Büro absetzen: Was Sie wissen müssen

Die Möglichkeit, Ausgaben für das Büro oder das häusliche Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen, ist für viele Arbeitnehmer und Selbstständige von großem Interesse. Sie kann die Steuerlast erheblich reduzieren. Doch die Regeln sind komplex und erfordern genaue Kenntnis der Voraussetzungen. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte, damit Sie wissen, wie viel Büro Sie tatsächlich absetzen können.

Die steuerliche Berücksichtigung von Büroaufwendungen gliedert sich im Wesentlichen in zwei Bereiche: die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten für sonstige Büromaterialien und -ausstattung. Während letztere oft einfacher abzusetzen sind, stellen die Anforderungen an ein häusliches Arbeitszimmer eine größere Hürde dar.

Was ist ein häusliches Arbeitszimmer?

Wie die Rechtsprechung definiert, handelt es sich bei einem häuslichen Arbeitszimmer um einen Raum, der seiner Funktion und Ausstattung nach ausschließlich oder so gut wie ausschließlich betrieblich oder beruflich genutzt wird und in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist. Es dient vorwiegend büromäßigen, gedanklichen, schriftlichen, verwaltungstechnischen, verwaltungsorganisatorischen oder künstlerischen Arbeiten. Wichtig ist, dass dieser Raum nicht für den Publikumsverkehr oder die Beschäftigung fremder Arbeitnehmer vorgesehen ist. Auch häusliche Telearbeitsplätze fallen unter diese Definition.

Für die steuerliche Anerkennung ist es entscheidend, dass das Arbeitszimmer klar von den privaten Wohnräumen getrennt ist. Eine Tür sollte vorhanden sein, und der Raum darf nicht als Durchgangszimmer zu anderen privaten Räumen (wie Wohn- oder Kinderzimmer) genutzt werden. Zudem muss in der Regel für jeden Bewohner der Wohnung oder des Hauses neben dem Arbeitszimmer noch ein weiteres privat nutzbares Zimmer zur Verfügung stehen. Eine private Mitbenutzung des Arbeitszimmers, die nicht unwesentlich ist, führt dazu, dass sämtliche Aufwendungen für diesen Raum nicht abzugsfähig sind. Die Einrichtung darf nur Gegenstände umfassen, die für die berufliche Arbeit notwendig sind – ein Gästebett im Arbeitszimmer wäre beispielsweise ein Ausschlusskriterium.

Räume im Keller oder Dachgeschoss einer selbst bewohnten Immobilie können die Anforderungen an ein häusliches Arbeitszimmer erfüllen, solange sie die genannten Kriterien erfüllen. Eine bloße, durch einen Vorhang abgetrennte Nische im Hausflur wird hingegen nicht als Arbeitszimmer anerkannt.

Abzugsmöglichkeiten für das häusliche Arbeitszimmer im Überblick

Die Höhe des steuerlichen Abzugs für ein häusliches Arbeitszimmer hängt von der Art der Nutzung ab:

1. Unbegrenzter Abzug: Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Dies ist der Fall, wenn die wesentlichen und prägenden Tätigkeiten dort ausgeübt werden.
2. Begrenzter Abzug (bis zu 1.260 Euro pro Jahr): Wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dies betrifft oft Lehrer, Außendienstmitarbeiter oder Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber ihnen keinen Schreibtisch oder Büroplatz bereitstellt. Selbst wenn nur ein Teil der Tätigkeit im Arbeitszimmer ausgeübt wird, aber kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kann der Abzug bis zu 1.260 Euro jährlich geltend gemacht werden.
3. Kein Abzug: Wenn das Arbeitszimmer zwar genutzt wird, aber weder den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit bildet noch kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Der Höchstbetrag von 1.260 Euro ist ein Jahresbetrag, der unabhängig davon gewährt wird, ob das Arbeitszimmer das ganze Jahr oder nur für einen Teil des Jahres genutzt wurde. Er gilt pro Person und pro Tätigkeit. Üben Sie beispielsweise zwei verschiedene Tätigkeiten aus, für die jeweils die Voraussetzungen des begrenzten Abzugs erfüllt sind, kann der Betrag zweimal geltend gemacht werden.

Welche Kosten können für das Arbeitszimmer abgesetzt werden?

Wenn die Voraussetzungen für den Abzug des häuslichen Arbeitszimmers erfüllt sind, können Sie sowohl anteilige Kosten für das Gebäude (oder die Wohnung) als auch direkte Kosten für den Raum absetzen. Dazu gehören:

• Miete oder anteilige Abschreibung (AfA) bei Eigentum
• Heizkosten
• Stromkosten
• Wasserkosten
• Grundsteuer
• Müllabfuhrgebühren
• Gebäudeversicherungen
• Schornsteinfegergebühren
• Reinigungskosten
• Schuldzinsen für Kredite, die zur Finanzierung des Hauses oder der Wohnung aufgenommen wurden (anteilig)

Die anteiligen Kosten werden in der Regel nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche (ohne Keller und Dachboden, falls diese nicht zu Wohnzwecken ausgebaut sind) berechnet. Beträgt die Wohnfläche beispielsweise 100 qm und das Arbeitszimmer 10 qm, können 10% der oben genannten Kosten abgesetzt werden.

Die Homeoffice-Pauschale als Alternative

Mit der zunehmenden Verbreitung des Arbeitens von zu Hause wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt, die eine Alternative zum Abzug des häuslichen Arbeitszimmers darstellt, insbesondere wenn die strengen Voraussetzungen für das Arbeitszimmer nicht erfüllt sind oder wenn im Homeoffice an wechselnden Orten (z.B. Küchentisch, Sofa) gearbeitet wird.

Die Homeoffice-Pauschale ermöglicht es, für jeden Kalendertag, an dem ausschließlich in der häuslichen Wohnung gearbeitet wurde, einen pauschalen Betrag abzusetzen. Derzeit (Stand 2023/2024) beträgt die Pauschale 6 Euro pro Tag. Dieser Betrag ist auf einen Höchstbetrag von 1.260 Euro pro Jahr begrenzt. Dies entspricht maximal 210 Homeoffice-Tagen pro Jahr (210 Tage * 6 Euro/Tag = 1.260 Euro).

Wichtig: Die Homeoffice-Pauschale wird als Werbungskosten (bei Arbeitnehmern) oder Betriebsausgaben (bei Selbstständigen) berücksichtigt. Sie mindert das zu versteuernde Einkommen. Bei Arbeitnehmern wird sie in die Werbungskostenpauschale von derzeit 1.230 Euro (Stand 2023) bzw. 1.320 Euro (Stand 2024) eingerechnet. Nur wenn die gesamten Werbungskosten, einschließlich der Homeoffice-Pauschale, diesen Pauschalbetrag übersteigen, wirken sie sich steuermindernd aus.

Unterschied Homeoffice-Pauschale und häusliches Arbeitszimmer

Hier ist ein Vergleich der beiden Optionen:

Es ist wichtig zu prüfen, welche Option für Ihre individuelle Situation vorteilhafter ist. Wenn die tatsächlichen Kosten für Ihr Arbeitszimmer über 1.260 Euro liegen und die strengen Voraussetzungen erfüllt sind, ist der Abzug des Arbeitszimmers oft lukrativer, insbesondere wenn es den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit bildet und somit unbegrenzt abzugsfähig ist. Wenn Sie die Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer nicht erfüllen oder nur gelegentlich von zu Hause arbeiten, ist die Homeoffice-Pauschale die richtige Wahl.

Kosten für die Einrichtung des Arbeitszimmers

Neben den laufenden Kosten für das häusliche Arbeitszimmer können auch die Kosten für dessen Einrichtung steuerlich geltend gemacht werden. Dazu gehören Möbel wie Schreibtisch, Bürostuhl, Regale oder Lampen, die ausschließlich oder fast ausschließlich für berufliche Zwecke im Arbeitszimmer genutzt werden.

Diese Kosten werden als Werbungskosten (oder Betriebsausgaben) behandelt. Bei Anschaffungen bis zu einem bestimmten Betrag (derzeit 800 Euro netto, zzgl. MwSt. für Unternehmer) können die Kosten im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) abgesetzt werden. Teurere Einrichtungsgegenstände müssen über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden (AfA). Die Nutzungsdauer für Büromöbel beträgt laut amtlicher AfA-Tabelle 13 Jahre.

Wichtig: Die Kosten für die Einrichtung können auch dann abgesetzt werden, wenn die Voraussetzungen für den Abzug der laufenden Kosten des Arbeitszimmers nicht erfüllt sind (z.B. weil es kein anerkanntes Arbeitszimmer ist oder weil Sie die Homeoffice-Pauschale nutzen). Voraussetzung ist lediglich, dass die Möbel ausschließlich oder fast ausschließlich beruflich genutzt werden. Ein Schreibtisch im Wohnzimmer, der auch privat genutzt wird, kann in der Regel nicht abgesetzt werden. Ein Schreibtisch im Homeoffice-Raum, der nur beruflich genutzt wird, schon – auch wenn Sie für den Raum selbst die Homeoffice-Pauschale wählen.

Weitere Büroausgaben absetzen

Neben dem Arbeitszimmer und seiner Einrichtung gibt es zahlreiche weitere Büroausgaben, die steuerlich geltend gemacht werden können. Diese fallen unter die Kategorie der Arbeitsmittel oder Betriebsausgaben und sind abzugsfähig, wenn sie beruflich oder betrieblich veranlasst sind.

• Büromaterial: Dazu gehören alle Verbrauchsmaterialien wie Papier, Stifte, Notizblöcke, Hefter, Locher, Tacker, Tintenpatronen, Toner für Drucker etc. Diese Kosten können in der Regel im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden.
• Technische Geräte: Computer, Laptop, Monitor, Drucker, Scanner, Tastatur, Maus, externe Festplatten und ähnliche Geräte, die beruflich genutzt werden. Bei Kosten bis 800 Euro netto gelten sie als GWG und sind sofort abzugsfähig. Bei höheren Kosten erfolgt die Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (z.B. Computer und Peripheriegeräte 3 Jahre).
• Software: Programme, die für die berufliche Tätigkeit benötigt werden. Bei einmaligen Kosten über 800 Euro netto wird die Software ebenfalls über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
• Fachliteratur: Bücher, Zeitschriften oder Online-Abos, die der beruflichen Weiterbildung dienen.
• Telefon- und Internetkosten: Ein Teil der Kosten kann abgesetzt werden, wenn das Telefon oder Internet auch beruflich genutzt wird. Es gibt verschiedene Methoden zur Ermittlung des beruflichen Anteils (z.B. Pauschale oder Einzelverbindungsnachweis).

Für all diese Ausgaben gilt: Sie müssen beruflich oder betrieblich veranlasst sein und Sie müssen die Ausgaben nachweisen können (Belege aufbewahren!).

Zusammenfassung der Abzugsmöglichkeiten

Um es auf den Punkt zu bringen:

• Häusliches Arbeitszimmer: Abzug der anteiligen Raumkosten entweder unbegrenzt (Mittelpunkt der Tätigkeit) oder begrenzt auf 1.260 Euro (kein anderer Arbeitsplatz). Strenge Voraussetzungen für den Raum müssen erfüllt sein.
• Homeoffice-Pauschale: Alternative zum Arbeitszimmer-Abzug, 6 Euro pro Tag (maximal 1.260 Euro pro Jahr) für Tage, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wurde. Keine strengen Anforderungen an einen separaten Raum.
• Einrichtung Arbeitszimmer: Kosten für beruflich genutzte Möbel im Arbeitszimmer sind absetzbar (GWG bis 800 Euro netto, sonst AfA). Dies gilt auch, wenn die Raumkosten nicht abgesetzt werden.
• Weitere Arbeitsmittel & Büromaterial: Kosten für Computer, Drucker, Papier, Stifte, Software etc., die beruflich genutzt werden, sind als Werbungskosten/Betriebsausgaben absetzbar (GWG bis 800 Euro netto, sonst AfA).

Es ist ratsam, alle beruflich veranlassten Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren und zu prüfen, welche Abzugsmöglichkeiten in Ihrer individuellen Situation am vorteilhaftesten sind. Im Zweifel kann die Beratung durch einen Steuerberater oder die Lektüre der aktuellen Informationen des Finanzamtes oder von Steuerratgebern hilfreich sein.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

F: Kann ich die Homeoffice-Pauschale und die Kosten für ein Arbeitszimmer gleichzeitig absetzen?
A: Nein, Sie müssen sich pro Tag entscheiden. Für einen Tag, an dem Sie die Homeoffice-Pauschale geltend machen, können Sie nicht gleichzeitig anteilige Raumkosten für ein Arbeitszimmer absetzen. Für das gesamte Jahr betrachtet, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie die Homeoffice-Pauschale ODER die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer (sofern die Voraussetzungen erfüllt sind) geltend machen. Ausnahmen können gelten, wenn Sie z.B. mehrere Tätigkeiten haben oder das Arbeitszimmer nur einen Teil des Jahres nutzen und an anderen Tagen die Pauschale in Anspruch nehmen.

F: Was passiert, wenn ich mein Arbeitszimmer auch privat nutze?
A: Wenn die private Mitbenutzung nicht unwesentlich ist, sind die gesamten Aufwendungen für das Arbeitszimmer nicht abzugsfähig. Die Nutzung muss so gut wie ausschließlich beruflich/betrieblich sein. Eine geringfügige private Nutzung (z.B. kurz das private Handy laden) wird in der Regel toleriert, aber eine regelmäßige oder umfangreiche private Nutzung (z.B. als Gästezimmer, Hobbyraum) führt zum Verlust des Abzugs.

F: Kann ich die Kosten für einen Computer absetzen, den ich sowohl beruflich als auch privat nutze?
A: Ja, aber nur anteilig. Sie müssen den beruflichen Nutzungsanteil schätzen und glaubhaft machen (z.B. durch Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum). Der private Anteil ist nicht abzugsfähig. Die Kosten werden dann entsprechend dem geschätzten beruflichen Anteil als Werbungskosten oder Betriebsausgaben berücksichtigt.

F: Muss ich dem Finanzamt Fotos meines Arbeitszimmers schicken?
A: In der Regel nicht automatisch. Das Finanzamt kann jedoch im Rahmen einer Prüfung Nachweise für die ausschließliche berufliche Nutzung und die Ausstattung des Raumes verlangen. Fotos können dabei helfen, die Anforderungen an ein häusliches Arbeitszimmer zu belegen.

F: Wie weise ich nach, dass mein Arbeitszimmer den Mittelpunkt meiner Tätigkeit bildet?
A: Dies hängt von Ihrer Tätigkeit ab. Als Lehrer müssen Sie z.B. nachweisen, dass Sie einen Großteil der Unterrichtsvor- und Nachbereitung sowie Korrekturen im Arbeitszimmer erledigen und dies den wesentlichen Teil Ihrer Tätigkeit ausmacht, da der eigentliche Unterricht in der Schule stattfindet. Bei Selbstständigen muss die unternehmerische Tätigkeit überwiegend im Arbeitszimmer stattfinden (Akquise, Verwaltung, Planung, etc.). Das Finanzamt prüft die Gesamtumstände.

F: Kann ich den Höchstbetrag von 1.260 Euro für das Arbeitszimmer auch dann nutzen, wenn ich nur wenige Tage im Jahr von zu Hause arbeite?
A: Ja, wenn die Voraussetzungen für den begrenzten Abzug erfüllt sind (kein anderer Arbeitsplatz für die Tätigkeit vorhanden) und das Arbeitszimmer die Definition erfüllt, können Sie die tatsächlichen Kosten bis maximal 1.260 Euro pro Jahr absetzen, unabhängig davon, wie viele Tage Sie dort arbeiten. Der Betrag ist ein Jahrespauschalbetrag für diesen Fall.

F: Was ist, wenn ich kein separates Arbeitszimmer habe, aber trotzdem zu Hause arbeite?
A: Wenn Sie kein separates Arbeitszimmer haben, das die strengen Kriterien erfüllt, können Sie die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag (maximal 1.260 Euro pro Jahr) geltend machen, sofern Sie an diesen Tagen ausschließlich in Ihrer häuslichen Wohnung arbeiten.

F: Kann ich Büromaterialien absetzen, die ich für meine Tätigkeit als Arbeitnehmer benötige, auch wenn ich kein Arbeitszimmer habe und nicht im Homeoffice arbeite?
A: Ja. Kosten für Arbeitsmittel (wie Stifte, Papier, Fachbücher, Laptoptasche etc.), die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit als Arbeitnehmer benötigen, sind als Werbungskosten absetzbar, unabhängig davon, wo Sie arbeiten. Sie müssen beruflich veranlasst sein und Sie müssen die Ausgaben nachweisen können.

Die Welt der steuerlichen Absetzbarkeit von Büroaufwendungen ist vielschichtig. Eine sorgfältige Planung und Dokumentation sind unerlässlich, um alle Ihnen zustehenden Abzüge geltend zu machen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die das Steuerrecht bietet, um Ihre beruflichen Ausgaben zu optimieren.

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