Büro-Ordnungssysteme: Chaos ade!

Ein gut organisiertes Büro ist keine Frage des Zufalls, sondern das Ergebnis durchdachter Ordnungssysteme. Unordnung am Arbeitsplatz kann nicht nur stressig sein, sondern kostet auch wertvolle Zeit, die für wichtigere Aufgaben genutzt werden könnte. Die Suche nach Dokumenten oder Materialien wird erheblich erschwert, wenn kein klares System existiert. Die richtige Organisation ist daher das A und O für Übersichtlichkeit und Effizienz im Berufsalltag. Aber welche Ordnungssysteme gibt es überhaupt und wie finden Sie das passende für Ihre individuellen Bedürfnisse?

Ordnungssysteme sind im Grunde Methoden oder Rahmenwerke, die uns helfen, Objekte, Informationen oder Prozesse strukturiert und systematisch zu organisieren. Ihr Hauptziel ist es, die Effizienz zu steigern, den Zugriff auf Informationen zu erleichtern und das Auffinden von benötigten Dingen zu beschleunigen. Dies gilt für physische Gegenstände im Büro genauso wie für digitale Dateien oder eben auch für die Buchhaltung.

Grundprinzipien effektiver Ordnungssysteme

Bevor wir uns spezifische Systeme ansehen, ist es hilfreich, die grundlegenden Prinzipien zu verstehen, die ein gutes Ordnungssystem ausmachen:

• Kategorisierung: Elemente werden nach gemeinsamen Merkmalen oder Eigenschaften gruppiert. Dies hilft, Ähnlichkeiten und Unterschiede zu erkennen und die Navigation zu erleichtern.
• Standardisierung: Einheitliche Methoden und Kriterien sorgen für Konsistenz. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen mit dem System arbeiten.
• Hierarchie: Oft gibt es eine Struktur, bei der einige Kategorien über- oder untergeordnet sind. Dies vereinfacht komplexe Informationen.
• Flexibilität: Ein gutes System kann an sich ändernde Bedürfnisse angepasst werden.
• Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte leicht zu verstehen und zu nutzen sein, auch für weniger geübte Anwender.

Physische Ordnungssysteme für Ordner und Materialien

Wenn es um die Aufbewahrung von Aktenordnern, Büchern oder anderen Materialien geht, gibt es verschiedene physische Ablagesysteme:

Stahlarchivregale

Diese Regalsysteme sind oft die erste Wahl, wenn es um die Archivierung großer Mengen von Akten oder schweren Materialien geht. Sie sind bekannt für ihre hohe Stabilität und Robustheit, da sie meist aus Metall gefertigt sind. Stahlarchivregale sind oft eine kostengünstige und platzsparende Lösung, insbesondere wenn der Fokus auf Funktionalität und nicht auf Design liegt. Sie können sowohl einseitig entlang einer Wand als auch zweiseitig als Raumteiler genutzt werden. Es gibt Varianten mit Schraubsystem oder einfacheren Stecksystemen, die einen schnellen Aufbau ermöglichen. Diese Regale eignen sich hervorragend für Keller, Archive oder Büros, in denen viel Stauraum benötigt wird.

Aktenregale / Wangensysteme

Moderne Aktenregale, oft als Wangensysteme konzipiert, bieten vielfältigere Gestaltungsmöglichkeiten und können sich nahtlos in das Büroumfeld einfügen. Sie sind nicht nur funktionale Ablageflächen, sondern können auch zur Raumgliederung genutzt werden, beispielsweise in Großraumbüros, Bibliotheken oder Leseräumen. Diese Systeme sind oft modular aufgebaut und können an individuelle Raumgegebenheiten angepasst werden, auch an Dachschrägen. Materialien reichen von Holz über Metall bis hin zu Kombinationen, was eine optisch ansprechende Lösung ermöglicht. Hier steht neben der Funktionalität oft auch das Design im Vordergrund.

Ordnerdrehsäulen

Ordnerdrehsäulen sind eine sehr platzsparende und flexible Lösung, insbesondere für Büros mit begrenztem Raum oder für das Heimbüro. Sie bieten auf kleinstem Grundriss ein überraschend großes Fassungsvermögen für Ordner und manchmal auch zusätzlichen Stauraum für Büromaterialien oder Multimediazubehör. Die Drehfunktion ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle im Regal befindlichen Ordner, ohne dass man sich viel bewegen muss. Drehsäulen gibt es in verschiedenen Höhen und Etagenzahlen und sie können leicht im Raum platziert werden.

Ordnungssysteme speziell für die Buchhaltung: Rechnungen und Kontoauszüge

Ein besonders wichtiger Bereich, in dem Ordnungssysteme unerlässlich sind, ist die Buchhaltung. Die korrekte und schnelle Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kontoauszügen ist entscheidend für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und für die eigene Übersicht. Steuerberater bevorzugen oft ein System, bei dem der Kontoauszug den "roten Faden" bildet und die zugehörigen Belege (Rechnungen) dahinter abgeheftet werden – chronologisch nach Datum des Kontoauszugs. Doch ist dieses System für den Unternehmer immer das praktischste?

Ablagesysteme für Eingangsrechnungen

Während die chronologische Ablage hinter dem Kontoauszug für den Steuerberater sinnvoll sein mag, kann sie für den Unternehmer das Wiederfinden einer bestimmten Eingangsrechnung erschweren. Man muss wissen, wann und von welchem Konto die Rechnung bezahlt wurde. Eine Alternative, die sich in der Praxis oft als effizienter erweist, ist die alphabetische Ablage nach Lieferantennamen.

Für dieses System benötigen Sie breite Ordner und ein ABC-Register. Die Eingangsrechnungen werden dann nicht nach Datum, sondern nach dem Namen des Lieferanten sortiert und im entsprechenden Register abgeheftet. Innerhalb des Registers des jeweiligen Lieferanten können die Rechnungen dann chronologisch sortiert werden.

Chronologische Sortierung: Amerikanisch vs. Behördlich

Innerhalb einer chronologischen Ablage (sei es hinter dem Kontoauszug oder innerhalb des Lieferantenregisters) gibt es zwei Hauptsysteme:

• Amerikanisches System: Die neueste Rechnung liegt immer oben auf. Das bedeutet, neue Dokumente werden einfach oben aufgelegt.
• Behördliches System: Die älteste Rechnung liegt immer oben auf. Neue Dokumente müssen unter die bereits vorhandenen Dokumente eingeheftet werden.

Aus praktischer Sicht wird oft das amerikanische System empfohlen. Es erfordert weniger Aufwand beim Abheften, da die Dokumente einfach oben aufgelegt werden können. Dies spart über das Jahr gerechnet eine nicht unerhebliche Menge an Arbeitszeit.

Ablagesysteme für Ausgangsrechnungen

Auch für Ausgangsrechnungen (Rechnungen an Kunden) gibt es verschiedene Ablagemöglichkeiten:

• Nach Rechnungsnummer: Eine sehr gängige Methode ist die chronologische Ablage nach der fortlaufenden Rechnungsnummer. Dies schafft eine klare chronologische Ordnung.
• Alphabetisch-chronologisch: Ähnlich wie bei den Eingangsrechnungen können Ausgangsrechnungen auch alphabetisch nach Kundennamen sortiert werden. Innerhalb des Kundennamens erfolgt dann die chronologische Sortierung, idealerweise im amerikanischen System (neueste Rechnung oben).

Beide Systeme haben ihre Berechtigung. Die Ablage nach Rechnungsnummer ist oft einfacher umzusetzen, während die alphabetische Ablage nach Kundennamen das schnelle Auffinden aller Rechnungen eines bestimmten Kunden erleichtert.

Ablage von Kontoauszügen

Kontoauszüge sollten in der Regel chronologisch abgeheftet werden. Dabei empfiehlt es sich, pro Bank einen separaten Ordner zu verwenden. Hier hat sich das amerikanische System bewährt: Der älteste Kontoauszug liegt unten im Ordner, der neueste obenauf.

Lieferscheine und weitere Dokumente

Lieferscheine und andere zum Auftrag gehörende Unterlagen wie Anfragen, Auftragsbestätigungen oder Schriftverkehr können entweder direkt zusammen mit der zugehörigen Rechnung abgeheftet werden oder in einem separaten Ordner gesammelt werden. Die erstere Methode hat den Vorteil, dass alle relevanten Dokumente zu einem Vorgang an einem Ort zu finden sind.

Praktischer Tipp vom Profi: Querverweise schaffen

Wie findet man nun schnell die passende Rechnung zum Kontoauszug oder umgekehrt? Der Name auf dem Kontoauszug hilft bereits, aber ein noch effizienterer Tipp ist die Nutzung der Buchungsnummer. Jede Buchführungssoftware vergibt in der Regel eine fortlaufende Buchungsnummer für jeden Geschäftsvorfall. Notieren Sie diese Nummer beim Buchen auf dem Kontoauszug neben der entsprechenden Buchung. Schreiben Sie dieselbe Nummer auch auf den zugehörigen Buchungsbeleg (Eingangs- oder Ausgangsrechnung). So schaffen Sie einen einfachen Querverweis zwischen Kontoauszug und Beleg, der das schnelle Auffinden in beide Richtungen ermöglicht.

Beispiel: Sie sehen auf dem Kontoauszug eine Zahlung mit der Buchungsnummer 456 und suchen die zugehörige Rechnung. Sie gehen zum Ordner der Eingangsrechnungen, suchen den Lieferanten und finden die Rechnung mit der Notiz 'Buchungsnummer 456'. Oder umgekehrt: Sie suchen eine Rechnung und finden darauf die Buchungsnummer 456. Sie wissen sofort, unter welcher Nummer im Kontoauszugsordner die Zahlung zu finden ist.

Vergleich der Ablagesysteme für Dokumente

Häufig gestellte Fragen zu Ordnungssystemen im Büro

Warum ist Ordnung im Büro so wichtig?

Ordnung im Büro spart Zeit, reduziert Stress, verbessert die Konzentration und steigert die allgemeine Effizienz. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ermöglicht es Ihnen, benötigte Informationen und Materialien schnell zu finden und sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Welches Ablagesystem ist für Eingangsrechnungen am besten geeignet?

Viele Praktiker empfehlen die alphabetische Ablage nach Lieferantennamen. Dies ermöglicht ein sehr schnelles Wiederfinden einer bestimmten Rechnung, unabhängig vom Zahlungsdatum.

Sollten Dokumente chronologisch oder alphabetisch abgeheftet werden?

Dies hängt vom Dokumententyp und der Nutzung ab. Kontoauszüge werden meist chronologisch abgeheftet. Bei Rechnungen kann die alphabetische Ablage nach Partner (Lieferant/Kunde) oft Vorteile beim Wiederfinden bieten. Innerhalb einer alphabetischen Kategorie erfolgt dann meist eine chronologische Sortierung.

Was ist der Unterschied zwischen dem amerikanischen und dem behördlichen Ablagesystem?

Beim amerikanischen System wird das neueste Dokument immer oben auf den Stapel geheftet. Beim behördlichen System wird das neueste Dokument unten eingeheftet, sodass das älteste Dokument immer oben liegt. Das amerikanische System ist in der Regel schneller und einfacher im Handling.

Wie organisiere ich Lieferscheine und andere zugehörige Dokumente?

Sie können diese Dokumente entweder direkt mit der zugehörigen Rechnung zusammen abheften, um alle Informationen zu einem Vorgang an einem Ort zu haben, oder sie separat in einem eigenen Ordner sammeln und archivieren.

Fazit

Die Wahl des richtigen Ordnungssystems hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen, der Art der Dokumente und Materialien sowie dem verfügbaren Platz ab. Von robusten Stahlregalen für Archive über flexible Wangensysteme bis hin zu platzsparenden Drehsäulen gibt es vielfältige physische Lösungen. Für die Dokumentenablage, insbesondere in der Buchhaltung, können gut durchdachte Systeme wie die alphabetische Ablage von Rechnungen oder die Nutzung von Buchungsnummern zur Verknüpfung von Belegen und Kontoauszügen enorme Zeitersparnisse bringen. Investieren Sie Zeit in die Planung und Implementierung effektiver Ordnungssysteme – es wird sich langfristig auszahlen und Ihren Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Ein gut sortiertes Büro ist die Basis für effizientes Arbeiten und weniger Stress.

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