anlage N Ihrer Steuererklärung eingetragen. Es gibt spezielle Zeilen für Arbeitsmittel oder Fortbildungskosten, je nachdem, wie das Finanzamt die Ausgaben einordnet. Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und die darin befindlichen Arbeitsmittel haben separate Felder, ebenfalls in der Anlage N.
• Als Selbstständiger oder Gewerbetreibender geben Sie die Kosten als Betriebsausgaben an. Diese mindern direkt Ihren steuerpflichtigen Gewinn. Die Einträge erfolgen in Ihrer Gewinnermittlung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz).

Unabhängig davon, ob Sie Arbeitnehmer oder Selbstständiger sind, ist es unerlässlich, dass Sie Belege für Ihre Ausgaben aufbewahren. Das Finanzamt kann diese jederzeit anfordern.

Wichtige Punkte für die Absetzbarkeit im Überblick

Zusammenfassend sind dies die wichtigsten Punkte, die Sie beachten müssen, wenn Sie Büroartikel, Möbel oder Technik steuerlich absetzen möchten:

• Der Gegenstand muss überwiegend (mehr als 50%) oder ausschließlich (für Homeoffice-Möbel im Arbeitszimmer) beruflich/betrieblich genutzt werden.
• Auch gebrauchte Gegenstände sind absetzbar. Der Kaufpreis ist die Basis für die steuerliche Geltendmachung.
• Bei gemischter Nutzung (beruflich und privat) ist nur der berufliche Anteil absetzbar. Dokumentieren Sie die Nutzung oder nutzen Sie die 50/50-Pauschale.
• Gegenstände bis 800 Euro netto sind in der Regel als GWG sofort absetzbar.
• Gegenstände über 800 Euro netto müssen über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden (AfA). Die Nutzungsdauer für Computer/Laptops ist oft 1 Jahr, für Möbel 13 Jahre.
• Bewahren Sie alle Kaufbelege (Rechnungen, Quittungen, Kaufverträge bei Privatkäufen) sorgfältig auf.
• Als Arbeitnehmer tragen Sie die Kosten als Werbungskosten in der Anlage N ein, als Selbstständiger als Betriebsausgaben in Ihrer Gewinnermittlung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier beantworten wir einige häufige Fragen zum Thema:

Kann ich einen gebrauchten Schreibtisch absetzen?

Ja. Wenn der Schreibtisch überwiegend oder ausschließlich für Ihre berufliche Tätigkeit genutzt wird (insbesondere im Rahmen eines anerkannten häuslichen Arbeitszimmers), können Sie die Kosten dafür absetzen. Ob er neu oder gebraucht ist, spielt keine Rolle. Entscheidend ist der gezahlte Preis.

Muss ich die berufliche Nutzung nachweisen?

Ja. Insbesondere bei Gegenständen, die auch privat genutzt werden könnten (wie Laptops oder Handys), verlangt das Finanzamt einen Nachweis oder zumindest eine glaubhafte Schätzung des beruflichen Nutzungsanteils. Bei Laptops wird oft die 50/50-Pauschale akzeptiert, wenn kein genauer Nachweis möglich ist.

Gilt die 1-Jahres-Abschreibung auch für gebrauchte Laptops?

Ja. Die verkürzte Nutzungsdauer von einem Jahr gilt für alle Computerhardware, unabhängig davon, ob sie neu oder gebraucht gekauft wurde.

Kann ich auch Büromaterial wie Stifte und Papier absetzen?

Ja. Kleinere Verbrauchsmaterialien wie Stifte, Papier, Druckerpatronen etc., die für die berufliche Tätigkeit benötigt werden, können Sie in der Regel direkt als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder Betriebsausgaben (Selbstständiger) absetzen. Hier gibt es keine GWG-Grenze, da es sich nicht um Anlagevermögen handelt.

Was ist, wenn ich Büromöbel von Privat kaufe?

Auch diese Kosten sind absetzbar, wenn die Möbel beruflich genutzt werden. Sie benötigen jedoch einen Nachweis über den Kauf. Ein schriftlicher Kaufvertrag oder eine Quittung mit Datum, Betrag, Gegenstand und den Namen/Unterschriften von Käufer und Verkäufer ist hierfür unerlässlich.

Kann ich meinen Küchentisch absetzen, wenn ich daran im Homeoffice arbeite?

Nein, in der Regel nicht. Möbel, die offensichtlich auch privat genutzt werden (wie ein Küchentisch), gelten nicht als spezifische Arbeitsmittel. Nur Möbel, die klar dem Arbeitsbereich zuzuordnen sind (z.B. ein dedizierter Schreibtisch, ein Bürostuhl), können abgesetzt werden, und selbst dann gelten die Regeln für das Arbeitszimmer oder die überwiegend berufliche Nutzung.

Muss ich bei gebrauchten Artikeln die frühere Nutzung nachweisen?

Nein. Das Finanzamt interessiert sich nur für Ihre Nutzung ab dem Zeitpunkt des Kaufs und die Kosten, die Ihnen entstanden sind.

Fazit

Die steuerliche Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln bietet eine attraktive Möglichkeit, Ihre Steuerlast zu senken. Dies gilt ausdrücklich auch für gebraucht gekaufte Gegenstände wie Laptops, PCs und Büromöbel. Wichtig ist stets die berufliche oder betriebliche Nutzung und die korrekte Dokumentation Ihrer Ausgaben. Berücksichtigen Sie die Regeln für private Nutzung, die Kriterien für das häusliche Arbeitszimmer sowie die Unterscheidung zwischen GWG und AfA.

Auch wenn dieser Artikel einen Überblick bietet, ist jeder Fall individuell. Bei komplexen Sachverhalten oder Unsicherheiten ist es immer ratsam, professionellen Rat bei einem Steuerberater einzuholen.

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