Drucker für Lehrer: Steuerlich absetzbar?

Viele Lehrerinnen und Lehrer arbeiten regelmäßig von zu Hause aus. Sie bereiten Unterrichtsmaterialien vor, korrigieren Arbeiten oder kommunizieren mit Eltern und Kollegen. Dabei gehört ein zuverlässiger Drucker oft zur Grundausstattung. Doch stellt sich die Frage: Kann man die Anschaffungskosten für einen Drucker eigentlich von der Steuer absetzen?

Die gute Nachricht vorweg: Ja, die Kosten für einen Drucker, den Sie beruflich nutzen, können Sie grundsätzlich steuerlich geltend machen. Sie fallen unter die sogenannten Werbungskosten. Werbungskosten sind Ausgaben, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen. Neben Fahrtkosten, Fachliteratur oder Fortbildungskosten gehören auch Arbeitsmittel dazu – und genau hierzu zählt auch ein Drucker.

Drucker als Arbeitsmittel absetzen: Die Grundlagen

Ein Drucker, den Sie überwiegend, also zu mehr als 90 Prozent, beruflich nutzen, gilt als Arbeitsmittel. Die Kosten dafür können Sie in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Wie genau die Absetzung erfolgt, hängt vor allem vom Anschaffungspreis des Geräts ab.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Liegt der Nettopreis (Preis ohne Mehrwertsteuer) des Druckers unter einer bestimmten Grenze, spricht man von einem Geringwertigen Wirtschaftsgut (GWG). Die Kosten für ein GWG können Sie im Jahr der Anschaffung in voller Höhe von der Steuer absetzen. Diese Grenze wurde in den letzten Jahren mehrfach angepasst:

• Bis Ende 2017 lag die GWG-Grenze bei 410 Euro (netto).
• Seit dem 1. Januar 2018 beträgt die GWG-Grenze 800 Euro (netto), bzw. 952 Euro brutto (inkl. 19% Mehrwertsteuer).

Das bedeutet: Kostet Ihr Drucker netto maximal 800 Euro, können Sie den vollen Betrag sofort als Werbungskosten geltend machen. Das ist die einfachste und schnellste Methode, Ihre Ausgaben steuerlich zu berücksichtigen.

Abschreibung (AfA) bei höheren Kosten

Übersteigen die Nettokosten des Druckers die GWG-Grenze von 800 Euro, müssen Sie den Betrag über mehrere Jahre verteilen. Dies nennt man Abschreibung für Abnutzung (AfA). Der Gesetzgeber geht davon aus, dass sich ein Arbeitsmittel über seine Nutzungsdauer abnutzt und daher die Kosten über diesen Zeitraum verteilt werden müssen.

Für Drucker gilt laut den amtlichen AfA-Tabellen eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von in der Regel 3 Jahren. Das bedeutet, die Anschaffungskosten werden gleichmäßig auf 3 Jahre verteilt.

Rechenbeispiel: Sie kaufen im Jahr 2023 einen Drucker für 1.200 Euro netto.

• Im Jahr 2023 können Sie 1.200 Euro / 3 Jahre = 400 Euro absetzen.
• Im Jahr 2024 können Sie weitere 400 Euro absetzen.
• Im Jahr 2025 können Sie die letzten 400 Euro absetzen.

Wichtig: Die Abschreibung beginnt immer mit dem Monat der Anschaffung. Kaufen Sie den Drucker also beispielsweise im April 2023, können Sie im ersten Jahr nur die anteiligen Monate (April bis Dezember, also 9 Monate) geltend machen. Der restliche Betrag wird dann auf die folgenden Jahre verteilt.

Die Rolle des häuslichen Arbeitszimmers und der Homeoffice-Pauschale

Die Absetzbarkeit eines Druckers hängt auch davon ab, wie Sie Ihre Arbeit von zu Hause steuerlich behandeln. Hier gab es in den letzten Jahren wichtige Änderungen.

Das klassische Arbeitszimmer

Bislang war es für viele Lehrer schwierig, ein häusliches Arbeitszimmer voll abzusetzen. Die Regeln waren sehr streng: Das Zimmer musste den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bilden oder es stand kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Zudem durfte das Arbeitszimmer fast ausschließlich beruflich genutzt werden (private Nutzung maximal 10 Prozent). Eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer war generell nicht absetzbar.

Wenn Sie jedoch ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer haben (weil es z.B. der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit ist oder kein anderer Arbeitsplatz existiert), können Sie nicht nur die Kosten für das Zimmer selbst (anteilige Miete, Nebenkosten etc.) absetzen, sondern auch die Kosten für die Ausstattung des Zimmers, wozu auch der Drucker zählt. In diesem Fall wird der Drucker einfach zu den anderen Kosten des Arbeitszimmers hinzugefügt und nach den GWG- oder AfA-Regeln behandelt.

Die Homeoffice-Pauschale: Eine Vereinfachung

Da viele Arbeitnehmer, darunter auch Lehrer, kein klassisches, den strengen Kriterien entsprechendes Arbeitszimmer haben, wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Sie soll die Arbeit von zu Hause steuerlich einfacher machen.

• Für das Steuerjahr 2022: Sie konnten pro Tag im Homeoffice pauschal 5 Euro absetzen, maximal jedoch 1.200 Euro pro Jahr (entspricht 240 Homeoffice-Tagen).
• Seit dem Steuerjahr 2023: Die Pauschale wurde erhöht und entfristet. Sie können nun 6 Euro pro Tag im Homeoffice geltend machen, maximal 1.260 Euro pro Jahr (entspricht 210 Homeoffice-Tagen). Die Pauschale kann auch geltend gemacht werden, wenn keine separate Arbeitsecke existiert, sondern beispielsweise am Küchentisch gearbeitet wird.

Drucker und Homeoffice-Pauschale – Wie passt das zusammen?

Die Homeoffice-Pauschale ist eigentlich dafür gedacht, *alle* Kosten pauschal abzudecken, die durch die Arbeit von zu Hause entstehen. Dazu gehören anteilige Kosten für Miete, Strom, Heizung, Wasser, aber auch kleinere Arbeitsmittel wie Stifte, Papier, eine Schreibtischlampe oder eben auch Druckerpatronen und Papier.

Die Frage ist nun: Können Sie einen Drucker *zusätzlich* zur Homeoffice-Pauschale absetzen? Hier gibt es eine wichtige Unterscheidung und eine steuerliche Praxis, die für Sie vorteilhaft sein kann:

Die Homeoffice-Pauschale deckt im Grunde die durch die *Nutzung der Wohnung* entstehenden Kosten ab. Arbeitsmittel wie ein Computer, ein Monitor oder eben ein Drucker sind jedoch separate Wirtschaftsgüter. Obwohl die Pauschale auch kleinere Arbeitsmittel abdecken soll, wird es in der Praxis vom Finanzamt oft akzeptiert, wenn teurere Arbeitsmittel wie ein Drucker oder ein Computer *zusätzlich* zur Homeoffice-Pauschale als separate Werbungskosten geltend gemacht werden. Dies gilt insbesondere, wenn der Anschaffungspreis über der GWG-Grenze liegt und der Gegenstand abgeschrieben werden muss.

Das bedeutet für Sie als Lehrer:

• Nutzen Sie die Homeoffice-Pauschale, können Sie einen Drucker, der die GWG-Grenze übersteigt (Kosten > 800 Euro netto), höchstwahrscheinlich zusätzlich über die AfA (3 Jahre) absetzen.
• Auch ein Drucker unter der GWG-Grenze (bis 800 Euro netto) kann unter Umständen zusätzlich zur Pauschale als GWG geltend gemacht werden, auch wenn hier die Argumentation, dass die Pauschale dies bereits abdeckt, vom Finanzamt eher kommen könnte. Die Chancen sind aber gut, da es sich um ein eigenständiges Wirtschaftsgut handelt.
• Verbrauchsmaterialien wie Toner, Tinte oder Papier sind hingegen typische laufende Kosten, die mit der Homeoffice-Pauschale abgegolten sind und in der Regel nicht zusätzlich abgesetzt werden können, wenn Sie die Pauschale nutzen.

Es ist immer ratsam, teure Arbeitsmittel wie einen Drucker oder Computer zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung anzugeben. Im schlimmsten Fall erkennt das Finanzamt es nicht an, aber die Wahrscheinlichkeit, dass es bei teureren Geräten funktioniert, ist hoch.

Voraussetzungen und Nachweise

Damit das Finanzamt Ihren Drucker als Werbungskosten anerkennt, müssen Sie einige Punkte beachten:

• Berufliche Nutzung: Der Drucker muss überwiegend (mehr als 90 Prozent) beruflich genutzt werden. Als Lehrer ist dies in der Regel plausibel, da Sie ihn für Unterrichtsvorbereitung, Kommunikation, Ausdrucken von Materialien etc. verwenden.
• Kaufbeleg: Bewahren Sie unbedingt die Originalrechnung des Druckers auf. Das Finanzamt kann jederzeit einen Nachweis verlangen.
• Dokumentation (optional, aber hilfreich): Bei sehr teuren Geräten oder wenn Zweifel an der beruflichen Nutzung aufkommen könnten, kann es hilfreich sein, kurz zu dokumentieren, wofür Sie den Drucker im Berufsalltag nutzen.

Nutzen Sie den Drucker auch privat, können Sie grundsätzlich nur den beruflichen Anteil absetzen. Eine genaue Aufteilung ist oft schwierig. Wenn die private Nutzung aber unter 10 Prozent liegt, akzeptiert das Finanzamt meist die volle berufliche Nutzung.

Was ist mit Verbrauchsmaterialien (Toner, Tinte, Papier)?

Verbrauchsmaterialien für den Drucker, wie Toner, Tinte oder Papier, sind ebenfalls beruflich veranlasste Ausgaben und grundsätzlich als Werbungskosten absetzbar.

• Wenn Sie die Homeoffice-Pauschale nutzen: Die Kosten für Verbrauchsmaterialien sind in der Pauschale inbegriffen und können nicht zusätzlich abgesetzt werden.
• Wenn Sie ein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer haben: Die Kosten für Verbrauchsmaterialien können Sie zusätzlich zu den Raumkosten und der Ausstattung absetzen.
• Wenn Sie weder ein anerkanntes Arbeitszimmer haben noch die Homeoffice-Pauschale nutzen: Die Kosten für Verbrauchsmaterialien können Sie als sonstige Werbungskosten geltend machen. Bewahren Sie die Rechnungen auf.

In den meisten Fällen, in denen Lehrer von zu Hause arbeiten, wird die Homeoffice-Pauschale genutzt. Daher sind die Kosten für Toner & Co. meist mit der Pauschale abgegolten.

Zusammenfassende Tabelle: Drucker absetzen je nach Situation

Häufig gestellte Fragen zum Drucker in der Steuererklärung

F: Muss ich die berufliche Nutzung des Druckers nachweisen?

A: Sie müssen die überwiegende berufliche Nutzung (mehr als 90%) glaubhaft machen. Als Lehrer, der von zu Hause arbeitet, ist dies in der Regel unproblematisch und bedarf keines gesonderten Nachweises, solange der Drucker im üblichen Rahmen für berufliche Zwecke genutzt wird. Halten Sie aber die Rechnung bereit.

F: Was passiert, wenn ich den Drucker auch privat nutze?

A: Ist die private Nutzung geringfügig (unter 10%), wird die volle berufliche Nutzung meist akzeptiert. Bei einer höheren privaten Nutzung müssten Sie die Kosten eigentlich aufteilen, was aber in der Praxis schwierig ist und vom Finanzamt selten verlangt wird, wenn die berufliche Nutzung eindeutig überwiegt.

F: Kann ich auch einen gebrauchten Drucker absetzen?

A: Ja, auch die Kosten für einen gebrauchten Drucker, den Sie beruflich erwerben, sind absetzbar. Maßgeblich für GWG oder AfA ist der Kaufpreis, den Sie tatsächlich bezahlt haben.

F: Was mache ich, wenn der Drucker kaputtgeht?

A: Reparaturkosten für einen beruflich genutzten Drucker sind ebenfalls als Werbungskosten absetzbar. Bewahren Sie die Rechnungen auf.

F: Sind Druckerpatronen und Papier immer absetzbar?

A: Nur wenn Sie kein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer haben oder die Homeoffice-Pauschale *nicht* nutzen. Wenn Sie die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen, sind die Kosten für Verbrauchsmaterialien damit abgegolten.

F: Spielt das Kaufdatum im Jahr eine Rolle für die AfA?

A: Ja, bei der Abschreibung (AfA) über 3 Jahre wird im ersten Jahr nur der anteilige Betrag für die Monate ab Kaufdatum bis Jahresende berücksichtigt. Im zweiten und dritten Jahr können Sie dann den vollen Jahresbetrag absetzen.

Fazit für Lehrer

Ja, ein Drucker ist für Lehrer, die von zu Hause arbeiten, ein absetzbares Arbeitsmittel. Die Art der Absetzung hängt vom Preis ab (sofort als GWG bis 800 Euro netto oder über 3 Jahre per AfA bei höheren Kosten). Auch wenn Sie die Homeofficepauschale nutzen, können Sie einen teureren Drucker (über GWG-Grenze) in der Regel zusätzlich absetzen. Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Papier sind bei Nutzung der Pauschale meist damit abgegolten. Bewahren Sie immer Ihre Kaufbelege auf, um die Ausgaben im Zweifel nachweisen zu können. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihre Steuerlast als Lehrer zu mindern.

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