GWG: Einfach erklärt & Ihr Telefon als GWG

Die Buchhaltung kann für Unternehmer und Selbstständige eine echte Herausforderung sein, insbesondere wenn es um die Abschreibung von Wirtschaftsgütern geht. Größere Anschaffungen müssen oft über mehrere Jahre verteilt steuerlich geltend gemacht werden. Um diesen Aufwand zu reduzieren und die Buchhaltung zu vereinfachen, hat der Gesetzgeber das Konzept der geringwertigen Wirtschaftsgüter geschaffen. Diese speziellen Güter ermöglichen eine sofortige oder vereinfachte Abschreibung, was nicht nur den administrativen Aufwand minimiert, sondern auch zu schnelleren Steuerersparnissen führen kann.

Warum gibt es geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Das Hauptziel der GWG-Regelung ist die Entlastung von Unternehmen und Selbstständigen bei der Buchführung. Stellen Sie sich vor, Sie kaufen regelmäßig kleinere Gegenstände für Ihr Büro oder Ihre Tätigkeit – sei es ein neuer Bürostuhl, eine Kaffeemaschine oder eben ein Telefon. Nach den allgemeinen Abschreibungsregeln müssten Sie den Wert dieser Gegenstände über ihre voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen. Das bedeutet, der Kauf taucht über Jahre hinweg immer wieder in Ihrer Buchhaltung auf.

Um diesen wiederkehrenden Aufwand für Anschaffungen mit geringerem Wert zu vermeiden, wurde die Kategorie der geringwertigen Wirtschaftsgüter eingeführt. Gegenstände, die unter diese Kategorie fallen, dürfen in der Regel sofort im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden. Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass Sie die Ausgaben sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen und somit Ihre Steuerlast im Anschaffungsjahr unmittelbar senken können. Dies führt nicht nur zu einer Vereinfachung Ihrer Steuererklärung und Buchhaltung, sondern verbessert auch Ihre Liquidität.

Was genau sind GWG? Die Definition und Voraussetzungen

Die Definition und die Voraussetzungen für geringwertige Wirtschaftsgüter sind im Einkommensteuergesetz (§ 6 Abs. 2 und 2a EStG) festgelegt. Damit ein Wirtschaftsgut als GWG gilt und Sie von den Vereinfachungen profitieren können, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:

Die Grundvoraussetzung: Anlagevermögen

Zunächst einmal müssen geringwertige Wirtschaftsgüter zum Anlagevermögen Ihres Betriebs gehören. Das Anlagevermögen umfasst alle Gegenstände, die dauerhaft im Unternehmen verbleiben und nicht zum kurzfristigen Verbrauch oder Verkauf bestimmt sind. Dazu gehören beispielsweise Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, aber auch die Büroausstattung wie Tische, Stühle und Computer. Im Gegensatz dazu steht das Umlaufvermögen, wie Rohstoffe, Handelswaren oder Kassenbestände, die kurzfristig im Unternehmen verweilen oder verarbeitet werden. Ein GWG muss immer dem Anlagevermögen zuzuordnen sein.

Es ist jedoch wichtig zu betonen: Nicht jeder Gegenstand des Anlagevermögens ist automatisch ein GWG. Es müssen weitere Kriterien erfüllt sein.

Wichtige Eigenschaften eines GWG

Gemäß § 6 Abs. 2 EStG muss ein geringwertiges Wirtschaftsgut, das im Anlagevermögen ist, drei weitere Eigenschaften aufweisen:

1. Selbstständig nutzbar: Das Wirtschaftsgut muss in der Lage sein, seinen Zweck unabhängig von anderen Wirtschaftsgütern zu erfüllen. Es muss also für sich allein nutzbar sein. Ein klassisches Beispiel ist hier ein Computer-Monitor. Ein Monitor allein kann seinen Zweck (Anzeige von Informationen) nicht erfüllen; er benötigt zwingend einen Computer, mit dem er verbunden ist. Daher ist ein Monitor in der Regel nicht selbstständig nutzbar und somit kein GWG (es sei denn, er ist Teil eines Systems, das insgesamt die GWG-Grenze nicht überschreitet). Eine Kaffeemaschine hingegen ist selbstständig nutzbar – sie brüht Kaffee, ohne auf ein anderes, nicht dazugehöriges Wirtschaftsgut angewiesen zu sein. Auch eine externe Festplatte, obwohl sie an einen Computer angeschlossen wird, gilt als selbstständig nutzbar, da ihre Funktion (Datenspeicherung/-übertragung) unabhängig vom spezifischen Rechner besteht.
2. Bewegbar: Das Wirtschaftsgut muss beweglich sein, also ohne Beschädigung seines Wesens oder des Gebäudes, in dem es sich befindet, transportiert oder verschoben werden können. Dies schließt in erster Linie unbewegliche Wirtschaftsgüter wie Grundstücke oder Gebäude aus. Auch fest eingebaute Anlagen oder Maschinen, die mit dem Gebäude verbunden sind, gelten als unbeweglich. Eine große, schwere Maschine, die aber theoretisch und ohne Beschädigung an einen anderen Ort im Betrieb verschoben werden könnte, gilt als beweglich. Büromöbel, Telefone oder Werkzeuge sind eindeutig beweglich.
3. Abnutzbar: Das Wirtschaftsgut muss der Abnutzung unterliegen, also im Laufe der Zeit durch Gebrauch, Verschleiß oder technischen Fortschritt an Wert verlieren. Die Abnutzung wird in der Regel anhand der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer, wie sie in den amtlichen AfA-Tabellen (AfA steht für „Absetzung für Abnutzung“) festgelegt ist, bemessen. Wenn ein Gut in einer AfA-Tabelle aufgeführt ist, gilt es als abnutzbar.

Die magische Grenze: Die Kosten

Der Name „geringwertiges Wirtschaftsgut“ deutet es bereits an: Der Anschaffungspreis spielt eine entscheidende Rolle. Damit ein Wirtschaftsgut als GWG gilt, dürfen die Netto-Anschaffungs- oder Herstellungskosten eine bestimmte Grenze nicht überschreiten. Diese Grenze liegt aktuell (Stand: 2024) bei 800 Euro netto (ohne Umsatzsteuer). Liegen die Kosten inklusive Umsatzsteuer darüber, müssen Sie die Umsatzsteuer herausrechnen, um den Netto-Wert zu ermitteln. Nebenkosten, die im Zusammenhang mit der Anschaffung im selben Wirtschaftsjahr anfallen (z. B. Lieferkosten, Montagekosten), werden zu den Anschaffungskosten hinzugerechnet und können somit ebenfalls relevant für die Einhaltung der Grenze sein.

Beispiele: Was gehört zu den GWG, was nicht?

Um die Kriterien besser zu verstehen, betrachten wir einige typische Beispiele:

Typische geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG):

• Büromöbel: Einzelne Schreibtische, Bürostühle, Regale – sofern die Netto-Kosten pro Stück unter 800 Euro liegen.
• Kaffeemaschine: Eine normale Büro-Kaffeemaschine, die die Preisgrenze nicht überschreitet, ist selbstständig nutzbar, beweglich und abnutzbar.
• Telefon: Ein Bürotelefon oder auch ein Smartphone, das die 800 Euro netto Grenze nicht überschreitet, ist selbstständig nutzbar (zum Telefonieren), beweglich und abnutzbar.
• Werkzeuge: Handwerkzeuge wie Schraubendreher, Zangen, Hämmer, die einzeln nutzbar sind und unter der Kostengrenze liegen.
• Schreibtischausstattung: Schreibtischlampen, Papierkörbe, Stiftehalter – diese sind meist weit unter der Grenze und erfüllen die Kriterien.
• Mobile Festplatte: Obwohl sie einen Computer benötigt, um Daten zu lesen, ist ihre primäre Funktion (Speichern/Übertragen von Daten) in sich abgeschlossen, sie gilt als selbstständig nutzbar.
• Software: Programme, die eigenständig lauffähig sind (keine Updates oder Add-ons), gelten ebenfalls als GWG, wenn der Preis stimmt. Obwohl Software immateriell ist, wird sie steuerlich oft ähnlich behandelt und als abnutzbar angesehen, da sie durch neue Versionen oder technischen Fortschritt an Wert verliert.
• Paletten/Transportkisten: Im Lager verwendete Paletten oder Kisten, die die Kriterien erfüllen.

Typische Nicht-GWG (unabhängig vom Preis):

• Monitor: Wie bereits erwähnt, ist ein Monitor ohne Computer nicht selbstständig nutzbar. Daher zählt er nicht als separates GWG.
• Tastatur/Maus: Ebenfalls nicht selbstständig nutzbar, da sie nur in Verbindung mit einem Computer funktionieren.
• Lizenzen, Patente, Nutzungsrechte: Immaterielle Wirtschaftsgüter, die in der Regel nicht als beweglich gelten und daher nicht die Kriterien eines GWG erfüllen.
• Sägeblätter, Bohreinsätze: Diese sind Zubehör und nur in Verbindung mit dem passenden Werkzeug nutzbar, also nicht selbstständig.
• Mehrbändige Bücher (einzelne Bände): Ein einzelner Band einer Enzyklopädie ist für sich genommen oft nicht vollständig nutzbar. Nur das Gesamtwerk wäre selbstständig nutzbar, würde aber in der Regel die GWG-Grenze überschreiten.

Ist ein Telefon ein geringwertiges Wirtschaftsgut?

Basierend auf der Definition können wir diese Frage nun klar beantworten: Ja, ein Telefon kann ein geringwertiges Wirtschaftsgut sein.

Voraussetzung ist, dass das Telefon (sei es ein klassisches Bürotelefon oder ein Smartphone, das betrieblich genutzt wird) die folgenden Kriterien erfüllt:

• Es gehört zum Anlagevermögen (wird dauerhaft im Betrieb genutzt).
• Es ist selbstständig nutzbar (man kann damit telefonieren).
• Es ist bewegbar.
• Es ist abnutzbar.
• Und, ganz entscheidend: Die Netto-Anschaffungskosten überschreiten nicht die Grenze von 800 Euro.

Liegt der Preis Ihres Telefons (netto) unter oder bei 800 Euro, können Sie es in der Regel als GWG behandeln und die damit verbundenen Abschreibungsvereinfachungen nutzen.

GWG richtig abschreiben: Die verschiedenen Methoden

Für die Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern gibt es je nach Wert unterschiedliche Möglichkeiten. Die Wahl der Methode hat Einfluss darauf, wie schnell Sie die Ausgaben steuerlich geltend machen können und welchen buchhalterischen Aufwand Sie haben.

1. Sofortabschreibung: Schnell und einfach

Bei der Sofortabschreibung wird der komplette Anschaffungspreis des GWG im Jahr des Kaufs als Betriebsausgabe verbucht. Dies ist die einfachste und schnellste Methode, um die Ausgaben steuerlich wirksam werden zu lassen.

• GWG mit Anschaffungskosten bis 250 Euro (netto): Diese dürfen sofort im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden. Es ist kein gesondertes Verzeichnis dieser Wirtschaftsgüter erforderlich.
• GWG mit Anschaffungskosten über 250 Euro bis 800 Euro (netto): Auch diese dürfen sofort im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden. Allerdings besteht hier die Pflicht, ein gesondertes GWG-Verzeichnis zu führen. In dieses Verzeichnis müssen Sie für jedes einzelne GWG das Datum der Anschaffung oder Herstellung, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten und die Bezeichnung des Wirtschaftsguts eintragen. Dieses Verzeichnis muss wie andere Steuerunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.

2. Poolabschreibung (Sammelposten): Eine Alternative für mittlere Werte

Für Wirtschaftsgüter, deren Netto-Anschaffungskosten über 250 Euro und bis einschließlich 1.000 Euro liegen (also auch für viele GWG der Kategorie > 250€ bis 800€), haben Sie alternativ zur Sofortabschreibung die Möglichkeit, einen sogenannten Sammelposten zu bilden. Bei dieser Methode fassen Sie alle Wirtschaftsgüter, die in einem Wirtschaftsjahr angeschafft wurden und in diese Wertspanne fallen, in einem Pool zusammen.

Der gesamte Wert dieses Sammelpostens wird dann unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer des einzelnen Gegenstandes über einen Zeitraum von 5 Jahren linear abgeschrieben (jedes Jahr 20% des Gesamtwerts des Pools). Die Entscheidung für oder gegen die Poolabschreibung ist ein Wahlrecht, das Sie für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften Güter der Wertspanne über 250€ bis 1.000€ einheitlich ausüben müssen. Sie können also nicht für ein GWG über 250€ die Sofortabschreibung und für ein anderes im selben Jahr die Poolabschreibung wählen.

Vorteil der Poolabschreibung: Sie müssen kein separates GWG-Verzeichnis für die einzelnen Gegenstände führen. Nachteil: Sie bekommen die Steuerersparnis nicht sofort im ersten Jahr, sondern verteilt über 5 Jahre.

3. Regelabschreibung: Für alles, was kein GWG ist

Wirtschaftsgüter, die die Kriterien eines GWG nicht erfüllen (entweder weil sie nicht selbstständig nutzbar, nicht beweglich oder nicht abnutzbar sind) oder deren Netto-Anschaffungskosten über 1.000 Euro liegen, müssen nach den allgemeinen Regeln abgeschrieben werden. Dies geschieht in der Regel linear über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, die Sie den AfA-Tabellen entnehmen. Hier spricht man von der Regelabschreibung.

Übersicht: GWG-Abschreibung nach Wertgrenze

Zur besseren Orientierung hier eine Tabelle, die die Abschreibungsmöglichkeiten nach Netto-Anschaffungskosten zusammenfasst:

Spezialfall: Abschreibung von Hard- und Software

Ein wichtiger Hinweis betrifft Computerhardware (PCs, Laptops, Server etc.) und Software. Auch wenn ein einzelnes Gerät oder Programm die GWG-Grenze von 800 Euro netto überschreitet und somit kein GWG im klassischen Sinne ist, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die anerkannte betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für diese Güter seit dem Veranlagungszeitraum 2021 auf nur noch ein Jahr verkürzt. Das bedeutet in der Praxis, dass auch teurere Computer oder Software, die die 800-Euro-Grenze überschreiten, faktisch im Jahr der Anschaffung komplett abgeschrieben werden können, da die Nutzungsdauer nur ein Jahr beträgt. Dies ist zwar keine GWG-Abschreibung im engeren Sinne, führt aber zum gleichen Ergebnis der Sofortabschreibung im ersten Jahr.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu GWG

F: Was passiert, wenn ein Gegenstand genau 800 Euro (netto) kostet?

Antwort: Liegen die Netto-Anschaffungskosten bei exakt 800 Euro, gilt der Gegenstand noch als geringwertiges Wirtschaftsgut. Sie haben dann die Wahl zwischen der Sofortabschreibung (mit Verzeichnis) und der Poolabschreibung.

F: Kann ich für GWG zwischen 250,01 Euro und 800 Euro wählen, ob ich Sofortabschreibung oder Poolabschreibung nutze?

Antwort: Ja, für diese Wertspanne besteht ein Wahlrecht zwischen der Sofortabschreibung (Einzelabschreibung) und der Poolabschreibung (Sammelposten). Die getroffene Wahl gilt aber für alle Wirtschaftsgüter dieser Wertspanne, die Sie im selben Wirtschaftsjahr anschaffen. Sie können also nicht mischen.

F: Muss ich ein GWG-Verzeichnis führen, wenn ich die Poolabschreibung nutze?

Antwort: Nein, das gesonderte GWG-Verzeichnis ist nur erforderlich, wenn Sie sich für die Sofortabschreibung von Wirtschaftsgütern mit Anschaffungskosten über 250 Euro bis 800 Euro entscheiden. Bei Nutzung der Poolabschreibung entfällt diese Aufzeichnungspflicht für die einzelnen Güter im Pool.

F: Gilt die GWG-Regel auch für gebrauchte Gegenstände?

Antwort: Ja, die Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter gelten grundsätzlich auch für gebrauchte Wirtschaftsgüter, sofern diese die Kriterien (Anlagevermögen, selbstständig nutzbar, bewegbar, abnutzbar) erfüllen und die Anschaffungskosten (Ihr Kaufpreis netto) innerhalb der jeweiligen Grenzen liegen.

F: Was ist mit Zubehör wie einer Maus oder Tastatur?

Antwort: Eine Maus oder Tastatur ist in der Regel nicht selbstständig nutzbar, da sie zwingend einen Computer benötigt. Daher gelten sie nicht als einzelne GWG. Sie werden dem Computer zugerechnet und gemeinsam mit diesem abgeschrieben. Ist der Computer selbst ein GWG (weil unter 800 Euro netto), wird das Zubehör mit ihm sofort abgeschrieben. Liegt der Computer über der GWG-Grenze, wird auch das Zubehör über die Nutzungsdauer des Computers abgeschrieben (seit 2021 oft nur ein Jahr für Hardware).

Das Verständnis und die korrekte Anwendung der GWG-Regeln können Ihre Buchhaltung erheblich erleichtern und Ihnen helfen, Ihre Steuerlast im Anschaffungsjahr zu optimieren. Nutzen Sie diese Vereinfachungen zu Ihrem Vorteil!

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