Büroausstattung von der Steuer absetzen

Die Frage, ob man eine Computermaus von der Steuer absetzen kann, mag klein erscheinen, führt uns aber direkt zu einem wichtigen Thema für alle Arbeitnehmer und Selbstständige: der steuerlichen Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln und Büroausstattung. Die gute Nachricht ist: Ja, auch eine Maus gehört zu den Gegenständen, deren Kosten Sie unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen können. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Viel mehr Büroartikel und technische Geräte lassen sich als sogenannte Werbungskosten von der Steuer absetzen und können so Ihre Steuerlast erheblich mindern.

Unter dem Begriff Werbungskosten versteht das deutsche Steuerrecht alle Ausgaben, die Ihnen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung Ihrer Einnahmen entstehen. Dazu gehören klassischerweise Fahrtkosten zur Arbeit, Beiträge zu Berufsverbänden oder eben auch die Kosten für Arbeitsmittel. Arbeitsmittel sind alle Gegenstände, die Sie überwiegend für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen.

Welche Büroausstattung lässt sich steuerlich absetzen?

Die Palette der absetzbaren Büroartikel ist breit gefächert. Sie reicht von den grundlegenden Werkzeugen für die Büroarbeit bis hin zu spezialisierter technischer Ausrüstung. Im Kern geht es darum, dass die Gegenstände beruflich genutzt werden. Die Finanzämter erkennen eine Vielzahl von Artikeln an, die zur Erledigung der täglichen Arbeit notwendig sind.

Besonders relevant sind in der heutigen Arbeitswelt natürlich technische Geräte und deren Zubehör. Dazu zählen unter anderem:

• Computer und Laptops
• Tablets und Smartphones
• Drucker, Scanner und Kopierer
• Bildschirme und Monitore
• Tastaturen und Mäuse
• Externe Festplatten und Speichermedien
• Adapter, Kabel und Hubs

Neben der reinen Hardware können Sie auch Verbrauchsmaterialien absetzen. Hierzu gehören beispielsweise:

• Druckerpatronen und Toner
• Druckerpapier
• Schreibutensilien wie Kugelschreiber oder Bleistifte
• Notizblöcke und Hefte
• Heftklammern und Locher

Im Prinzip können Sie sämtliches Zubehör und alle Arbeitsmittel, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen, steuerlich geltend machen. Es lohnt sich daher, genau zu überlegen, welche Ausgaben Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit entstehen und ob diese als Arbeitsmittel absetzbar sind.

Die entscheidende Rolle der beruflichen Nutzung

Der zentrale Punkt für die Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln ist die berufliche Nutzung. Das Finanzamt erkennt die Kosten nur an, wenn Sie die Gegenstände tatsächlich für Ihre Arbeit verwenden. Dabei gilt grundsätzlich: Je höher der berufliche Nutzungsanteil ist, desto mehr können Sie absetzen.

Wird ein Arbeitsmittel zu 100 % beruflich genutzt, können Sie die Kosten in voller Höhe absetzen. Bei einer gemischten Nutzung, also beruflich und privat, müssen Sie den beruflichen Anteil schätzen oder nachweisen. Wird das Arbeitsmittel zu mindestens 90 % beruflich genutzt, akzeptiert das Finanzamt oft eine 100%ige Absetzung aus Vereinfachungsgründen. Liegt der berufliche Anteil darunter, wird nur der entsprechende Prozentsatz der Kosten anerkannt.

Was bedeutet berufliche Nutzung konkret? Hier einige gängige Beispiele, wie Sie einen Computer oder Laptop beruflich nutzen können:

• Beantwortung und Schreiben von beruflichen E-Mails
• Recherche für berufliche Projekte
• Erstellung von Präsentationen, Dokumenten oder Grafiken für die Arbeit
• Teilnahme an Online-Meetings und Videokonferenzen
• Verwaltung von Social-Media-Accounts für das Unternehmen
• Erstellung von Bewerbungen
• Arbeit mit spezifischer Berufssoftware

Für viele Berufe wird von vornherein ein hoher beruflicher Nutzungsanteil angenommen. Dazu zählen beispielsweise Lehrer, Richter, Mediziner, aber auch digital arbeitende Berufe wie Grafiker oder Softwareentwickler. Wenn Sie einen sehr hohen beruflichen Nutzungsanteil haben, der über die üblichen Annahmen hinausgeht, oder wenn Ihr Beruf nicht typischerweise digital ausgerichtet ist, können Sie den beruflichen Nutzungsanteil auch detailliert nachweisen, beispielsweise durch eine Art „Nutzungs-Tagebuch“.

Anschaffungskosten und Abschreibung: Die 1-Jahres-Regel für digitale Wirtschaftsgüter

Früher mussten teure Arbeitsmittel, die einen bestimmten Wert (Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter, GWG) überschritten, über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Das bedeutete, dass die Kosten nicht auf einmal, sondern verteilt über die voraussichtliche Nutzungsdauer steuerlich geltend gemacht werden konnten.

Diese Regelung hat sich für sogenannte „digitale Wirtschaftsgüter“ durch eine gesetzliche Änderung des Bundesfinanzministeriums (BMF) im Jahr 2021 maßgeblich vereinfacht. Für Computer-Hardware und Software wurde eine Nutzungsdauer von nur noch einem Jahr festgelegt. Das bedeutet, dass Sie die Anschaffungskosten für Laptops, Computer, Monitore, Tastaturen, Mäuse, Drucker, externe Festplatten und die entsprechende Software in der Regel komplett im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten absetzen können – unabhängig von den tatsächlichen Kosten des Geräts.

Diese Änderung ist eine erhebliche Erleichterung und ein großer Vorteil für Steuerzahler. Sie müssen nicht mehr komplizierte Abschreibungspläne über drei oder mehr Jahre erstellen. Kaufen Sie beispielsweise einen neuen Laptop für 1.500 Euro für Ihre Arbeit, können Sie diese 1.500 Euro (vorausgesetzt, die berufliche Nutzung beträgt 100 %) noch im selben Jahr steuerlich geltend machen.

Wichtig ist dabei lediglich, dass die Anschaffung tatsächlich für die berufliche Nutzung erfolgt ist. Kaufen Sie sich das teuerste Modell nur für private Hobbys, dürfen Sie natürlich auch nach der neuen Regelung nur den eventuellen beruflichen Nutzungsanteil absetzen.

Belege aufheben ist Pflicht

Um die Kosten für Ihre Büroausstattung und Arbeitsmittel steuerlich geltend machen zu können, ist es unerlässlich, dass Sie die entsprechenden Belege aufheben. Das Finanzamt kann Nachweise über Ihre Ausgaben verlangen. Bewahren Sie daher Rechnungen und Quittungen für alle Anschaffungen auf, die Sie als Arbeitsmittel absetzen möchten. Eine sorgfältige Dokumentation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Geltendmachung Ihrer Werbungskosten.

Übersicht: Absetzbare Arbeitsmittel und Bürobedarf

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über gängige Arbeitsmittel und Büroartikel, deren Kosten Sie als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung angeben können, sofern sie beruflich genutzt werden:

Häufig gestellte Fragen zur Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln

Hier beantworten wir einige häufige Fragen, die im Zusammenhang mit der steuerlichen Absetzbarkeit von Büroausstattung aufkommen:

Wie lange kann man einen Computer von der Steuer absetzen?

Dank der gesetzlichen Änderung des Bundesfinanzministeriums beträgt die offizielle Nutzungsdauer für digitale Wirtschaftsgüter wie Computer, Laptops und deren Zubehör nur noch ein Jahr. Das bedeutet, Sie können die Anschaffungskosten in der Regel komplett im Jahr des Kaufs absetzen.

Kann jedes Jahr ein neuer Laptop abgesetzt werden?

Da die Nutzungsdauer nun bei einem Jahr liegt, können Sie theoretisch jedes Jahr die Kosten für einen neuen Laptop absetzen, sofern dieser wiederum beruflich genutzt wird. Wenn Sie beispielsweise Ende 2023 einen Laptop gekauft und in 2023 komplett abgeschrieben haben und Anfang 2025 einen neuen Laptop für die Arbeit anschaffen, können Sie die Kosten für das neue Gerät in 2025 erneut vollständig absetzen.

Wie teuer darf ein Laptop sein, den du absetzen möchtest?

Seit der Änderung im Jahr 2021 spielt der Preis des Laptops für die sofortige und vollständige Absetzbarkeit (innerhalb der 1-Jahres-Regel) keine Rolle mehr. Sie können auch teure Geräte vollständig absetzen, solange die berufliche Nutzung gegeben ist. Es muss jedoch eine plausible Verbindung zwischen dem Gerät und der beruflichen Nutzung bestehen. Ein extrem teures High-End-Gerät könnte bei einem Beruf, der nur einfache Büroarbeiten erfordert, Rückfragen vom Finanzamt aufwerfen, auch wenn die Regelung prinzipiell keine Obergrenze festlegt.

Kann ich nur neue Geräte absetzen?

Nein, Sie können sowohl neue als auch gebrauchte Arbeitsmittel absetzen. Entscheidend ist der Kaufpreis, den Sie tatsächlich bezahlt haben, und die berufliche Nutzung.

Muss ich die berufliche Nutzung immer nachweisen?

Für bestimmte Berufe wird eine hohe berufliche Nutzung oft ohne detaillierten Nachweis akzeptiert. Bei gemischter Nutzung oder Berufen ohne typisch hohe Computernutzung kann es sein, dass Sie den beruflichen Anteil schätzen und glaubhaft machen müssen. Bei sehr hohem beruflichem Anteil (nahe 100 %) kann ein Nutzungs-Tagebuch sinnvoll sein, um dies zu dokumentieren.

Fazit

Die Möglichkeit, Büroausstattung und insbesondere IT-Geräte samt Zubehör wie der Computermaus von der Steuer abzusetzen, ist ein effektiver Weg, um Ihre Steuerlast zu senken. Durch die vereinfachte Regelung zur Nutzungsdauer digitaler Wirtschaftsgüter können viele Anschaffungen sogar komplett im Jahr des Kaufs als Arbeitsmittel abgesetzt werden. Wichtig sind dabei stets die berufliche Nutzung und das sorgfältige Sammeln aller relevanten Belege. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Geld zu sparen und Ihre Ausgaben für die Arbeit steuerlich geltend zu machen.

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