23/07/2018
Im geschäftlichen Alltag ist der Postversand eine Konstante. Ob Rechnungen, Angebote, Marketingmaterial oder wichtige Korrespondenz – Tag für Tag verlassen zahlreiche Sendungen das Büro. Eine der häufigsten Fragen, die sich dabei stellen kann, ist, wann genau die Post abgeholt wird. Während die genauen Abholzeiten stark variieren und von Standort, Postdienstleister und gewähltem Service abhängen, liegt ein entscheidender Faktor für einen reibungslosen Ablauf in der optimalen Vorbereitung. Und genau hier kommt das richtige Büromaterial ins Spiel. Denn nur wenn alle notwendigen Utensilien vorhanden und griffbereit sind, kann die Post rechtzeitig fertig gemacht werden, lange bevor der Postbote klingelt oder die Sendungen zur Filiale gebracht werden müssen.
Die Ausstattung für den Postversand im Büro geht weit über einfache Briefmarken hinaus. Sie umfasst eine Vielzahl von Artikeln, die den Prozess vom Verfassen des Schreibens bis zum fertigen, versandbereiten Umschlag oder Paket erleichtern und beschleunigen. Eine gut ausgestattete Poststelle oder auch nur eine Ecke im Büro, die dem Versand gewidmet ist, kann die Effizienz erheblich steigern und sicherstellen, dass wichtige Deadlines eingehalten werden. In diesem Artikel beleuchten wir das wesentliche Büromaterial, das Sie benötigen, um Ihren Postversand so effizient wie möglich zu gestalten.
Grundlagen des Postversands: Papier, Umschläge, Stifte
Jede Sendung beginnt mit dem Inhalt. In den meisten Fällen ist dies ein Dokument, das auf Papier gedruckt wird. Die Wahl des richtigen Papiers ist nicht nur eine Frage der Optik, sondern auch der Professionalität. Standard-Kopierpapier mit 80 g/m² ist für alltägliche Korrespondenz oft ausreichend. Für wichtigere Dokumente, Angebote oder Briefköpfe kann sich die Investition in hochwertigeres Papier mit 90 g/m² oder mehr lohnen, das eine bessere Haptik und ein professionelleres Erscheinungsbild bietet. Achten Sie darauf, stets genügend Papier in den benötigten Formaten (meist DIN A4) vorrätig zu haben, um Druckengpässe zu vermeiden.
Der nächste Schritt ist der Umschlag. Umschläge gibt es in unzähligen Größen und Ausführungen. Die gängigsten Formate für den Geschäftsbriefverkehr in Deutschland sind:
- DIN Lang (DL): Perfekt für ein DIN A4 Blatt, zweimal gefaltet. Das Standardformat mit oder ohne Fenster.
- DIN C6: Geeignet für ein A6 Blatt oder ein viermal gefaltetes A4 Blatt. Oft für Postkarten oder sehr kurze Mitteilungen.
- DIN C5: Passt für ein ungefaltetes DIN A5 Blatt oder ein einmal gefaltetes DIN A4 Blatt.
- DIN C4: Ideal für ungefaltete DIN A4 Dokumente, perfekt für den Versand von Verträgen, Zeugnissen oder Katalogen, die nicht geknickt werden sollen.
Die Wahl, ob ein Umschlag ein Fenster haben soll oder nicht, hängt davon ab, ob die Empfängeradresse direkt im Dokument positioniert ist oder ob Sie Adressetiketten verwenden möchten. Für einen professionellen Eindruck und effizientes Arbeiten sind Fensterumschläge oft die beste Wahl, wenn die Software entsprechend eingestellt ist.
Auch wenn vieles heute gedruckt wird, sind Stifte für den Postversand unerlässlich. Für handschriftliche Notizen auf Umschlägen, das Ausfüllen von Formularen oder das Unterschreiben von Dokumenten sind gute Kugelschreiber oder Füllfederhalter wichtig. Permanentmarker sind nützlich, um Pakete zu beschriften oder Adressen auf unempfindlichen Oberflächen dauerhaft zu kennzeichnen. Achten Sie auf Stifte, deren Tinte nicht verschmiert oder verblasst, besonders bei wichtigen Adressen oder Hinweisen.
Effiziente Adressierung und Kennzeichnung
Das manuelle Schreiben jeder Adresse kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Hier bieten Adressetiketten eine hervorragende Lösung. Es gibt sie in verschiedenen Größen, passend für alle gängigen Umschlagformate. Bedruckbare Etikettenbögen für Laser- oder Tintenstrahldrucker ermöglichen das schnelle Erstellen von Adresslisten. Spezielle Etiketten für den Paketversand sind oft größer und robuster.
Für Büros mit hohem Versandaufkommen kann ein Etikettendrucker eine lohnende Investition sein. Diese Drucker sind speziell für das schnelle und präzise Bedrucken einzelner oder fortlaufender Etiketten konzipiert und arbeiten oft mit Thermodruck, was Tinte oder Toner überflüssig macht. Sie sind ideal für den Versandhandel oder Büros, die viele Pakete versenden.
Die Verwendung von Vorlagen in Ihrer Textverarbeitungssoftware für Adressetiketten oder die direkte Adressierung im Dokument für Fensterumschläge spart wertvolle Zeit und reduziert Fehler im Vergleich zur handschriftlichen Adressierung.
Frankierung: Mehr als nur eine Briefmarke
Die Frankierung ist der Nachweis, dass das Porto für die Sendung bezahlt wurde. Die bekannteste Form sind Briefmarken. Diese sind in verschiedenen Werten erhältlich und können einzeln oder in Rollen/Bögen gekauft werden. Selbstklebende Briefmarken sind besonders praktisch, da sie das Anfeuchten überflüssig machen.
Eine moderne Alternative ist das Online-Porto. Viele Postdienstleister bieten die Möglichkeit, Porto online zu kaufen und als Barcode auf den Umschlag oder ein Etikett zu drucken. Dies ist flexibel und ermöglicht oft das Bezahlen per Lastschrift oder Kreditkarte.
Für Büros mit sehr hohem Postaufkommen ist eine Frankiermaschine eine Überlegung wert. Diese Geräte drucken den Portobetrag und oft auch das Firmenlogo direkt auf den Umschlag. Sie bieten:
- Zeitersparnis im Vergleich zum manuellen Kleben von Briefmarken.
- Einen professionellen Eindruck.
- Oft günstigere Portokosten durch spezielle Tarife für Frankiermaschinen.
- Genaue Kostenkontrolle und Abrechnung.
Die Entscheidung für die passende Frankierungsmethode hängt vom individuellen Versandvolumen und den Anforderungen an Professionalität und Effizienz ab.
Vergleich der Frankierungsmethoden
| Methode | Vorteile | Nachteile | Eignung |
|---|---|---|---|
| Briefmarken | Einfach zu handhaben (besonders selbstklebend), keine Anschaffungskosten für Geräte, flexibel für geringe Mengen. | Zeitaufwendig bei großen Mengen, kein professioneller Eindruck wie bei Frankiermaschine, Portowerte müssen passend vorrätig sein. | Geringes bis mittleres Versandvolumen, Privatpersonen, kleine Büros. |
| Online-Porto | Flexibel, jederzeit verfügbar (Internet vorausgesetzt), oft bequemere Bezahlung, Druck auf Standarddruckern möglich. | Erfordert Drucker und Papier/Etiketten, Internetzugang notwendig, weniger professionell als Frankiermaschine (oft nur Barcode). | Mittleres Versandvolumen, Büros mit flexiblen Arbeitszeiten/Standorten, die nicht immer Zugang zu Briefmarken/Frankiermaschine haben. |
| Frankiermaschine | Sehr effizient bei hohem Volumen, professioneller Eindruck, Kostenkontrolle, oft Portorabatte. | Hohe Anschaffungs-/Mietkosten, Wartung, Bindung an einen Standort/Maschine, erfordert Nachfüllen von Porto. | Hohes bis sehr hohes Versandvolumen, Unternehmen mit zentraler Poststelle. |
Sicherer Versand: Verpackungsmaterial
Für den Versand von Waren, empfindlichen Dokumenten oder mehreren Objekten sind zusätzliche Verpackungsmaterialien notwendig. Luftpolsterumschläge bieten Schutz für flache, empfindliche Gegenstände wie CDs, DVDs oder kleine Elektronikteile. Größere Gegenstände oder Pakete erfordern Kartons, Füllmaterial wie Luftpolsterfolie, Packpapier oder Schaumstoffchips sowie robustes Klebeband zum Verschließen.
Auch hier ist es wichtig, qualitativ hochwertiges Material zu verwenden, um sicherzustellen, dass der Inhalt unbeschädigt beim Empfänger ankommt. Spezielle Versandumschläge aus Karton oder mit verstärktem Rücken bieten zusätzlichen Schutz für Dokumente, die nicht geknickt werden dürfen.
Organisation der Ausgangspost
Neben dem Verbrauchsmaterial ist auch die Organisation des Postversands entscheidend für die Effizienz. Ablagekörbe oder Fächer für die Ausgangspost helfen, Sendungen zu sammeln und zu sortieren. Eine separate Waage für Briefe und Pakete ist unerlässlich, um das korrekte Porto zu ermitteln und Nachzahlungen oder Rücksendungen zu vermeiden.
Für Büros, die täglich größere Mengen versenden, kann ein Postausgangsbuch oder eine digitale Erfassung hilfreich sein, um den Überblick über versendete Sendungen, Portokosten und gegebenenfalls Sendungsverfolgungsnummern zu behalten. Dies ist besonders wichtig für nachweisliche Sendungen wie Einschreiben.
Häufig gestellte Fragen zum Büromaterial für den Postversand
Welche Umschlaggröße benötige ich am häufigsten?
Für Standard-Geschäftsbriefe im Format DIN A4, die zweimal gefaltet werden, ist der DIN Lang (DL) Umschlag am gebräuchlichsten. Für ungefaltete A4-Dokumente ist DIN C4 Standard.
Sind Etiketten besser als handschriftliche Adressen?
Ja, gedruckte Adressetiketten (oder der Direktdruck auf den Umschlag) wirken professioneller, sind besser lesbar und sparen bei größerem Volumen viel Zeit im Vergleich zur handschriftlichen Adressierung.
Lohnt sich eine Frankiermaschine für mein Büro?
Eine Frankiermaschine lohnt sich in der Regel ab einem täglichen Versandvolumen von etwa 10-20 Briefen. Bei geringerem Volumen sind Briefmarken oder Online-Porto oft kostengünstiger.
Wie stelle ich sicher, dass meine Post rechtzeitig versandbereit ist?
Halten Sie stets ausreichend wichtiges Büromaterial wie Umschläge, Papier, Etiketten und das benötigte Porto vorrätig. Planen Sie die Bearbeitung und Vorbereitung der Ausgangspost als festen Bestandteil des Tagesablaufs ein und schließen Sie diese Arbeit deutlich vor der üblichen Abholzeit ab. Eine gute interne Organisation ist hier der Schlüssel.
Welches Klebeband ist am besten für Pakete?
Für den Paketversand sollten Sie robustes Paketklebeband (oft aus PP oder PVC) verwenden. Es sollte breit genug sein (mindestens 50 mm) und eine gute Klebkraft auf Karton haben, um sicherzustellen, dass das Paket verschlossen bleibt.
Das richtige Büromaterial für den Postversand ist mehr als nur eine Ansammlung von Artikeln; es ist ein wichtiger Bestandteil eines effizienten Versandsystems. Von der Auswahl des Papiers und des Umschlags über die schnelle Adressierung und die korrekte Frankierung bis hin zur sicheren Verpackung – jedes Detail zählt. Während die genaue Abholzeit der Post zwar extern vorgegeben ist, liegt es in Ihrer Hand, sicherzustellen, dass Ihre Sendungen pünktlich und professionell vorbereitet sind. Eine gut geplante Ausstattung und Organisation minimieren Stress, sparen Zeit und tragen dazu bei, dass Ihre Geschäftspost zuverlässig ihren Weg zum Empfänger findet.
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