Büromöbel steuerlich absetzen: Ein Leitfaden

Die Ausstattung eines Büros kann eine erhebliche Investition darstellen, doch die gute Nachricht ist: Diese Kosten sind nicht immer allein von Ihnen zu tragen. Sowohl Selbständige als auch Arbeitnehmer haben unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, Ausgaben für Büromöbel steuerlich absetzen zu können. Dies mindert die Steuerlast und macht die Anschaffung von ergonomischen und funktionalen Möbeln attraktiver.

In diesem ausführlichen Artikel beleuchten wir die verschiedenen Szenarien und erklären Ihnen, worauf Sie achten müssen, damit Sie Ihre Büromöbel korrekt von der Steuer absetzen können. Wir gehen auf die Unterschiede zwischen Selbständigen und Arbeitnehmern ein, erläutern die relevanten Grenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und die Regeln zur Abschreibung.

Wer darf Büromöbel steuerlich geltend machen?

Grundsätzlich unterscheidet das deutsche Steuerrecht zwischen zwei Hauptgruppen, die Ausgaben für Büromöbel geltend machen können:

Selbständige (Freiberufler und Gewerbetreibende)

Für Selbständige, zu denen sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende zählen, gelten Ausgaben für Büromöbel als sogenannte Betriebsausgaben. Gemäß § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) sind Betriebsausgaben Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das bedeutet, die Möbel müssen für die Ausübung der selbständigen Tätigkeit benötigt werden.

Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer können unter bestimmten Bedingungen Ausgaben für Büromöbel von der Steuer absetzen. Hier werden die Kosten als Werbungskosten im Sinne des § 9 Abs. 1 EStG behandelt. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Typische Fälle sind die Ausstattung eines häuslichen Arbeitszimmers oder die Anschaffung von Arbeitsmitteln für die berufliche Tätigkeit, auch wenn kein separates Arbeitszimmer anerkannt wird.

In welcher Höhe können Büromöbel abgesetzt werden?

Die Höhe, in der Sie Büromöbel steuerlich absetzen können, hängt maßgeblich vom Anschaffungswert des einzelnen Möbelstücks ab und davon, ob Sie Selbständiger oder Arbeitnehmer sind.

Regelungen für Selbständige

Für Selbständige gibt es verschiedene Möglichkeiten der steuerlichen Berücksichtigung, je nach Wert des angeschafften Möbelstücks:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 Euro: Möbelstücke, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten (AHK) ohne Umsatzsteuer nicht mehr als 800 Euro betragen, gelten als GWG. Diese können im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Diese Regelung ist besonders vorteilhaft, da sie die Steuerlast im Anschaffungsjahr sofort spürbar senkt.
• Sammelposten (Pool-Abschreibung) zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro: Alternativ zur Sofortabschreibung für GWG im Bereich von 250,01 Euro bis 800 Euro (und zwingend für Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro) können Selbständige Wirtschaftsgüter mit AHK zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) in einen Sammelposten einstellen (§ 6 Abs. 2a EStG). Dieser Sammelposten wird dann über einen Zeitraum von fünf Jahren linear abgeschrieben. Diese Option kann sinnvoll sein, wenn Sie viele mittelpreisige Möbel anschaffen und die Ausgaben gleichmäßiger über mehrere Jahre verteilen möchten, beispielsweise um in Jahren mit geringerem Gewinn die Steuerlast nicht übermäßig zu senken, sondern den Abzug in ertragsstärkere Jahre zu verschieben.
• Abschreibung über die Nutzungsdauer (AfA) über 1.000 Euro: Möbelstücke, deren AHK ohne Umsatzsteuer 1.000 Euro übersteigen, müssen zwingend über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Dies wird als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet. Gemäß den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums beträgt die Nutzungsdauer für Büromöbel derzeit (Stand 2019/2020ff) 13 Jahre. Das bedeutet, der Anschaffungspreis wird gleichmäßig auf 13 Jahre verteilt und in jedem Jahr ein Teilbetrag als Betriebsausgabe geltend gemacht.

Ein Beispiel für Selbständige: Kaufen Sie einen hochwertigen Bürostuhl für 750 Euro netto, können Sie diesen im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen (Sofortabschreibung als GWG). Kaufen Sie jedoch einen Konferenztisch für 1.500 Euro netto, müssen Sie diesen über 13 Jahre abschreiben, also 1.500 € / 13 Jahre = ca. 115,38 Euro pro Jahr.

Regelungen für Arbeitnehmer

Auch für Arbeitnehmer gibt es Grenzen für die sofortige Absetzbarkeit:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 Euro: Ähnlich wie bei Selbständigen können Arbeitnehmer Möbelstücke, die sie beruflich nutzen, im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten absetzen, wenn der Anschaffungspreis nicht mehr als 800 Euro (brutto, da Arbeitnehmer in der Regel nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind) beträgt. Es muss sich also um ein GWG handeln.
• Abschreibung über die Nutzungsdauer (AfA) über 800 Euro: Überschreitet der Preis eines einzelnen Möbelstücks die GWG-Grenze von 800 Euro, muss der Arbeitnehmer die Kosten ebenfalls über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Für Büromöbel beträgt diese wie bei Selbständigen 13 Jahre. Die Kosten werden also auf 13 Jahre verteilt als Werbungskosten geltend gemacht.

Wichtig für Arbeitnehmer: Die Pooling-Lösung über fünf Jahre, die für Selbständige möglich ist, steht Arbeitnehmern nicht zur Verfügung.

Wie werden Büromöbel abgeschrieben?

Die Abschreibung, also die Verteilung der Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer, erfolgt linear. Das bedeutet, der absetzbare Betrag pro Jahr ist immer gleich.

Abschreibung bei Selbständigen

Wie oben erläutert, können Selbständige zwischen Sofortabschreibung (für GWG bis 800 Euro), Pool-Abschreibung (250,01 bis 1.000 Euro über 5 Jahre) und linearer AfA (über 1.000 Euro über 13 Jahre) wählen bzw. diese anwenden, je nach Wert des Wirtschaftsguts.

Die AfA-Tabellen geben die offizielle Nutzungsdauer vor. Für Büromöbel ist diese einheitlich mit 13 Jahren angegeben.

Abschreibung bei Arbeitnehmern

Arbeitnehmer können GWG bis 800 Euro sofort absetzen. Teurere Möbelstücke (über 800 Euro) müssen über 13 Jahre abgeschrieben werden. Die jährliche Werbungskosten beträgt dann Anschaffungspreis / 13 Jahre.

Beispiel für Arbeitnehmer: Ein Schreibtischstuhl für 600 Euro ist ein GWG und kann im Jahr der Anschaffung vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden. Ein teurer höhenverstellbarer Schreibtisch für 1.200 Euro muss über 13 Jahre abgeschrieben werden. Jährlich können dann 1.200 € / 13 Jahre = ca. 92,31 Euro als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Das häusliche Arbeitszimmer und Büromöbel für Arbeitnehmer

Die Absetzbarkeit von Büromöbeln für Arbeitnehmer wird oft im Zusammenhang mit dem häuslichen Arbeitszimmer diskutiert. Die Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers durch das Finanzamt ist an strenge Voraussetzungen geknüpft. Es muss der Mittelpunkt der gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit sein oder es darf kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen (z.B. bei Lehrern oder Außendienstmitarbeitern, die ihren Beruf überwiegend zu Hause vorbereiten/nachbereiten).

Wird das Arbeitszimmer anerkannt, können die Kosten für die Ausstattung des Zimmers (Möbel, Teppich, Gardinen etc.) als Werbungskosten geltend gemacht werden, unter Beachtung der GWG-Grenze und AfA-Regeln. Die Kosten für das Arbeitszimmer selbst (Miete, Heizung etc.) sind oft nur begrenzt (bis 1.260 Euro jährlich) oder gar nicht absetzbar, je nach Nutzung.

Doch selbst wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht anerkannt wird, können ArbeitnehmerBüromöbel und andere Arbeitsmittel als Werbungskosten absetzen. Die Voraussetzung hierfür ist, dass die Möbel nahezu ausschließlich (zu mindestens 90%) beruflich genutzt werden. Es spielt dann keine Rolle, wo in der Wohnung die Möbel stehen. Ein Schreibtischstuhl am Küchentisch kann absetzbar sein, wenn er fast ausschließlich für die Arbeit genutzt wird. Der Küchentisch selbst ist in der Regel nicht absetzbar, da eine private Nutzung (Essen, Zubereitung) nicht nur unwesentlich ist.

Auch die Nutzung von Büromöbeln für Fortbildungszwecke (z.B. Studium, das für den Beruf relevant ist; Erlernen einer Fremdsprache für den Beruf) erfüllt das Kriterium der beruflichen Nutzung.

Büromöbel als Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen

Es gibt auch Fälle, in denen Ausgaben für Büromöbel nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgesetzt werden können, aber möglicherweise unter anderen steuerlichen Gesichtspunkten relevant sind.

Sonderausgaben (für Erstausbildung/Studium)

Aufwendungen für die erste Berufsausbildung oder das Erststudium können in der Regel nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden (Ausnahme: duale Ausbildung). Sie können aber als Sonderausgaben bis zu einem Höchstbetrag von 6.000 Euro pro Jahr (bei Einzelveranlagung) bzw. 12.000 Euro (bei Zusammenveranlagung von Ehepaaren) abgesetzt werden (§ 9 Abs. 6 und § 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Dies gilt, wenn nebenbei steuerpflichtige Einnahmen erzielt werden.

Wenn Sie also als Student oder in Ihrer ersten Ausbildung Büromöbel anschaffen, um zu Hause zu lernen, können diese Kosten unter den Voraussetzungen der Sonderausgaben abzugsfähig sein.

Außergewöhnliche Belastungen (aus medizinischen Gründen)

Unter bestimmten Umständen können Ausgaben für einen speziellen Bürostuhl sogar als außergewöhnliche Belastungen geltend gemacht werden, selbst wenn die Nutzung überwiegend privat erfolgt. Dies ist der Fall, wenn die Anschaffung aus medizinischen Gründen notwendig ist, beispielsweise nach einer Operation, einem Unfall oder bei einem diagnostizierten Bandscheibenvorfall als prophylaktische Maßnahme.

Die Absetzbarkeit als außergewöhnliche Belastung ist allerdings an eine sogenannte zumutbare Eigenbelastung geknüpft (§ 33 EStG). Dieser Schwellenwert hängt vom Gesamtbetrag der Einkünfte, dem Familienstand und der Anzahl der Kinder ab. Nur der Betrag, der diese zumutbare Eigenbelastung übersteigt, wirkt sich steuermindernd aus.

Ausgaben für medizinisch notwendige Büromöbel können zu anderen Gesundheitsausgaben (Medikamente, Therapien etc.) hinzugerechnet werden, um die zumutbare Eigenbelastung schneller zu überschreiten.

Wichtiger Tipp: Belege aufbewahren!

Unabhängig davon, ob Sie Selbständiger oder Arbeitnehmer sind und wie Sie die Kosten für Ihre Büromöbel steuerlich absetzen möchten, ist es unerlässlich, die Anschaffungsbelege (Rechnungen) sorgfältig aufzubewahren. Selbständige sind ohnehin zu einer bestimmten Buchführung und Belegaufbewahrung (meist 10 Jahre) verpflichtet.

Für Arbeitnehmer gibt es keine generelle Belegaufbewahrungspflicht. Wenn das Finanzamt jedoch die Steuererklärung prüft, insbesondere wenn der Steuerbescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist, können Belege angefordert werden. Die Rechnung für Ihre Büromöbel sollten Sie daher mindestens so lange aufheben, bis der Steuerbescheid für das betreffende Jahr bestandskräftig ist.

Zusammenfassung der Absetzbarkeit

Zur besseren Übersicht fassen wir die wichtigsten Regeln zur Absetzbarkeit von Büromöbeln kurz zusammen:

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet GWG?

GWG steht für Geringwertige Wirtschaftsgüter. Das sind Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten bestimmte Grenzwerte nicht überschreiten. Sie können unter bestimmten Bedingungen sofort im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden.

Was ist AfA?

AfA ist die Absetzung für Abnutzung. Sie bezeichnet die steuerliche Berücksichtigung der Wertminderung von Wirtschaftsgütern (wie z.B. Büromöbel) über ihre Nutzungsdauer. Die Anschaffungskosten werden dabei auf die Jahre der Nutzung verteilt.

Können Arbeitnehmer einen Küchentisch absetzen, wenn sie daran arbeiten?

In der Regel nicht, da ein Küchentisch typischerweise auch privat genutzt wird (z.B. zum Essen). Die private Nutzung ist in diesem Fall nicht nur unwesentlich, was eine Absetzbarkeit als Werbungskosten ausschließt. Ein Stuhl, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird, kann jedoch absetzbar sein, selbst wenn er am Küchentisch steht.

Muss ich ein häusliches Arbeitszimmer haben, um Büromöbel abzusetzen?

Nein. Wenn Sie Büromöbel nahezu ausschließlich beruflich nutzen, können Sie diese auch dann als Werbungskosten absetzen, wenn Ihr häusliches Arbeitszimmer nicht vom Finanzamt anerkannt wird oder Sie gar keines haben.

Gilt die GWG-Grenze von 800 Euro brutto oder netto?

Für Selbständige, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, gilt die Grenze von 800 Euro netto (also ohne Umsatzsteuer). Für Arbeitnehmer gilt die Grenze von 800 Euro brutto (also inklusive Umsatzsteuer), da sie die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen können.

Was passiert, wenn ich ein Möbelstück kaufe, das genau 800 Euro netto kostet?

Für Selbständige ist ein Möbelstück mit AHK von genau 800 Euro netto ein GWG und kann sofort abgeschrieben werden. Für Arbeitnehmer ist ein Möbelstück mit AHK von genau 800 Euro brutto ein GWG und kann sofort abgeschrieben werden.

Die Möglichkeit, Büromöbel steuerlich absetzen zu können, ist eine wichtige finanzielle Entlastung für Selbständige und Arbeitnehmer. Indem Sie die Regeln für GWG, AfA, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen kennen und anwenden, können Sie Ihre Steuerlast optimieren und die Kosten für Ihre berufliche Ausstattung minimieren. Bewahren Sie Ihre Belege gut auf und konsultieren Sie im Zweifelsfall einen Steuerberater, um sicherzustellen, dass Sie alle zulässigen Abzüge geltend machen.

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