Homeoffice & Steuern: Was Sie wissen müssen

Die Arbeitswelt verändert sich, und das Homeoffice ist für viele von uns zur neuen Normalität geworden. Mit dieser Umstellung kommen viele Fragen auf, insbesondere wenn es um das Thema Steuern geht. Eine der häufigsten ist: Ist das Arbeiten von zu Hause aus überhaupt steuerpflichtig? Die kurze Antwort ist: Ja, Ihr Einkommen ist natürlich steuerpflichtig, unabhängig davon, wo Sie arbeiten. Die entscheidende Frage ist vielmehr, welche Kosten Ihnen durch das Homeoffice entstehen und wie Sie diese steuerlich geltend machen können, um Ihre Steuerlast zu mindern.

Es geht also nicht darum, ob die Arbeit im Homeoffice selbst besteuert wird – das ist sie nicht anders als im Büro – sondern darum, ob und wie Sie Ausgaben, die Ihnen durch die Heimarbeit entstehen, von der Steuer absetzen können. Das deutsche Steuerrecht bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten, die jedoch an bestimmte Voraussetzungen geknüpft sind. Diese Möglichkeiten zu kennen und richtig anzuwenden, kann bares Geld sparen.

Das häusliche Arbeitszimmer: Hohe Hürden, große Chancen

Wer ein separates Zimmer in seiner Wohnung ausschließlich oder so gut wie ausschließlich für berufliche oder betriebliche Zwecke nutzt, kann die Kosten für dieses Zimmer unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzen. Die Anforderungen hierfür sind allerdings streng. Das Zimmer muss einen abgeschlossenen Raum darstellen, der nicht auch privat genutzt wird. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer oder die Nutzung des Küchentisches erfüllen diese Kriterien in der Regel nicht.

Die steuerliche Absetzbarkeit des häuslichen Arbeitszimmers hängt stark davon ab, welche Rolle das Arbeitszimmer für Ihre berufliche Tätigkeit spielt:

1. Das Arbeitszimmer ist der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit: Wenn Sie beispielsweise als freiberuflicher Schriftsteller, Programmierer oder Grafiker arbeiten und Ihr Arbeitszimmer der Ort ist, an dem Sie den Großteil Ihrer Aufträge bearbeiten und erledigen, dann ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit. In diesem Fall können Sie die Kosten für das Arbeitszimmer in voller Höhe als Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) absetzen. Es gibt hier keine betragsmäßige Begrenzung nach oben.
2. Für die berufliche oder betriebliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung: Dies betrifft typischerweise Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber keinen Schreibtisch oder Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung stellt, weil beispielsweise alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten oder der Arbeitgeber nur über Besprechungsräume verfügt. Auch Lehrer, die zu Hause Klausuren korrigieren und Unterricht vorbereiten, aber in der Schule keinen eigenen Arbeitsplatz haben, fallen oft unter diese Kategorie. In diesem Fall sind die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer bis zu einem Höchstbetrag von 1.260 Euro pro Jahr absetzbar. Dieser Betrag ist ein Pauschalbetrag, der auch dann gilt, wenn Ihre tatsächlichen Kosten höher waren. Wenn Ihre Kosten niedriger waren, dürfen Sie nur die tatsächlichen Kosten absetzen.

Wenn Ihr Arbeitszimmer weder den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit darstellt noch Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht (z.B. weil Sie im Büro einen Arbeitsplatz haben, aber freiwillig im Homeoffice arbeiten), dann können Sie die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in der Regel nicht absetzen.

Welche Kosten können beim Arbeitszimmer abgesetzt werden?

Wenn die Voraussetzungen für den Abzug des häuslichen Arbeitszimmers erfüllt sind, können Sie eine ganze Reihe von Kosten anteilig geltend machen. Dazu gehören:

• Miete oder Gebäudeabschreibung (AfA)
• Grundsteuer
• Gebäudeversicherung
• Schornsteinfegergebühren
• Heizkosten
• Stromkosten
• Wasser- und Abwasserkosten
• Kosten für Reinigung und Renovierung des Zimmers
• Kosten für die Ausstattung des Arbeitszimmers (Möbel, Teppich, Lampen – diese zählen oft zu den Arbeitsmitteln und können ggf. separat abgesetzt werden, siehe unten)

Die anteiligen Kosten berechnen sich in der Regel nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche. Wenn Ihre Wohnung 100 qm groß ist und das Arbeitszimmer 10 qm, können Sie 10% der Gesamtkosten für Miete, Nebenkosten etc. absetzen.

Die Homeoffice-Pauschale: Die einfache Alternative

Für all jene, die die strengen Kriterien für das häusliche Arbeitszimmer nicht erfüllen – sei es, weil sie keinen separaten Raum haben, das Zimmer nicht ausschließlich beruflich nutzen oder im Büro einen Arbeitsplatz haben – wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Sie stellt eine unbürokratische Alternative dar.

Mit der Homeoffice-Pauschale können Sie für jeden Kalendertag, an dem Sie ausschließlich von zu Hause aus gearbeitet haben, einen Pauschalbetrag von 6 Euro geltend machen. Dies gilt auch dann, wenn Sie nur einen Teil des Tages im Homeoffice verbracht haben, solange dies der einzige Arbeitsort an diesem Tag war. Der maximale Betrag, der pro Jahr über die Homeoffice-Pauschale abgesetzt werden kann, beträgt 1.260 Euro. Dieser Höchstbetrag wird bei 210 Tagen im Homeoffice erreicht (210 Tage * 6 Euro/Tag = 1.260 Euro).

Die Homeoffice-Pauschale wird als Werbungskosten bei Arbeitnehmern oder Betriebsausgaben bei Selbstständigen berücksichtigt. Bei Arbeitnehmern wird sie auf die Werbungskostenpauschale von derzeit 1.230 Euro (Stand 2023/2024) angerechnet. Das bedeutet, dass sich die Pauschale steuerlich erst dann auswirkt, wenn Ihre gesamten Werbungskosten (inklusive Homeoffice-Pauschale, Fahrtkosten, Fortbildungskosten, etc.) den Pauschalbetrag von 1.230 Euro übersteigen.

Die Homeoffice-Pauschale deckt typischerweise die gestiegenen Kosten für Heizung, Strom, Wasser und die Nutzung der Wohnung ab, die durch das Arbeiten von zu Hause entstehen. Sie müssen diese Kosten nicht einzeln nachweisen.

Weitere absetzbare Kosten im Homeoffice: Arbeitsmittel & Co.

Unabhängig davon, ob Sie ein häusliches Arbeitszimmer absetzen oder die Homeoffice-Pauschale nutzen, gibt es weitere Kosten, die Ihnen durch das Homeoffice entstehen und die Sie steuerlich geltend machen können. Diese werden separat von den Kosten für das Arbeitszimmer oder der Homeoffice-Pauschale betrachtet.

Arbeitsmittel

Alles, was Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen, kann als Arbeitsmittel abgesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise:

• Computer, Laptop, Tablet
• Bildschirm(e), Tastatur, Maus
• Drucker, Scanner
• Büromöbel (Schreibtisch, Bürostuhl, Regal)
• Software
• Telefon, Smartphone (anteilig, wenn auch privat genutzt)
• Internetanschluss (anteilig, wenn auch privat genutzt)
• Und natürlich: Büromaterial!

Büromaterial wie Papier, Stifte, Ordner, Hefter, Locher oder Tacker sind typische Arbeitsmittel des täglichen Bedarfs. Kleinere Anschaffungen bis zu einem Nettobetrag von 800 Euro (Stand 2024; bis 2023 waren es 800 Euro brutto bzw. 952 Euro brutto inkl. 19% USt.) können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden. Diese werden als „geringwertige Wirtschaftsgüter“ (GWG) behandelt. Liegen die Anschaffungskosten über diesem Betrag, müssen die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Arbeitsmittels verteilt abgeschrieben werden (Absetzung für Abnutzung, AfA). Die Nutzungsdauer für Computerhardware und Software beträgt laut Finanzverwaltung nur noch ein Jahr, was eine schnelle Abschreibung ermöglicht.

Bewahren Sie unbedingt alle Rechnungen für Ihre Arbeitsmittel auf, um sie dem Finanzamt bei Bedarf vorlegen zu können.

Kosten für Internet und Telefon

Auch die Kosten für Ihren Internetanschluss und Ihr Telefon können Sie anteilig absetzen, wenn Sie diese beruflich nutzen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Pauschale: Sie können pauschal 20% Ihrer monatlichen Kosten für Internet und Telefon absetzen, maximal jedoch 20 Euro pro Monat bzw. 240 Euro pro Jahr.
2. Einzelnachweis: Alternativ können Sie versuchen, die berufliche Nutzung genau nachzuweisen (z.B. durch Einzelverbindungsnachweise). Dies ist in der Regel deutlich aufwendiger und lohnt sich nur, wenn die berufliche Nutzung deutlich über 20% liegt.

In den meisten Fällen ist die Pauschale von 20% die einfachere und praktikablere Lösung.

Wann lohnt sich welche Option?

Die Entscheidung, ob Sie das häusliche Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen, hängt von Ihrer individuellen Situation ab:

Wenn Sie die strengen Voraussetzungen für das häusliche Arbeitszimmer erfüllen (Mittelpunkt der Tätigkeit oder kein anderer Arbeitsplatz) und Ihre tatsächlichen Kosten für das Zimmer (anteilige Miete, Nebenkosten etc.) den Betrag von 1.260 Euro übersteigen, dann ist der Abzug des häuslichen Arbeitszimmers in der Regel die bessere Option. Insbesondere wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit darstellt und Sie die Kosten in voller Höhe absetzen können, kann dies zu einer erheblichen Steuerersparnis führen.

Wenn Sie die Voraussetzungen für das häusliche Arbeitszimmer nicht erfüllen, ist die Homeoffice-Pauschale die einzige Möglichkeit, Ihre durch das Homeoffice entstandenen Kosten pauschal steuerlich zu berücksichtigen. Auch wenn Ihre Kosten für ein qualifizierendes Arbeitszimmer unter 1.260 Euro liegen, kann es sinnvoll sein, nur die tatsächlichen Kosten anzusetzen, solange diese über der Homeoffice-Pauschale liegen (aber nicht über 1.260 Euro). In der Praxis wird man jedoch meist die Pauschale nutzen, wenn die Bedingungen für das Arbeitszimmer nicht erfüllt sind.

Die Homeoffice-Pauschale ist einfacher, da Sie keine detaillierten Kosten für das Zimmer nachweisen müssen. Sie müssen lediglich glaubhaft machen, an wie vielen Tagen Sie ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben. Eine Bescheinigung des Arbeitgebers oder eine eigene Aufzeichnung (z.B. im Kalender) kann hier hilfreich sein.

Vergleichstabelle: Arbeitszimmer vs. Homeoffice-Pauschale

Praktische Tipps für die Steuererklärung

Um Ihre Homeoffice-Kosten erfolgreich von der Steuer abzusetzen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Dokumentation ist entscheidend: Sammeln Sie alle Belege und Rechnungen für Arbeitsmittel, Internet, Telefon und ggf. für das häusliche Arbeitszimmer (Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen).
• Führen Sie Aufzeichnungen: Notieren Sie sich genau, an welchen Tagen Sie ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben, insbesondere wenn Sie die Homeoffice-Pauschale nutzen möchten.
• Berechnen Sie die Flächenanteile: Wenn Sie das häusliche Arbeitszimmer absetzen, messen Sie das Zimmer aus und berechnen Sie den prozentualen Anteil an der Gesamtwohnfläche, um die anteiligen Kosten korrekt zu ermitteln.
• Nutzen Sie die richtigen Formulare: Die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer und die Homeoffice-Pauschale werden in der Anlage N (für Arbeitnehmer) oder Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung für Selbstständige) eingetragen. Arbeitsmittel werden ebenfalls in diesen Anlagen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht.
• Beachten Sie die Werbungskostenpauschale: Als Arbeitnehmer müssen Sie insgesamt über 1.230 Euro (Stand 2023/2024) an Werbungskosten kommen, damit sich die Homeoffice-Pauschale oder andere Werbungskosten steuermindernd auswirken. Arbeitsmittel und Reisekosten zählen ebenfalls zu den Werbungskosten.

Häufig gestellte Fragen zum Homeoffice und Steuern

Hier beantworten wir einige der häufigsten Fragen, die im Zusammenhang mit Homeoffice und Steuern auftreten:

F: Kann ich sowohl das häusliche Arbeitszimmer als auch die Homeoffice-Pauschale gleichzeitig absetzen?
A: Nein, das ist nicht möglich. Sie müssen sich für eine der beiden Optionen entscheiden, je nachdem, welche Voraussetzungen Sie erfüllen und welche für Sie steuerlich günstiger ist.

F: Zählt ein Schreibtisch im Schlafzimmer als häusliches Arbeitszimmer?
A: In der Regel nicht. Für das häusliche Arbeitszimmer ist ein separater, abgeschlossener Raum erforderlich, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Eine Arbeitsecke oder ein Schreibtisch in einem privat genutzten Raum qualifiziert nicht als häusliches Arbeitszimmer im steuerlichen Sinne.

F: Was ist, wenn ich nur an einzelnen Tagen im Homeoffice arbeite und an anderen im Büro (hybrides Modell)?
A: Im hybriden Modell können Sie für die Tage, an denen Sie ausschließlich im Homeoffice arbeiten, die Homeoffice-Pauschale geltend machen (max. 210 Tage). Für die Tage, an denen Sie ins Büro fahren, können Sie weiterhin die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte absetzen. Die Homeoffice-Pauschale und die Pendlerpauschale können für verschiedene Tage im Jahr parallel geltend gemacht werden.

F: Muss mein Arbeitgeber mir bestätigen, dass ich im Homeoffice war?
A: Eine Bestätigung des Arbeitgebers ist hilfreich, aber nicht zwingend vorgeschrieben. Sie müssen die Tage der ausschließlichen Heimarbeit glaubhaft machen können. Eigene Aufzeichnungen, z.B. im Kalender oder Arbeitszeitnachweis, können ausreichend sein, solange sie nachvollziehbar sind.

F: Kann ich die Kosten für neue Möbel im Homeoffice immer sofort absetzen?
A: Möbel, die Sie ausschließlich oder fast ausschließlich beruflich nutzen (z.B. ein spezieller Bürostuhl oder Schreibtisch), sind Arbeitsmittel. Liegen die Netto-Anschaffungskosten unter 800 Euro (Stand 2024), können Sie diese im Jahr der Anschaffung voll absetzen. Liegen sie darüber, müssen die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (AfA). Für Büromöbel beträgt die Nutzungsdauer in der Regel 13 Jahre, für Computerhardware und Software 1 Jahr.

F: Zählen auch Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen oder Batterien zu den Arbeitsmitteln?
A: Ja, Büromaterial und Verbrauchsmaterialien, die Sie beruflich benötigen, sind ebenfalls als Arbeitsmittel absetzbar. Da es sich in der Regel um geringwertige Ausgaben handelt, können diese im Jahr des Kaufs in voller Höhe geltend gemacht werden.

Fazit

Das Arbeiten von zu Hause hat zwar keinen direkten Einfluss auf die Steuerpflicht Ihres Einkommens, bietet aber vielfältige Möglichkeiten, beruflich veranlasste Kosten steuerlich geltend zu machen. Ob über das häusliche Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale – es lohnt sich, die eigenen Ausgaben genau zu prüfen und die entsprechenden Nachweise zu sammeln. Zusätzlich können Kosten für Arbeitsmittel wie Computer, Software und Büromaterial sowie anteilige Kosten für Internet und Telefon Ihre Steuerlast weiter reduzieren. Die Regeln sind komplex, und die steuerliche Situation ist immer individuell. Bei Unsicherheiten oder komplexen Fällen kann die Beratung durch einen Steuerberater sehr hilfreich sein, um alle Ihnen zustehenden Vorteile optimal zu nutzen.

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