Büroartikel & Arbeitsmittel steuerlich absetzen

Die Kosten für Gegenstände, die Sie beruflich nutzen, können Ihre Steuerlast erheblich senken. Diese Ausgaben fallen unter die sogenannten Werbungskosten. Dazu zählen nicht nur die reinen Anschaffungskosten, sondern auch laufende Aufwendungen wie Reparatur-, Reinigungs- und Wartungskosten für diese Arbeitsmittel.

Arbeitsmittel sind dabei all jene Gegenstände, die Sie zur Ausübung Ihrer beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit benötigen. Das Spektrum reicht vom Schreibtisch über Büromaterialien bis hin zu Computern und Software. Die gute Nachricht ist: Ein Großteil dieser Ausgaben ist steuerlich absetzbar. Wie genau das funktioniert, hängt vom Preis des jeweiligen Gegenstands ab.

Was sind Arbeitsmittel und welche Kosten sind absetzbar?

Grundsätzlich fallen alle Gegenstände unter den Begriff Arbeitsmittel, die Sie direkt für Ihre Arbeit einsetzen. Dazu gehören beispielsweise:

• Büromöbel (Schreibtisch, Bürostuhl, Regal)
• Technische Geräte (Computer, Laptop, Drucker, Monitor, Scanner, Tastatur, Maus, Beamer, Headset)
• Software
• Büromaterial (Stifte, Papier, Ordner, Notizblöcke)
• Fachliteratur
• Werkzeuge (je nach Beruf)

Neben den Kosten für die Erstanschaffung dürfen Sie auch alle Ausgaben absetzen, die im Laufe der Nutzung anfallen, um das Arbeitsmittel funktionsfähig zu halten oder zu reparieren. Das können Kosten für Reparaturen, regelmäßige Wartung oder auch die Reinigung sein.

Die GWG-Regel: Sofortabzug bis 952 Euro

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Kosten für Arbeitsmittel steuerlich geltend zu machen, ist die Regelung für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Wenn der Netto-Preis eines einzelnen Arbeitsmittels nicht mehr als 800 Euro beträgt (was inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer 952 Euro brutto entspricht), können Sie den gesamten Anschaffungspreis in der Regel sofort im Jahr des Kaufs in voller Höhe absetzen.

Diese Regelung gilt für Anschaffungen ab dem Jahr 2018. Zuvor lagen die Grenzwerte deutlich niedriger (z.B. 410 Euro netto bis Ende 2017). Es gab zwar Pläne im Wachstumschancengesetz, die GWG-Grenze ab 2024 auf 1.190 Euro brutto anzuheben, diese wurden jedoch gestrichen. Das bedeutet: Auch in den Jahren 2024 und 2025 bleibt die Grenze für den sofortigen Abzug bei 952 Euro brutto.

Wichtig ist bei GWG, dass der Gegenstand „selbstständig nutzbar“ sein muss. Ein Schreibtischstuhl ist zum Beispiel selbstständig nutzbar. Eine einzelne Schublade für einen Schreibtisch in der Regel nicht, da sie nur gemeinsam mit dem Schreibtisch ihren Zweck erfüllt.

Teure Arbeitsmittel: Die Abschreibung (AfA)

Wenn ein Arbeitsmittel teurer ist als 952 Euro brutto, können Sie die Kosten nicht auf einen Schlag absetzen. Stattdessen müssen Sie den Anschaffungspreis auf die sogenannte „gewöhnliche Nutzungsdauer“ verteilen. Dieses Verfahren nennt man Abschreibung, im Finanzamts-Deutsch „Absetzung für Abnutzung“ (AfA).

Die Nutzungsdauer ist nicht willkürlich festgelegt, sondern orientiert sich an offiziellen Tabellen, die vom Bundesfinanzministerium (BMF) herausgegeben werden – den sogenannten AfA-Tabellen. Diese Tabellen geben für eine Vielzahl von Wirtschaftsgütern die typische Nutzungsdauer vor.

Ein Beispiel: Für Büromöbel wie einen Schreibtisch oder Bürostuhl sieht die AfA-Tabelle eine Nutzungsdauer von 13 Jahren vor. Das bedeutet, die Anschaffungskosten für einen Schreibtisch, der beispielsweise 1.500 Euro gekostet hat, verteilen sich über 13 Jahre. Jedes Jahr können Sie dann einen Teilbetrag von der Steuer absetzen (1.500 Euro / 13 Jahre = ca. 115,38 Euro pro Jahr).

Bei der Abschreibung im Jahr der Anschaffung müssen Sie zudem monatsgenau rechnen. Kaufen Sie den Schreibtisch also im März, dürfen Sie im ersten Jahr nur 10/12 des Jahresbetrags absetzen. Kaufen Sie ihn im Dezember, ist es nur 1/12. Nur bei einem Kauf im Januar steht Ihnen die volle Jahres-AfA zu.

Interessant ist, dass der Preis eines Arbeitsmittels nicht zwingend ein Kriterium für die steuerliche Anerkennung ist, solange er im Verhältnis zu Ihrer beruflichen Stellung und Ihrem Gehalt nicht unangemessen hoch ist. So entschied ein Gericht beispielsweise, dass auch ein teurer Flügel für eine Musikpädagogin als Arbeitsmittel absetzbar sein kann.

Die „Digital-AfA“: Computer & Software schnell absetzen

Eine wesentliche Vereinfachung gab es rückwirkend zum 1. Januar 2021 für digitale Arbeitsmittel. Das BMF hat festgelegt, dass Computer, Peripheriegeräte und Software eine Nutzungsdauer von nur noch einem Jahr haben. Das bedeutet, dass Sie die Kosten für solche Anschaffungen – unabhängig von der Höhe des Preises – im Jahr des Kaufs in voller Höhe steuerlich absetzen können.

Diese Regelung, oft als „Digital-AfA“ bezeichnet, gilt für:

• Computer und Laptops
• Desktop-PCs
• Monitore
• Drucker
• Scanner
• Webcams
• Headsets
• Lautsprecher
• Externe Festplatten
• Tastaturen und Mäuse
• Spezialsoftware und Standardsoftware

Zuvor mussten Computer über drei Jahre und Software teilweise sogar über fünf Jahre abgeschrieben werden. Die Digital-AfA ermöglicht nun den Sofortabzug in unbegrenzter Höhe für diese spezifischen digitalen Arbeitsmittel.

Wichtig: Smartphones gehören nicht zu den Geräten, für die die Digital-AfA gilt. Ein Smartphone müssen Sie weiterhin über seine gewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben, die vom BMF auf 5 Jahre festgelegt wurde.

Ein Beispiel: Steve kauft sich im Homeoffice-Jahr 2024 einen Laptop für 1.200 Euro. Dank der Digital-AfA kann er die gesamten 1.200 Euro als Werbungskosten in seiner Steuererklärung für 2024 geltend machen. Hätte er denselben Laptop im Juli 2020 gekauft, hätte er nach alter Regelung im Jahr 2020 nur einen Bruchteil absetzen können (6/12 Monate x 1.200 Euro / 3 Jahre = 200 Euro) und den Rest in den Folgejahren.

Gemischte Nutzung & Umwidmung

Viele Arbeitsmittel werden nicht ausschließlich beruflich, sondern auch privat genutzt. In diesem Fall können Sie die Kosten nur anteilig als Werbungskosten absetzen. Wenn Sie zum Beispiel einen Computer zu 50 Prozent beruflich und zu 50 Prozent privat nutzen, dürfen Sie auch nur 50 Prozent der Kosten absetzen. Oft wird vom Finanzamt eine Aufteilung von 50:50 ohne Nachweis akzeptiert. Möchten Sie einen höheren beruflichen Anteil geltend machen, kann das Finanzamt einen Nachweis verlangen, z.B. durch ein Nutzungsprotokoll.

Es ist auch möglich, einen Gegenstand, den Sie ursprünglich rein privat genutzt oder geschenkt bekommen haben, später zum Arbeitsmittel „umzuwidmen“. Ab dem Zeitpunkt der Umwidmung können Sie die Kosten steuerlich geltend machen. Dabei wird nicht der ursprüngliche Kaufpreis angesetzt, sondern der Zeitwert (Restwert) zum Zeitpunkt der Umwidmung.

Dieser Restwert wird dann über die restliche gewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Wenn der Restwert zum Zeitpunkt der Umwidmung nicht mehr als 952 Euro brutto beträgt, können Sie den Gegenstand wie ein GWG behandeln und den gesamten Restwert sofort absetzen.

Beispiel: Katharina hat im Januar 2022 ein Regal für 1.300 Euro privat gekauft. Ab 2024 nutzt sie es ausschließlich für ihre berufliche Fachliteratur. Die Nutzungsdauer für Möbel beträgt 13 Jahre. Bis Ende 2023 sind bereits 2 Jahre der Nutzungsdauer vergangen. Die jährliche Abschreibung beträgt 1.300 Euro / 13 Jahre = 100 Euro. Der Restwert Anfang 2024 beträgt somit 1.300 Euro - (2 Jahre * 100 Euro) = 1.100 Euro. Da der Restwert über 952 Euro liegt, muss sie diesen Betrag über die restlichen 11 Jahre abschreiben. Ab 2024 kann sie also jährlich 100 Euro als Werbungskosten absetzen.

Für eine reibungslose Anerkennung sollten Sie Belege (Kassenbons, Rechnungen) über die ursprünglichen Anschaffungskosten aufbewahren, insbesondere wenn Sie Gegenstände umwidmen oder über mehrere Jahre abschreiben.

So setzen Sie Arbeitsmittel in der Steuererklärung ab

Die Kosten für Ihre Arbeitsmittel tragen Sie in der Anlage N Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ein. Es gibt spezielle Zeilen für Arbeitsmittel.

Denken Sie daran: Werbungskosten wirken sich erst dann steuermindernd aus, wenn sie den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen. Dieser beträgt aktuell 1.230 Euro (Stand 2024). Liegen Ihre gesamten Werbungskosten (Fahrtkosten, Kontoführungsgebühren, Bewerbungskosten etc.) unter diesem Betrag, berücksichtigt das Finanzamt automatisch den Pauschbetrag. Erst jeder Euro über 1.230 Euro senkt Ihr zu versteuerndes Einkommen und damit Ihre Steuerlast. Die Kosten für einen teuren Laptop können diesen Pauschbetrag schnell überschreiten und so zu einer Steuererstattung führen.

Für die elektronische Abgabe Ihrer Steuererklärung können Sie das kostenlose Programm ELSTER der Finanzverwaltung nutzen.

Vergleichstabelle: Absetzung im Überblick

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was genau zählt als Arbeitsmittel?

Alles, was Sie direkt für Ihre berufliche oder betriebliche Tätigkeit benötigen. Das reicht von den klassischen Büroartikeln wie Stiften und Papier bis hin zu technischen Geräten, Möbeln und Software.

Was ist der Unterschied zwischen GWG und AfA?

GWG (Geringwertige Wirtschaftsgüter) bis 952 € brutto können Sie sofort im Jahr des Kaufs in voller Höhe absetzen. Teurere Arbeitsmittel müssen Sie über ihre Nutzungsdauer abschreiben (AfA).

Was ist die Digital-AfA?

Eine Sonderregelung seit 2021, die Computern, Peripheriegeräten (Drucker, Monitor etc.) und Software eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr zuweist. Dadurch können die Kosten dafür unabhängig vom Preis sofort und in voller Höhe abgesetzt werden.

Muss ich die berufliche Nutzung nachweisen?

Bei gemischt genutzten Gegenständen wird oft eine 50:50-Aufteilung akzeptiert. Für einen höheren beruflichen Anteil kann das Finanzamt einen Nachweis verlangen, z.B. ein Nutzungsprotokoll.

Brauche ich Belege für meine Arbeitsmittel?

Ja, es ist ratsam, Belege (Rechnungen, Kassenbons) aufzubewahren, um die Anschaffungskosten im Zweifelsfall gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können. Das gilt insbesondere bei teuren Gegenständen oder Umwidmungen.

Kann ich Arbeitsmittel aus früheren Jahren absetzen?

Ja, wenn die Anschaffung über dem GWG-Betrag lag, schreiben Sie die Kosten über die festgesetzte Nutzungsdauer ab. Sie setzen also in den Folgejahren weiterhin den jährlichen AfA-Betrag an, bis die Kosten komplett abgeschrieben sind.

Das Absetzen von Arbeitsmitteln ist eine effektive Methode, um Ihre Steuerlast zu senken. Machen Sie sich mit den Regeln vertraut und prüfen Sie bei Ihrer nächsten Steuererklärung genau, welche Ausgaben Sie geltend machen können. Jede abgesetzte Ausgabe reduziert Ihr zu versteuerndes Einkommen und führt potenziell zu einer höheren Steuerrückerstattung.

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