Drucker von der Steuer absetzen

Die Anschaffung eines Druckers ist für viele, ob im Homeoffice, im Büro oder im eigenen Unternehmen, eine Notwendigkeit. Doch wussten Sie, dass Sie die Kosten für Ihren Drucker möglicherweise steuerlich geltend machen können? Es hängt von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von der Art der Nutzung und den Anschaffungskosten. Dieser Artikel beleuchtet die Regeln, damit Sie das Beste aus Ihrer Steuererklärung herausholen können.

Druckerkosten: Werbungskosten oder Betriebsausgaben?

Die steuerliche Behandlung der Druckerkosten unterscheidet sich je nachdem, ob Sie Arbeitnehmer oder Unternehmer sind:

Wenn Sie als Arbeitnehmer einen Drucker kaufen und diesen beruflich nutzen, können Sie die Kosten als sogenannte Werbungskosten geltend machen. Diese mindern Ihr zu versteuerndes Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit.

Für Unternehmer, Selbständige oder Freiberufler, die einen Drucker für ihren Geschäftsbetrieb benötigen, fallen die Kosten unter die Betriebsausgaben. Diese reduzieren den steuerpflichtigen Gewinn Ihres Unternehmens.

In beiden Fällen gilt das Grundprinzip: Die Kosten müssen im Zusammenhang mit der Erzielung von Einkünften stehen. Eine rein private Nutzung ist steuerlich nicht absetzbar.

Das Kriterium: Ist der Drucker selbständig nutzbar?

Ein entscheidender Punkt bei der steuerlichen Absetzung ist die Frage, ob das angeschaffte Gerät als selbständig nutzbar gilt oder nicht. Das Finanzamt betrachtet ein Wirtschaftsgut dann als selbständig nutzbar, wenn es nach seiner betrieblichen Bestimmung allein, also unabhängig von anderen Wirtschaftsgütern, genutzt werden kann.

Laut der bereitgestellten Information gelten Multifunktionsgeräte (auch All-in-One-Geräte genannt), die mehrere Funktionen wie Scannen, Drucken, Faxen und Kopieren in einem Gerät vereinen, typischerweise als selbständig nutzbar.

Ein reiner Drucker, der möglicherweise eine Verbindung zu einem Computer benötigt, um alle seine Funktionen auszuführen, könnte unter Umständen als nicht selbständig nutzbar eingestuft werden. Die genaue Abgrenzung kann im Einzelfall schwierig sein, aber die Unterscheidung ist wichtig für die Frage der sofortigen Absetzbarkeit oder der Abschreibung.

Sofortige Absetzung als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Anschaffungskosten für einen Drucker oder ein Multifunktionsgerät sofort und in voller Höhe im Jahr des Kaufs absetzen. Dies ist möglich, wenn das Gerät als sogenanntes Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) eingestuft wird.

Die Bedingung hierfür ist, dass das Gerät:

1. Als selbständig nutzbar gilt (wie z.B. ein Multifunktionsgerät).
2. Die Anschaffungskosten einen bestimmten Schwellenwert nicht überschreiten. Dieser Schwellenwert liegt aktuell bei 800 Euro netto (ohne Umsatzsteuer). Inklusive 19% Umsatzsteuer entspricht dies einem Bruttobetrag von 952 Euro.

Liegen die Netto-Anschaffungskosten (für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer) bzw. Brutto-Anschaffungskosten (für Arbeitnehmer oder Kleinunternehmer, die keine Vorsteuer ziehen) unter diesem Limit und ist das Gerät selbständig nutzbar, können Sie den vollen Betrag in Ihrer Steuererklärung für das Jahr des Kaufs ansetzen.

Abschreibung über mehrere Jahre (Absetzung für Abnutzung - AfA)

Wenn die Voraussetzungen für die sofortige Absetzung als GWG nicht erfüllt sind, müssen die Anschaffungskosten über mehrere Jahre verteilt steuerlich geltend gemacht werden. Dies nennt man Abschreibung oder „Absetzung für Abnutzung“ (AfA).

Eine Abschreibung über drei Jahre ist in folgenden Fällen notwendig:

1. Die Anschaffungskosten für ein selbständig nutzbares Gerät (z.B. Multifunktionsgerät) liegen über dem GWG-Schwellenwert von 800 Euro netto (952 Euro brutto).
2. Das Gerät gilt als nicht selbständig nutzbar (z.B. ein einfacher Drucker, der zwingend einen PC benötigt), unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten.

Die Nutzungsdauer für Drucker und ähnliche Bürogeräte beträgt laut den amtlichen AfA-Tabellen in der Regel drei Jahre. Das bedeutet, die Anschaffungskosten werden gleichmäßig auf diese drei Jahre verteilt.

Wenn Sie das Gerät nicht zu Beginn des Jahres, sondern unterjährig kaufen, müssen Sie den Abschreibungsbetrag für das Kaufjahr zeitanteilig berechnen. Kaufen Sie den Drucker beispielsweise im Juli, können Sie im ersten Jahr 6/12 der jährlichen Abschreibung geltend machen. In den beiden Folgejahren dann jeweils den vollen Jahresbetrag und im vierten Jahr die restlichen Monate (in diesem Beispiel 6/12).

Private Mitnutzung: Kosten aufteilen

Viele Menschen nutzen ihren Drucker nicht ausschließlich beruflich oder betrieblich, sondern auch privat. Wenn Sie den Drucker sowohl für die Arbeit als auch privat verwenden, können Sie die Anschaffungskosten (sowie laufende Kosten wie Tinte, Toner, Papier) nur anteilig steuerlich absetzen. Eine Schätzung der Nutzung ist hierfür notwendig.

Sie müssen die Gesamtkosten entsprechend dem Verhältnis der beruflichen/betrieblichen Nutzung zur privaten Nutzung aufteilen. Nutzen Sie den Drucker beispielsweise zu 70% für berufliche Zwecke und zu 30% privat, können Sie 70% der Anschaffungs- und Betriebskosten steuerlich absetzen.

Die Ermittlung des genauen Nutzungsverhältnisses kann aufwendig sein, z.B. durch das Führen eines Nutzungsprotokolls über einen repräsentativen Zeitraum. Da dies in der Praxis oft schwierig ist, akzeptiert das Finanzamt in vielen Fällen eine pauschale Aufteilung, insbesondere eine Aufteilung von 50% beruflich/betrieblich und 50% privat, ohne weitere Nachweise. Dies ist eine gängige Praxis, die oft nicht beanstandet wird, auch wenn die tatsächliche berufliche Nutzung höher sein mag.

Beispiele zur Veranschaulichung

Um die Regeln besser zu verstehen, betrachten wir einige typische Szenarien:

Beispiel 1: Arbeitnehmer kauft Multifunktionsgerät (selbständig nutzbar) unter GWG-Grenze

Ein Arbeitnehmer kauft im Mai ein Multifunktionsgerät für 500 Euro brutto. Er nutzt es schätzungsweise zu 60% beruflich für sein Homeoffice und zu 40% privat. Das Gerät ist selbständig nutzbar und die Kosten liegen unter der GWG-Grenze (952 Euro brutto).

Das Gerät ist ein GWG und könnte theoretisch sofort voll abgesetzt werden. Da es aber auch privat genutzt wird, kann nur der berufliche Anteil geltend gemacht werden. Der absetzbare Betrag beträgt 60% von 500 Euro, also 300 Euro. Dieser Betrag kann in voller Höhe als Werbungskosten im Kaufjahr (Mai) angesetzt werden.

Beispiel 2: Unternehmer kauft Multifunktionsgerät (selbständig nutzbar) über GWG-Grenze

Eine Unternehmerin kauft im Oktober ein Multifunktionsgerät für 1.200 Euro netto (1.428 Euro brutto). Sie nutzt es zu 90% betrieblich. Das Gerät ist selbständig nutzbar, die Kosten liegen aber über der GWG-Grenze.

Das Gerät muss über 3 Jahre abgeschrieben werden. Die jährliche Abschreibung beträgt 1.200 Euro / 3 Jahre = 400 Euro netto. Da der Kauf im Oktober erfolgte, kann im ersten Jahr nur ein zeitanteiliger Betrag für 3 Monate (Oktober, November, Dezember) geltend gemacht werden: 400 Euro * (3/12) = 100 Euro. Dieser Betrag muss noch auf den betrieblichen Anteil reduziert werden: 100 Euro * 90% = 90 Euro. Dieser Betrag ist als Betriebsausgabe im Kaufjahr absetzbar. In den folgenden zwei Jahren können jeweils 400 Euro * 90% = 360 Euro und im vierten Jahr die restlichen 90 Euro (für die verbleibenden 3 Monate der Nutzungsdauer) als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Beispiel 3: Arbeitnehmer kauft einfachen Drucker (nicht selbständig nutzbar) unter GWG-Grenze

Ein Arbeitnehmer kauft im Januar einen einfachen Drucker für 200 Euro brutto. Er nutzt ihn zu 100% beruflich. Gehen wir davon aus, dass dieser Drucker als nicht selbständig nutzbar eingestuft wird.

Obwohl die Kosten unter der GWG-Grenze liegen, muss das Gerät abgeschrieben werden, da es als nicht selbständig nutzbar gilt. Die Abschreibung erfolgt über 3 Jahre. Die jährliche Abschreibung beträgt 200 Euro / 3 Jahre ≈ 66,67 Euro. Da der Kauf im Januar erfolgte und die Nutzung 100% beruflich ist, kann der volle jährliche Betrag von ca. 66,67 Euro als Werbungskosten für 3 Jahre geltend gemacht werden.

Vergleichstabelle: GWG vs. Abschreibung

Diese Tabelle fasst die wichtigsten Kriterien für die Absetzung zusammen:

Wichtige Tipps für die Steuererklärung

• Belege aufbewahren: Heben Sie die Kaufrechnung für den Drucker unbedingt auf. Das Finanzamt kann diese als Nachweis verlangen.
• Nutzung dokumentieren: Wenn Sie eine höhere berufliche/betriebliche Nutzung als 50% geltend machen möchten, kann es ratsam sein, dies zu dokumentieren (z.B. durch Schätzungen oder ein kurzes Protokoll). Bei einer 50/50-Aufteilung ist dies meist nicht erforderlich.
• Laufende Kosten: Nicht vergessen! Auch Verbrauchsmaterialien wie Tinte, Toner und Papier sowie eventuelle Wartungskosten können unter den gleichen Bedingungen (berufliche/betriebliche Nutzung) als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden.
• Beratung suchen: Bei komplexen Fällen oder Unsicherheiten, insbesondere bezüglich der selbständigen Nutzbarkeit oder sehr hoher Kosten, kann die Beratung durch einen Steuerberater sinnvoll sein.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet 'Werbungskosten'?

Werbungskosten sind Ausgaben, die anfallen, um Einnahmen zu erwerben, zu sichern oder zu erhalten. Für Arbeitnehmer gehören dazu beispielsweise Fahrtkosten zur Arbeit, Kosten für Arbeitsmittel (wie ein beruflich genutzter Drucker) oder Weiterbildungskosten.

Was sind 'Betriebsausgaben'?

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie mindern den Gewinn eines Unternehmens oder einer selbständigen Tätigkeit. Kosten für Büromaterial, Miete für Geschäftsräume oder eben betrieblich genutzte Drucker sind typische Betriebsausgaben.

Was ist ein 'Geringwertiges Wirtschaftsgut' (GWG)?

Ein GWG ist ein Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, dessen Anschaffungs- oder Herstellungskosten einen bestimmten Schwellenwert nicht überschreiten und das selbständig nutzbar ist. Solche Güter können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuerlich abgesetzt werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Was versteht man unter 'Abschreibung' (AfA)?

Die Abschreibung (Absetzung für Abnutzung) ist die Verteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts, das über mehrere Jahre genutzt wird, auf die voraussichtliche Nutzungsdauer. Sie berücksichtigt den Wertverlust durch Gebrauch oder Zeitablauf.

Wie weise ich die berufliche/betriebliche Nutzung nach?

Oft genügt eine plausible Schätzung, insbesondere wenn die Nutzung offensichtlich ist (z.B. Drucker im Homeoffice für Telearbeit). Bei einer Aufteilung von 50/50 akzeptiert das Finanzamt dies meist ohne weitere Fragen. Bei höheren Anteilen kann ein formloses Nutzungsprotokoll oder eine Begründung hilfreich sein.

Kann ich auch die laufenden Kosten (Tinte, Papier etc.) absetzen?

Ja, laufende Kosten für Verbrauchsmaterialien und Wartung können ebenfalls als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden, allerdings nur im Umfang der beruflichen/betrieblichen Nutzung. Wenn Sie 70% der Anschaffungskosten absetzen, können Sie auch 70% der Tintenkosten absetzen.

Fazit

Die Möglichkeit, einen Drucker steuerlich abzusetzen, hängt maßgeblich von der Art der Nutzung (beruflich/betrieblich vs. privat), den Anschaffungskosten und der Frage der selbständigen Nutzbarkeit ab. Arbeitnehmer setzen die Kosten als Werbungskosten, Unternehmer als Betriebsausgaben ab. Geräte bis 800 Euro netto, die selbständig nutzbar sind, können sofort als Geringwertiges Wirtschaftsgut abgesetzt werden. Teurere Geräte oder solche, die als nicht selbständig nutzbar gelten, müssen über drei Jahre abgeschrieben werden. Bei gemischter Nutzung ist eine Aufteilung der Kosten erforderlich, wobei oft eine 50/50-Quote akzeptiert wird. Indem Sie diese Regeln beachten und die notwendigen Belege aufbewahren, können Sie Ihre Steuerlast mindern und Geld sparen.

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