Kassenbon Pflicht: Was muss drauf stehen?

Für Unternehmen, die Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen und dafür ein elektronisches Kassensystem nutzen, ist der Kassenbon ein zentrales Dokument. Er ist nicht nur ein einfacher Nachweis über einen Kauf, sondern unterliegt strengen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere in Deutschland. Die Pflicht zur Ausstellung eines Kassenbons, oft auch als Kassenzettel bezeichnet, ist im § 146a Abs. 2 der Abgabenordnung (AO) verankert. Dies betrifft jeden, der eine elektronische Registrierkasse oder ein digitales Kassensystem einsetzt. Der Bon muss dem Kunden direkt bei der Bezahlung zur Verfügung gestellt werden. Diese Belegausgabepflicht wurde eingeführt, um die Transparenz im Geschäftsverkehr zu erhöhen und Steuerhinterziehung entgegenzuwirken.

Die Abgabenordnung schreibt übrigens im § 146 auch den Einsatz einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor. Diese TSE dient dazu, Kassenvorgänge fälschungssicher zu machen. Auch wenn die TSE eher im Hintergrund agiert, ist ihre Existenz und korrekte Funktion eine wichtige Voraussetzung für die ordnungsgemäße Belegerstellung.

Es gibt allerdings auch Ausnahmen von der Belegausgabepflicht. Eine mögliche Ausnahme kann für Verkäufe an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gelten, wenn die zuständige Finanzbehörde nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen eine Befreiung erteilt hat. Ob eine solche Befreiung infrage kommt, muss individuell mit der Finanzbehörde geklärt werden. Wer noch eine sogenannte offene Ladenkasse verwendet, ist ebenfalls von der Belegausgabepflicht ausgenommen. Es ist wichtig zu betonen, dass Kunden nicht verpflichtet sind, den Kassenbon mitzunehmen oder aufzubewahren. Trotzdem muss der Beleg vom Verkäufer immer erstellt werden, auch wenn der Kunde ihn ablehnt. Das bedeutet jedoch nicht zwingend, dass er gedruckt werden muss; digitale Lösungen sind hier eine moderne Alternative.

Was unterscheidet Kassenbon und Quittung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Kassenbon, Kassenzettel und Quittung oft synonym verwendet. Rechtlich gibt es jedoch einen Unterschied. Der Kassenbon ist ein automatisches Druckerzeugnis einer Registrierkasse oder eines Kassensystems, das die Details eines einzelnen Verkaufs festhält. Er dient als Nachweis über den Kauf. Eine Quittung im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ist dagegen eine Bestätigung über den Empfang einer Leistung (meist Geld). Sie erfordert die namentliche Angabe des Ausstellers und dessen Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein einfacher Kassenbon erfüllt diese strengen Anforderungen an eine Quittung meist nicht.

Für die meisten alltäglichen Käufe im Einzelhandel, in Supermärkten oder in der Gastronomie ist der Kassenbon jedoch der gängige und ausreichende schriftliche Nachweis. Moderne Kassensysteme führen einen Kontrollstreifen (heute meist digital), der die Tagesumsätze aller erstellten Belege zusammenfasst.

Welche Angaben müssen auf dem Kassenbon stehen?

Die gesetzlichen Anforderungen an den Inhalt eines Kassenbons sind detailliert geregelt. Es gibt Mindestangaben, die je nach Gesamtbetrag des Belegs und verwendetem Kassensystem variieren können. Die grundlegenden Anforderungen für sogenannte Kleinbetragsrechnungen (bis zu 250 Euro inklusive Umsatzsteuer), die ein Kassenbon erfüllen kann, sind in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) festgelegt:

• Vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (des Verkäufers).
• Das Ausstellungsdatum des Belegs.
• Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
• Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe (Bruttobetrag im Einzelhandel).
• Der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Zusätzlich zu diesen UStDV-Anforderungen, die einen Kassenbon als Kleinbetragsrechnung qualifizieren, verlangt die KassenSicherungsverordnung (KassenSichV), die seit dem 1. Januar 2020 für elektronische Aufzeichnungssysteme gilt, weitere spezifische Angaben auf dem Beleg. Diese zusätzlichen Informationen dienen der Nachprüfbarkeit der Kassenvorgänge durch die Finanzverwaltung:

• Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung. (Bei einer vorangegangenen Bestellung, z.B. in der Gastronomie, auch der Startzeitpunkt der ersten Bestellung).
• Die Transaktionsnummer.
• Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. (Dies wiederholt die UStDV-Anforderung, aber im Kontext der KassenSichV-Details).
• Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE).
• Der Signaturzähler der Kasse bzw. des Sicherheitsmoduls.
• Der Prüfwert der Rechnung.

Diese KassenSichV-spezifischen Werte müssen als Text- und Zahlenkombination auf den Beleg gedruckt oder digital bereitgestellt werden. Oft werden sie zusätzlich in Form eines QR-Codes auf dem Kassenbon abgebildet. Die Verwendung eines QR-Codes ist nicht verpflichtend, kann aber eine Kassennachschau durch die Finanzbehörden erheblich vereinfachen, da alle relevanten Transaktionsinformationen schnell digital erfasst werden können. Für Unternehmer, die ein neues Kassensystem anschaffen, ist es entscheidend, darauf zu achten, dass das System alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllt und diese Pflichtangaben korrekt auf den Bon bringt.

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben ist es üblich und oft praktisch, weitere Informationen auf dem Bon zu vermerken, wie zum Beispiel die Art der Zahlung (Bar, Karte, etc.). Dies hilft bei der internen Abwicklung und kann im Falle einer Reklamation nützlich sein, um beispielsweise eine Rückerstattung über die gleiche Zahlungsart vorzunehmen.

Das Format des Kassenbons und seine Tücken

Kassenbons werden typischerweise auf schmalen Endlosrollen aus Thermopapier gedruckt. Gängige Breiten sind 57 mm oder 80 mm. Der Druck erfolgt mittels Thermodirektdruck, der robuste und wartungsarme Bondrucker ermöglicht. Allerdings hat Thermopapier auch Nachteile: Es altert relativ schnell. Das Schriftbild kann unter Licht- und Wärmeeinfluss verblassen oder durch Kontakt mit bestimmten Stoffen unleserlich werden. Dies ist insbesondere relevant, da Kassenbons, die als Kleinbetragsrechnung dienen, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Ein weiteres wichtiges Thema im Zusammenhang mit Thermopapier ist die Verwendung von Chemikalien wie Bisphenol A (BPA). BPA kann bei Hautkontakt über das Papier aufgenommen werden und gilt als gesundheitsschädlich. Seit Januar 2020 ist die Verwendung von BPA in Thermopapier in Konzentrationen von mehr als 0,02 % in der EU verboten. Als Alternativen kommen nun andere Bisphenole oder Stoffe wie Pergafast 201 und D8 zum Einsatz. Beim Einkauf von Kassenrollen ist es daher ratsam, auf BPA-freie Produkte zu achten, um die Gesundheit von Mitarbeitern und Kunden zu schützen.

Der digitale Kassenbon (eBon)

Mit der zunehmenden Digitalisierung und als Reaktion auf die Belegausgabepflicht (oft auch als „Bonpflicht“ bezeichnet, obwohl es sich nicht um eine Pflicht zur Mitnahme für den Kunden handelt) hat der digitale Kassenbon, auch eBon genannt, an Popularität gewonnen. Er bietet eine nachhaltige Alternative zum Papierbon und erleichtert die Aufbewahrung für den Kunden.

Digitale Kassenbons können auf verschiedene Weise bereitgestellt werden:

• QR-Code-Scan: Nach der Bezahlung wird ein QR-Code auf dem Kassendisplay angezeigt. Kunden scannen diesen Code mit ihrem Smartphone oder einer speziellen Kassenbon-App. Der Beleg öffnet sich dann digital und kann gespeichert werden.
• Händler-Apps: Viele Einzelhändler integrieren den digitalen Kassenbon in ihre eigenen Kunden-Apps. Der Beleg wird nach dem Kauf automatisch in der App bereitgestellt.
• E-Mail-Versand: Einige Kassensysteme bieten an, den digitalen Kassenbon per E-Mail an den Kunden zu senden.

Unabhängige Startups haben ebenfalls Apps entwickelt, die das Empfangen, Sammeln und Organisieren digitaler Kassenbons erleichtern. Viele dieser Apps können auch gedruckte Bons scannen und digitale Haushaltsbücher oder Cashback-Funktionen anbieten. Der digitale Kassenbon ermöglicht es, alle relevanten Informationen einer Transaktion auf einen Blick zu erhalten, was die Verwaltung für den Kunden vereinfacht und Papier spart.

Kassenbon als Nachweis bei Reklamation oder Umtausch

Eine häufige Frage betrifft die Notwendigkeit des Kassenbons bei Reklamationen oder Umtausch. Verkäufer fragen oft nach dem Bon, um den Kauf in ihrem Geschäft nachzuweisen. Rechtlich ist es so, dass der Kassenbon zwar ein sehr guter, aber nicht der einzige Nachweis für den Kauf ist. Bei der Geltendmachung von Gewährleistungs- oder Garantieansprüchen muss der Käufer den Erwerb des Gegenstandes beweisen. Dies kann auch durch andere Mittel geschehen, wie zum Beispiel einen Kontoauszug oder den Beleg einer Kartenzahlung. Eine anderweitige Vereinbarung, die den Käufer unangemessen benachteiligt (z.B. in Allgemeinen Geschäftsbedingungen), ist unwirksam.

Verkäufer dürfen die Bedingung der Kassenbon-Vorlage nur dann stellen, wenn sie nicht gesetzlich zum Umtausch verpflichtet sind und aus Kulanz handeln. Bei steuerlich relevanten Ausgaben, wie zum Beispiel Bewirtungsaufwendungen, ist der Kassenbon oder eine andere maschinell erstellte Rechnung, die den umsatzsteuerlichen Vorschriften genügt, zwingend notwendig, um die Aufwendungen steuerlich absetzen zu können.

Aufbewahrungspflichten für Kassenbons

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt in Deutschland grundsätzlich zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 AO). Dies gilt auch für Kassenbons, wenn sie als Nachweis für steuerlich relevante Vorgänge dienen. Für den Unternehmer bedeutet dies, dass er ein Rechnungsdoppel (eine Kopie des ausgestellten Bons) aufbewahren muss. Kunden, die einen Kassenbon als Kleinbetragsrechnung für ihr Unternehmen erhalten, müssen diesen ebenfalls zehn Jahre lang aufbewahren. Bei Bons auf Thermopapier ist hier besondere Sorgfalt geboten, da diese zum Verblassen neigen. Um die Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum zu gewährleisten, wird empfohlen, solche Bons zu kopieren oder zu digitalisieren.

Internationale Perspektive

Die Belegausgabepflicht ist kein rein deutsches Phänomen. Viele andere EU-Mitgliedstaaten wie Italien, Österreich, Portugal, Schweden, Slowenien und die Tschechische Republik haben ähnliche Regelungen eingeführt, um die Transparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Allerdings gibt es internationale Unterschiede im Detail. Frankreich hat beispielsweise die Pflicht zum automatischen Ausdruck für Kleinbeträge gelockert. In angelsächsischen Ländern hat der „receipt“ oder „sales check“ eine ähnliche Funktion als Kaufnachweis, aber die rechtlichen Anforderungen an den Inhalt können abweichen. In den USA werden Verkaufspreise oft netto ausgewiesen und die Umsatzsteuer erst auf dem Bon hinzugefügt.

Zusammenfassung

Der Kassenbon ist ein unverzichtbares Dokument im modernen Geschäftsverkehr mit elektronischen Kassensystemen. Er unterliegt detaillierten gesetzlichen Anforderungen, die von der Abgabenordnung und der KassenSicherungsverordnung festgelegt werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme alle erforderlichen Angaben korrekt auf dem Bon ausweisen. Die Entwicklung hin zum digitalen Kassenbon bietet praktische Vorteile für Kunden und kann zur Nachhaltigkeit beitragen. Obwohl der Bon oft bei Umtausch oder Reklamation verlangt wird, ist er nicht immer der einzig gültige Kaufnachweis. Die ordnungsgemäße Erstellung und Aufbewahrung von Kassenbons ist essenziell für eine korrekte Buchführung und die Einhaltung steuerrechtlicher Pflichten. Die Auswahl eines geeigneten Kassensystems und der passenden Bonrollen (im Idealfall BPA-frei) sind somit wichtige Entscheidungen für jeden Unternehmer.

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