Büromaterial & Arbeitsmittel steuerlich absetzen

Die Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen, können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Dazu gehören auch Ausgaben für sogenanntes Arbeitsmaterial oder Arbeitsmittel. Diese sind Gegenstände, die zur Erledigung Ihrer Arbeit erforderlich sind, von spezieller Berufskleidung über Werkzeuge bis hin zu den alltäglichen Büroartikeln wie Stiften oder Haftnotizen. Für Arbeitnehmer fallen diese Kosten unter die Werbungskosten, während Selbstständige oder Freiberufler sie als Betriebsausgaben absetzen können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Ausgaben steuerlich zu berücksichtigen, abhängig von der Art des Gegenstands und seinem Wert.

Die Arbeitsmittelpauschale und weitere Werbungskosten

Das deutsche Steuerrecht bietet Arbeitnehmern die Möglichkeit, berufsbedingte Ausgaben als Werbungskosten von ihrem zu versteuernden Einkommen abzuziehen. Hierfür zieht das Finanzamt automatisch einen Pauschalbetrag von 1.230 Euro (Stand 2023/2024) als Arbeitnehmer-Pauschbetrag ab. Für diesen Betrag müssen Sie keine Nachweise einreichen. Wenn Ihre tatsächlichen berufsbedingten Ausgaben diesen Pauschbetrag jedoch übersteigen, können Sie die höheren Kosten geltend machen. In diesem Fall müssen Sie dem Finanzamt auf Nachfrage entsprechende Belege vorlegen können.

Speziell für kleinere Arbeitsmittel gibt es eine vereinfachte Regelung. Für Arbeitsmittel, deren Anschaffungspreis gering ist, kann pauschal ein Betrag von 110 Euro pro Jahr ohne Nachweis geltend gemacht werden. Dies erleichtert den Abzug von Kleinstbeträgen für Büromaterial wie Stifte, Papier oder Heftklammern. Übersteigen Ihre Ausgaben für solche Arbeitsmittel diesen Pauschalbetrag von 110 Euro, müssen Sie die tatsächlichen Kosten mit Belegen nachweisen, um sie vollständig absetzen zu können.

Was zählt steuerlich als Arbeitsmittel?

Der Begriff der Arbeitsmittel ist sehr weit gefasst. Er umfasst alle Gegenstände, die Sie überwiegend, also zu mehr als 90%, für berufliche Zwecke nutzen. Wenn Sie die Gegenstände auch privat nutzen, müssen Sie den beruflichen Anteil schätzen oder nachweisen, um ihn steuerlich absetzen zu können. Typische Beispiele für absetzbare Arbeitsmittel sind:

• Arbeitskleidung (sofern sie typische Berufskleidung ist, z.B. Uniformen; normale Kleidung zählt nicht) und deren Reinigung
• Aktentaschen und Koffer für berufliche Zwecke
• Computer, Laptops, Tablets und Smartphones
• Software und Fachliteratur, die für Ihre Arbeit notwendig ist
• Ausstattung des häuslichen Arbeitszimmers, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind (z.B. Schreibtisch, Bürostuhl, Regal)
• Technische Geräte wie Drucker, Monitore, Tastaturen, Mäuse, Scanner

Bei technischen Geräten, die nur in Verbindung mit einem Computer funktionieren (wie Tastatur oder Maus), müssen deren Anschaffungskosten grundsätzlich dem Computer zugerechnet werden, wenn sie gleichzeitig oder kurz danach angeschafft werden. Wenn eine Tastatur oder Maus jedoch einzeln gekauft wird, weil die alte defekt ist, kann dieser einzelne Kauf unter Umständen gesondert abgesetzt werden, sofern der Wert die GWG-Grenze nicht übersteigt.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und die Absetzung für Abnutzung (AfA)

Die steuerliche Behandlung von Arbeitsmitteln hängt maßgeblich von ihrem Anschaffungspreis ab. Hierbei unterscheidet das Finanzamt zwischen geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) und Wirtschaftsgütern, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen (AfA).

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Als geringwertige Wirtschaftsgüter gelten Anschaffungen, deren Netto-Anschaffungskosten (ohne Mehrwertsteuer) bis zu 800 Euro betragen. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind (was bei den meisten Selbstständigen der Fall ist), rechnen Sie netto. Als Arbeitnehmer oder Kleinunternehmer, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, rechnen Sie brutto (inkl. Mehrwertsteuer). Die Bruttogrenze liegt bei 952 Euro (800 Euro netto + 19% MwSt). Arbeitsmittel, die diese Grenze nicht überschreiten und überwiegend beruflich genutzt werden (>90%), können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Dies ist ein großer Vorteil, da der gesamte Betrag sofort steuermindernd wirkt.

Absetzung für Abnutzung (AfA)

Arbeitsmittel, deren Netto-Anschaffungskosten (oder Brutto, je nach Status) die GWG-Grenze von 800 Euro übersteigen, können nicht im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden. Stattdessen müssen die Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Gegenstands verteilt abgeschrieben werden. Dieser Vorgang wird als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet.

Die Nutzungsdauer für verschiedene Arbeitsmittel ist in den amtlichen AfA-Tabellen festgelegt. Für viele Bürogeräte wie Computer, Laptops, Tablets, Drucker oder Scanner wurde die Nutzungsdauer in den letzten Jahren stark verkürzt. Seit dem 1. Januar 2021 gilt für diese digitalen Wirtschaftsgüter eine pauschale Nutzungsdauer von nur noch einem Jahr. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise einen neuen Laptop, der über 800 Euro gekostet hat, nun im Jahr der Anschaffung vollständig abschreiben können, auch wenn er die GWG-Grenze überschreitet. Diese Regelung gilt für Anschaffungen ab dem 1. Januar 2021.

Für andere Arbeitsmittel, die nicht unter die Regelung für digitale Wirtschaftsgüter fallen (z.B. Büromöbel), gelten weiterhin die längeren Nutzungsdauern der AfA-Tabellen. Ein Schreibtisch oder Bürostuhl muss beispielsweise über 13 Jahre abgeschrieben werden.

Beispiel für AfA: Sie kaufen im Jahr 2023 einen Schreibtisch für 1.500 Euro netto. Da er kein digitales Wirtschaftsgut ist und die GWG-Grenze übersteigt, muss er über 13 Jahre abgeschrieben werden. Sie können also pro Jahr 1.500 Euro / 13 Jahre = 115,38 Euro absetzen.

Behandlung von Zubehör und Upgrades

Was passiert, wenn Sie Zubehör oder Upgrades für bereits vorhandene Arbeitsmittel kaufen? Die Regeln sind hier etwas komplexer:

• Zubehör, das einzeln nutzbar ist: Geräte wie ein Monitor, ein Drucker oder ein Scanner können auch ohne den Hauptcomputer funktionieren (zumindest im Prinzip oder in Verbindung mit anderen Geräten). Wenn Sie diese einzeln kaufen und der Preis unter der GWG-Grenze liegt, können Sie sie als GWG im Anschaffungsjahr voll absetzen. Liegt der Preis darüber, erfolgt die AfA über die jeweilige Nutzungsdauer (oft 1 Jahr für digitale Geräte).
• Zubehör, das nicht einzeln nutzbar ist: Eine zusätzliche Festplatte, eine neue Grafikkarte oder zusätzlicher Arbeitsspeicher für Ihren Computer können nicht eigenständig genutzt werden. Diese gelten als nachträgliche Anschaffungskosten. Wenn der Computer, zu dem das Zubehör gehört, noch nicht vollständig abgeschrieben ist, müssen die Kosten des Zubehörs zum Restwert des Computers addiert und zusammen über die verbleibende Restnutzungsdauer des Computers abgeschrieben werden.
• Ausnahme: Computer bereits voll abgeschrieben: War der Computer im Anschaffungsjahr des Zubehörs bereits vollständig abgeschrieben (z.B. weil die 1-Jahres-Frist abgelaufen ist), können die Kosten für das Zubehör (wie eine Grafikkarte) unter Umständen im Anschaffungsjahr voll abgesetzt werden, sofern die Kosten des Zubehörs selbst die GWG-Grenze nicht übersteigen.

Private vs. berufliche Nutzung: Nachweis

Das Finanzamt geht oft davon aus, dass Arbeitsmittel wie Computer oder Smartphones auch privat genutzt werden. Wenn ein Arbeitsmittel zu mehr als 90% beruflich genutzt wird, können die Kosten in voller Höhe abgesetzt werden. Bei einer privaten Nutzung von weniger als 10% wird diese als unerheblich angesehen, und der volle Abzug ist ebenfalls möglich.

Liegt die berufliche Nutzung zwischen 10% und 90%, muss der berufliche Anteil geschätzt oder nachgewiesen werden. Nur dieser geschätzte oder nachgewiesene Anteil ist dann absetzbar. Wenn beispielsweise ein Computer zu 50% beruflich und zu 50% privat genutzt wird, können auch nur 50% der Anschaffungskosten abgesetzt werden.

Um eine höhere berufliche Nutzung (insbesondere über 50% oder 90%) glaubhaft zu machen oder nachzuweisen, kann das Finanzamt einen Nachweis verlangen. Eine anerkannte Methode ist die Führung eines Protokolls über die Computernutzung über einen repräsentativen Zeitraum, typischerweise drei Monate. In diesem Protokoll sollten Sie Datum, Dauer und Grund der Nutzung (beruflich/privat) festhalten. Die daraus ermittelte prozentuale Aufteilung kann dann für das gesamte Jahr herangezogen werden.

Wo werden Arbeitsmittel in der Steuererklärung eingetragen?

Als Arbeitnehmer tragen Sie Ihre Kosten für Arbeitsmittel als Werbungskosten in der Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Die relevanten Zeilen können sich je nach Steuerjahr ändern, oft finden Sie diese Ausgaben im Bereich der Werbungskosten, die nicht bereits durch Pauschalen abgedeckt sind. Achten Sie auf die Zeilen, die für Arbeitsmittel oder Arbeitsmittelpauschale vorgesehen sind (im bereitgestellten Text wird Zeile 42 genannt, dies kann aber variieren).

Wenn Sie ein Wirtschaftsgut über mehrere Jahre abschreiben (AfA), tragen Sie in der Steuererklärung jedes Jahr nur den Teilbetrag ein, der auf das betreffende Jahr entfällt.

Für Freiberufler und Gewerbetreibende erfolgt der Abzug der Arbeitsmittel als Betriebsausgaben. Freiberufler tragen diese in der Anlage S ein, Gewerbetreibende in der Anlage G. Hier müssen die Ausgaben oft detaillierter aufgeschlüsselt werden.

Wichtige Tipps und weitere absetzbare Kosten

• Belege aufbewahren: Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege für Ihre Arbeitsmittel sorgfältig auf. Arbeitnehmer sollten die Belege mindestens ein Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids aufbewahren. Freiberufler und Gewerbetreibende sind in der Regel verpflichtet, ihre Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren.
• Berufliche Nutzung dokumentieren: Wenn Sie Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat nutzen, führen Sie idealerweise ein Nutzungsprotokoll, um den beruflichen Anteil glaubhaft nachweisen zu können.
• Spezielle Regeln für Selbstständige: Freiberufler und Gewerbetreibende haben oft zusätzliche Möglichkeiten, Arbeitsmittel abzusetzen, wie z.B. die Option der Sonderabschreibung, die es ermöglicht, in den ersten Jahren nach der Anschaffung eines Wirtschaftsguts höhere Abschreibungsbeträge geltend zu machen.

Neben den reinen Arbeitsmitteln gibt es weitere berufsbedingte Kosten, die Sie als Arbeitnehmer in Ihrer Steuererklärung geltend machen können und die Ihr zu versteuerndes Einkommen mindern:

• Fahrtkosten: Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können pauschal mit 0,30 Euro pro einfachem Entfernungskilometer abgesetzt werden (ab dem 21. Kilometer gelten oft höhere Pauschalen, dies kann aber je nach Steuerjahr variieren; der Höchstbetrag liegt oft bei 4.500 Euro pro Jahr, es sei denn, Sie nutzen öffentliche Verkehrsmittel und weisen höhere Kosten nach).
• Internet- und Telefonkosten: Wenn Sie Ihren privaten Internet- oder Telefonanschluss auch beruflich nutzen, können Sie einen Anteil der Kosten absetzen. Ohne Einzelnachweis erkennt das Finanzamt oft pauschal 20 Prozent der Kosten an, jedoch maximal 20 Euro pro Monat. Wenn Ihre berufliche Nutzung höher ist und Sie dies nachweisen können (z.B. durch Einzelverbindungsnachweise), können Sie auch höhere Kosten geltend machen.

Fazit

Die Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln und Büromaterial bietet Arbeitnehmern und Selbstständigen in Deutschland eine wichtige Möglichkeit, ihre Steuerlast zu senken. Es gibt eine Pauschale von 110 Euro für kleinere Arbeitsmittel ohne Nachweis. Für höhere Ausgaben sind Belege erforderlich. Anschaffungen bis 800 Euro netto (bzw. 952 Euro brutto) gelten als GWG und können meist sofort abgeschrieben werden, während teurere Wirtschaftsgüter über ihre Nutzungsdauer (AfA) verteilt abgesetzt werden müssen. Digitale Wirtschaftsgüter können seit 2021 sogar über nur ein Jahr abgeschrieben werden, unabhängig vom Preis. Entscheidend ist stets die überwiegend berufliche Nutzung, die bei Bedarf nachgewiesen werden muss. Das sorgfältige Aufbewahren von Belegen und das korrekte Eintragen in der Steuererklärung (Anlage N für Arbeitnehmer, Anlage S/G für Selbstständige/Gewerbetreibende) sind unerlässlich.

Angesichts der komplexen und sich ändernden Steuergesetze ist es immer ratsam, im Zweifelsfall einen qualifizierten Steuerberater zu konsultieren oder die aktuellen Informationen des Bundesfinanzministeriums zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle Abzüge korrekt und zu Ihrem Vorteil geltend gemacht werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie hoch ist die Pauschale für Büromaterial?

Für Arbeitsmittel, zu denen auch Büromaterial zählt, können Arbeitnehmer pauschal 110 Euro pro Jahr ohne Vorlage von Belegen als Werbungskosten geltend machen. Übersteigen Ihre Ausgaben diesen Betrag, müssen Sie die tatsächlichen Kosten mit Quittungen nachweisen.

Was zählt zur Aufwendungen für Arbeitsmittel Pauschale?

Die Arbeitsmittelpauschale deckt eine breite Palette von Gegenständen ab, die zur Erledigung der Arbeit benötigt werden. Dazu gehören typisches Büromaterial wie Stifte, Papier, Ordner, aber auch kleinere Geräte oder Fachliteratur, solange sie überwiegend beruflich genutzt werden. Die Pauschale ist für kleinere, oft schwer einzeln nachzuweisende Ausgaben gedacht.

Wie viel Arbeitsmittel kann man absetzen?

Wenn Sie keine Einzelnachweise (Quittungen) führen möchten, können Sie die Pauschale von 110 Euro pro Jahr für Arbeitsmittel geltend machen. Mit Nachweisen können Sie alle tatsächlichen Kosten absetzen. Arbeitsmittel bis 800 Euro netto (952 Euro brutto) können im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt werden (GWG). Teurere Arbeitsmittel müssen über ihre Nutzungsdauer (AfA) abgeschrieben werden. Digitale Wirtschaftsgüter können unabhängig vom Preis seit 2021 über ein Jahr abgeschrieben werden.

Welche Geräte kann ich steuerlich absetzen?

Sie können alle Geräte steuerlich absetzen, die Sie überwiegend (>90%) für berufliche Zwecke nutzen. Dazu gehören Computer, Laptops, Drucker, Monitore, Scanner, Smartphones usw. Bei einer Nutzung zwischen 10% und 90% können Sie den beruflichen Anteil absetzen. Eine Nutzung unter 10% ist steuerlich irrelevant für den Abzug. Die Absetzung erfolgt entweder sofort als GWG (bis 800€ netto/952€ brutto) oder über die Nutzungsdauer (AfA), wobei für digitale Geräte oft nur ein Jahr gilt.

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