12/03/2019
Für jedes Unternehmen fallen laufend Kosten für Büromaterialien und weitere Büroausgaben an. Ob Kugelschreiber, Papier oder Toner – diese Ausgaben summieren sich schnell. Die gute Nachricht ist: Ein Großteil davon kann steuerlich geltend gemacht werden. Doch wann handelt es sich um sofort absetzbares Büromaterial und wann um ein Wirtschaftsgut, das über Jahre abgeschrieben werden muss? Das Verständnis dieses Unterschieds ist entscheidend, um Ihre Steuerlast zu optimieren und Fehler zu vermeiden.
Was ist Büromaterial und was sind Bürokosten?
Es ist wichtig, zwischen klassischem Büromaterial (oft als Verbrauchsmaterial bezeichnet) und anderen Büroausgaben oder langlebigen Wirtschaftsgütern zu unterscheiden. Diese Unterscheidung beeinflusst maßgeblich, wie die Kosten steuerlich behandelt werden.
Büromaterial (Verbrauchsmaterial)
Unter Büromaterial fallen typischerweise Gegenstände, die schnell verbraucht werden oder eine geringe Lebensdauer haben. Dazu gehören beispielsweise:
- Stifte, Textmarker, Bleistifte
- Papier für Drucker und Kopierer
- Druckerpatronen und Toner
- Heftklammern, Büroklammern
- Notizblöcke, Kalender
- Kleine Mengen Porto
Aber auch weitere, oft übersehene Dinge zählen dazu, sofern sie dem Bürobetrieb dienen und schnell verbraucht sind:
- Reinigungs- und Hygieneartikel für das Büro (z.B. Seife, Toilettenpapier, Reinigungsmittel)
- Küchenbedarf im Büro (z.B. Kaffeefilter, Zucker, Milch, Einweggeschirr, Getränke für Mitarbeiter)
- Formulare und Belege für die Buchhaltung (z.B. Rechnungsblöcke)
Diese Art von Material wird in der Regel im Laufe des Geschäftsjahres verbraucht und kann daher unter bestimmten Voraussetzungen vollständig in diesem Jahr als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
Bürokosten und langlebige Wirtschaftsgüter
Bürokosten umfassen oft Dienstleistungen oder Anschaffungen, die nicht unter das klassische, schnell verbrauchbare Material fallen, aber für den Betrieb des Büros notwendig sind. Dazu gehören:
- Kosten für Internet und Telefon
- Softwarelizenzen und Cloud-Dienste (z.B. Speicherplatz, Buchhaltungssoftware)
- Wartungskosten für Bürotechnik
- Kosten für Webhosting und Domainnamen
Langlebige Wirtschaftsgüter hingegen sind Gegenstände, die über einen längeren Zeitraum (in der Regel länger als ein Jahr) genutzt werden und einen bestimmten Wert übersteigen. Beispiele sind:
- Computer (Desktops, Laptops)
- Tablets und Smartphones
- Drucker, Scanner, Kopierer
- Büromöbel (Schreibtische, Stühle, Schränke)
- Telekommunikationsanlagen
Die steuerliche Behandlung dieser Posten unterscheidet sich von der des reinen Verbrauchsmaterials. Während Dienstleistungen oft sofort absetzbar sind, müssen langlebige Wirtschaftsgüter in der Regel über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden (AfA - Absetzung für Abnutzung).
Die Grundregel: Gewöhnlich und Notwendig
Egal ob Büromaterial oder langlebiges Wirtschaftsgut – die oberste Regel für die steuerliche Absetzbarkeit lautet: Die Ausgabe muss gewöhnlich und notwendig für den Betrieb Ihres Unternehmens sein. Das bedeutet, die Kosten müssen im direkten Zusammenhang mit Ihrer Geschäftstätigkeit stehen und für den normalen Geschäftsbetrieb üblich und erforderlich sein.
Ausgaben, die primär privater Natur sind, können nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Wenn Sie beispielsweise den Bürodrucker und das Büropapier nutzen, um private Dokumente oder Schulaufgaben Ihrer Kinder auszudrucken, handelt es sich um private Nutzung. Diese Kostenanteile sind nicht abzugsfähig.
Bei Gegenständen, die sowohl geschäftlich als auch privat genutzt werden (wie oft bei Laptops, Tablets oder Smartphones der Fall), ist eine klare Trennung der Nutzung erforderlich. Nur der geschäftlich genutzte Anteil der Kosten ist absetzbar. Hier ist eine sorgfältige Dokumentation der geschäftlichen Nutzung essenziell, um die Absetzbarkeit im Zweifel nachweisen zu können.
Sofort absetzen oder abschreiben? Der Grenzwert zählt
Die Unterscheidung, ob eine Anschaffung sofort als Ausgabe verbucht oder über mehrere Jahre abgeschrieben werden muss, hängt maßgeblich von ihrem Wert ab. In vielen Steuersystemen gibt es eine Grenze für sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
Gegenstände, deren Anschaffungskosten unter diesem Grenzwert liegen, können in der Regel im Jahr der Anschaffung oder der Inbetriebnahme vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dies vereinfacht die Buchhaltung erheblich, da keine mehrjährige Abschreibung berechnet und verwaltet werden muss.
Liegen die Anschaffungskosten über diesem Grenzwert, handelt es sich um ein langlebiges Wirtschaftsgut, das über seine voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden muss (AfA). Die Kosten werden also über mehrere Jahre verteilt steuerlich geltend gemacht. Die Nutzungsdauern für verschiedene Anlagegüter sind oft in amtlichen Tabellen (AfA-Tabellen) festgelegt.
Die Höhe dieses Grenzwerts kann sich je nach Steuergesetzgebung und Jahr ändern. Es ist wichtig, den aktuell gültigen Grenzwert zu kennen. Alles, was darunter liegt und die Kriterien für Wirtschaftsgüter erfüllt, kann sofort abgesetzt werden. Klassisches Büromaterial, das verbraucht wird (wie Papier oder Stifte), fällt ohnehin meist unter einen geringen Einzelwert und wird als fortlaufende Betriebsausgabe sofort abgesetzt, unabhängig vom GWG-Grenzwert, solange es im laufenden Jahr verbraucht wurde.
Wie viel Prozent sind absetzbar?
Grundsätzlich gilt: 100 % der Kosten für Büromaterial und Bürokosten sind steuerlich absetzbar, *sofern* sie die Kriterien der gewöhnlichen und notwendigen Betriebsausgabe erfüllen und die private Nutzung ausgeschlossen oder korrekt abgegrenzt wurde.
Für reines Verbrauchsmaterial, das im Laufe des Jahres verwendet wurde, können die Kosten in der Regel vollständig im Jahr des Verbrauchs geltend gemacht werden. Hierfür sind oft keine detaillierten Aufzeichnungen über den individuellen Verbrauch nötig, solange die Menge im Verhältnis zum Unternehmensbetrieb plausibel ist und die Absetzung Ihr Einkommen nicht unverhältnismäßig verzerrt.
Bei langlebigen Wirtschaftsgütern (über dem GWG-Grenzwert) werden ebenfalls 100 % der geschäftlichen Anschaffungskosten geltend gemacht, allerdings verteilt über die Nutzungsdauer im Rahmen der Abschreibung (AfA). Bei gemischt genutzten Gegenständen (geschäftlich und privat) sind nur der prozentuale Anteil der geschäftlichen Nutzung absetzbar.
Es gibt also keinen festen Prozentsatz, der pauschal auf *alle* Büromaterialien oder -ausgaben angewendet wird. Stattdessen hängt die Absetzbarkeit vom Verwendungszweck (geschäftlich vs. privat), der Art des Gegenstands (Verbrauchsmaterial vs. Wirtschaftsgut) und dessen Wert (unter oder über GWG-Grenzwert) ab.
Sonderfälle und wichtige Hinweise
Material in den Herstellungskosten (COGS)
Materialien, die direkt in die Produktion von Waren eingehen oder für den Versand von Produkten benötigt werden (z.B. Verpackungsmaterial, Klebeband, Etiketten), fallen nicht unter die Kategorie „Büromaterial“ im steuerlichen Sinne. Diese Kosten sind Teil der Herstellungskosten oder der Kosten des Verkaufs (Cost of Goods Sold - COGS) und werden anders bilanziert und steuerlich behandelt.
Kosten bei der Unternehmensgründung
Büromaterialien und die Erstausstattung des Büros (Computer, Möbel etc.), die vor der offiziellen Geschäftseröffnung angeschafft werden, gelten als Gründungskosten. Diese müssen oft aktiviert und über die Zeit abgeschrieben werden. Allerdings gibt es in vielen Steuersystemen Erleichterungen, die es erlauben, einen bestimmten Betrag der Gründungskosten sofort im ersten Geschäftsjahr abzusetzen.
Dokumentation ist entscheidend
Um die steuerliche Absetzbarkeit Ihrer Büromaterialien und -ausgaben nachweisen zu können, ist eine ordnungsgemäße Buchführung unerlässlich. Bewahren Sie alle Rechnungen, Quittungen und Belege sorgfältig auf. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen Sie die Ausgaben glaubhaft machen und belegen können. Dies gilt insbesondere bei gemischt genutzten Gegenständen, bei denen Sie den geschäftlichen Nutzungsanteil darlegen müssen.
Vergleich: Büromaterial vs. Anlagegut (> GWG)
| Merkmal | Büromaterial (Verbrauchsmaterial) | Anlagegut (über GWG-Grenze) |
|---|---|---|
| Lebensdauer | Kurz (verbraucht sich schnell) | Lang (mehrere Jahre Nutzung) |
| Wert pro Einheit | Meist gering | Kann gering oder hoch sein |
| Steuerliche Behandlung | Sofort absetzbar (im Jahr des Verbrauchs) | Abschreibung über Nutzungsdauer (AfA) |
| Beispiel | Papier, Stifte, Toner, Reinigungsmittel | Computer, Drucker, Büromöbel |
| Dokumentation | Einzelbelege, Gesamtsumme der verbrauchten Menge | Einzelbeleg, Anlageverzeichnis, AfA-Berechnung |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F: Kann ich unbenutztes Büromaterial am Jahresende absetzen?
A: In der Regel können nur die im laufenden Geschäftsjahr tatsächlich verbrauchten Materialien abgesetzt werden. Eine große Anschaffung am Jahresende, die offensichtlich erst im Folgejahr verbraucht wird, kann steuerlich problematisch sein.
F: Gilt der GWG-Grenzwert auch für Büromaterial wie Papier?
A: Nein, klassisches Verbrauchsmaterial wie Papier oder Stifte wird in der Regel als fortlaufende Betriebsausgabe sofort abgesetzt, unabhängig vom GWG-Grenzwert, da es sich nicht um ein langlebiges Wirtschaftsgut handelt, sondern um Material, das verbraucht wird.
F: Wie weise ich die geschäftliche Nutzung bei gemischt genutzten Geräten nach?
A: Sie sollten Aufzeichnungen führen, z. B. ein Nutzungsprotokoll, oder andere Nachweise erbringen können, die den geschäftlichen Anteil glaubhaft machen (z.B. durch Einzelverbindungsnachweise beim Telefon).
F: Sind Kosten für den Kaffee in der Büroküche absetzbar?
A: Ja, Getränke und kleinere Verpflegungen für Mitarbeiter in der Büroküche gelten in der Regel als steuerlich absetzbare Betriebsausgaben.
F: Was passiert, wenn ich Büromaterial kaufe, das ich auch privat nutze?
A: Sie dürfen nur den Anteil der Kosten absetzen, der der geschäftlichen Nutzung zuzuordnen ist. Der Anteil der privaten Nutzung ist nicht abzugsfähig.
Fazit
Die steuerliche Absetzbarkeit von Büromaterialien und Bürokosten bietet ein erhebliches Potenzial zur Senkung Ihrer Steuerlast. Der Schlüssel dazu liegt im Verständnis der Unterschiede zwischen Verbrauchsmaterial und langlebigen Wirtschaftsgütern sowie der korrekten Anwendung der Regeln zur Absetzbarkeit (sofort vs. Abschreibung) und der Abgrenzung zur privaten Nutzung. Eine sorgfältige Dokumentation aller Ausgaben ist dabei unerlässlich.
Auch wenn die Grundprinzipien klar sind, können spezifische Situationen komplex sein. Bei Unsicherheiten oder komplexeren Fällen ist es immer ratsam, den Rat eines Steuerberaters einzuholen. So stellen Sie sicher, dass Sie alle zulässigen Ausgaben korrekt geltend machen und gleichzeitig den steuerlichen Vorschriften entsprechen.
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