Bürostuhl absetzen: Steuer-Tipps für Sie

Ein ergonomischer und bequemer Bürostuhl ist weit mehr als nur eine Sitzgelegenheit. Er ist ein entscheidendes Werkzeug für Ihre Gesundheit und Produktivität, insbesondere wenn Sie viele Stunden am Schreibtisch verbringen. Ob im Büro oder im Homeoffice, ein hochwertiger Stuhl kann Rückenproblemen vorbeugen und das Wohlbefinden steigern. Die gute Nachricht: Die Ausgaben für solch ein wichtiges Arbeitsmittel können Sie unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen. Wie das genau funktioniert, erklären wir Ihnen ausführlich in diesem Artikel.

Die Möglichkeit, Ausgaben für berufliche Zwecke steuerlich geltend zu machen, ist ein wichtiger Aspekt der Steuergesetzgebung in Deutschland. Ziel ist es, Steuerpflichtige nicht übermäßig durch notwendige Aufwendungen für ihre Tätigkeit zu belasten. Ein Bürostuhl, der fast täglich genutzt wird, um Einkommen zu erzielen, fällt klar in diese Kategorie der notwendigen Arbeitsmittel.

Bürostuhl absetzen als Selbstständiger, Freiberufler oder Gewerbetreibender

Wenn Sie selbstständig, freiberuflich oder gewerblich tätig sind, gelten für die steuerliche Behandlung Ihres Bürostuhls andere Regeln als für Arbeitnehmer. Hier zählt der Bürostuhl zu den sogenannten Betriebsausgaben. Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Gemäß § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) können solche beruflich veranlassten Anschaffungen den Gewinn mindern und somit Ihre Steuerlast reduzieren.

Die Art und Weise, wie Sie den Bürostuhl steuerlich geltend machen, hängt maßgeblich von seinem Netto-Anschaffungspreis ab. Es wird zwischen geringwertigen Wirtschaftsgütern und solchen Wirtschaftsgütern unterschieden, die über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden müssen.

Abschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)

Kostet Ihr Bürostuhl netto (also ohne Umsatzsteuer) weniger als 800 Euro, haben Sie Glück: Er kann in der Regel als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) behandelt werden. Der große Vorteil des GWG ist der Sofortabzug. Das bedeutet, Sie können die gesamten Anschaffungskosten bereits im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe verbuchen. Dies wirkt sich sofort und in voller Höhe gewinnmindernd aus.

Damit ein Gegenstand als GWG gilt, müssen drei Kriterien erfüllt sein:

• Es muss sich um ein bewegliches Wirtschaftsgut handeln.
• Es muss abnutzbar sein.
• Es muss selbstständig nutzbar sein.

Ein Bürostuhl erfüllt all diese Kriterien zweifellos. Er ist beweglich, unterliegt durch Gebrauch Abnutzung und kann unabhängig von anderen Gegenständen (wie einem Schreibtisch) genutzt werden.

Abschreibung über die Nutzungsdauer

Liegt der Netto-Anschaffungspreis Ihres Bürostuhls bei 800,01 Euro oder höher, kann er nicht als GWG sofort abgeschrieben werden. Stattdessen müssen die Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt, also abgeschrieben werden. Diesen Vorgang nennt man planmäßige Abschreibung.

Für Büromöbel, zu denen auch Bürostühle zählen, geht das Finanzamt von einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von 13 Jahren aus. Das bedeutet, die Anschaffungskosten werden gleichmäßig auf diese 13 Jahre verteilt. Jedes Jahr können Sie dann 1/13 des Preises als Betriebsausgabe geltend machen.

Beispiel zur Verdeutlichung (vereinfacht, Stand April 2024):

Sie kaufen einen Bürostuhl für netto 1.300 Euro. Da der Preis über 800 Euro liegt, müssen Sie ihn über 13 Jahre abschreiben. Der jährliche Abschreibungsbetrag beträgt 1.300 Euro / 13 Jahre = 100 Euro. Diesen Betrag von 100 Euro können Sie dann für 13 Jahre lang als Betriebsausgabe geltend machen.

Wie buche ich einen Bürostuhl als Unternehmer?

Für Unternehmer ist die korrekte Buchung der Anschaffung wichtig. Aktivierungspflichtige Einrichtungsgegenstände des Bürobereichs, wie Schreibtische, Regale und eben auch Bürostühle, werden in der Regel auf dem Bilanzkonto „Büroeinrichtung“ im Anlagevermögen verbucht. Bei einem GWG unter 800 Euro netto erfolgt die Buchung direkt als Aufwand im Jahr des Kaufs, oft auf einem spezifischen GWG-Konto oder direkt als Büromaterial/Betriebsausgabe, je nach Buchhaltungssystem und gewählter Methode (Sofortabschreibung).

Ein Beispiel für die Buchung eines Bürostuhls über 800 Euro netto im Anlagevermögen (nach SKR 03/04, vereinfacht):

Der Stuhl kostet netto 2.000 EUR zzgl. 19% USt (380 EUR), gesamt 2.380 EUR. Die Rechnung wird erhalten.

Buchung des Kaufs:

Soll: Konto 0420/0650 Büroeinrichtung 2.000 EUR
Soll: Konto 1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 380 EUR
Haben: Kreditor (oder Bank/Kasse bei Barzahlung) 2.380 EUR

Jährliche Buchung der Abschreibung (im Beispiel 2.000 EUR / 13 Jahre ≈ 153,85 EUR):

Soll: Konto 4830/6520 Abschreibungen auf Sachanlagen 153,85 EUR
Haben: Konto 0420/0650 Büroeinrichtung 153,85 EUR

Diese Buchungen stellen sicher, dass der Wert des Stuhls über die Nutzungsdauer korrekt im Anlagevermögen und als Aufwand erfasst wird.

Bürostuhl absetzen als Arbeitnehmer

Auch als Arbeitnehmer können Sie die Kosten für einen Bürostuhl unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Dies geschieht im Rahmen der sogenannten Werbungskosten. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Wenn Sie also einen Bürostuhl benötigen, um Ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen, insbesondere im Homeoffice, können die Kosten dafür Werbungskosten darstellen.

Die zentrale Frage für Arbeitnehmer ist hierbei der Anteil der beruflichen Nutzung des Stuhls. Das Finanzamt unterscheidet hier drei Nutzungsstufen:

• Unter 10% berufliche Nutzung: Die Kosten können in der Regel nicht steuerlich geltend gemacht werden, da die private Nutzung überwiegt.
• 10% bis 89% berufliche Nutzung: Die Kosten können anteilig im Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung abgesetzt werden. Sie müssen den beruflichen Anteil schätzen und glaubhaft machen können (z.B. durch ein Nutzungstagebuch, falls die Nutzung sehr gemischt ist, oder durch die allgemeine Beschreibung Ihrer Tätigkeit im Homeoffice).
• 90% und mehr berufliche Nutzung: Die Kosten können vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden. Dies ist typischerweise der Fall, wenn Sie fast ausschließlich im Homeoffice arbeiten und der Stuhl dort steht.

Auch für Arbeitnehmer gilt die Unterscheidung zwischen geringwertigem Wirtschaftsgut (GWG) und längerfristiger Abschreibung, abhängig vom Anschaffungspreis. Die Grenze von 800 Euro netto ist hier ebenfalls relevant. Liegt der Preis darunter, können Sie die vollen Kosten im Jahr des Kaufs als Werbungskosten ansetzen (vorausgesetzt, der berufliche Nutzungsanteil rechtfertigt dies). Liegt der Preis darüber, müssen Sie die Kosten über die Nutzungsdauer von 13 Jahren abschreiben und jährlich 1/13 als Werbungskosten geltend machen.

Werbungskostenpauschale beachten

Jeder Arbeitnehmer erhält vom Finanzamt automatisch eine Werbungskostenpauschale von derzeit 1.230 Euro (Stand 2024). Das bedeutet, bis zu diesem Betrag zieht das Finanzamt Werbungskosten ab, ohne dass Sie Belege einreichen oder einzelne Ausgaben nachweisen müssen. Wenn Ihre gesamten Werbungskosten im Jahr, einschließlich des Bürostuhls (oder eines Teils davon durch Abschreibung), unter diesem Pauschalbetrag liegen, wirkt sich der Abzug des Bürostuhls steuerlich nicht zusätzlich aus, da die Pauschale ohnehin gewährt wird.

Erst wenn Ihre gesamten Werbungskosten die 1.230 Euro übersteigen, lohnt es sich, alle Ausgaben (wie den Bürostuhl, Fahrtkosten zur Arbeit, Arbeitsmittel, Fortbildungskosten etc.) einzeln in der Steuererklärung anzugeben. In diesem Fall werden die tatsächlichen, höheren Kosten vom Finanzamt berücksichtigt.

Wo trage ich den Bürostuhl in der Steuererklärung ein?

Als Arbeitnehmer tragen Sie Ihre Werbungskosten, zu denen auch der Bürostuhl zählt, in der Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Im Elster-Portal, der Online-Plattform des Finanzamtes, finden Sie die entsprechenden Felder typischerweise ab Zeile 31 im Bereich „Werbungskosten“. Hier können Sie die Anschaffungskosten (oder den jährlichen Abschreibungsbetrag bei teureren Stühlen) unter „Arbeitsmittel“ eintragen. Halten Sie die Rechnung als Beleg bereit, falls das Finanzamt Nachfragen hat.

Qualität und Kosten im Kontext der Abschreibung

Angesichts der langen Nutzungsdauer von 13 Jahren, über die ein teurerer Bürostuhl abgeschrieben wird, wird die Bedeutung von Qualität besonders deutlich. Ein sehr günstiger Stuhl mag kurzfristig entlasten, aber wenn er bereits nach wenigen Jahren ersetzt werden muss, können die ursprünglichen Anschaffungskosten nicht über die volle steuerlich anerkannte Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Die ergonomischen Unterschiede zwischen Stühlen verschiedener Preisklassen sind erheblich. Während auch günstigere Modelle unter 200 Euro oft eine geformte Rückenlehne haben, bieten höherpreisige Stühle deutlich mehr Einstellmöglichkeiten. Funktionen wie eine verstellbare Lordosenstütze, Sitztiefenverstellung, höhenverstellbare Armlehnen und Kopfstützen oder eine fortschrittliche Synchronmechanik (die die Neigung von Sitz und Rücken aufeinander abstimmt) ermöglichen eine viel präzisere Anpassung an Ihre Körpermaße und unterstützen eine gesunde Sitzhaltung über längere Zeiträume. Ein professioneller Bürostuhl im Bereich von beispielsweise 700 Euro bietet oft ein Höchstmaß an Ergonomie und Haltbarkeit.

Die Investition in einen qualitativ hochwertigen Stuhl, auch wenn er über 800 Euro kostet und abgeschrieben werden muss, kann sich also doppelt lohnen: für Ihre Gesundheit und langfristig potenziell auch steuerlich, da Sie über 13 Jahre hinweg jährliche Beträge geltend machen können.

Fazit: Bürostuhl steuerlich geltend machen

Die Möglichkeit, einen Bürostuhl von der Steuer abzusetzen, besteht sowohl für Selbstständige und Unternehmer als auch für Arbeitnehmer. Die Regeln unterscheiden sich jedoch:

• Selbstständige/Unternehmer: Der Stuhl ist eine Betriebsausgabe. Bei Kosten unter 800 Euro netto ist ein sofortiger Abzug als GWG möglich. Bei Kosten über 800 Euro netto erfolgt die Abschreibung über 13 Jahre.
• Arbeitnehmer: Der Stuhl sind Werbungskosten. Absetzbarkeit hängt vom beruflichen Nutzungsanteil ab (anteilig ab 10%, voll ab 90%). Bei Kosten unter 800 Euro netto sofortiger Abzug möglich (im Jahr des Kaufs), bei Kosten über 800 Euro netto Abschreibung über 13 Jahre. Die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro muss beachtet werden.

In beiden Fällen ist die korrekte Dokumentation der Anschaffung mittels Rechnung wichtig. Bei Arbeitnehmern ist die Anlage N der Steuererklärung der richtige Ort für den Eintrag.

Angesichts der Komplexität des Steuerrechts und individueller Situationen empfiehlt es sich immer, im Zweifel professionellen Rat einzuholen.

Häufig gestellte Fragen zum Absetzen von Bürostühlen

Kann ich meinen Bürostuhl von der Steuer absetzen?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen ist dies möglich. Als Selbstständiger oder Unternehmer können Sie den Stuhl als Betriebsausgabe geltend machen. Als Arbeitnehmer können Sie ihn als Werbungskosten absetzen, wenn Sie ihn beruflich nutzen, insbesondere im Homeoffice.

Wie hoch darf ein Bürostuhl maximal kosten, um ihn sofort absetzen zu können?

Als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) können Sie einen Bürostuhl sofort im Jahr des Kaufs vollständig absetzen, wenn der Netto-Anschaffungspreis (ohne Umsatzsteuer) nicht mehr als 800 Euro beträgt.

Was passiert, wenn mein Bürostuhl mehr als 800 Euro kostet?

Liegt der Netto-Preis über 800 Euro, muss der Stuhl über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Für Büromöbel beträgt diese Nutzungsdauer steuerlich 13 Jahre. Sie können dann jährlich 1/13 der Anschaffungskosten steuerlich geltend machen.

Wie weise ich als Arbeitnehmer die berufliche Nutzung nach?

Wenn Sie den Stuhl fast ausschließlich beruflich nutzen (90% und mehr), reicht in der Regel die Angabe in der Steuererklärung. Bei gemischter Nutzung sollten Sie den beruflichen Anteil schätzen und bei Nachfrage des Finanzamtes plausibel erklären können, z.B. durch die Beschreibung Ihrer Tätigkeit im Homeoffice.

Wo trage ich den Bürostuhl in der Steuererklärung ein?

Als Arbeitnehmer tragen Sie die Kosten (oder den jährlichen Abschreibungsbetrag) für den Bürostuhl in der Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung im Bereich der Werbungskosten unter „Arbeitsmittel“ ein.

Gilt die Abschreibung auch für gebrauchte Bürostühle?

Ja, auch die Anschaffungskosten für gebrauchte Bürostühle können unter den gleichen Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Die Bemessungsgrundlage ist der tatsächliche Kaufpreis.

Disclaimer: Die Informationen in diesem Artikel dienen lediglich informativen Zwecken und stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Die steuerliche Beurteilung hängt stets von den individuellen Umständen ab. Für verbindliche Auskünfte und spezifische Beratung wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Steuerberater.

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