Bester Büroshop: Studie enthüllt Sieger

Die Suche nach dem passenden Online-Shop für Bürobedarf kann angesichts der Vielzahl an Anbietern, die mit attraktiven Preisen und schnellen Lieferzeiten werben, durchaus herausfordernd sein. Ob Sie Papier, Ordner, Möbel oder Toner benötigen, die Auswahl ist riesig. Doch welcher Shop hält wirklich, was er verspricht? Bietet er nicht nur günstige Produkte, sondern auch eine angemessene Beratung und einen zuverlässigen Service? Um Licht ins Dunkel zu bringen, hat die Deutsche Gesellschaft für Verbraucherstudien (DtGV) in Zusammenarbeit mit N24 neun führende Online-Shops für Bürobedarf eingehend untersucht. Die Ergebnisse dieser Studie liefern wertvolle Erkenntnisse für alle, die ihren Bürobedarf online bestellen möchten.

Im Fokus der Untersuchung standen verschiedene Aspekte, die für Kunden beim Online-Einkauf von Bedeutung sind. Die Tester bewerteten die Preise der Produkte und die anfallenden Versandkosten, die Breite und Tiefe des Produktsortiments, die Benutzerfreundlichkeit der Webshops, die Zuverlässigkeit des Lieferservices und die Abwicklung von Retouren sowie die Qualität des Kundendienstes. Neun bekannte Anbieter wurden in die Tests einbezogen, darunter Büromarkt Böttcher AG, büroshop24, eOffice24, office discount, OTTO Office, Printus, Schäfer Shop, Staples und Viking.

Die Testkriterien wurden in fünf Hauptbereiche unterteilt, denen unterschiedliche Gewichtungen für das Gesamtergebnis zugewiesen wurden, um ihre jeweilige Bedeutung für den Kunden widerzuspiegeln:

• Preise: Wie hoch sind die Preise für Büromaterial, Büromöbel und Bürotechnik sowie die Versandkosten? Dieser Faktor machte den größten Anteil aus (40% des Gesamtwertes).
• Produktvielfalt: Wie breit ist das angebotene Spektrum an Produkten in den verschiedenen Kategorien? Dies wurde mit 20% des Gesamtwertes berücksichtigt.
• Benutzerfreundlichkeit: Wie einfach und intuitiv sind der Webshop und der gesamte Bestellvorgang gestaltet? Dieser Aspekt trug 10% zum Gesamtwert bei.
• Lieferung & Retoure: Wie zuverlässig erfolgt die Lieferung und wie unkompliziert ist die Abwicklung von Rücksendungen? Dieser Bereich wurde ebenfalls mit 20% gewichtet.
• Kundendienst: Wie freundlich, zuvorkommend, umfassend und kompetent ist die Beratung durch die Mitarbeiter? Dieser Servicefaktor machte 10% des Gesamtwertes aus.

Die Bewertung in den Kategorien Preise, Produktvielfalt und Benutzerfreundlichkeit erfolgte durch eine detaillierte Analyse von Experten. Um die praktischen Aspekte wie Lieferung, Retoure und Kundendienst zu testen, führten geschulte Tester bei jedem der neun Anbieter Testbestellungen durch, inklusive anschließender Rücksendungen (Retouren). Darüber hinaus wurde der Kundendienst durch verdeckte Tester auf die Probe gestellt, die unterschiedliche Anfragen stellten – zehn Mal per E-Mail und fünf Mal telefonisch bei jedem Anbieter.

Erhebliche Preisunterschiede zwischen den Anbietern

Einer der auffälligsten Punkte der Studie waren die Preisunterschiede. Für die Preisanalyse wurden insgesamt 60 verschiedene Artikel aus den Bereichen Büromaterial (sowohl Eigenmarken als auch Produkte bekannter Marken), Tinte & Toner, Büromöbel und Bürotechnik verglichen. Die Ergebnisse zeigten, dass Kunden im Durchschnitt ein Einsparpotenzial von beachtlichen 44% nutzen können, wenn sie die Preise vergleichen. Bei einzelnen Produkten fielen die Preisunterschiede zwischen dem günstigsten und dem teuersten Shop sogar noch drastischer aus und erreichten bis zu 87%.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht dies: Eine Packung Kopierpapier (500 Blatt, DIN A4, 80g/m², weiß) kostete beim günstigsten Anbieter lediglich 1,99 € zzgl. MwSt., während der teuerste Shop dafür 5,49 € verlangte. Auch bei größeren Bestellmengen zeigten sich deutliche Unterschiede. Für 40 Ordner (DIN A4, breit) reichten die Preise von 25,98 € bis 42,80 €. Doch nicht nur bei Verbrauchsmaterialien, sondern auch bei Büromöbeln und Bürotechnik fielen die Preisunterschiede ins Gewicht.

Neben den reinen Produktpreisen spielen auch die Versandkosten eine wichtige Rolle, insbesondere bei kleineren Bestellungen oder preisgünstigen Artikeln. Bei einem Bestellwert von bis zu 20 € variierten die Versandkosten je nach Anbieter zwischen 3,80 € und 8,50 €. Mit steigendem Bestellvolumen reduzierten sich die Versandkosten in der Regel. Allerdings entfielen die Versandkosten ab einer bestimmten Summe nur bei einem einzigen Anbieter vollständig. Bei allen anderen Shops fielen unabhängig vom Bestellwert sogenannte „Verpackungspauschalen“ oder „Bearbeitungsgebühren“ von bis zu 3,95 € an. Im Bereich Preise konnte büroshop24 am meisten überzeugen und belegte den ersten Platz, gefolgt von der Büromarkt Böttcher AG und eOffice24.

Umfassende Produktvielfalt bei fast allen Shops

In der Kategorie Produktvielfalt zeigten sich im Vergleich zu den Preisen deutlich geringere Unterschiede zwischen den getesteten Anbietern. Nahezu alle Shops präsentierten sich mit einem breiten Angebotsspektrum in den Hauptbereichen Büromaterial, Toner & Tintenpatronen sowie Büromöbel und Bürotechnik. Nur in Einzelfällen wurden Schwächen im Sortiment festgestellt. Beispielsweise bot eines der Unternehmen weder Drucker noch Computer, Monitore oder Faxgeräte an, was für Kunden, die Technik suchen, ein Manko darstellen könnte.

Bei den anderen Testteilnehmern lagen die Unterschiede im Detail. Der Shop mit der größten Auswahl im Test, die Büromarkt Böttcher AG, bot beispielsweise 14 verschiedene blaue Locher oder 269 unterschiedliche Aktenvernichter an. Im Gegensatz dazu standen beim Anbieter mit dem kleinsten Sortiment nur vier bzw. 66 solcher Produkte zur Auswahl. Obwohl es also Unterschiede in der Tiefe des Sortiments gab, konnten Kunden im Normalfall bei fast allen Anbietern ein ihren Wünschen entsprechendes Produkt finden. Die Produktvielfalt wurde insgesamt als gut bewertet, mit der Büromarkt Böttcher AG an der Spitze.

Lieferung meist schnell, Retouren unkompliziert, Rückzahlung mit Tücken

Fast alle getesteten Shops werben mit einer Lieferung am nächsten Werktag, sofern die Bestellung bis zu einer bestimmten Uhrzeit (meist 16 oder 17 Uhr) eingeht. Ein Anbieter konnte dieses Versprechen im Test leider nicht immer einhalten. Bei allen anderen verliefen die Lieferungen jedoch zügig, kamen vollständig an und die Produkte waren größtenteils wohlbehalten. Eine Schwachstelle zeigte sich bei empfindlichen Artikeln wie Briefablagen, die bei drei der neun Versender nicht ausreichend gut verpackt waren und den Transport nicht schadlos überstanden.

Positiv hervorzuheben ist die Kulanz der Händler bei Reklamationen und Rücksendungen im Rahmen des Widerrufsrechts. Alle Shops übernahmen die Kosten für die Rücksendung der Ware. In fast allen Fällen wurde die Ware sogar direkt vom Paketdienst beim Kunden abgeholt, was den Aufwand für den Kunden erheblich minimierte, da er die Pakete nicht selbst zur nächsten Filiale bringen musste.

Mängel zeigten sich allerdings bei der Rückerstattung von bereits im Voraus gezahlten Beträgen. Während einige Händler das Geld bereits nach drei Tagen zurücküberwiesen hatten, benötigten andere mehr als eine Woche dafür. Ein besonders negatives Beispiel war ein Händler, der den Betrag überhaupt nicht zurückzahlte, sondern stattdessen dem internen Kundenkonto gutschrieb. Diese Gutschrift sollte für eine eventuelle nächste Bestellung verrechnet werden. Das Problem: Der Testkunde, der auf die Rückzahlung wartete, wurde darüber nicht informiert. Erst nach telefonischer Nachfrage konnte die Rücküberweisung schließlich erwirkt werden. Im Bereich Lieferung & Retoure überzeugte office discount am meisten.

Benutzerfreundlichkeit der Webshops mit Verbesserungspotenzial

Die Benutzerfreundlichkeit der Webshops war ein weiterer wichtiger Testpunkt. Hierbei wurden Kriterien wie die Verfügbarkeit und Effektivität von Such-, Filter- und Sortieroptionen, die Ausführlichkeit der Produktbeschreibungen und der Komfort des Bestellprozesses bewertet. Besonders im Bereich Bürobedarf sind viele Kunden mit den korrekten Fachbegriffen nicht immer vertraut. Daher ist es essenziell, dass ein Online-Shop auch bei umgangssprachlichen Suchanfragen wie „Klammeraffen“ (für Büroklammern) oder „Aktendullis“ (für Aktenordner) zum richtigen Produkt führt. Dies funktionierte bei nahezu allen Anbietern gut.

Überraschenderweise zeigten sich Defizite eher bei der Suche nach konkreten Hersteller-Artikelnummern. Auch die Filterfunktionen ließen auf den Seiten einiger Unternehmen zu wünschen übrig. Wenn ein Kunde beispielsweise einen Bürodrehstuhl sucht und mit einer Auswahl von rund 400 Artikeln konfrontiert wird, sind detaillierte Filteroptionen unverzichtbar. Kriterien wie das Vorhandensein von Armlehnen, die Höhe der Rückenlehne, die empfohlene Sitzzeit oder das maximale Nutzergewicht sollten filterbar sein, um die Auswahl einzugrenzen. Dies wurde jedoch nicht von allen Händlern angeboten.

Auch bei den Produktbeschreibungen gab es Verbesserungspotenzial. Oftmals lieferten sie nur spärliche Informationen zu Eigenschaften und Funktionen der Produkte. Bei einem Online-Shop, wo keine persönliche Beratung stattfindet und die Produkte nicht physisch begutachtet werden können, sind ausführliche und klare Produktbeschreibungen jedoch von hoher Wichtigkeit für die Kaufentscheidung. Mit dem benutzerfreundlichsten Webshop konnte OTTO Office überzeugen, gefolgt von büroshop24 und der Büromarkt Böttcher AG.

Kundendienst: Freundlich, aber teils mit Kompetenzdefiziten

Der Kundendienst spielt im Online-Handel eine entscheidende Rolle, da er die persönliche Beratung im stationären Handel ersetzen soll. Getestet wurden hier Freundlichkeit, Erreichbarkeit und Kompetenz der Mitarbeiter. Telefonisch und per E-Mail wurden Beratungsanfragen zu Produkten sowie Fragen zu Bestellungen gestellt.

Die Erreichbarkeit per Telefon war sehr gut; in 99% der Testanrufe wurde bereits beim ersten Versuch ein Mitarbeiter erreicht. Die Mitarbeiter zeigten sich grundsätzlich freundlich. Allerdings wurden nur 84% der E-Mail-Anfragen beantwortet, was Raum für Verbesserung lässt. Auch der Umfang der Antworten war oft kurz und knapp.

Deutlichere Defizite zeigten sich im Bereich der Kompetenz. Nur 82% der telefonischen und 76% der E-Mail-Anfragen wurden korrekt und vollständig beantwortet. Besonders bei Beratungsfragen traten Schwächen zutage. Auf die Frage nach einem geeigneten Bürostuhl erfolgte statt einer umfassenden Bedarfsanalyse mit anschließender Produktempfehlung oft nur die knappe Nennung des Stuhls, auf dem der Kundendienstmitarbeiter selbst saß, mit der Begründung „der wäre ganz gut“. Dies zeigt, dass eine tiefergehende Beratung nicht immer gewährleistet war. Den besten Kundendienst im Test bot OTTO Office.

Gesamtsieger der Studie: Büromarkt Böttcher AG

Nach Auswertung aller Testkriterien und Berücksichtigung der jeweiligen Gewichtungen ergab die Studie ein klares Gesamtergebnis. Die Büromarkt Böttcher AG erfüllte die gesetzten Kriterien insgesamt am besten und ging als Testsieger aus der Untersuchung hervor. Auf den Plätzen zwei und drei folgten OTTO Office und büroshop24.

Die Büromarkt Böttcher AG punktete im Test insbesondere mit der größten Produktvielfalt und erzielte auch in allen anderen Testkategorien gute Ergebnisse. OTTO Office überzeugte als Zweitplatzierter mit der benutzerfreundlichsten Website und dem besten Kundendienst. büroshop24 sicherte sich den dritten Platz dank der besten Preise im Test.

Dieses Ergebnis zeigt, dass „der beste“ Büroshop stark von den individuellen Prioritäten des Kunden abhängt. Wer Wert auf die größtmögliche Auswahl legt, ist bei der Büromarkt Böttcher AG gut aufgehoben. Für preisbewusste Kunden ist büroshop24 eine ausgezeichnete Wahl. Kunden, denen eine einfache Bedienung des Shops und ein kompetenter Kundendienst besonders wichtig sind, finden bei OTTO Office ihren Favoriten. Die Studie liefert somit eine wertvolle Orientierungshilfe für die Entscheidung, bei welchem Online-Shop man seinen Bürobedarf am besten bestellen sollte.

Häufig gestellte Fragen zum Bestellen von Bürobedarf

Nachdem geklärt ist, welcher Shop die besten Bewertungen in verschiedenen Bereichen erzielt hat, stellen sich im Arbeitsalltag oft praktische Fragen rund um die Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf.

Wie schreibe ich eine E-Mail mit der Bitte um Büromaterial?

Wenn Sie Büromaterial für Ihr Büro oder Team benötigen, ist eine klare und präzise E-Mail oft der beste Weg, um Ihren Bedarf anzumelden. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer freundlichen Anrede an den zuständigen Mitarbeiter oder Vorgesetzten. Formulieren Sie im ersten oder zweiten Satz klar und deutlich, welche Artikel Sie benötigen und in welcher Stückzahl. Es ist hilfreich, kurz den Zweck der benötigten Materialien zu erwähnen, um Kontext zu geben (z.B. für ein bestimmtes Projekt oder um die tägliche Arbeit zu gewährleisten). Eine übersichtliche Auflistung der benötigten Artikel, eventuell mit Mengenangaben, erleichtert dem Empfänger die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Schließen Sie die E-Mail mit einer freundlichen Grußformel ab.

Wie frage ich nach Büromöbeln oder -ausstattung?

Bei der Anfrage nach größeren Anschaffungen wie Büromöbeln oder technischer Ausstattung ist es wichtig, den Bedarf genau zu begründen. Ermitteln Sie zunächst, welches spezifische Möbelstück oder Gerät Sie benötigen und warum es für Ihre Arbeit oder die des Teams wichtig ist. Entwerfen Sie dann eine kurze E-Mail oder Nachricht an Ihren Vorgesetzten oder den Büroleiter. Geben Sie klar an, was Sie anfordern und fügen Sie relevante Details hinzu, wie z.B. die benötigte Stückzahl, spezifische Eigenschaften oder technische Anforderungen. Betonen Sie, wie die Anschaffung die Produktivität oder Effizienz für Sie und/oder das Team steigern wird. Eine gute Begründung erhöht die Chancen auf Genehmigung.

Wie frage ich nach Büromaterialien wie Stiften oder Papier?

Das Anfordern von kleineren Büromaterialien wie Stiften, Notizblöcken oder Druckerpapier ist in der Regel unkomplizierter. Identifizieren Sie, welche Artikel zur Neige gehen oder benötigt werden. Sprechen Sie dann den zuständigen Büromanager oder die Person an, die für die Materialverwaltung zuständig ist. Sie können Ihre Anfrage einfach formulieren, zum Beispiel: „Könnten wir bitte neue Stifte und Druckerpapier bestellen? Die aktuellen Vorräte sind fast aufgebraucht.“ Eine kurze, direkte Anfrage ist hier oft ausreichend.

Wie schreibe ich eine Anfrage zur Beschaffung von Geräten?

Eine formellere Anfrage zur Beschaffung von Geräten erfordert eine detailliertere Herangehensweise, ähnlich wie bei Büromöbeln, aber oft mit mehr technischen Spezifikationen und einer stärkeren Betonung des Nutzens. Beginnen Sie damit, das benötigte Gerät klar zu benennen und dessen geplanten Einsatzzweck zu erläutern. Beschreiben Sie anschließend die konkreten Vorteile, die das Gerät für Ihr Unternehmen mit sich bringt, beispielsweise durch Steigerung der Produktivität, Verbesserung von Prozessen oder Ermöglichung neuer Arbeitsweisen. Fügen Sie möglichst geschätzte Kosten und relevante technische Spezifikationen hinzu, um Ihre Anfrage zu untermauern. Eine gut durchdachte und begründete Anfrage erhöht die Wahrscheinlichkeit einer positiven Entscheidung.

Wie verwalte ich Büromaterial effektiv?

Eine effektive Verwaltung von Büromaterial ist entscheidend, um Engpässe zu vermeiden und Kosten zu kontrollieren. Beginnen Sie damit, eine klare Bestandsliste aller vorhandenen Artikel zu führen, idealerweise mit Mengenangaben und Lagerorten. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen des Lagerbestands durch, um niedrige Mengen frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig nachzubestellen. Implementieren Sie einen strukturierten Bestellprozess, um die Materialbeschaffung zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Nachbestellungen pünktlich erfolgen. Ein gut organisiertes System hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass das Team stets die benötigten Materialien zur Verfügung hat, um effizient arbeiten zu können.

Wie behalte ich den Überblick über den Büromaterialbestand?

Um den Überblick über Ihren Büromaterialbestand zu behalten, ist ein systematisches Vorgehen erforderlich. Erstellen Sie zunächst eine zentrale Liste oder ein Inventar aller Artikel, die im Büro verwendet werden. Notieren Sie sich die Artikelbezeichnung, die aktuelle Menge und den Lagerort. Führen Sie regelmäßige Inventuren durch, um den tatsächlichen Bestand mit Ihrer Liste abzugleichen. Dies hilft, Diskrepanzen zu erkennen und den Bedarf für Nachbestellungen zu ermitteln. Ein festes System für die Entnahme von Materialien und die Dokumentation des Verbrauchs kann ebenfalls hilfreich sein, um den Überblick zu behalten und Schwund zu minimieren. Durch konsequente Bestandsführung stellen Sie sicher, dass Sie immer wissen, welche Materialien verfügbar sind und wann nachbestellt werden muss.

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