Steuer sparen als Selbstständiger: Pauschalen

Als Selbstständiger oder Freiberufler hast du viele Freiheiten, aber auch Pflichten – insbesondere, wenn es um das Thema Steuern geht. Die jährliche Steuererklärung kann schnell komplex werden, da zahlreiche Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden müssen. Eine Möglichkeit, dir das Leben zu erleichtern und gleichzeitig deine Steuerlast zu senken, sind Pauschalen und Freibeträge.

Pauschalen erlauben es dir, bestimmte Ausgaben in einem festen Betrag steuerlich geltend zu machen, ohne jeden einzelnen Beleg sammeln und nachweisen zu müssen. Das spart Zeit und Aufwand. Doch sind Pauschalen immer die beste Wahl? Oder lohnt es sich manchmal mehr, die tatsächlichen Kosten abzusetzen? Und welche Freibeträge stehen dir als Selbstständiger überhaupt zu? In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Pauschalen und Freibeträge, die du kennen solltest, um deine Steuererklärung optimal zu gestalten.

Wichtige Pauschalen für Selbstständige

Für viele unterschiedliche Bereiche gibt es steuerliche Pauschalen. Sie decken typische Ausgaben ab, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen. Die Nutzung einer Pauschale kann die Steuererklärung erheblich vereinfachen, da der Nachweis einzelner Belege entfällt. Es ist jedoch immer ratsam zu prüfen, ob die tatsächlichen Kosten nicht höher liegen und somit eine Einzelabrechnung vorteilhafter wäre.

1. Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale)

Wenn dein Arbeitsplatz nicht dein Zuhause ist, sondern du regelmäßig einen Coworking Space, ein Büro oder eine andere erste Betriebsstätte aufsuchst, entstehen dir Fahrtkosten. Diese Kosten kannst du über die Pendlerpauschale, auch Entfernungspauschale genannt, in deiner Steuererklärung geltend machen.

Die Pauschale beträgt aktuell 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen deiner Wohnung und deiner ersten Betriebsstätte. Seit 2022 wurde die Pauschale für längere Strecken angehoben: Ab dem 21. Kilometer kannst du 0,38 Euro pro Kilometer ansetzen. Diese erhöhte Pauschale gilt vorerst bis Ende 2026. Wichtig ist, dass diese Pauschale unabhängig vom tatsächlich genutzten Verkehrsmittel gewährt wird – ob Auto, Bahn, Fahrrad oder zu Fuß.

Berechnet wird die Pendlerpauschale auf Basis der tatsächlichen Arbeitstage im Kalenderjahr. Du kannst die Pauschale nur einmal pro Arbeitstag ansetzen. Es gibt einen Höchstbetrag für die Pendlerpauschale, der bei 4.500 Euro pro Jahr liegt. Dieser Höchstbetrag greift allerdings nicht, wenn du deinen eigenen Pkw oder einen Firmenwagen nutzt. In diesem Fall kannst du anstelle der Pauschale auch die tatsächlichen Kosten für dein Fahrzeug als Betriebsausgaben absetzen. Dazu gehören Ausgaben für Kraftstoff, Kfz-Steuer, Versicherungen, Wartung, Reparaturen und die Abschreibung des Fahrzeugs. Hierfür musst du jedoch alle Belege sorgfältig sammeln und nachweisen können. Die Entscheidung zwischen Pauschale und tatsächlichen Kosten hängt davon ab, welche Methode für dich steuerlich günstiger ist.

2. Verpflegungspauschale (Verpflegungsmehraufwand)

Reist du aus beruflichen Gründen, zum Beispiel zu Kunden, Lieferanten oder Veranstaltungen, entstehen dir zusätzliche Kosten für Verpflegung. Diese sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen kannst du pauschal absetzen, wenn deine Dienstreise länger als 8 Stunden dauert.

Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten folgende Pauschalbeträge:

• Für jeden An- und Abreisetag, unabhängig von der Dauer der Abwesenheit (mindestens jedoch über die Nachtgrenze oder mit Übernachtung), kannst du 14 Euro ansetzen.
• Für jeden vollen Kalendertag, an dem du beruflich unterwegs warst (mindestens 24 Stunden Abwesenheit), beträgt die Pauschale 28 Euro.

Bei beruflichen Reisen ins Ausland variieren die Pauschalbeträge stark je nach Land und teilweise sogar nach Stadt. Die genauen, jährlich aktualisierten Beträge findest du in den offiziellen Tabellen des Bundesfinanzministeriums (BMF). Es ist wichtig, bei Auslandsreisen die korrekten Pauschalen für das jeweilige Zielgebiet zu ermitteln.

3. Übernachtungspauschale

Neben den Verpflegungskosten fallen bei mehrtägigen Dienstreisen in der Regel auch Kosten für Übernachtungen an. Für Arbeitnehmer gibt es hier eine Pauschale von 20 Euro pro Übernachtung. Als Selbstständiger hast du es hier oft einfacher und vorteilhafter: Du kannst die vollen, tatsächlich angefallenen Kosten für deine berufliche Übernachtung absetzen. Voraussetzung ist, dass du die Kosten durch eine entsprechende Rechnung des Hotels oder der Unterkunft nachweisen kannst.

Auch bei Auslandsübernachtungen kannst du als Selbstständiger die tatsächlichen Kosten geltend machen. Es gibt zwar auch hier vom BMF veröffentlichte Pauschalbeträge, die nach Ländern und Städten variieren, diese sind aber in erster Linie für Arbeitnehmer relevant. Für Selbstständige ist in der Regel der Abzug der tatsächlichen Kosten gegen Beleg die vorteilhaftere Variante, da Hotelkosten meist deutlich über den Pauschalen liegen.

4. Betriebskosten statt Werbungskostenpauschale

Hier liegt ein wichtiger Unterschied zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen. Arbeitnehmer können eine Werbungskostenpauschale geltend machen (z.B. 1.230 Euro im Jahr 2024), die automatisch berücksichtigt wird, auch wenn keine oder geringere Werbungskosten angefallen sind. Diese Pauschale gibt es für Selbstständige in dieser Form nicht. Dafür können Selbstständige alle Kosten, die betrieblich veranlasst sind – also im Zusammenhang mit ihrer selbstständigen Tätigkeit stehen – als Betriebsausgaben absetzen. Und das ohne eine gesetzliche Höchstgrenze!

Entscheidend ist, dass die Ausgaben klar von privaten Kosten getrennt werden können und du sie durch Belege nachweisen kannst. Typische Betriebskosten, die du als Selbstständiger absetzen kannst, sind sehr vielfältig und umfassen unter anderem:

• Miete für dein Büro oder deine Geschäftsräume
• Kosten für Material, Waren oder Rohstoffe
• Arbeitsmittel wie Computer, Software, Werkzeuge, Büromöbel
• Fortbildungskosten für Seminare, Workshops oder Fachliteratur
• Telefon- und Internetkosten (anteilig, wenn auch privat genutzt)
• Kosten für betrieblich genutzte Fahrzeuge (Leasingraten, Benzin, Wartung)
• Löhne und Gehälter, wenn du Mitarbeiter hast
• Versicherungen, die deine betriebliche Tätigkeit betreffen (z.B. Berufshaftpflicht)
• Reisekosten (siehe Verpflegungs- und Übernachtungspauschale/tatsächliche Kosten)

Für bestimmte, sehr spezifische freiberufliche Tätigkeiten gibt es zwar die Möglichkeit, eine Betriebsausgabenpauschale in Anspruch zu nehmen (geregelt z.B. in H 18.2 EStH und aktualisiert durch BMF-Schreiben). Die Details hierzu sind jedoch komplex, betreffen nur bestimmte Berufsgruppen und die Höhe der Pauschale hängt von der Art der Tätigkeit ab. Da die konkreten Berufsgruppen und Pauschalbeträge in der vorliegenden Information nicht detailliert aufgeführt sind, konzentrieren wir uns auf die allgemeine Regelung für Selbstständige: den Abzug der tatsächlichen Betriebskosten, der in den meisten Fällen vorteilhafter ist als die Pauschale für Arbeitnehmer.

5. Homeoffice Pauschale

Viele Selbstständige arbeiten ganz oder teilweise von zu Hause aus. Früher war der Abzug von Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer an strenge Voraussetzungen geknüpft: Es musste ein separater Raum sein, der fast ausschließlich beruflich genutzt wurde. Mit der Einführung der Homeoffice-Pauschale wurde die steuerliche Geltendmachung des Arbeitens von zu Hause deutlich vereinfacht.

Du kannst für jeden Tag, an dem du ausschließlich oder überwiegend von zu Hause aus gearbeitet hast, 6 Euro als Pauschale ansetzen. Es ist nicht mehr erforderlich, dass dir ein separates Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Die Pauschale ist auf maximal 210 Tage im Jahr begrenzt, was einem Höchstbetrag von 1.260 Euro (210 Tage * 6 Euro) entspricht.

Wenn du die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllst (separater Raum, fast ausschließliche berufliche Nutzung) und dieser Raum den Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet, kannst du alternativ dazu die tatsächlichen Kosten des Arbeitszimmers (anteilige Miete, Heizung, Strom etc.) in unbegrenzter Höhe absetzen. Liegt der Mittelpunkt deiner Tätigkeit nicht im Arbeitszimmer (z.B. weil du viel unterwegs bist), aber dir steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, sind die Kosten für das Arbeitszimmer bis zu 1.260 Euro pro Jahr absetzbar. Die Homeoffice-Pauschale ist eine Vereinfachung, die auch dann gilt, wenn diese strengen Arbeitszimmer-Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

6. Umzugskostenpauschale

Musst du aus beruflichen Gründen umziehen, kannst du die entstehenden Kosten steuerlich geltend machen. Ein beruflich veranlasster Umzug liegt beispielsweise vor, wenn du eine neue Arbeitsstelle in einer anderen Stadt antrittst, deinen Betrieb an einen neuen Standort verlegst oder sich dein Arbeitsweg durch den Umzug täglich um mindestens eine Stunde verkürzt. Auch eine Versetzung durch einen Arbeitgeber oder eine betriebliche Notwendigkeit können Gründe sein.

Für die allgemeinen Umzugskosten kannst du eine Pauschale nutzen, ohne einzelne Belege einreichen zu müssen. Diese Umzugskostenpauschale wird jährlich angepasst und beträgt im Jahr 2024 aktuell 964 Euro für den Steuerpflichtigen selbst. Für jede weitere Person (Ehepartner, Kinder), die mit umzieht, erhöht sich die Pauschale. Die Pauschale deckt typische Kosten wie den Transport des Umzugsguts, Kosten für Umzugshelfer oder ein Umzugsunternehmen sowie kleinere Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Umzug ab.

Sollten deine tatsächlichen Umzugskosten die Pauschale übersteigen, kannst du als Selbstständiger auch die höheren, tatsächlichen Kosten geltend machen. Dies erfordert jedoch, dass du alle Rechnungen und Belege für den Umzug sorgfältig sammelst und dem Finanzamt vorlegen kannst. Hier musst du vergleichen, welche Option für dich steuerlich günstiger ist.

7. Sparerpauschbetrag (Freibetrag für Kapitalgewinne)

Dieser Betrag ist eigentlich ein Freibetrag, wird aber oft im Zusammenhang mit Pauschalen genannt. Wenn du Einkünfte aus Kapitalvermögen erzielst, wie Zinsen, Dividenden oder Gewinne aus dem Verkauf von Aktien, unterliegen diese grundsätzlich der Abgeltungssteuer. Der Sparerpauschbetrag ermöglicht es dir jedoch, einen Teil dieser Einkünfte steuerfrei zu behalten.

Für Einzelpersonen beträgt der Sparerpauschbetrag 1.000 Euro pro Jahr. Für Ehepaare oder eingetragene Lebenspartner, die gemeinsam veranlagt werden, verdoppelt sich der Betrag auf 2.000 Euro pro Jahr. Kapitalerträge bis zu dieser Grenze bleiben steuerfrei. Alles, was darüber hinausgeht, muss versteuert werden.

8. Pflegepauschbetrag

Engagierst du dich privat und pflegst einen Angehörigen zu Hause, kannst du unter bestimmten Voraussetzungen den Pflegepauschbetrag geltend machen. Dies ist eine Anerkennung für den Aufwand, der dir dadurch entsteht. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass du für diese Pflegetätigkeit kein Pflegegeld oder eine andere Vergütung erhältst.

Die Höhe des Pflegepauschbetrags richtet sich seit 2021 nach dem Pflegegrad der zu pflegenden Person:

• Bei Pflegegrad 2: 600 Euro pro Jahr
• Bei Pflegegrad 3: 1.100 Euro pro Jahr
• Bei Pflegegrad 4 und 5: 1.800 Euro pro Jahr

Dieser Betrag kann deine Steuerlast mindern und ist eine wichtige finanzielle Entlastung für pflegende Angehörige.

9. Behindertenpauschale

Menschen mit Behinderung haben oft höhere Ausgaben aufgrund ihrer gesundheitlichen Situation. Um diese Mehraufwendungen pauschal anzuerkennen und die Steuererklärung zu vereinfachen, gibt es den Behinderten-Pauschbetrag. Du musst die einzelnen behinderungsbedingten Kosten nicht nachweisen, die Pauschale wird anhand des Grades der Behinderung (GdB) gewährt.

Die Höhe der Pauschale wurde zuletzt 2021 angepasst und richtet sich nach dem festgestellten GdB. Hier ist eine Übersicht der aktuellen Pauschalbeträge:

Wichtig: Wenn du die Behindertenpauschale in Anspruch nimmst, kannst du pflegebedingte Aufwendungen, die über den Pflegepauschbetrag hinausgehen, in der Regel nicht zusätzlich als außergewöhnliche Belastungen geltend machen. Die Pauschale deckt diese Kosten ab.

10. Ehrenamtspauschale & Übungsleiterpauschale

Engagierst du dich nebenberuflich ehrenamtlich, kannst du von steuerfreien Einnahmen profitieren. Diese Pauschalen sind primär für Tätigkeiten gedacht, die für gemeinnützige Organisationen, Vereine oder juristische Personen des öffentlichen Rechts erbracht werden.

Die Ehrenamtspauschale gilt für allgemeine ehrenamtliche Tätigkeiten (z.B. Vorstandsarbeit im Verein). Bis zu 840 Euro pro Jahr sind hier steuerfrei.

Die Übungsleiterpauschale ist für speziellere Tätigkeiten vorgesehen, wie die Arbeit als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder in einem künstlerischen oder pflegerischen Bereich. Hier sind bis zu 3.000 Euro pro Jahr steuerfrei.

Du kannst beide Pauschalen nicht für dieselbe Tätigkeit in Anspruch nehmen. Übst du aber unterschiedliche Tätigkeiten aus, die unter die jeweilige Pauschale fallen, kannst du unter Umständen beide nutzen.

Wichtige Freibeträge für Selbstständige

Neben den Pauschalen, die bestimmte Ausgaben berücksichtigen, gibt es auch Freibeträge, die einen Teil deiner Einkünfte von der Steuer freistellen.

1. Grundfreibetrag

Jeder Steuerpflichtige in Deutschland, ob angestellt oder selbstständig, hat Anspruch auf den Grundfreibetrag. Einkünfte bis zur Höhe des Grundfreibetrags bleiben steuerfrei, um das Existenzminimum zu sichern. Der Grundfreibetrag wird jährlich angepasst und liegt im Jahr 2025 voraussichtlich bei 12.096 Euro für Alleinstehende. Für verheiratete Paare oder eingetragene Lebenspartner verdoppelt sich dieser Betrag.

2. Kinderfreibetrag

Wenn du Kinder hast, hast du Anspruch auf den Kinderfreibetrag. Dieser Betrag soll das Existenzminimum des Kindes steuerlich freistellen. Der Kinderfreibetrag setzt sich zusammen aus dem Freibetrag für das sächliche Existenzminimum des Kindes und dem Freibetrag für den Betreuungs-, Erziehungs- und Ausbildungsbedarf (BEA-Freibetrag). Die Höhe des Kinderfreibetrags wird ebenfalls jährlich angepasst. Das Finanzamt prüft automatisch, ob die Kinderfreibeträge oder das ausgezahlte Kindergeld für dich vorteilhafter sind (Günstigerprüfung).

3. Sparerpauschbetrag

Wie bereits erwähnt, ist der Sparerpauschbetrag ein Freibetrag für Einkünfte aus Kapitalvermögen (1.000 Euro für Alleinstehende, 2.000 Euro für gemeinsam Veranlagte).

Pauschale oder tatsächliche Kosten: Was lohnt sich mehr?

Die Entscheidung, ob du eine Pauschale nutzt oder deine tatsächlichen Kosten absetzt, hängt oft davon ab, welche Variante für dich steuerlich günstiger ist. Pauschalen sind einfacher, da du keine Belege sammeln und nachweisen musst. Sie bieten eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, bestimmte Ausgaben geltend zu machen.

Liegen deine tatsächlichen Ausgaben jedoch höher als der Pauschalbetrag, solltest du unbedingt die tatsächlichen Kosten absetzen. Dies erfordert zwar mehr Aufwand bei der Belegsammlung und Dokumentation, kann aber zu einer deutlich höheren Steuerersparnis führen. Für Selbstständige ist es daher essenziell, eine sorgfältige Buchhaltung zu führen und Belege für alle betrieblichen Ausgaben aufzubewahren. Nur so kannst du am Ende des Jahres fundiert entscheiden, ob eine Pauschale oder der Abzug der tatsächlichen Kosten für dich die beste Option ist.

Spezifische Fragen geklärt

Was kann ich als Selbständiger pauschal absetzen?

Als Selbstständiger kannst du verschiedene Ausgaben pauschal geltend machen, darunter die Pendlerpauschale für Fahrten zur ersten Betriebsstätte, die Verpflegungspauschale bei Dienstreisen, die Homeoffice-Pauschale für das Arbeiten von zu Hause, die Umzugskostenpauschale bei beruflichen Umzügen sowie den Sparerpauschbetrag für Kapitalerträge. Für bestimmte, eng definierte freiberufliche Tätigkeiten gibt es zudem die Möglichkeit einer Betriebsausgabenpauschale, deren Details jedoch von der spezifischen Tätigkeit abhängen und gesondert geprüft werden müssen. Es ist immer eine Einzelfallprüfung, ob die Pauschale oder der Abzug tatsächlicher Kosten vorteilhafter ist.

Welche Pauschalen kann ich als Kleinunternehmer nutzen?

Als Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (Umsatz im Vorjahr nicht über 22.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro) bist du umsatzsteuerbefreit. Dies hat aber keinen Einfluss auf die Einkommensteuer. Für die Einkommensteuererklärung gelten für dich grundsätzlich dieselben Regelungen wie für andere Selbstständige oder Freiberufler. Das bedeutet, du kannst die gleichen Pauschalen (Pendlerpauschale, Verpflegungspauschale, Homeoffice-Pauschale etc.) und Freibeträge (Grundfreibetrag, Kinderfreibetrag, Sparerpauschbetrag) in Anspruch nehmen.

Wie hoch ist der Freibetrag für Selbständige?

Den speziellen „Freibetrag für Selbstständige“ gibt es in dieser allgemeinen Form nicht. Allerdings profitierst du natürlich vom allgemeinen Grundfreibetrag, der im Jahr 2025 voraussichtlich 12.096 Euro beträgt und dein steuerfreies Existenzminimum sichert. Darüber hinaus gibt es spezifische Freibeträge wie den Kinderfreibetrag oder den bereits genannten Sparerpauschbetrag für Kapitalerträge. Deine Betriebsausgaben mindern zudem deinen steuerpflichtigen Gewinn, ähnlich wie ein Freibetrag, allerdings ohne eine feste Obergrenze (abgesehen von bestimmten Pauschalen, die du optional nutzen kannst).

Muss ich Belege sammeln, wenn ich eine Pauschale nutze?

Der Sinn einer Pauschale ist es gerade, dass du für den pauschal abgesetzten Betrag keine einzelnen Belege sammeln und nachweisen musst. Wenn du beispielsweise die Homeoffice-Pauschale nutzt, musst du keine Rechnungen für Strom oder Heizung einreichen. Allerdings musst du natürlich nachweisen können, dass die Voraussetzungen für die Pauschale erfüllt sind (z.B. Anzahl der Homeoffice-Tage, Nachweis der Dienstreise, GdB-Bescheid etc.). Wenn du dich entscheidest, anstelle der Pauschale die tatsächlichen Kosten abzusetzen (weil diese höher sind), dann musst du selbstverständlich alle Belege sammeln und dem Finanzamt auf Nachfrage vorlegen können.

Was ist der Unterschied zwischen Pauschale und Freibetrag?

Obwohl beide Begriffe mit Steuererleichterungen zu tun haben, gibt es einen Unterschied: Eine Pauschale ist ein fester Betrag, der bestimmte Ausgaben oder Aufwendungen pauschal abgilt, ohne dass du die tatsächlichen Kosten einzeln nachweisen musst (z.B. Pendlerpauschale, Verpflegungspauschale). Ein Freibetrag hingegen ist ein Betrag, bis zu dessen Höhe bestimmte Einnahmen steuerfrei bleiben (z.B. Grundfreibetrag, Sparerpauschbetrag) oder bestimmte Belastungen pauschal anerkannt werden, die deine Steuerlast mindern, ohne direkter Ausgabenersatz zu sein (z.B. Behindertenpauschale, Pflegepauschbetrag).

Fazit

Pauschalen und Freibeträge sind wertvolle Instrumente, um deine Steuerlast als Selbstständiger zu optimieren und die Steuererklärung zu vereinfachen. Sie decken eine Vielzahl von Bereichen ab, von Fahrtkosten über Reisekosten bis hin zu Aufwendungen für das Homeoffice oder spezifische Lebenssituationen wie Pflege oder Behinderung. Während Pauschalen den Vorteil der Einfachheit bieten, kann es in vielen Fällen finanziell lohnender sein, die tatsächlichen, höheren Kosten als Betriebsausgaben abzusetzen. Eine sorgfältige Buchhaltung und das Sammeln aller relevanten Belege sind daher unerlässlich, um am Ende des Jahres die für dich günstigste Variante wählen zu können.

Die Kenntnis dieser Möglichkeiten ist der erste Schritt zu einer cleveren Steuergestaltung. Es lohnt sich, jede Pauschale und jeden Freibetrag genau zu prüfen und zu vergleichen. Im Zweifel kann die Beratung durch einen Steuerberater oder die Nutzung spezialisierter Steuersoftware für Selbstständige dir helfen, alle Potenziale auszuschöpfen und sicherzustellen, dass du keine steuerlichen Vorteile verpasst.

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