Steuerbelege: Fristen für die Aufbewahrung

Die Frage, wie lange man Belege und Quittungen für das Finanzamt aufbewahren muss, beschäftigt viele Steuerzahler. Die gute Nachricht: Seit einigen Jahren wurden die Regeln für Privatpersonen vereinfacht. Die schlechte Nachricht: Es gibt immer noch unterschiedliche Fristen, je nachdem, um welche Art von Beleg es sich handelt und welche Einkunftsart betroffen ist. Ein Überblick hilft, den Papierkram richtig zu organisieren und bei Bedarf die notwendigen Unterlagen schnell zur Hand zu haben.

Bis zum Veranlagungszeitraum 2016 galt in Deutschland grundsätzlich eine Belegvorlagepflicht für viele Ausgaben, die steuerlich geltend gemacht werden sollten. Das bedeutete, dass Sie bestimmte Quittungen, Bescheinigungen und Nachweise Ihrer Steuererklärung beilegen mussten, um die entsprechenden Ausgaben vom Finanzamt anerkannt zu bekommen. Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens, das ab dem Veranlagungszeitraum 2017 wirksam wurde, hat sich dies grundlegend geändert. Die Belegvorlagepflicht wurde, von wenigen Ausnahmen abgesehen, in eine sogenannte Belegvorhaltepflicht umgewandelt.

Die Belegvorhaltepflicht seit 2017: Was bedeutet das?

Die Umstellung auf die Belegvorhaltepflicht bedeutet im Kern, dass Sie die meisten Belege und Nachweise nicht mehr automatisch mit Ihrer jährlichen Steuererklärung an das Finanzamt schicken müssen. Stattdessen sind Sie verpflichtet, diese Unterlagen zu Hause aufzubewahren und dem Finanzamt erst dann vorzulegen, wenn es Sie ausdrücklich dazu auffordert. Dies gilt für eine Vielzahl von Belegen, die bisher obligatorisch eingereicht werden mussten, wie beispielsweise Spendenbescheinigungen, Kapitalertragsteuerbescheinigungen oder Nachweise über den Grad der Behinderung. Aber auch alle anderen Unterlagen, Aufstellungen und Erläuterungen, die für die Bearbeitung Ihrer Steuererklärung relevant sind und für die es keine gesetzliche Vorlagepflicht gab, fallen unter diese neue Regelung.

Diese Änderung soll das Besteuerungsverfahren für viele Steuerzahler vereinfachen und beschleunigen, da nicht mehr jeder Beleg vom Finanzamt gesichtet werden muss. Sie entbindet Sie jedoch keineswegs von der Pflicht zur sorgfältigen Dokumentation und Aufbewahrung Ihrer Ausgaben und Einnahmen. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben in Ihrer Steuererklärung liegt weiterhin bei Ihnen, und Sie müssen jederzeit in der Lage sein, Ihre Angaben durch entsprechende Belege zu untermauern, falls das Finanzamt dies verlangt.

Grundlegende Aufbewahrungsfristen für die meisten Privatpersonen

Für die überwiegende Mehrheit der Steuerbürger, die keine Einkünfte aus Gewerbebetrieb, selbständiger Arbeit, Land- und Forstwirtschaft haben, gelten relativ überschaubare Aufbewahrungsfristen. Die allgemeine Empfehlung lautet, Belege und Unterlagen, die für die Steuererklärung relevant sind, mindestens bis zum Ablauf der Einspruchsfrist für den jeweiligen Steuerbescheid aufzubewahren. Die Einspruchsfrist beträgt einen Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheids. Das bedeutet, sobald Sie den Bescheid erhalten haben, haben Sie einen Monat Zeit, Einspruch einzulegen, falls Sie mit dem Ergebnis nicht einverstanden sind.

Wenn Sie tatsächlich Einspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt haben oder sogar Klage vor dem Finanzgericht erheben, müssen die relevanten Belege selbstverständlich länger aufbewahrt werden – nämlich bis zum endgültigen Abschluss des gesamten Verfahrens. Erst wenn das Verfahren rechtskräftig beendet ist, können Sie die Unterlagen entsorgen.

Darüber hinaus sollten Belege auch dann aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht oder vorläufig ergangen ist. Diese Vermerke finden sich in den Erläuterungen am Ende des Steuerbescheids. Solange einer dieser Vermerke besteht, kann das Finanzamt den Bescheid jederzeit ändern und gegebenenfalls weitere Unterlagen von Ihnen anfordern. Die Aufbewahrungspflicht endet in diesen Fällen erst, wenn der Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben oder der vorläufige Bescheid endgültig wird.

Es gibt auch Belege, die nicht nur für ein Steuerjahr, sondern für mehrere Jahre von Bedeutung sein können. Ein typisches Beispiel hierfür sind ärztliche Atteste, die eine chronische Krankheit oder einen Grad der Behinderung bescheinigen und über mehrere Jahre hinweg als Nachweis für außergewöhnliche Belastungen dienen können. Solche langfristig relevanten Dokumente sollten entsprechend länger aufbewahrt werden, eventuell sogar über die oben genannten Fristen hinaus, solange sie potenziell für zukünftige Steuererklärungen relevant sein könnten.

Spezielle Fristen für bestimmte Belegarten bei Privatpersonen

Neben der allgemeinen Empfehlung gibt es für einige spezifische Belegarten besondere Aufbewahrungsfristen, die auch für Privatpersonen gelten können:

Zuwendungsnachweise (Spenden und Mitgliedsbeiträge)

Bescheinigungen über Spenden oder Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Vereine und Einrichtungen (Zuwendungsnachweise) müssen ebenfalls nicht mehr zwingend mit der Steuererklärung eingereicht werden. Sie fallen unter die Belegvorhaltepflicht. Eine spezielle Regelung besagt, dass diese Nachweise bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahrt werden müssen. Diese Frist gilt, sofern das Finanzamt die Bescheinigungen nicht bereits vorher von Ihnen angefordert hat.

Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

Eine weitere wichtige Frist betrifft Rechnungen für Leistungen, die im direkten Zusammenhang mit einem Grundstück stehen. Dies betrifft insbesondere Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen (wie z.B. Reinigungsdienste, Gartenarbeiten, Pflegedienste im Haushalt), für die Sie eine Steuerermäßigung in Anspruch nehmen können. Für solche Rechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das bedeutet, eine Rechnung vom Mai 2023 muss bis zum 31. Dezember 2025 aufbewahrt werden. Diese Frist soll der Finanzverwaltung ermöglichen, bei Bedarf die Inanspruchnahme der Steuerermäßigung zu überprüfen.

Besondere Regeln für bestimmte Steuerzahlergruppen und hohe Einkünfte

Für bestimmte Gruppen von Steuerzahlern oder bei Vorliegen spezifischer Einkunftsarten gelten deutlich längere Aufbewahrungsfristen, die sich teilweise an den Regeln für Unternehmen orientieren.

Privatpersonen mit Fotovoltaikanlage

Betreiber einer Fotovoltaikanlage, die Strom in das öffentliche Netz einspeisen, erzielen in der Regel Einkünfte aus Gewerbebetrieb, selbst wenn sie ansonsten als Privatperson handeln. Da diese Einnahmen gewerblicher Natur sind, müssen die zugehörigen Unterlagen, wie z.B. Rechnungen für die Anschaffung und Wartung der Anlage, Einspeisevergütungen etc., für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Dies entspricht den allgemeinen Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Unterlagen im Unternehmensbereich.

Gewerbetreibende, Freiberufler und Landwirte

Für Personen, die gewerblich, selbstständig oder land- und forstwirtschaftlich tätig sind, haben sich die Aufbewahrungsfristen durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens nicht geändert. Für sie gelten weiterhin die strengeren Vorschriften der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze sehen je nach Art des Dokuments Aufbewahrungsfristen von sechs oder 10 Jahren vor.

Beispielsweise müssen Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe und sonstige relevante Geschäftsunterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag in das Buch gemacht, das Inventar oder der Jahresabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgeschickt wurde oder der sonstige Beleg entstanden ist. Das Beispiel aus dem Text verdeutlicht dies: Buchungsbelege für die Steuererklärung 2017 müssen in der Regel bis zum 31. Dezember 2027 aufbewahrt werden.

Steuerpflichtige mit bedeutenden Überschusseinkünften oder Anteilen an ausländischen Gesellschaften

Eine weitere Gruppe, für die längere Fristen gelten, sind Steuerbürger mit sehr hohen Überschusseinkünften. Wenn Ihre Überschusseinkünfte – das sind Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen (soweit nicht der Abgeltungsteuer unterliegend), Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte – in der Summe mehr als 500.000 Euro pro Jahr betragen, müssen Sie die diesbezüglichen Belege und Aufzeichnungen grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahren. Diese Regelung dient der Nachvollziehbarkeit dieser hohen Einkünfte durch das Finanzamt.

Ab dem Jahr 2018 gilt diese sechsjährige Aufbewahrungsfrist auch für Steuerpflichtige, die – allein oder zusammen mit nahestehenden Personen – einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf gesellschaftsrechtliche, finanzielle oder geschäftliche Angelegenheiten einer sogenannten Drittstaat-Gesellschaft ausüben können. Auch hier sollen die verlängerten Fristen dem Finanzamt die Überprüfung komplexer internationaler Strukturen ermöglichen.

Beleganforderungen im Rahmen von Außenprüfungen

Die Einführung der Belegvorhaltepflicht ab 2017 hat auch Auswirkungen auf die Praxis von Außenprüfungen durch das Finanzamt. Da die Belege nun nicht mehr routinemäßig eingereicht, sondern lediglich vorgehalten werden müssen, kann die Finanzverwaltung diese Unterlagen insbesondere im Rahmen einer Außenprüfung in größerem Umfang als bisher anfordern. Wenn Ihr Unternehmen oder Sie als Privatperson (in seltenen Fällen, z.B. bei sehr hohen Einkünften) einer Außenprüfung unterliegen, müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt eine Vielzahl von Belegen und Aufzeichnungen verlangen wird, um Ihre Steuererklärung zu überprüfen. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, alle relevanten Dokumente sorgfältig und geordnet über die vorgeschriebenen Zeiträume aufzubewahren.

Nachträgliche Einreichung von Belegen – Geht das?

Was passiert, wenn Sie nach Erhalt des Steuerbescheids oder sogar nach Ablauf der Einspruchsfrist noch einen relevanten Beleg finden, den Sie vergessen haben, in Ihrer Steuererklärung anzugeben? Können Sie diesen Beleg nachträglich beim Finanzamt einreichen und eine Änderung des Bescheids erwirken? Ein Fall, der vor dem Finanzgericht Münster verhandelt wurde, gibt hierzu Aufschluss.

Ein Ehepaar hatte für das Jahr 2006 eine gemeinsame Steuererklärung eingereicht und einen entsprechenden Steuerbescheid erhalten. Einige Zeit später, im Jahr 2008, fanden sie beim Sortieren von Unterlagen eine Rechnung aus dem Jahr 2006 über umfangreiche Handwerkerleistungen an ihrem Haus. Diese Rechnung hätten sie in der Steuererklärung für 2006 als haushaltsnahe Dienstleistungen geltend machen können, hatten dies aber versäumt. Sie schickten die Rechnung an das Finanzamt und baten darum, die Kosten nachträglich steuerlich berücksichtigen zu lassen.

Das Finanzamt lehnte den Antrag ab. Begründung: Es liege ein "grobes Verschulden" seitens des Ehepaares vor. Vereinfacht gesagt: Wer seine Unterlagen nicht ordentlich sortiert und deswegen einen Beleg vergisst, ist selbst dafür verantwortlich. Eine nachträgliche Berücksichtigung sei daher nicht möglich, insbesondere da die Einspruchsfrist für den Steuerbescheid 2006 längst abgelaufen war.

Das Ehepaar sah dies als ungerecht an und klagte mit dem Argument, es sei lediglich ein versehen gewesen, das jedem passieren könne. Das Finanzgericht Münster bestätigte jedoch die Auffassung des Finanzamtes und wies die Klage ab. Die Einspruchsfrist war abgelaufen, und das Versäumnis, den Beleg einzureichen, wurde dem Ehepaar angelastet.

Das Fazit aus diesem Fall ist eindeutig: Wer einen Beleg findet, der in einer bereits abgeschlossenen Steuererklärung hätte berücksichtigt werden können, darf diesen in der Regel nicht nachträglich beim Finanzamt einreichen, insbesondere nicht nach Ablauf der Einspruchsfrist. Es ist daher von größter Bedeutung, die Steuererklärung sorgfältig vorzubereiten und alle relevanten Belege fristgerecht zu berücksichtigen.

Zusammenfassung der wichtigsten Fristen im Überblick

Um Ihnen einen schnellen Überblick über die verschiedenen Aufbewahrungsfristen zu geben, haben wir die wichtigsten Punkte in einer Tabelle zusammengefasst:

Diese Tabelle dient als Orientierung, ersetzt jedoch keine individuelle Beratung durch einen Steuerberater, insbesondere bei komplexen Sachverhalten.

Häufig gestellte Fragen zur Belegaufbewahrung

Was bedeutet Belegvorhaltepflicht?

Die Belegvorhaltepflicht bedeutet, dass Sie steuerrelevante Belege nicht mehr automatisch mit Ihrer Steuererklärung einreichen müssen, sondern sie lediglich zu Hause aufbewahren und dem Finanzamt auf Anforderung vorlegen müssen.

Muss ich alle Belege aufheben, auch wenn ich sie nicht einreiche?

Ja, alle Belege, die potenziell relevant für Ihre Steuererklärung sind und Ihre Angaben untermauern können, müssen Sie aufbewahren. Das Finanzamt kann diese im Rahmen einer Prüfung anfordern.

Wie lange muss ich Spendenbescheinigungen aufheben?

Spendenbescheinigungen müssen Sie nach der neuen Regelung grundsätzlich ein Jahr lang nach Bekanntgabe Ihres Steuerbescheids aufbewahren, falls das Finanzamt sie nicht schon vorher angefordert hat.

Wie lange muss ich Rechnungen für Handwerkerleistungen aufbewahren?

Rechnungen für Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen, die Sie steuerlich geltend machen, müssen Sie zwei Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Können Belege vom Finanzamt auch noch Jahre später angefordert werden?

Ja, insbesondere im Rahmen von Außenprüfungen oder wenn der Steuerbescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung steht, kann das Finanzamt Belege auch nach Ablauf der regulären Einspruchsfrist anfordern – innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Kann ich alte Rechnungen für frühere Steuerjahre nachreichen, wenn ich sie erst später finde?

In der Regel nein. Sobald die Einspruchsfrist für einen Steuerbescheid abgelaufen ist, ist eine nachträgliche Berücksichtigung vergessener Belege meist ausgeschlossen, insbesondere wenn es sich um ein eigenes Versäumnis handelt.

Fazit

Die Aufbewahrung von Steuerbelegen ist ein wichtiger Teil der persönlichen Finanzverwaltung. Auch wenn die Pflicht zur automatischen Vorlage vieler Belege entfallen ist, bleibt die Pflicht zur sorgfältigen Aufbewahrung bestehen. Die Fristen variieren je nach Art des Belegs und Ihrer persönlichen Situation, von wenigen Monaten bis zu 10 Jahren. Informieren Sie sich genau über die für Sie geltenden Fristen und schaffen Sie ein System, das Ihnen ermöglicht, angeforderte Belege schnell zu finden. So vermeiden Sie unnötigen Ärger mit dem Finanzamt und stellen sicher, dass Sie alle steuerlichen Vorteile nutzen können, für die Sie berechtigt sind.

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