Kopierkosten & Drucker von der Steuer absetzen

Sind Kopien eigentlich Bürobedarf? Diese Frage mag einfach klingen, doch dahinter verbergen sich wichtige steuerliche Aspekte, insbesondere wenn es um die Kosten für das Kopieren und Drucken geht. Für viele Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen sind Drucker und Kopierer unverzichtbare Arbeitsmittel. Die gute Nachricht ist: Die Kosten, die Ihnen dadurch entstehen, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer absetzen. Das gilt nicht nur für das Gerät selbst, sondern auch für das Verbrauchsmaterial. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Ausgaben korrekt in Ihrer Steuererklärung geltend machen und worauf Sie achten müssen, um Geld zu sparen.

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Generell gilt: Alle Gegenstände, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit einsetzen, gelten als sogenannte Arbeitsmittel. Dazu gehören selbstverständlich auch Drucker und Kopierer sowie alle damit verbundenen Ausgaben. Diese Kosten können Sie als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Kann ein Kopierer steuerlich abgesetzt werden?

Ja, als Unternehmer oder Arbeitnehmer, der den Kopierer beruflich nutzt, können Sie die Kosten dafür steuerlich absetzen. Ein Kopierer ist ein klassisches Arbeitsmittel.

Die Höhe der Absetzbarkeit hängt davon ab, wie intensiv Sie das Gerät beruflich nutzen:

• Über 90 Prozent berufliche Nutzung: Nutzen Sie Ihren Kopierer fast ausschließlich für geschäftliche Zwecke (mehr als 90 Prozent der Zeit), können Sie die Kosten vollständig (zu 100 Prozent) steuerlich absetzen.
• Gemischte Nutzung (beruflich und privat): Verwenden Sie den Kopierer sowohl beruflich als auch privat, geht das Finanzamt oft pauschal von einer 50-prozentigen beruflichen Nutzung aus und erlaubt die Absetzung von 50 Prozent der Kosten. Wenn Ihre berufliche Nutzung zwischen 10 und 90 Prozent liegt und Sie einen höheren Anteil geltend machen möchten, müssen Sie die berufliche Nutzung detailliert nachweisen (z. B. durch Aufzeichnungen).

Haben Sie ein Gerät zunächst privat genutzt und widmen es später überwiegend beruflichen Zwecken, können Sie es zu einem Arbeitsmittel umwidmen und ab diesem Zeitpunkt steuerlich absetzen.

Sofortabschreibung oder Abschreibung (AfA)? Die Preisgrenzen verstehen

Die Art und Weise, wie Sie die Kosten für Ihren Kopierer absetzen, hängt maßgeblich vom Anschaffungspreis ab:

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Kostet das Gerät nicht mehr als 952 Euro brutto (entspricht 800 Euro netto plus 19 Prozent Mehrwertsteuer), handelt es sich um ein sogenanntes GWG (Geringwertiges Wirtschaftsgut). GWG können Sie im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe von der Steuer absetzen. Es ist keine Verteilung der Kosten über mehrere Jahre (Abschreibung) notwendig.

Anschaffungen über der GWG-Grenze

Liegt der Anschaffungspreis über 952 Euro brutto, müssen Sie die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Geräts verteilen. Diesen Vorgang nennt man AfA (Absetzung für Abnutzung) oder einfach Abschreibung.

Die voraussichtliche Nutzungsdauer für verschiedene Wirtschaftsgüter ist in den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt. Für Kopierer und Drucker beträgt die übliche Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle in der Regel drei Jahre.

Berechnung der Abschreibung (AfA) am Beispiel

Die Abschreibung beginnt in dem Kalendermonat, in dem Sie das Gerät anschaffen. Kaufen Sie das Gerät nicht zu Jahresbeginn, müssen Sie die jährliche Abschreibungsrate im ersten Jahr anteilig berechnen.

Hier ein Rechenbeispiel basierend auf der üblichen Nutzungsdauer von drei Jahren:

• Sie kaufen am 1. April 2023 einen Drucker/Kopierer für 1.500 Euro (brutto).
• Die Nutzungsdauer beträgt 3 Jahre.
• Die jährliche Abschreibungsrate beträgt 1.500 Euro / 3 Jahre = 500 Euro pro Jahr.
• Im Anschaffungsjahr 2023 nutzen Sie das Gerät von April bis Dezember, also 9 Monate.
• Die Abschreibung für 2023 beträgt: 500 Euro * (9 / 12) = 375 Euro.
• In den Jahren 2024 und 2025 können Sie jeweils volle 500 Euro absetzen.
• Im Jahr 2026 können Sie den verbleibenden Restbetrag absetzen: 1.500 Euro (Gesamt) - 375 Euro (2023) - 500 Euro (2024) - 500 Euro (2025) = 125 Euro. (Alternativ: Die restlichen 3 Monate des dritten Jahres der Nutzungsdauer: 500 Euro * (3 / 12) = 125 Euro).

Es ist wichtig, dass Sie den Zeitpunkt der Anschaffung und den Kaufpreis genau dokumentieren und die Belege aufbewahren. Ohne Nachweis geht das Finanzamt im Zweifel von einer 50-prozentigen privaten Nutzung aus, was Ihre Absetzungsmöglichkeiten reduziert.

Peripheriegeräte vs. Multifunktionsgeräte: Unterschiede bei der Abschreibung

Bei der steuerlichen Behandlung von Geräten gab es in der Vergangenheit Unterschiede je nachdem, ob ein Gerät "selbstständig nutzbar" war oder nicht.

• Peripheriegeräte: Geräte wie Drucker oder Scanner, die laut älterer Definition nur in Verbindung mit einem Computer funktionieren und ohne diesen nicht nutzbar sind, galten nicht als selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter. Die Kosten mussten unter Umständen zusammen mit dem Computer abgeschrieben werden.
• Multifunktionsgeräte: Geräte, die Drucken, Scannen und Kopieren in einem vereinen und oft auch ohne direkten PC-Anschluss bestimmte Funktionen (wie Kopieren) ausführen können, galten eher als selbstständig nutzbar.

Die Unterscheidung nach "selbstständiger Nutzbarkeit" im strengen Sinne ist heute für die GWG-Regel (Sofortabschreibung unter 952€) weniger relevant, solange das Wirtschaftsgut selbstständig bewertbar ist. Ein Drucker oder Kopierer ist immer ein selbstständig bewertbares Wirtschaftsgut. Die Sofortabschreibung für GWG unter 952 Euro Brutto ist daher unabhängig davon möglich, ob es sich um ein reines Peripheriegerät oder ein Multifunktionsgerät handelt, solange die preisliche Grenze eingehalten wird.

Erhaltungsaufwand vs. Anschaffungskosten

Neben der Anschaffung des Geräts selbst können auch Kosten für Wartung, Reparatur oder Pflege anfallen. Hier unterscheidet das Finanzamt zwischen Erhaltungsaufwand und nachträglichen Anschaffungskosten:

• Erhaltungsaufwand: Kosten für die laufende Instandhaltung, Wartung oder kleinere Reparaturen. Diese Kosten sind in der Regel sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehbar, unabhängig von der GWG-Grenze.
• Nachträgliche Anschaffungskosten: Kosten, die den Wert oder die Nutzungsdauer des Geräts wesentlich erhöhen (z. B. umfangreiche Modernisierungen oder große Reparaturen, die fast einem Neukauf gleichkommen). Diese Kosten müssen unter Umständen ebenfalls über die Restnutzungsdauer des Geräts abgeschrieben werden, ähnlich wie die ursprünglichen Anschaffungskosten. Der vorliegende Text erwähnt, dass selbst Erhaltungsaufwand über der GWG-Grenze (952€) über drei Jahre abgeschrieben werden muss, was eine spezifische Auslegung sein kann – im Regelfall ist Erhaltungsaufwand jedoch sofort abziehbar. Es empfiehlt sich, im Zweifel die genauen Umstände mit einem Steuerberater zu klären.

Absetzung für außergewöhnliche technische Abnutzung (AfaA)

Was passiert, wenn Ihr Kopierer kaputtgeht, gestohlen wird oder Sie ihn aus anderen Gründen vor Ablauf der regulären Nutzungsdauer ersetzen müssen?

In solchen Fällen können Sie den verbleibenden Restwert des alten Geräts als „Absetzung für außergewöhnliche technische Abnutzung“ (AfaA) im Rahmen Ihrer Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen. Eine außergewöhnliche Abnutzung liegt vor bei:

• Beschädigung oder Zerstörung des Geräts
• Diebstahl oder Verlust
• Vorzeitiger Ersatz aufgrund technischer Mängel oder starker Abnutzung

Wenn Sie beispielsweise einen Drucker, den Sie über drei Jahre abschreiben, nach nur zwei Jahren ersetzen müssen, können Sie den noch nicht abgeschriebenen Restwert im Jahr des Ersatzes oder Verlusts vollständig als AfaA absetzen.

Welche weiteren Kopierkosten lassen sich steuerlich absetzen?

Nicht nur der Kopierer oder Drucker selbst ist absetzbar. Auch das benötigte Verbrauchsmaterial und die damit verbundenen Dienstleistungen zählen zu den absetzbaren Arbeitsmitteln bzw. Betriebsausgaben. Dazu gehören:

• Druckertinte
• Toner
• Papier
• Spezielle Druck-Software
• Kosten für Reinigung
• Kosten für Wartung
• Kosten für Reparaturen

Diese laufenden Kosten können Sie in der Regel im Jahr ihrer Entstehung in voller Höhe absetzen, da es sich um sofort abziehbaren Betriebs- oder Erhaltungsaufwand handelt. Auch hier ist es wichtig, alle Belege sorgfältig aufzubewahren.

Steuerliche Absetzung bei Miete und Leasing

Eine Alternative zum Kauf eines Kopierers oder Druckers ist die Miete oder das Leasing. Auch hier können Sie die anfallenden Kosten steuerlich geltend machen:

Die monatlichen Miet- oder Leasingraten stellen laufende Betriebsausgaben dar und können im Jahr ihrer Zahlung in voller Höhe von der Steuer abgesetzt werden. Sie müssen hier keine Unterscheidung zwischen Sofortabschreibung und AfA treffen, da Sie das Gerät nicht kaufen, sondern lediglich für einen bestimmten Zeitraum nutzen.

Ein Vorteil von Miet- oder Leasingmodellen kann sein, dass Wartung, Reparaturen und oft auch das Verbrauchsmaterial (Toner, Tinte, Papier) bereits in der monatlichen Rate enthalten sind. In diesem Fall setzen Sie einfach die gesamte Miet- oder Leasingrate ab, anstatt die Kosten für Anschaffung, Wartung und Material einzeln zu buchen.

Häufig gestellte Fragen

Sind Kosten für private Kopien steuerlich absetzbar?

Nein, nur Kosten, die eindeutig oder überwiegend (über 90%) beruflich veranlasst sind, können steuerlich abgesetzt werden. Bei gemischter Nutzung müssen Sie den beruflichen Anteil schätzen (oft 50%) oder nachweisen.

Was bedeutet GWG im Zusammenhang mit Kopierern?

GWG steht für Geringwertiges Wirtschaftsgut. Ein Kopierer oder Drucker, der nicht mehr als 952 Euro brutto kostet, kann als GWG sofort im Jahr der Anschaffung vollständig von der Steuer abgesetzt werden.

Muss ich Belege für Kopierkosten aufbewahren?

Ja, für alle Ausgaben, die Sie steuerlich geltend machen möchten, sind Belege (Rechnungen, Quittungen) notwendig. Sie dienen als Nachweis für das Finanzamt.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Großteil der Kosten rund um das Kopieren und Drucken steuerlich geltend gemacht werden kann. Ob Anschaffung, Verbrauchsmaterial, Wartung oder Miete – mit der richtigen Dokumentation und Kenntnis der Regeln (GWG, AfA, Erhaltungsaufwand) können Sie Ihre Steuerlast erheblich senken. Halten Sie Ihre Belege bereit und nutzen Sie die Möglichkeiten, die das Finanzamt Ihnen bietet, um Ihre beruflichen Ausgaben korrekt abzusetzen und Geld zu sparen.

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