Arbeitsmittel im Homeoffice: Wer zahlt?

Die Frage, welche Arbeitsmittel ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen muss, ist von zentraler Bedeutung für ein reibungsloses und produktives Arbeiten. Dies gilt nicht nur für den klassischen Arbeitsplatz im Büro, sondern spätestens seit der weiten Verbreitung des Homeoffice auch für das Arbeiten von zu Hause aus.

Grundsätzlich lässt sich festhalten: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, alle für die Ausführung der Arbeit notwendigen Arbeitsmittel bereitzustellen. Was genau darunterfällt, hängt natürlich von der Art der Tätigkeit ab. Für Büroarbeitsplätze umfasst dies typischerweise Möbel wie Schreibtisch und Bürostuhl sowie technische Ausstattung wie Computer, Drucker oder Scanner.

Ein wichtiger Grundsatz dabei ist, dass die zur Verfügung gestellte Ausstattung zeitgemäß sein muss. Das bedeutet, dass ein Arbeitgeber beispielsweise keine Schreibmaschine mehr zur Verfügung stellen darf, wenn die Arbeit moderne digitale Werkzeuge erfordert.

Homeoffice: Neue Regeln, neue Fragen

Das Homeoffice hat sich in vielen Unternehmen etabliert, oft auch über die anfänglichen Notwendigkeiten hinaus. Es bietet Flexibilität für Arbeitnehmer und kann Unternehmen helfen, Kosten zu senken. Gleichzeitig wirft es jedoch Fragen hinsichtlich der Ausstattung und der Kostenverteilung auf.

Die Erbringung von Arbeitsleistungen im Homeoffice erfordert eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es gibt weder einen Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Homeoffice, noch kann der Arbeitgeber dies einseitig anordnen. Die Tätigkeit von zu Hause aus muss freiwillig sein und schriftlich festgehalten werden, idealerweise mit klaren Regelungen zu Arbeitszeiten und Bedingungen.

Welche Ausstattung muss der Arbeitgeber im Homeoffice stellen?

Wenn eine Homeoffice-Vereinbarung besteht, muss der Arbeitgeber die erforderlichen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Dazu gehören in der Regel ein PC oder Laptop, ein Telefon (oft ein Mobiltelefon) und eine zuverlässige Datenverbindung (Internetzugang).

Stellt der Arbeitgeber diese notwendigen digitalen Arbeitsmittel nicht zur Verfügung und nutzt der Arbeitnehmer stattdessen eigene Geräte, muss der Arbeitgeber hierfür eine angemessene Abgeltung leisten. Die Höhe dieser Abgeltung sollte im Einzelfall festgelegt werden, oft wird dies über Pauschalen geregelt.

Neben den digitalen Werkzeugen stellt sich auch die Frage nach der physischen Einrichtung wie Schreibtisch und Bürostuhl. Die vorliegende Information deutet darauf hin, dass die spezifischen Vorschriften des Arbeitnehmerschutzgesetzes (ASchG) bezüglich der Gestaltung von Arbeitsstätten nicht direkt auf den Homeoffice-Arbeitsplatz in der Privatwohnung angewendet werden. Dies könnte bedeuten, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, einen Homeoffice-Arbeitsplatz nach den exakt gleichen Maßstäben wie einen Büroarbeitsplatz einzurichten. Dennoch muss die Arbeit sicher und gesundheitsgerecht erfolgen, und der Arbeitgeber hat eine entsprechende Unterweisungspflicht.

Laufende Kosten im Homeoffice: Strom, Internet & Co.

Im Homeoffice fallen zusätzliche laufende Kosten für den Arbeitnehmer an, insbesondere für Strom und Internet, aber auch für Heizung. Der Arbeitgeber muss diese Kosten tragen, allerdings nur den Anteil, der rein beruflich bedingt ist. Da eine exakte Trennung zwischen privater und beruflicher Nutzung im Homeoffice oft schwierig ist, werden diese Kosten häufig über monatliche Pauschalen abgegolten.

Zusätzlich zu den laufenden Kosten können auch Wartungskosten oder Aufwendungen für Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen anfallen. Auch diese Kosten kann der Arbeitnehmer grundsätzlich dem Arbeitgeber in Rechnung stellen. Es ist jedoch ratsam, größere Ausgaben oder die Beauftragung externer Dienstleister (z.B. für IT-Support) vorher mit dem Arbeitgeber abzusprechen, um sicherzustellen, dass die Kosten als notwendig anerkannt und erstattet werden.

Steuerliche Aspekte des Homeoffice

Kosten, die im Zusammenhang mit dem Homeoffice entstehen, können unter bestimmten Voraussetzungen auch steuerlich geltend gemacht werden. Dies ist insbesondere dann möglich, wenn dem Arbeitnehmer im Unternehmen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Wenn Sie über ein separates Arbeitszimmer in Ihrer Wohnung verfügen, das zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt wird, können Sie die Kosten dafür im Rahmen des Höchstbetrages absetzen. Dieser liegt derzeit bei 1250 Euro pro Jahr.

Auch wenn Sie kein separates Arbeitszimmer haben, sondern beispielsweise nur einen Arbeitstisch in einem privat genutzten Raum, können Sie bestimmte Kosten geltend machen. Hier ist oft eine Geltendmachung über die Werbungskostenpauschale möglich, bis zu einem Betrag von 1000 Euro pro Jahr.

Für die Anschaffung von ergonomischem Mobiliar speziell für das Homeoffice (wie z.B. ein geeigneter Bürostuhl oder Schreibtisch) können Arbeitnehmer zusätzlich belegte Kosten steuerlich absetzen, bis zu einem Betrag von 300 Euro pro Jahr. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber keine entsprechende Ausstattung bereitstellt oder kompensiert.

Es ist unerlässlich, alle Belege für Anschaffungen und laufende Kosten im Zusammenhang mit dem Homeoffice sorgfältig aufzubewahren, da steuerliche Überprüfungen in diesem Bereich häufig vorkommen.

Abgabenrechtliche Regelungen zur Abgeltung

Im Rahmen der gesetzlichen Neuregelungen zum Homeoffice (basierend auf der im Text genannten österreichischen Gesetzgebung) wurden auch abgabenrechtliche Punkte klarer gefasst. Stellt der Arbeitgeber die erforderlichen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung, löst dies keine Abgabenpflicht aus; es wird nicht als Sachbezug gewertet.

Leistet der Arbeitgeber eine Pauschalabgeltung für die Nutzung privater digitaler Arbeitsmittel oder eine freiwillige Abgeltung, sind diese Zahlungen bis zu einem Betrag von 3 Euro pro Tag an maximal 100 Tagen im Kalenderjahr abgabenfrei. Der Höchstbetrag liegt somit bei 300 Euro pro Jahr.

Wird diese Pauschale vom Arbeitgeber nicht voll ausgeschöpft (z.B. nur 2 Euro pro Tag gezahlt), kann der Arbeitnehmer die Differenz (im Beispiel 1 Euro pro Tag) bis zum maximalen abgabenfreien Betrag von 300 Euro pro Jahr selbst als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Weitere rechtliche Aspekte des Homeoffice

Die Arbeit im Homeoffice unterliegt weiterhin den gesetzlichen Bestimmungen des Arbeitszeitrechts und des Arbeitsruhegesetzes. Höchstgrenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit sowie Pausen- und Ruhezeiten müssen eingehalten werden. Der Arbeitgeber bleibt verpflichtet, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen, wobei bei überwiegender Homeoffice-Tätigkeit oft eine Saldenaufzeichnung ausreicht.

Auch die Regelungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG) gelten im Homeoffice. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmer grundsätzlich für Schäden haften, die sie an den ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln verursachen. Eine Besonderheit im Homeoffice ist, dass Schäden, die von Haushaltsangehörigen oder Haustieren des Arbeitnehmers an den bereitgestellten Arbeitsmitteln verursacht werden, dem Arbeitnehmer zugerechnet werden. Allerdings kommen auch in diesen Fällen die Haftungserleichterungen des DHG zur Anwendung.

Der Arbeitnehmerschutz bleibt auch im Homeoffice eine Pflicht des Arbeitgebers. Er ist verantwortlich für den Gesundheits- und Sicherheitsschutz bei der Verrichtung der Arbeit. Dazu gehören insbesondere die Einhaltung der Regeln zur Bildschirmarbeit gemäß der Bildschirmarbeitsverordnung. Der Arbeitgeber muss die Mitarbeiter entsprechend unterweisen und informieren. Eine Arbeitsplatzevaluierung sollte ebenfalls erfolgen, wobei hier oft vereinfachte Verfahren angewendet werden können.

Ein wichtiger Punkt ist das Betretungsrecht: Der Arbeitgeber, die Arbeitnehmervertretung (wie der Betriebsrat) oder das Arbeitsinspektorat dürfen die private Wohnung des Arbeitnehmers nur betreten, wenn dieser zuvor seine ausdrückliche Zustimmung erteilt hat.

Positiv für Arbeitnehmer ist, dass die Tätigkeiten im Homeoffice unter dem gesetzlichen Unfallversicherungsschutz stehen. Unfälle während der Arbeitszeit im Homeoffice sind somit wie Arbeitsunfälle im Betrieb versichert.

Unterschied zwischen Homeoffice und Mobiler Arbeit

Umgangssprachlich werden die Begriffe oft synonym verwendet, rechtlich gibt es jedoch einen Unterschied. Das Homeoffice, wie es im Rahmen der genannten Gesetzgebung definiert ist, liegt vor, wenn der Arbeitnehmer regelmäßige Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt. Der Ort ist also festgelegt (die Privatwohnung oder eine andere vereinbarte Wohnung).

Mobile Arbeit hingegen bedeutet, dass die Arbeitsleistung nicht an einem festen Ort, sondern an wechselnden Orten erbracht wird, z.B. im Zug, bei Kunden, in Cafés oder Parks. Da bei der mobilen Arbeit kein fester Arbeitsplatz in der Wohnung eingerichtet wird, sind die Verpflichtungen des Arbeitgebers hinsichtlich der Ausstattung und der Einhaltung spezifischer Arbeitsstättenregelungen oft geringer als beim formalen Homeoffice.

Beendigung der Homeoffice-Vereinbarung

Eine Homeoffice-Vereinbarung kann befristet abgeschlossen werden oder unbefristet laufen. Eine unbefristete Vereinbarung kann aus wichtigem Grund gekündigt werden, wobei eine Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende einzuhalten ist. Als wichtige Gründe gelten beispielsweise strukturelle Änderungen im Betrieb, mangelhafte Arbeitsleistung des Arbeitnehmers oder der Verlust der Wohnung.

Fazit

Die Bereitstellung notwendiger Arbeitsmittel ist eine grundlegende Arbeitgeberpflicht. Im Homeoffice-Kontext, der durch die Pandemie stark an Bedeutung gewonnen hat, wurden spezifische Regelungen geschaffen (basierend auf dem bereitgestellten Text, speziell für Österreich), die klarstellen, welche digitalen Arbeitsmittel der Arbeitgeber stellen muss oder wofür er eine Abgeltung leisten muss. Auch laufende Kosten werden oft pauschal abgegolten. Arbeitnehmer haben zudem die Möglichkeit, bestimmte Kosten für Homeoffice-Ausstattung und -Nutzung steuerlich geltend zu machen. Klare schriftliche Vereinbarungen sind essenziell, um Unklarheiten zu vermeiden und die rechtlichen Rahmenbedingungen für beide Seiten festzulegen.

Häufig gestellte Fragen zum Homeoffice und Arbeitsmitteln

Was ist Homeoffice?
Homeoffice liegt vor, wenn der Arbeitnehmer regelmäßige Arbeitsleistungen in seiner Wohnung oder einer anderen vereinbarten Wohnung erbringt. Es ist an einen festen Ort gebunden, im Gegensatz zur mobilen Arbeit.

Gibt es einen Anspruch auf Homeoffice?
Nein, es gibt weder einen gesetzlichen Anspruch des Arbeitnehmers auf Homeoffice noch eine Pflicht für den Arbeitgeber, Homeoffice anzubieten. Es bedarf immer einer freiwilligen, schriftlichen Vereinbarung.

Welche Arbeitsmittel muss der Arbeitgeber im Homeoffice zur Verfügung stellen?
Der Arbeitgeber muss die erforderlichen digitalen Arbeitsmittel bereitstellen, wie PC/Laptop, Telefon und Internetzugang. Stellt er diese nicht zur Verfügung, muss er eine angemessene Abgeltung leisten.

Muss der Arbeitgeber im Homeoffice Schreibtisch und Stuhl stellen?
Die spezifischen Arbeitsstättenregelungen des Arbeitnehmerschutzgesetzes gelten nicht direkt für den Homeoffice-Arbeitsplatz in der Privatwohnung. Das bedeutet, es gibt keine gesetzliche Pflicht aus dieser Regelung heraus, einen Schreibtisch und Stuhl nach Bürostandards bereitzustellen. Allerdings muss die Arbeit sicher und gesundheitsgerecht sein, und der Arbeitgeber hat eine Unterweisungspflicht. Kosten für ergonomisches Mobiliar können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden.

Wer zahlt die laufenden Kosten wie Strom und Internet im Homeoffice?
Der Arbeitgeber muss die beruflich bedingten laufenden Kosten tragen. Dies wird oft über Pauschalen geregelt, da eine genaue Trennung schwierig ist.

Können Homeoffice-Kosten steuerlich abgesetzt werden?
Ja, unter bestimmten Bedingungen. Wenn kein Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht, können Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer (bis 1250€/Jahr) oder über die Werbungskostenpauschale (bis 1000€/Jahr) geltend gemacht werden. Kosten für ergonomisches Mobiliar können zusätzlich bis 300€/Jahr abgesetzt werden.

Gilt der Unfallversicherungsschutz im Homeoffice?
Ja, Tätigkeiten im Homeoffice stehen unter dem gesetzlichen Unfallversicherungsschutz.

Wer haftet für Schäden an Arbeitsmitteln im Homeoffice?
Es gelten die Regeln des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes. Schäden durch den Arbeitnehmer oder dessen Haushaltsangehörige/Haustiere werden dem Arbeitnehmer zugerechnet, wobei die Haftung gemildert werden kann.

Darf der Arbeitsinspektor meine Wohnung im Homeoffice betreten?
Nein, das Arbeitsinspektorat hat kein Betretungsrecht für private Räume ohne Ihre Zustimmung.

Wie kann eine Homeoffice-Vereinbarung beendet werden?
Eine Homeoffice-Vereinbarung kann befristet sein oder aus wichtigem Grund mit einer Monatsfrist gekündigt werden.

Wenn du mehr spannende Artikel wie „Arbeitsmittel im Homeoffice: Wer zahlt?“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!