Büromaterial steuerlich absetzen

Viele Menschen arbeiten heutzutage zumindest teilweise von zu Hause aus. Dabei fallen Kosten für verschiedene Arbeitsmittel an, die zur Erledigung der beruflichen Aufgaben notwendig sind. Die gute Nachricht ist: Ein Großteil dieser Ausgaben kann steuerlich geltend gemacht werden. Ob Laptop, Bürostuhl oder der einfache Taschenrechner – die Kosten für Gegenstände, die Sie beruflich nutzen, können unter bestimmten Voraussetzungen Ihre Steuerlast mindern. Es lohnt sich also, Belege zu sammeln und die Regeln des Finanzamts zu kennen.

Was sind Arbeitsmittel und welche kann ich absetzen?

Als Arbeitsmittel gelten Gegenstände, die Sie so gut wie ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen. „So gut wie ausschließlich“ bedeutet hier eine berufliche Nutzung von mindestens 90 Prozent. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, können Sie die Kosten in vollem Umfang als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung angeben.

Interessanterweise hat der Bundesfinanzhof (BFH) seine frühere strenge Haltung geändert. War es früher oft ein „Alles-oder-Nichts“-Prinzip, ist heute in vielen Fällen eine Aufteilung der Kosten möglich, wenn die beruflichen Nutzungsanteile objektiv feststellbar und nicht nur von untergeordneter Bedeutung sind. Das ist eine wichtige Erleichterung für Arbeitnehmer.

Die Palette der absetzbaren Arbeitsmittel ist breit gefächert und hängt oft von Ihrem spezifischen Beruf ab. Hier sind einige Beispiele für Gegenstände, die Sie – bei entsprechender beruflicher Nutzung – absetzen können:

• Typische Berufskleidung (nicht jedoch normale Kleidung, die auch privat tragbar ist, es sei denn, sie wird durch einen konkreten Vorfall beschädigt oder verschmutzt)
• Computer und zugehörige Programme (Software)
• Fachliteratur (Bücher, Zeitschriften, Zeitungen, die berufsbezogene Informationen liefern, z.B. ein Fachmagazin oder eine Fachzeitschrift)
• Büromöbel wie Schreibtisch, Bürostuhl, Aktenschrank
• Aktenkoffer
• Fotokopierer
• Werkzeuge (je nach Beruf)
• Telefon, Faxgeräte, Kosten für Mobilfunk
• Allgemeines Büromaterial wie Schreibwaren, Stifte, Papier, Aktenordner
• Taschenrechner

Kann ich meinen Taschenrechner von der Steuer absetzen?

Ja, ein Taschenrechner, den Sie beruflich nutzen, ist ein typisches Arbeitsmittel und kann von der Steuer abgesetzt werden. Er fällt unter die Kategorie der Büromaterialien oder Werkzeuge, je nach Beruf und Nutzungsweise. Wie bei allen Arbeitsmitteln kommt es auf die berufliche Nutzung an. Da ein Taschenrechner in vielen Berufen für Berechnungen benötigt wird, ist eine berufliche Nutzung leicht nachvollziehbar.

Die Art und Weise, wie Sie die Kosten geltend machen, hängt vom Kaufpreis ab. Hier gelten dieselben Regeln wie für andere Arbeitsmittel, insbesondere die Grenze für die Sofortabschreibung.

Die 800-Euro-Grenze: Sofortabschreibung nutzen

Wenn die Anschaffungskosten für ein Arbeitsmittel nicht über der Grenze von 800 Euro netto (ohne Mehrwertsteuer) liegen, können Sie die Ausgaben in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten absetzen. Diese Grenze beträgt 952 Euro brutto (inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer). Dies wird als Sofortabschreibung bezeichnet und ist besonders vorteilhaft, da Sie den vollen Betrag sofort steuerlich geltend machen können.

Wichtig: Diese Grenze gilt grundsätzlich pro einzelnem Gegenstand, sofern dieser selbstständig nutzbar ist. Ein einzelner Taschenrechner liegt in der Regel weit unter dieser Grenze und kann daher sofort abgesetzt werden.

Abschreibung (AfA) bei höheren Anschaffungskosten

Betragen die Anschaffungskosten für ein Arbeitsmittel mehr als 800 Euro netto (952 Euro brutto), müssen Sie die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen. Dies nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA). Sie können dann nur die jährliche Abschreibungsrate als Werbungskosten geltend machen.

Die Dauer der Abschreibung ist in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt. Diese Tabellen geben für viele verschiedene Arbeitsmittel eine typische Nutzungsdauer vor.

Beispiele für Nutzungsdauern laut AfA-Tabellen (Stand der Informationen):

Bei der Abschreibung im Jahr der Anschaffung müssen Sie den Betrag monatsgenau berechnen. Dabei zählt der Zeitpunkt der Lieferung. Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitsmittel im April kaufen, können Sie im ersten Jahr nur die Abschreibung für neun Monate (April bis Dezember) geltend machen.

Besonderheiten bei Computern und Software seit 2021

Hier gibt es eine besonders wichtige und vorteilhafte Neuerung! Seit dem 1. Januar 2021 legt das Bundesfinanzministerium (BMF) fest, dass die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Computerhardware (alle Arten von Computern, Laptops, Tablets, Monitore, Tastaturen, Mäuse, Drucker, Scanner etc.) und Software generell nur noch ein Jahr beträgt. Das ist in einem BMF-Schreiben vom 26.2.2021 (IV C 3-S 2190/21/10002:013) geregelt.

Das bedeutet: Die Anschaffungskosten für Computer und Software können nun immer – unabhängig von der Höhe – im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Die bisherige Grenze von 800 Euro netto für die Sofortabschreibung spielt hier keine Rolle mehr. Diese Regelung vereinfacht die steuerliche Geltendmachung von IT-Equipment erheblich.

Auch hier gilt, dass Sie die berufliche Nutzung nachweisen oder zumindest glaubhaft machen müssen. Wenn Sie einen Computer sowohl beruflich als auch privat nutzen, müssen Sie den beruflichen Anteil ermitteln. Dies kann zum Beispiel durch eine Schätzung des zeitlichen Nutzungsanteils erfolgen. Bei einer fast ausschließlichen beruflichen Nutzung (mindestens 90 Prozent) können Sie die Kosten komplett absetzen. Ist eine genaue Abgrenzung schwierig, wird oft ein beruflicher Anteil von 50 Prozent geschätzt und anerkannt.

Neben der Hardware und Software können Sie auch Zubehör und Verbrauchsmaterial für Computer absetzen, wie zum Beispiel:

• Druckerpapier
• Tonerkartuschen und Druckerpatronen
• CD/DVD-Rohlinge
• USB-Sticks
• Kabel
• Batterien

Diese kleineren Posten fallen in der Regel unter die Kategorie Büromaterial und können sofort abgesetzt werden.

Weitere absetzbare Kosten im Zusammenhang mit Arbeitsmitteln

Neben dem reinen Kaufpreis des Arbeitsmittels können Sie auch weitere direkt damit verbundene Kosten absetzen:

• Die Mehrwertsteuer (wenn Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind)
• Kosten für Porto und Verpackung beim Online-Kauf
• Fahrtkosten, die Ihnen entstanden sind, um das Arbeitsmittel zu kaufen oder sich vorab zu informieren (z.B. Fahrt zum Elektronikfachmarkt)

Nachweise und die Nichtbeanstandungsgrenze

Grundsätzlich müssen Sie alle Ausgaben, die Sie steuerlich geltend machen, durch Belege nachweisen können. Das bedeutet, Sie sollten Rechnungen, Quittungen und andere Kaufnachweise sorgfältig aufbewahren.

Es gibt jedoch eine sogenannte Nichtbeanstandungsgrenze. Bis zu einem Betrag von 110 Euro pro Jahr verzichtet das Finanzamt im Allgemeinen auf die Vorlage von Belegen für Arbeitsmittel. Sie sollten die Arbeitsmittel und die Anschaffungskosten aber dennoch konkret in Ihrer Steuererklärung benennen. Wichtig ist: Dies ist keine gesetzliche Pauschale und Sie haben keinen Rechtsanspruch darauf, dass das Finanzamt auf Belege verzichtet. Es ist lediglich eine Verwaltungspraxis, um kleinere Beträge unbürokratisch zu behandeln.

Beachten Sie, dass die 110 Euro-Grenze für Arbeitsmittel im Allgemeinen gilt. Wenn Sie diese bereits für andere Posten (z.B. Fachliteratur) genutzt haben, müssen Sie für weitere Arbeitsmittel wie einen Taschenrechner oder Büromaterial Belege vorlegen.

Gebrauchte, geschenkte oder geerbte Arbeitsmittel

Sie können nicht nur neu gekaufte Arbeitsmittel absetzen. Auch der Kauf gebrauchter Gegenstände kann als Werbungskosten geltend gemacht werden. Hier ist der Nachweis des Kaufs besonders wichtig, insbesondere wenn Sie den Gegenstand von einer Privatperson erworben haben. Eine Quittung ist hierfür notwendig. Auch beim Kauf gebrauchter Artikel gilt die 800-Euro-Grenze für die Sofortabschreibung bzw. die AfA-Regelung für teurere Gegenstände.

Sogar Gegenstände, die Ihnen geschenkt wurden oder die Sie geerbt haben, können Sie absetzen, wenn Sie sie für berufliche Zwecke nutzen. In diesem Fall können Sie ab dem Zeitpunkt der beruflichen Nutzung den Betrag absetzen, den der Schenker oder Erblasser hätte absetzen können, wenn er den Gegenstand beruflich genutzt hätte. Maßgeblich ist der Restwert des Gegenstandes zum Zeitpunkt, an dem Sie ihn erstmals beruflich einsetzen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich einen Taschenrechner von der Steuer absetzen?

Ja, ein Taschenrechner, der beruflich genutzt wird, ist ein absetzbares Arbeitsmittel.

Was bedeutet die 800-Euro-Grenze bei Arbeitsmitteln?

Liegen die Nettokosten eines selbstständig nutzbaren Arbeitsmittels unter 800 Euro (952 Euro brutto), können Sie die Kosten im Jahr des Kaufs sofort in voller Höhe absetzen (Sofortabschreibung).

Was passiert, wenn ein Arbeitsmittel mehr als 800 Euro kostet?

Kosten, die über 800 Euro netto liegen, müssen über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Gegenstands abgeschrieben (AfA) werden. Sie können dann nur den jährlichen AfA-Betrag geltend machen.

Wie lange muss ich Arbeitsmittel abschreiben?

Die Abschreibungsdauer richtet sich nach den offiziellen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Die Dauer variiert je nach Art des Arbeitsmittels (z.B. Büromöbel 13 Jahre, Faxgerät 6 Jahre).

Gibt es eine Sonderregel für Computer und Software?

Ja, seit dem 1.1.2021 beträgt die Nutzungsdauer für Computerhardware und Software generell nur noch ein Jahr. Die Kosten können somit immer im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden, unabhängig vom Preis.

Muss ich Belege für Arbeitsmittel aufbewahren?

Grundsätzlich ja. Das Finanzamt kann Nachweise verlangen. Bis zu einer Nichtbeanstandungsgrenze von 110 Euro pro Jahr wird oft auf Belege verzichtet, dies ist aber keine Garantie.

Kann ich gebrauchte oder geschenkte Arbeitsmittel absetzen?

Ja, auch gebrauchte oder geschenkte Arbeitsmittel können abgesetzt werden, wenn sie beruflich genutzt werden. Beim Kauf gebrauchter Artikel ist ein Nachweis wichtig. Bei geschenkten/geerbten Gegenständen ist der Restwert zum Zeitpunkt der beruflichen Nutzung maßgeblich.

Welche weiteren Kosten kann ich neben dem Kaufpreis absetzen?

Neben dem Kaufpreis können Sie auch Mehrwertsteuer (falls nicht vorsteuerabzugsberechtigt), Porto, Verpackungskosten und Fahrtkosten zum Kaufort geltend machen.

Fazit

Die steuerliche Geltendmachung von Arbeitsmitteln, von Büromaterialien über Fachliteratur bis hin zu Computern und Software, bietet erhebliches Sparpotenzial. Insbesondere die neue Regelung für IT-Equipment seit 2021 ist sehr vorteilhaft. Sammeln Sie Ihre Belege, prüfen Sie die berufliche Nutzung und machen Sie Ihre Ausgaben geltend, um Ihre Steuerlast zu senken. Auch kleine Anschaffungen wie ein Taschenrechner oder Druckerpapier summieren sich und können am Ende des Jahres einen Unterschied machen.

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