02/01/2023
Der Diebstahl von Büromaterial mag auf den ersten Blick wie ein kleines Ärgernis erscheinen, das man ignorieren kann. Doch die Realität ist: Er kostet Unternehmen weit mehr, als es zunächst den Anschein hat. Viele Mitarbeiter, die einmal im Büro stehlen, setzen dies oft jahrelang fort, bis sie erwischt werden. Daher ist es entscheidend, die Gründe zu verstehen, warum Mitarbeiter stehlen und welche Artikel am häufigsten betroffen sind, um effektive Präventionsmaßnahmen ergreifen zu können.
Das Verständnis der Motivation hinter dem Diebstahl von Büromaterial ist ein wichtiger erster Schritt. Wenn Sie die Beweggründe kennen, können Sie die Prävention gezielt angehen. Es mag Sie überraschen, dass ein hoher Prozentsatz der Mitarbeiter zugibt, mindestens einmal von ihrem Unternehmen gestohlen zu haben. Dies unterstreicht die Bedeutung, ihre Motive zu verstehen.
Was versteht man unter Büromaterialdiebstahl?
Obwohl im Zusammenhang mit Unterschlagung oft sehr hohe Geldbeträge stehen und dies als schwerwiegenderes Vermögensdelikt gilt, handelt es sich beim Diebstahl von Büromaterial durch Mitarbeiter in der Regel um den unerlaubten Griff zu Gegenständen wie Stiften, Papier oder anderen Verbrauchsmaterialien. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei um Diebstahl (§ 242 Strafgesetzbuch in Deutschland) oder eine ähnliche Form der Eigentumsverletzung, je nach nationaler Gesetzgebung. Auch wenn der Wert einzelner Gegenstände gering sein mag, handelt es sich um die unrechtmäßige Aneignung von Unternehmenseigentum. Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich hierbei nicht um ein Kavaliersdelikt handelt, sondern um ein strafbares Vergehen, das rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann, von einer Abmahnung bis zur fristlosen Kündigung.
Warum stehlen Mitarbeiter Büromaterial?
Es mag überraschen, aber Studien zeigen, dass ein großer Teil der Mitarbeiter zugibt, mindestens einmal im Büro gestohlen zu haben. Die Motivation dahinter ist oft komplex und geht über reine Kleptomanie hinaus. Während einige aus finanzieller Not stehlen, ist der häufigste Grund weitaus einfacher: Unzufriedenheit.
Diese Unzufriedenheit kann entstehen, wenn Mitarbeiter sich vom Management im Stich gelassen fühlen. Sie treten einem Unternehmen mit unausgesprochenen Erwartungen bei – dem sogenannten psychologischen Vertrag. Wenn das Unternehmen diese Erwartungen nicht erfüllt, fühlen sich die Mitarbeiter möglicherweise ungerecht behandelt. Wenn sie das Gefühl haben, ihre Situation nicht ändern zu können, greifen einige zum Diebstahl als eine Form des stillen Protests oder der Rache am Unternehmen. Was als einmalige Handlung beginnt, kann schnell zur Gewohnheit werden.
Ein weiterer Faktor ist das Verhalten von Kollegen. Wenn Mitarbeiter sehen, dass andere stehlen und damit durchkommen, sinkt die Hemmschwelle. Sie tun es möglicherweise, um dazuzugehören oder weil sie denken, dass es akzeptiert wird, besonders wenn sie ohnehin mit den Arbeitsbedingungen unzufrieden sind.
Zusätzlich gibt es eine signifikante Anzahl von Mitarbeitern, die nicht aus Not oder Groll stehlen, sondern einfach, weil sie es können. Sie gehen davon aus, dass ein großes Unternehmen den Verlust eines oder zweier kleiner Gegenstände nicht bemerken wird.
Welches Büromaterial wird am häufigsten gestohlen?
Mitarbeiter, die stehlen, wollen in der Regel nicht ihren Job verlieren oder dem Unternehmen großen finanziellen Schaden zufügen. Ihr Ziel ist oft, sich ohne Entdeckung zu "rächen" oder einen persönlichen Vorteil zu erzielen. Daher beschränken sich die meisten Diebstähle auf kleinere Gegenstände.
Zu den am häufigsten gestohlenen Artikeln gehören Schreibwaren und Kopierpapier. Dazu zählen Post-its, Büroklammern, Scheren, Hefter und verschiedene Schreibgeräte wie Stifte und Marker. Auch Kopierpapier und Druckertinte stehen weit oben auf der Liste.
Auch wenn diese Gegenstände einzeln betrachtet irrelevant erscheinen, ist die kontinuierliche Neubeschaffung nicht billig, besonders wenn viele Mitarbeiter regelmäßig zugreifen. Über die Zeit können sich die Kosten zu beträchtlichen Summen addieren. Das Beispiel der Stadtbibliothek Austin, die angeblich Tonerpatronen im Wert von 1,3 Millionen Dollar durch einen Mitarbeiter verlor, der sie online weiterverkaufte, zeigt das extreme Ausmaß, das Büromaterialdiebstahl erreichen kann.
Manchmal geht die Motivation tiefer als nur Unzufriedenheit; es kann auch um den Weiterverkauf gehen. Aber nicht alle Diebstähle betreffen nur preiswerte Verbrauchsmaterialien. Einige Mitarbeiter stehlen auch teurere Ausrüstung wie Firmensmartphones, Laptops oder anderes digitales Equipment. Der Ersatz dieser Gegenstände ist kostspielig, daher ist es wichtig, dem Diebstahl Einhalt zu gebieten, unabhängig vom Wert des gestohlenen Artikels.
Wie kann man Büromaterialdiebstahl verhindern?
Da selbst kleinste Diebstähle sich zu hohen Kosten summieren können, sollten Sie effektive Wege finden, diese zu verhindern. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihre Ausrüstung im Büro bleibt:
Mitarbeiterzufriedenheit ernst nehmen
Wenn Sie Mitarbeiterzufriedenheit wertschätzen, können Sie Diebstahl am Arbeitsplatz vorbeugen. Wie bereits erwähnt, ist Unzufriedenheit die Hauptursache für Diebstahl von Büromaterial. Finden Sie Wege, die Zufriedenheit zu messen – idealerweise anonym, um ehrliches Feedback zu erhalten. Wenn Sie die Ergebnisse haben, können Sie Schlussfolgerungen über die allgemeine Zufriedenheit ziehen und Bereiche identifizieren, in denen sich Mitarbeiter im Stich gelassen fühlen. Beziehen Sie die Mitarbeiter in Verbesserungsprozesse ein, um ihnen das Gefühl zu geben, gehört und wertgeschätzt zu werden. Wenn Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, können Sie das Auftreten von Büromaterialdiebstahl minimieren.
Inventar besser verwalten
Um zu verstehen, welches Büromaterial verschwindet, müssen Sie zunächst genau wissen, was Sie überhaupt besitzen. Beginnen Sie damit, eine detaillierte Liste Ihres gesamten Inventars zu erstellen. Das kann mühsam sein, aber ohne diesen Schritt werden Sie nie verstehen, was genau verschwindet. Wenn Sie nicht die Zeit oder Energie für eine manuelle Liste haben, nutzen Sie Software, die eine digitale Inventardatenbank ermöglicht. Eine solche Liste ist einfacher zu aktualisieren und zu überprüfen. Die Datenbank dient als Nachweis des tatsächlichen Bestands. Aktualisieren Sie die Liste bei jeder Bestandsänderung, um immer auf dem Laufenden zu sein. Eine Inventarliste hilft Ihnen zu erkennen, wann Bestände ungewöhnlich niedrig sind, und somit Diebstahl zu bemerken.
Einkäufe überwachen
Die Überwachung Ihrer Einkäufe ist eine gute Lösung. Ihre Inventarliste wird hierbei nützlich sein, da Sie immer wissen, wie viel Büromaterial Sie haben sollten. Sie sehen die Historie solcher Artikel, was Ihnen ermöglicht zu erkennen, ob Sie bestimmte Artikel häufiger bestellen als erwartet verbraucht werden. Sie verstehen auch, was Sie wirklich benötigen. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter ständig Kopierpapier stiehlt, werden Sie feststellen, dass Sie viel mehr davon bestellen, als tatsächlich verbraucht wird. Um dies zu verhindern, können Sie ein System einrichten, das Mitarbeitern erlaubt, individuelle Bestellanfragen zu stellen. So können Sie leichter nachvollziehen, welche Mitarbeiter mehr Bestellungen tätigen als andere, und ob Sie dies untersuchen sollten. Gleichzeitig dient es als Abschreckung für Personen, die beabsichtigen zu stehlen – sie werden verstehen, dass ihr Name mit der Bestellanfrage verbunden ist und dass Sie bemerken können, wenn sie viel mehr bestellen, als sie benötigen.
Ein Check-in/Check-out System einführen
Ein System, das Mitarbeiter zur Dokumentation der Entnahme und Rückgabe von Geräten verpflichtet, verringert das Risiko von Diebstahl, insbesondere bei wertvolleren Gegenständen wie IT-Ausstattung. Sobald Sie eine Inventarliste erstellt und begonnen haben, Einkäufe zu überwachen, sollten Sie über die Einführung eines Check-in/Check-out Systems nachdenken. Wenn ein Mitarbeiter ein teures Gerät entnehmen möchte, muss er dies im System erfassen. Dies kann manuell oder besser noch mit Software geschehen. Das Gerät wird direkt dem Mitarbeiter zugeordnet. Solche Systeme fördern die persönliche Verantwortung und stellen sicher, dass Mitarbeiter die Geräte zurückgeben. Jeder, der das System nutzt oder die Liste prüft, sieht, wer das Gerät zuletzt verwendet hat. Software kann das Suchen erleichtern und Sie sogar benachrichtigen, wenn Rückgaben überfällig sind. Auch wenn Verbrauchsmaterialien wie Stifte nicht teuer sind, könnte ein Check-out System helfen, zu erkennen, wenn jemand deutlich mehr Vorräte entnimmt, als realistisch verbraucht werden kann.
Vorräte unter Verschluss halten
Verhindern Sie Diebstahl, indem Sie Ihr Büromaterial unter Verschluss halten. Unabhängig davon, wo Sie Ihre Vorräte lagern, werden Sie Verluste haben, wenn jeder jederzeit darauf zugreifen kann. Die Beschränkung des Zugangs zu Inventar verringert das Risiko von Diebstahl, Manipulation oder Verlust, da nicht alle Mitarbeiter nehmen können, was und wann sie wollen. Es ist ratsam, Ihren Bestand im selben Raum oder Bereich zu lagern. Wenn Ihre Vorräte im Büro verstreut sind, ist es schwierig zu wissen, wo sich jeder Gegenstand befindet und wer ihn genommen hat. Wenn Sie sich entscheiden, das gesamte Inventar in einem Lagerraum zu lagern, stellen Sie sicher, dass dieser verschlossen ist. Personen, die etwas benötigen, sollten dies melden und anschließend den Schlüssel erhalten. Andernfalls wissen Sie nicht, wer den Raum genutzt hat und wofür. Der Schlüssel sollte bei Ihnen, einem Vorgesetzten oder dem Lagerverwalter sein – in jedem Fall bei einer Person, die für den Bestand zuständig ist und überprüfen kann, was der Mitarbeiter aus dem Raum entnommen hat. So können Diskrepanzen zwischen dem, was gemeldet wurde, und dem, was tatsächlich entnommen wurde, bemerkt werden. Nachdem der Mitarbeiter die benötigten Vorräte entnommen hat, sollte er das Check-in/Check-out System nutzen, um zu melden, was er genommen hat, und den Schlüssel an die zuständige Person zurückgeben. Diese Person kann die Inventardaten verwenden und mit dem Zustand des Raumes vergleichen, nachdem der Mitarbeiter gegangen ist. Das Wissen, dass das Inventar verschlossen ist und nur nach Anforderung des Schlüssels zugänglich ist, wird Mitarbeiter vom Stehlen abhalten – das Risiko, erwischt zu werden, ist deutlich höher, als wenn die Vorräte einfach herumliegen würden. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle.
Klare Richtlinien gegen Diebstahl erstellen
Machen Sie Ihren Standpunkt gegen Diebstahl Ihren Mitarbeitern unmissverständlich klar. Es ist eine gute Idee, klare, prägnante und verständliche Anti-Diebstahl-Richtlinien von Anfang an zu definieren. Sie sollten die Richtlinien jedem neuen Mitarbeiter erklären, Merkblätter aushändigen und die Mitarbeiter während Auffrischungsschulungen oder Meetings daran erinnern. Solche Erinnerungen sind notwendig, da neue Mitarbeiter genauso wahrscheinlich stehlen wie langjährige Mitarbeiter. Ihre Richtlinien sollten definieren, was das Unternehmen als Diebstahl betrachtet – selbst das Mitnehmen eines kleinen Gegenstandes wie eines Stiftes bedeutet, dass der Mitarbeiter Unternehmenseigentum unrechtmäßig aneignet, und sie sollten sich dessen bewusst sein. Die Richtlinien sollten auch klarstellen, was das Unternehmen tut, um sich und andere Mitarbeiter vor Diebstahl zu schützen. Als Unternehmen haben Sie jedes Recht, die Vermögenswerte zu schützen, in die Sie investieren, daher sollten Sie die Schritte erklären, die Sie unternehmen. Manchmal glauben Mitarbeiter, dass Führungskräfte zu beschäftigt sind, um auf Büromaterial zu achten, wenn sie größere Probleme haben. Dies ist eine Möglichkeit, ihnen zu zeigen, dass dies bei Ihnen nicht der Fall ist. Ferner sollte die Richtlinie die Konsequenzen für jeden erklären, der stiehlt. Eine Erinnerung daran, dass eine Packung Post-its ihren Job kosten oder andere unerwünschte Folgen haben kann, wird sicherlich einige Mitarbeiter vom Stehlen abhalten.
Sicherheitslücken identifizieren
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Sicherheitslücken zu finden, um diese zu beseitigen und so Diebstahl zu verhindern. Mit Ihren Anti-Diebstahl-Richtlinien, Inventarverwaltung und einem effektiven Check-in- und Check-out-System sollten Sie praktisch in der Lage sein, Diebstahl auszumerzen. Wenn Sie jedoch ganz sicher sein möchten, dass Sie alles tun, um Mitarbeiter am Stehlen von Büromaterial zu hindern, ziehen Sie eine Überprüfung der Sicherheitspraktiken in Betracht. Die Überprüfung hilft Ihnen, die Schwachstellen Ihres Sicherheitssystems zu bestimmen, und sobald Sie wissen, welche das sind, können Sie diese beseitigen. Zum Beispiel ist das Liegenlassen wichtiger Dokumente oder Vermögenswerte auf Schreibtischen ein Beispiel für ein solches Sicherheitsrisiko. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter anweisen, Geräte zurückzugeben, wenn sie diese nicht mehr benötigen, wichtige Dokumente an einem sicheren Ort aufzubewahren oder ihr gesamtes Büromaterial in ihren Schreibtischschubladen zu verstauen, wenn ihre Schicht vorbei ist, können Sie ihnen helfen, Ihr Eigentum zu schützen. Wer Ausrüstung stehlen möchte, wird es schwerer haben, sie zu finden. Schließlich ist das Nehmen von etwas vom Schreibtisch eines Kollegen viel einfacher als das Durchwühlen ihrer Schubladen, um den Gegenstand zu finden. Suchen Sie nach Schwachstellen in Ihrem Büro, überprüfen Sie Ihre aktuellen Praktiken und überarbeiten Sie diese, um zu verstehen, was Sie für maximalen Schutz bei minimalen Risiken verbessern können. Wenn Sie wissen, wo Ihre Sicherheit mangelhaft ist, können Sie sich verbessern, um das Diebstahlrisiko zu verringern.
Kameras installieren
Die Verwendung von Kameras zur Überwachung Ihrer Vermögenswerte kann Ihnen helfen, Mitarbeiter am Stehlen von Büromaterial zu hindern. Ein hochwertiges Überwachungssystem ist teuer, aber auch Diebstahl ist kostspielig. Selbst wenn Ihr Büro keine teure Ausrüstung hat, können Sie viel Geld verlieren, wenn Ihre Mitarbeiter Sie ständig bestehlen. Eine erschreckend hohe Anzahl von Mitarbeitern stiehlt von ihrem Arbeitgeber, und einige von ihnen tun dies jahrelang, bevor sie erwischt werden. Während dieser Jahre kann jeder Mitarbeiter, der Sie bestiehlt, Ihnen viel mehr Geld kosten als beabsichtigt. Wenn Sie sich Sorgen über die hohen Kosten des Mitarbeiterdiebstahls in Ihrem Büro machen, sollten Sie die Installation von Kameras in Betracht ziehen, um Ihre wertvollen Geräte zu überwachen. Wenn Sie alle Vermögenswerte im selben Lagerraum aufbewahren, können Sie Kameras nur in diesem Raum aufstellen, um Kosten zu sparen, aber dennoch zu verstehen, welcher Mitarbeiter welchen Vorrat entnommen hat. Wenn Mitarbeiter erkennen, dass Kameras im Büro vorhanden sind und dass Sie sie beim Nehmen von Dingen, die ihnen nicht gehören, sehen können, werden sie weniger wahrscheinlich versuchen, überhaupt zu stehlen. Dies, kombiniert mit klar definierten Richtlinien, die die Konsequenzen des Stehlens erklären, wirkt Wunder, um das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter Diebstahl am Arbeitsplatz begehen, zu minimieren. Die Installation von Kameras ist eine effektive Anti-Diebstahl-Methode, da sie Mitarbeiter bewusst macht, dass die Möglichkeit besteht, dass das Management sie jederzeit auf frischer Tat ertappt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist das Mitnehmen eines Stiftes wirklich Diebstahl?
Ja, rechtlich gesehen handelt es sich um Diebstahl, da der Stift Eigentum des Unternehmens ist und ohne Erlaubnis entnommen wird. Auch wenn es moralisch als geringfügig angesehen werden mag, ist es technisch gesehen eine strafbare Handlung, die arbeitsrechtliche Folgen haben kann.
Was sind die häufigsten Gründe für Büromaterialdiebstahl?
Die häufigsten Gründe sind Unzufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen oder dem Management, das Gefühl der Ungerechtigkeit, Nachahmung von Kollegen und einfach die Gelegenheit ("weil sie es können").
Wie hoch sind die Kosten durch Büromaterialdiebstahl für Unternehmen?
Obwohl einzelne Artikel günstig sind, können sich die Kosten durch häufigen und weit verbreiteten Diebstahl auf erhebliche Summen addieren, potenziell Hunderttausende oder sogar Millionen von Euro pro Jahr für größere Unternehmen.
Fazit
Der Diebstahl von Büromaterial ist ein weit verbreitetes Problem mit potenziell hohen Kosten für Unternehmen. Die Gründe sind vielfältig, oft aber in der Mitarbeiterzufriedenheit und der Gelegenheit zu finden. Eine effektive Prävention erfordert einen mehrschichtigen Ansatz: Verbessern Sie das Arbeitsklima, implementieren Sie strenge Inventar- und Kontrollsysteme, machen Sie Ihre Richtlinien unmissverständlich klar und nutzen Sie gegebenenfalls unterstützende Technologien wie Überwachung oder digitale Inventarverwaltung. Indem Sie diese Schritte umsetzen, können Sie das Risiko von Diebstahl erheblich reduzieren und Ihr Unternehmenseigentum besser schützen.
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