Steuertipps für Vermieter: Kosten absetzen

Als Vermieter erzielen Sie Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Dies bedeutet auf der einen Seite steuerpflichtige Einnahmen, auf der anderen Seite aber auch die Möglichkeit, zahlreiche damit verbundene Kosten steuerlich geltend zu machen. Diese Kosten, die sogenannten Werbungskosten, mindern Ihre steuerpflichtigen Einkünfte und damit Ihre Steuerlast erheblich. Doch welche Ausgaben können Sie tatsächlich absetzen und worauf müssen Sie dabei achten? Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte der steuerlichen Absetzbarkeit von Kosten für Vermieter, basierend auf den aktuellen Regelungen und relevanten Gerichtsurteilen.

Das häusliche Arbeitszimmer für Vermieter

Eine häufig gestellte Frage ist, ob Vermieter die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen können, das sie zur Verwaltung ihrer Immobilien nutzen. Die Verwaltung von Immobilien gilt steuerlich nicht als "berufliche oder betriebliche Tätigkeit" im engeren Sinne, doch die Regeln für das häusliche Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG) finden hier sinngemäß Anwendung (§ 9 Abs. 5 EStG). Entscheidend ist dabei nicht der Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit, sondern der Mittelpunkt der gesamten der Erzielung von Einkünften dienenden Tätigkeit des Steuerzahlers.

Wenn Sie neben Ihrem Hauptberuf Immobilien verwalten und dafür ein häusliches Arbeitszimmer nutzen, haben Sie für diese Verwaltungstätigkeit typischerweise "keinen anderen Arbeitsplatz". Üben Sie hingegen keine andere Berufstätigkeit aus und nutzen das Arbeitszimmer ausschließlich zur Verwaltung Ihres Vermögens, könnte dies unter Umständen den Mittelpunkt Ihrer gesamten Tätigkeit darstellen.

Die Finanzverwaltung hat die Anerkennung von Arbeitszimmern lange Zeit von der "Erforderlichkeit" für die Einkunftserzielung abhängig gemacht. Doch der Bundesfinanzhof (BFH) hat seine Sichtweise geändert: Nach einem Urteil vom 3.4.2019 (VI R 46/17) kommt es auf die Erforderlichkeit des häuslichen Arbeitszimmers nicht mehr an. Die "Erforderlichkeit" ist kein Merkmal des Abzugstatbestands.

Entscheidend ist vielmehr, dass der Raum so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke oder eben die der Einkunftserzielung dienende Tätigkeit, wie die Immobilienverwaltung, genutzt wird. Auf den zeitlichen Umfang der Büroarbeiten kommt es dabei nicht an.

Ein Arbeitszimmer zur Verwaltung von Immobilien kann daher als Werbungskosten bei den Vermietungseinkünften absetzbar sein, wenn der Raum nahezu ausschließlich für die Verwaltungstätigkeit genutzt wird. Wird das Arbeitszimmer jedoch nicht so gut wie ausschließlich zur Einkunftserzielung genutzt, zum Beispiel auch zu privaten Zwecken, sind die Kosten für das Arbeitszimmer nicht absetzbar – auch nicht teilweise. Der BFH lehnt eine Kostenaufteilung bei gemischter Nutzung ab (BFH-Urteil vom 16.2.2016, IX R 23/12).

Ein Beispiel verdeutlicht dies: Ein Rentner verwaltet im häuslichen Arbeitszimmer zwei Mietobjekte mit insgesamt neun Wohnungen und fünf Garagen. Er nutzt das Zimmer aber auch zu 40 Prozent für private Zwecke. Obwohl das Zimmer den Mittelpunkt seiner Tätigkeit zur Erzielung der Mieteinkünfte darstellt, lehnte der BFH den Werbungskostenabzug für die Arbeitszimmerkosten ab, da der Raum nicht nahezu ausschließlich für die Vermietungstätigkeit genutzt wurde.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Absetzbarkeit des Arbeitszimmers für Vermieter hängt stark von der ausschließlichen Nutzung für die Vermietungstätigkeit ab. Eine private Mitnutzung, selbst in geringem Umfang, kann den gesamten Abzug verhindern.

Welche Kosten kann ich bei Vermietung und Verpachtung absetzen?

Neben den spezifischen Regeln für das Arbeitszimmer gibt es eine Vielzahl weiterer Kosten, die Sie als Vermieter steuerlich geltend machen können. Diese werden in der Regel als Werbungskosten in der Anlage V Ihrer Einkommensteuererklärung eingetragen. Das sogenannte Abflussprinzip besagt, dass Sie Ausgaben in dem Steuerjahr geltend machen können, in dem das Geld tatsächlich abgeflossen ist (gezahlt wurde).

Man unterscheidet grundsätzlich zwischen sofort absetzbaren Werbungskosten und solchen, die über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden müssen (Absetzung für Abnutzung, AfA).

Sofort absetzbare Werbungskosten (Erhaltungsaufwand)

Zum sofort absetzbaren Erhaltungsaufwand zählen Kosten, die dazu dienen, das vermietete Objekt in einem ordnungsgemäßen Zustand zu erhalten, zu reparieren oder zu modernisieren, ohne es wesentlich zu erweitern oder in seiner Substanz grundlegend zu verändern. Beispiele hierfür sind:

• Reparaturen an Heizung, Sanitär, Elektroinstallationen, Fenstern oder Türen.
• Maler- und Tapezierarbeiten in der Wohnung oder am Hausflur.
• Erneuerung von Fußbodenbelägen (wenn fest verlegt). Lose verlegte Beläge können unter Umständen als Anschaffungskosten gelten und müssen abgeschrieben werden, es sei denn, sie sind Geringwertige Wirtschaftsgüter.
• Kosten für die Beseitigung von Baumängeln, die erst nach Fertigstellung des Baus erkennbar wurden.
• Kosten für Modernisierungsarbeiten, z.B. zur Energieeinsparung (Einbau einer Wärmepumpe, Dämmung), sofern sie nicht zu anschaffungsnahen Herstellungskosten führen (siehe unten).

Größere Erhaltungsaufwendungen können Sie auf Antrag gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§§ 11a, 11b EStG). Dies kann sinnvoll sein, um die Steuerlast über mehrere Jahre zu strecken, insbesondere wenn Sie in einem Jahr hohe Ausgaben und im nächsten Jahr geringere Einnahmen erwarten.

Nicht sofort absetzbare Kosten (Anschaffungs- und Herstellungskosten)

Kosten, die für den Erwerb einer Immobilie (Anschaffungskosten) oder für die erstmalige Herstellung bzw. wesentliche Verbesserung oder Erweiterung (Herstellungskosten) anfallen, können nicht sofort in voller Höhe abgesetzt werden. Sie müssen über die Nutzungsdauer des Gebäudes abgeschrieben werden (AfA). Für Mietobjekte beträgt die reguläre Abschreibungsdauer in der Regel 50 Jahre (2% pro Jahr).

Zu den Anschaffungskosten zählen neben dem Kaufpreis auch Nebenkosten wie Grunderwerbsteuer, Notarkosten für den Kaufvertrag und die Eigentümereintragung im Grundbuch, Maklergebühren für den Kauf sowie Gutachterkosten zur Ermittlung des Beleihungswerts.

Herstellungskosten entstehen typischerweise bei:

• Neubau eines Gebäudes.
• Wesentlicher Erweiterung der Wohnfläche (Anbau, Dachausbau).
• Grundlegender Verbesserung des Standards (z.B. Einbau einer Heizung in ein bisher unbeheiztes Haus, Austausch von drei oder vier zentralen Ausstattungsmerkmalen wie Fenster, Heizung, Sanitär, Elektro in einem Zug und auf einen höheren Standard).

Anschaffungsnahe Herstellungskosten

Vorsicht ist geboten bei Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen, die innerhalb der ersten drei Jahre nach dem Kauf einer Immobilie durchgeführt werden. Überschreiten die Kosten für diese Maßnahmen zusammen 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes (ohne Grund und Boden), werden sie steuerlich als anschaffungsnahe Herstellungskosten behandelt. Das bedeutet, sie sind nicht sofort absetzbar, sondern müssen ebenfalls über 50 Jahre abgeschrieben werden. Planen Sie größere Sanierungen nach einem Kauf, kann es steuerlich günstiger sein, diese erst nach Ablauf der Dreijahresfrist durchzuführen.

Weitere typische Werbungskosten im Überblick

Viele weitere Kostenpositionen können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Hier eine Auswahl:

• Finanzierungskosten: Zinsen für Kredite, die im Zusammenhang mit dem Mietobjekt stehen (Baukredit, Modernisierungskredit etc.), sind sofort absetzbar. Dazu gehören auch Bereitstellungszinsen, Disagio (unter bestimmten Voraussetzungen) und Notarkosten für die Eintragung der Grundschuld.
• Verwaltungskosten: Kosten für eine Hausverwaltung oder einen Hausmeister können voll abgesetzt werden. Auch eigene Fahrtkosten zur Immobilie, Telefon- und Portokosten, die direkt der Vermietung zuzuordnen sind, gehören hierher.
• Grundsteuer und öffentliche Lasten: Die jährliche Grundsteuer sowie Gebühren für Müllabfuhr, Straßenreinigung und Abwasser, die Sie als Eigentümer tragen müssen (auch wenn sie auf die Mieter umgelegt werden, erhöhen sie ja Ihre Einnahmen und sind dann als Ausgabe absetzbar), sind sofort abzugsfähig.
• Versicherungen: Gebäudeversicherung, Hausratversicherung (für mitvermietete Möbel), Rechtsschutzversicherung für Mietstreitigkeiten, Mietausfallversicherung – die Prämien sind als Werbungskosten absetzbar.
• Kosten der Mietersuche: Aufwendungen für Zeitungsanzeigen, Online-Portale oder Maklergebühren zur Vermittlung eines neuen Mieters sind sofort absetzbar.
• Rechts- und Gerichtskosten: Fallen Kosten für Rechtsstreitigkeiten mit Mietern an (z.B. wegen Mietrückständen oder Räumung), sind die Anwalts- und Gerichtskosten in der Regel sofort absetzbar.
• Vergebliche Aufwendungen: Kosten, die im Zusammenhang mit einer geplanten Vermietung entstehen, aber nicht zum Erfolg führen (z.B. Fahrtkosten zur Besichtigung eines Objekts, das Sie letztlich nicht kaufen, oder Kosten für einen Bauantrag, den Sie zurückziehen), können unter Umständen als vergebliche Aufwendungen sofort abgesetzt werden.
• Werkzeuge: Benötigen Sie Werkzeuge für Instandhaltungs- oder Modernisierungsarbeiten an Ihrem Mietobjekt, können Sie die Anschaffungskosten sofort absetzen, wenn es sich um Geringwertige Wirtschaftsgüter handelt (Anschaffungskosten bis 800 Euro netto, laut Text 410 Euro netto für Werkzeuge bei Modernisierung/Instandhaltung). Werkzeuge für Herstellungsarbeiten gehören hingegen zu den Herstellungskosten.

Sonderfälle bei Vermietung und Verpachtung

Verbilligte Überlassung

Vermieten Sie Ihre Immobilie zu einem Mietpreis, der unter der ortsüblichen Miete liegt, prüft das Finanzamt die sogenannte Entgeltlichkeitsquote. Beträgt die vereinbarte Warmmiete mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Warmmiete, gilt die Vermietung steuerlich als vollentgeltlich, und Sie können alle Werbungskosten voll absetzen.

Liegt die Miete unter 50 Prozent der ortsüblichen Warmmiete, wird die Vermietung in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufgeteilt. Sie können dann nur den prozentualen Anteil der Werbungskosten absetzen, der dem Verhältnis der tatsächlichen Miete zur ortsüblichen Miete entspricht.

Liegt die Miete zwischen 50 und 66 Prozent, ist eine Prognoseprüfung (Totalüberschussprognose) erforderlich, um zu entscheiden, ob eine volle oder eine anteilige Absetzbarkeit der Werbungskosten vorliegt.

Beispiel: Sie vermieten eine Wohnung für 540 Euro warm. Die ortsübliche Warmmiete beträgt 1100 Euro. Die Entgeltlichkeitsquote beträgt 540 / 1100 = 49 Prozent. Da dies unter 50 Prozent liegt, können Sie nur 49 Prozent Ihrer Werbungskosten geltend machen.

Leerstand

Auch wenn Ihre Immobilie vorübergehend leer steht, können Sie weiterhin anfallende Werbungskosten absetzen, solange Sie eine eindeutige Vermietungsabsicht nachweisen können (z.B. durch Inserate, Beauftragung eines Maklers).

Mieteinnahmen und Kautionszahlungen

Zu den steuerpflichtigen Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung zählen alle Zahlungen, die Sie vom Mieter erhalten (Miete, Nebenkostenvorauszahlungen). Kautionszahlungen gehören in der Regel erst dann zu den Einnahmen, wenn Sie sie zur Deckung von Mieterschäden oder -rückständen einbehalten.

Häufige Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit

Was sind überhaupt Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung?

Werbungskosten sind alle Aufwendungen, die Ihnen als Vermieter entstehen, um Ihre Mieteinnahmen zu erzielen, zu sichern und zu erhalten. Dazu gehören beispielsweise Kosten für Instandhaltung, Verwaltung, Finanzierung oder Mietersuche.

Kann ich Reparaturen immer sofort absetzen?

Ja, Reparaturen gehören grundsätzlich zum sofort absetzbaren Erhaltungsaufwand. Beachten Sie aber die Regelung zu anschaffungsnahen Herstellungskosten, wenn die Reparaturen innerhalb der ersten drei Jahre nach dem Kauf erfolgen und die 15-Prozent-Grenze überschreiten.

Sind die Kosten für den Kauf einer Immobilie sofort absetzbar?

Nein, die Anschaffungskosten (Kaufpreis plus Kaufnebenkosten) sind nicht sofort absetzbar. Sie werden über die Nutzungsdauer des Gebäudes abgeschrieben (AfA), in der Regel über 50 Jahre.

Darf ich mein häusliches Arbeitszimmer auch privat nutzen, wenn ich es für die Vermietung verwende?

Nein, nach der aktuellen Rechtsprechung des BFH ist eine nahezu ausschließliche Nutzung für die Einkunftserzielung (hier: Vermietungstätigkeit) erforderlich. Eine private Mitnutzung, selbst in geringem Umfang, führt dazu, dass die Kosten für das Arbeitszimmer nicht abzugsfähig sind.

Was passiert, wenn mein Mieter die Miete nicht zahlt?

Auch bei Mietausfall können Sie die Ihnen entstandenen Werbungskosten weiterhin steuerlich geltend machen, sofern Ihre Vermietungsabsicht bestehen bleibt.

Fazit

Die steuerliche Behandlung von Einnahmen und Ausgaben bei Vermietung und Verpachtung ist komplex, bietet aber zahlreiche Möglichkeiten zur Steuerminderung. Das konsequente Sammeln aller Belege und die korrekte Zuordnung der Kosten als sofort absetzbarer Erhaltungsaufwand oder als über die AfA abzuschreibende Anschaffungs-/Herstellungskosten ist entscheidend. Besondere Aufmerksamkeit erfordern das häusliche Arbeitszimmer mit der strengen Regel der nahezu ausschließlichen Nutzung sowie die Vorschriften zur verbilligten Vermietung und zu anschaffungsnahen Herstellungskosten. Im Zweifelsfall oder bei komplexen Sachverhalten kann die Beratung durch einen Steuerberater ratsam sein, um alle Abzugsmöglichkeiten optimal zu nutzen.

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