19/12/2017
Als selbstständiger Journalist oder freier Schriftsteller gehört das Thema Steuern unweigerlich zum Berufsalltag. Es geht nicht nur darum, die Fristen für die Abgabe der Einkommen- und Umsatzsteuererklärung im Blick zu behalten, sondern vor allem darum, die verschiedenen Möglichkeiten zur Steuerersparnis optimal zu nutzen. Ein zentrales Element dabei sind die Betriebsausgaben, also jene Kosten, die für die Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit anfallen. Diese können Ihre Steuerlast erheblich mindern.
Für Arbeitnehmer gibt es die sogenannten Werbungskosten, die ebenfalls berufsbedingt sind und von der Steuer abgesetzt werden können. Selbstständige und Freiberufler hingegen machen Ausgaben, die unmittelbar mit ihrer Tätigkeit zusammenhängen, als Betriebsausgaben geltend. Das Verständnis dieses Unterschieds ist der erste Schritt zu einer optimierten Steuererklärung.
- Was genau sind Betriebsausgaben?
- Die attraktive Betriebsausgabenpauschale für Journalisten und Schriftsteller
- Wahlrecht: Pauschale vs. tatsächliche Kosten
- Welche Betriebsausgaben kann ich als Journalist absetzen (wenn ich nicht pauschaliere)?
- Wo und wie werden Betriebsausgaben in der Steuererklärung angegeben?
- Umsatzsteuer für Journalisten: Die Kleinunternehmerregelung
- Steuerfristen und Vorauszahlungen
- Häufig gestellte Fragen zur Betriebsausgabenpauschale und Steuern für Journalisten
- Fazit
Was genau sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Im Klartext bedeutet das: Alle Kosten, die Sie tätigen müssen, um Ihre selbstständige journalistische oder schriftstellerische Tätigkeit ausüben zu können. Dies können sehr vielfältige Ausgaben sein, von Bürobedarf über Reisekosten bis hin zu Fachliteratur.
Im Gegensatz dazu stehen die Werbungskosten, die Arbeitnehmer geltend machen können. Auch wenn beide Arten von Kosten dazu dienen, Einnahmen zu erzielen oder zu sichern, ist die steuerliche Behandlung und die Kategorie in der Steuererklärung unterschiedlich. Für Selbstständige ist die korrekte Erfassung der Betriebsausgaben entscheidend für die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns (Einnahmen minus Betriebsausgaben).
Die attraktive Betriebsausgabenpauschale für Journalisten und Schriftsteller
Das deutsche Steuerrecht bietet für bestimmte Berufsgruppen, darunter auch Journalisten und Schriftsteller, eine Vereinfachung bei der Geltendmachung von Betriebsausgaben: die sogenannte Betriebsausgabenpauschale. Diese Pauschale ermöglicht es Ihnen, einen bestimmten Prozentsatz Ihrer Einnahmen oder einen Höchstbetrag als Betriebsausgaben anzusetzen, ohne jeden einzelnen Beleg sammeln und nachweisen zu müssen.
Mit Wirkung ab dem Veranlagungszeitraum 2023 hat das Finanzministerium diese Pauschale an die Inflation angepasst. Die neuen Sätze sind besonders für hauptberuflich tätige Freiberufler attraktiver geworden.
Pauschale für hauptberufliche Journalisten und Schriftsteller
Wenn Sie Ihre schriftstellerische oder journalistische Tätigkeit hauptberuflich ausüben, haben Sie ein Wahlrecht. Sie können Ihre steuerlichen Betriebsausgaben pauschal mit 30% Ihrer Einnahmen bemessen. Dabei gibt es jedoch einen jährlichen Höchstbetrag.
| Tätigkeit | Prozentsatz der Einnahmen | Maximaler jährlicher Betrag (ab 2023) |
|---|---|---|
| Hauptberuflich (Journalist/Schriftsteller) | 30% | 3.600 Euro (zuvor 2.455 Euro) |
Die Tätigkeit gilt als hauptberuflich, wenn sie zeitlich und/oder finanziell den überwiegenden Teil Ihrer Erwerbstätigkeit ausmacht. Wenn Sie sich für diese Pauschalierung entscheiden, müssen Sie keine Nachweise für Ihre tatsächlichen Ausgaben beim Finanzamt einreichen. Das spart erheblichen Aufwand bei der Belegorganisation.
Pauschale für nebenberufliche Tätigkeiten
Auch für bestimmte nebenberufliche selbstständige Tätigkeiten gibt es eine Pauschalierungsmöglichkeit. Diese begünstigt nebenberufliche schriftstellerische oder journalistische Aktivitäten, aber auch wissenschaftliche, künstlerische, Vortrags- oder Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
| Tätigkeit | Prozentsatz der Einnahmen | Maximaler jährlicher Betrag (ab 2023) |
|---|---|---|
| Nebenberuflich (Schriftsteller/Journalist, Wissenschaftler, Künstler, Vortragender, Lehrender/Prüfender) | 25% | 900 Euro (zuvor 614 Euro) |
Wichtig zu wissen ist, dass diese Pauschale für nebenberufliche Tätigkeiten nur einmal für alle begünstigten Nebentätigkeiten zusammen gewährt wird, selbst wenn Sie mehrere solcher Aktivitäten ausüben.
Wahlrecht: Pauschale vs. tatsächliche Kosten
Die Möglichkeit zur Pauschalierung ist ein Wahlrecht. Das bedeutet, Sie sind nicht gezwungen, die Pauschale zu nutzen. Wenn Ihre tatsächlichen, nachweisbaren Betriebsausgaben höher sind als der Betrag, der sich durch die Pauschale ergibt, ist es für Sie steuerlich vorteilhafter, die höheren tatsächlichen Kosten geltend zu machen. In diesem Fall müssen Sie dem Finanzamt jedoch entsprechende Belege vorlegen können.
Es lohnt sich daher, Ihre Ausgaben im Laufe des Jahres zu dokumentieren. Gegen Ende des Jahres oder bei der Erstellung der Steuererklärung können Sie dann prüfen, welche Methode für Sie günstiger ist: die Pauschale oder der Abzug der tatsächlichen Kosten.
Welche Betriebsausgaben kann ich als Journalist absetzen (wenn ich nicht pauschaliere)?
Wenn Sie sich gegen die Pauschale entscheiden oder diese für Sie nicht in Frage kommt, können Sie eine Vielzahl von Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen. Prinzipiell sind alle Kosten absetzbar, die notwendig sind, um Ihren Beruf auszuüben. Dazu gehören beispielsweise:
- Kosten für Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien
- Miete für ein Arbeitszimmer (unter bestimmten Voraussetzungen)
- Kosten für Fachliteratur, Zeitungen, Zeitschriften
- Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände
- Kosten für technische Ausrüstung wie Computer, Kamera, Diktiergerät (ggf. über mehrere Jahre abzuschreiben)
- Telefon- und Internetkosten
- Reisekosten im Rahmen beruflicher Recherche oder Termine
- Fortbildungskosten
- Kosten für Software
Die Herausforderung der Mischkosten
Ein häufiges Thema bei selbstständigen Tätigkeiten sind sogenannte Mischkosten. Das sind Ausgaben, die sowohl beruflich als auch privat veranlasst sind. Hier dürfen Sie nur den beruflichen Anteil steuerlich absetzen. Das Finanzamt verlangt hierfür einen nachvollziehbaren Nachweis.
Ein typisches Beispiel ist Ihr Telefon- oder Internetanschluss, den Sie sowohl beruflich als auch privat nutzen. Oft wird hier ein prozentualer Anteil geschätzt (z.B. 50%), eine genauere Methode ist ein Nutzungstagebuch über einen repräsentativen Zeitraum. Ähnliches gilt für Reisekosten: Wenn Sie eine Geschäftsreise um private Urlaubstage verlängern, können nur die Kosten für den geschäftlich bedingten Teil der Reise abgesetzt werden.
Es gibt auch Ausgaben, die das Finanzamt in der Regel nicht als Mischkosten anerkennt, wenn eine eindeutige Trennung nicht möglich ist oder der private Anteil überwiegt. Dazu gehören beispielsweise Kleidung, die nicht eindeutig als Berufskleidung erkennbar ist (wie Anzüge oder Hemden, die auch privat getragen werden könnten), oder auch Computer und Fernseher, die überwiegend privat genutzt werden.
Absetzbare Steuern als Betriebsausgaben
Neben den direkten Kosten Ihrer Tätigkeit können Sie auch bestimmte Steuern als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu zählen beispielsweise die Kfz-Steuer für ein betrieblich genutztes Fahrzeug oder die Grundsteuer für Immobilien, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen. Auch Umsatzsteuer, soweit sie ausnahmsweise nicht als Vorsteuer abziehbar war (z.B. bei bestimmten Restbeträgen), kann eine Betriebsausgabe sein. Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag hingegen sind private Steuern und nicht als Betriebsausgaben abziehbar.
Wo und wie werden Betriebsausgaben in der Steuererklärung angegeben?
Als selbstständiger Journalist ermitteln Sie Ihren Gewinn in der Regel über eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese reichen Sie elektronisch über das Elster-Portal des Finanzamtes ein.
In der Anlage EÜR gibt es spezifische Felder, in die Sie Ihre Betriebseinnahmen und Ihre Betriebsausgaben eintragen. Wenn Sie die Betriebsausgabenpauschale nutzen, tragen Sie einfach den ermittelten Pauschalbetrag ein (bis zum jeweiligen Höchstbetrag, begrenzt durch Ihre Einnahmen). Wenn Sie tatsächliche Betriebsausgaben geltend machen, tragen Sie die Summe Ihrer einzelnen Ausgabenposten in den entsprechenden Zeilen ein.
Für die Geltendmachung tatsächlicher Betriebsausgaben ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Ausgaben auch belegen können. Das bedeutet, Sie müssen Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Nachweise aufbewahren. Für Selbstständige gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Belege, die für die Besteuerung relevant sind.
Umsatzsteuer für Journalisten: Die Kleinunternehmerregelung
Neben der Einkommensteuer, bei der die Betriebsausgaben eine Rolle spielen, ist für Journalisten auch die Umsatzsteuer relevant. Hier gibt es eine wichtige Vereinfachung, die sogenannte Kleinunternehmerregelung.
Sie können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr einen bestimmten Betrag nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich einen weiteren Betrag nicht übersteigen wird. Aktuell liegt die Grenze im vorangegangenen Jahr bei 22.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich bei 50.000 Euro.
Wenn Sie sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, dürfen Sie in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen diese auch nicht an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug können Sie jedoch die Vorsteuer, die auf Ihre eigenen Betriebsausgaben anfällt (also die Umsatzsteuer auf Rechnungen, die Sie erhalten), nicht vom Finanzamt zurückfordern.
Diese Regelung vereinfacht die Buchhaltung erheblich, da die vierteljährlichen oder monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen entfallen. Sie sollten aber genau prüfen, ob sie wirtschaftlich sinnvoll ist. Insbesondere wenn Sie hohe Investitionen tätigen (z.B. teure Technik anschaffen), bei denen viel Vorsteuer anfällt (oft 19%), kann es vorteilhafter sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, um die Vorsteuer abziehen zu können. Für viele journalistische Leistungen gilt zudem ein ermäßigter Umsatzsteuersatz (oft 7%), während viele Anschaffungen dem Regelsteuersatz (19%) unterliegen. Dies macht den Verzicht auf die Vorsteuerabzugsmöglichkeit manchmal unattraktiv.
Steuerfristen und Vorauszahlungen
Die jährliche Einkommensteuererklärung (inkl. EÜR) und die Umsatzsteuererklärung müssen in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden. Beauftragen Sie einen Steuerberater, verlängert sich diese Frist in der Regel erheblich.
Basierend auf Ihren Einnahmen im Vorjahr legt das Finanzamt unterjährige Vorauszahlungen für die Einkommensteuer und gegebenenfalls auch für die Umsatzsteuer fest. Diese Vorauszahlungen sind Abschlagszahlungen auf Ihre voraussichtliche Jahressteuerschuld, um eine hohe Nachzahlung am Ende des Jahres zu vermeiden. Bei Bedarf können diese Vorauszahlungen angepasst werden, beispielsweise wenn Ihre Einnahmen deutlich sinken.
Häufig gestellte Fragen zur Betriebsausgabenpauschale und Steuern für Journalisten
Wie hoch ist die Betriebsausgabenpauschale für hauptberufliche Journalisten?
Für hauptberufliche Journalisten beträgt die Pauschale 30% der Betriebseinnahmen, maximal jedoch 3.600 Euro pro Jahr (gültig ab Veranlagungszeitraum 2023).
Wie hoch ist die Betriebsausgabenpauschale für nebenberufliche Journalisten?
Für nebenberufliche journalistische (und andere begünstigte) Tätigkeiten beträgt die Pauschale 25% der Betriebseinnahmen, maximal jedoch 900 Euro pro Jahr (gültig ab Veranlagungszeitraum 2023). Diese Pauschale gilt einmalig für alle nebenberuflichen Tätigkeiten zusammen.
Kann ich höhere Betriebsausgaben absetzen, wenn meine tatsächlichen Kosten die Pauschale übersteigen?
Ja, Sie haben ein Wahlrecht. Wenn Ihre nachweisbaren tatsächlichen Betriebsausgaben höher sind als die Pauschale, können Sie diese höheren Kosten geltend machen. Dafür müssen Sie die entsprechenden Belege aufbewahren.
Ab wann gelten die neuen, erhöhten Pauschalen?
Die erhöhten Pauschalen von 3.600 Euro (hauptberuflich) und 900 Euro (nebenberuflich) gelten für Veranlagungszeiträume ab 2023.
Muss ich Belege sammeln, wenn ich die Betriebsausgabenpauschale nutze?
Wenn Sie sich für die Pauschalierung entscheiden, müssen Sie die einzelnen Ausgaben, die unter die Pauschale fallen, nicht nachweisen. Sie müssen jedoch Belege für Einnahmen und eventuell nicht pauschalierbare Ausgaben aufbewahren.
Gilt die nebenberufliche Pauschale für jede meiner Nebentätigkeiten einzeln?
Nein, die Pauschale von maximal 900 Euro gilt insgesamt für alle Ihre begünstigten nebenberuflichen Tätigkeiten zusammen (z.B. nebenberuflich Journalist und nebenberuflich Dozent).
Kann ich die Betriebsausgabenpauschale nutzen, wenn ich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehme?
Ja, die Betriebsausgabenpauschale betrifft die Einkommensteuer, während die Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuer betrifft. Beides kann kombiniert werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Fazit
Die steuerlichen Regelungen für freiberufliche Journalisten und Schriftsteller bieten verschiedene Möglichkeiten zur Steuerersparnis. Die Betriebsausgabenpauschale ist eine attraktive Option zur Vereinfachung, insbesondere wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben unter den Pauschalbeträgen liegen oder der Aufwand für die Belegsammlung minimiert werden soll. Es ist jedoch immer ratsam zu prüfen, ob der Abzug der tatsächlichen, nachweisbaren Kosten für Sie nicht doch vorteilhafter ist.
Darüber hinaus sollten Sie die Regelungen zur Umsatzsteuer, insbesondere die Kleinunternehmerregelung, sowie Fristen und Vorauszahlungen im Blick behalten. Angesichts der Komplexität des Steuerrechts und der Bedeutung für Ihren wirtschaftlichen Erfolg kann es sinnvoll sein, sich bei spezifischen Fragen an einen Steuerberater zu wenden. Eine fundierte Kenntnis Ihrer steuerlichen Pflichten und Möglichkeiten ist der Schlüssel zu einer optimierten Steuerlast.
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